Besturings- en managementconcept provincie Drenthe 2018

Meer samen, nóg sterker…

(Citaat: Relus ter Beek, commissaris van de Koningin 1995-2008)

Besturings- en managementconcept provincie Drenthe 2018

Wat zijn de leidende principes voor het bestuurlijk-ambtelijk samenspel en daarmee voor de inrichting en werking van de organisatie van de provincie Drenthe?

Onze leidende principes

• •

  Werk Samen!

• •

  Werk Zakelijk!

• •

  Werk Verantwoordelijk!

Werk Samen!

Werk Samen vanuit maatschappelijke opgaven

Onze organisatie staat midden in de maatschappij. En die verandert. Snel. Daar spelen wij bestuurlijk en ambtelijk op in. Wij onderkennen maatschappelijke opgaven. Deze opgaven geven richting aan ons handelen en aan ons samenspel. Wij spelen snel in op nieuwe ontwikkelingen en veranderende behoeftes, adaptief en dienstbaar aan Drenthe.

Werk Samen: collegiaal

Collegiaal bestuur en management zijn leidend. Delegatie van bevoegdheden door het college aan individuele leden van Gedeputeerde Staten (GS) is wettelijk ook niet mogelijk. Dit betekent dat het college van GS geen bevoegdheden om besluiten te nemen mag overdragen aan individuele leden van GS om die dan op eigen naam en onder eigen verantwoordelijkheid uit te oefenen. Besluiten van het college van GS worden altijd door of in naam van GS genomen. Het gehele college van GS blijft verantwoordelijk en behoudt de zeggenschap.

Gezien de maatschappelijke opgaven waar wij voor staan en daarmee samenhangend de behoefte om tot een integraal politiek-bestuurlijke afweging en aanpak te komen bij het maken van beleidskeuzes en het toebedelen van middelen, kiezen wij niet voor een bestuurlijk mandaat. Dit betekent dat individuele leden van GS geen besluiten in naam van GS kunnen nemen. Zo waarborgen wij een integrale politiek-bestuurlijke afweging. Er zijn natuurlijk veel werkzaamheden voor het college en daarom is er in praktijk een bestuurlijke portefeuilleverdeling tussen de leden van GS. Waar nodig worden politiek-bestuurlijk relevante onderwerpen gedeeld en verantwoord in GS. De formele beslissingsbevoegdheid blijft bij het collectief.

Werk Samen met partijen in het netwerk

Vanuit opgaven redenerend, gaan wij voortdurend na wie wij als partners nodig hebben om samen problemen op te lossen of kansen te pakken. En ook waar wij als partner kunnen bijdragen, waar anderen de kar trekken. Heb oog en oor voor onze omgeving; zet de luiken wijd open. Zoek samen verbindingen, binnen onze organisatie en daarbuiten. Wij zorgen dat wij weten wat er speelt en reageren adaptief op veranderingen.

Kijk waar vraag naar is buiten en in de organisatie. Pak vanuit dit beginsel rollen en taken op en kom zo tot onderling samenspel. Betrek inwoners, bedrijven, instellingen, medeoverheden, Provinciale Staten (PS), GS en interne spelers zo vroeg mogelijk in het beleidsvormingsproces. Wees daarbij actief in het leggen van verbindingen. Bepaal daarbij ook de eigen rol en positie ten opzichte van de partners en wat van de partners wordt verwacht. Kom met elkaar al netwerkend in gesprek.

Werk zakelijk!

Werk Zakelijk: afspraak is afspraak

Drenthe is voor alles een betrouwbare overheid. Wij houden ons aan afspraken en besluiten. En handelen ernaar. Resultaatgericht als wij zijn. Wij laten een afspraak niet eenzijdig los. Dit betekent niet dat afspraken star zijn, de opgaven en omgeving zijn immers volop in beweging. Het gaat er dynamisch aan toe. Afspraken ontwikkelen zich dus voortdurend onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen, technologische ontwikkelingen, veranderende wet- en regelgeving en andere oorzaken. Als wij willen terugkomen op een afspraak, dan maken wij dit duidelijk en geven de redenen en gevolgen aan. Van afspraken wordt pas afgeweken als wij hierover voldoende hebben gesproken met onze partners. Dan maken wij zo nodig nieuwe of aangepaste afspraken.

Werk Zakelijk en werk vanuit opdrachten

Bij een opgavegerichte manier van werken en een zakelijke houding hoort ook het werken vanuit opdrachten. Doelen en resultaten zijn concreet en zo veel mogelijk meetbaar.

Elke bestuursopdracht heeft een bestuurlijke opdrachtgever (GS). GS geven die opdracht aan de provinciesecretaris, hun opdrachtnemer. Elke andere opdrachtnemer in de ambtelijke organisatie heeft maar één opdrachtgever: een ambtelijke, geen bestuurlijke.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het sturen op de gemaakte afspraken, de juiste condities voor het uitvoeren van de opdracht en de kwaliteit van het uiteindelijke resultaat. De opdrachtnemer is aanspreekbaar op de integraliteit, kwaliteit en voortgang van de werkzaamheden. De opdrachtgever steunt de opdrachtnemer bij het uitvoeren van de opdracht. De opdrachtnemer is op zijn of haar beurt loyaal aan de opdrachtgever.

Bij de uitvoering van opdrachten worden delen van de begroting gerealiseerd. Het plannen en verantwoorden vindt plaats via de planning- en controlcyclus.

Werk zoveel mogelijk methodisch maar realiseer dat er geen blauwdruk is voor alles. Durf als opdrachtnemer bij het oppakken van opdrachten dan ook te experimenteren, in overleg met de opdrachtgever. Om zo tot innovaties te komen.

Zoals de Provinciewet voorschrijft werken we de bevoegdheden en verantwoordelijkheden uit in een organisatieverordening (in Drenthe: Organisatiebesluit).

Werk Zakelijk vanuit de vraag

Burgers en bedrijven nemen (standaard) producten en diensten af van de provincie. Wij willen excellent zijn in inhoudelijke kwaliteit en dienstbaarheid. Iedere zaak behandelen wij vanuit de vraag van de klant. Die kan ons houden aan ons kwaliteitshandvest.

Werk Zakelijk en ga uit van de professionaliteit van medewerkers

Onze medewerkers hebben een cruciale rol. Zij zijn het die uiteindelijk de opdrachten klaren of de diensten verlenen. Dat doet de medewerker vanuit zijn of haar eigen professie. Dit geeft de mogelijkheid de nodige verantwoordelijkheden bij de medewerker neer te leggen. Ruimte bieden en vertrouwen geven zijn sleutelwoorden hierbij. Wij vertrouwen op flexibele en professionele medewerkers met zelfstandige taken en rollen. Wij leggen verantwoordelijkheden én daarbij behorende bevoegdheden neer op het laagst noodzakelijke niveau. Dit bevordert de slagvaardigheid, de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers. Mandaten, ofwel de bevoegdheden voor bepaalde taken, koppelen wij in principe aan de voor de betreffende taken benodigde middelen. Dit alles vereist bestuurlijke sensitiviteit en een georganiseerde verantwoording.

Werk Zakelijk en stuur op hoofdlijnen en met uitzondering op details

Het bestuur stuurt vooral op hoofdlijnen en doelen van het beleid (het 'waarom'). Het management vertaalt deze hoofdlijnen en doelen concreet voor de ambtelijke organisatie en maakt hierover afspraken binnen de ambtelijke organisatie (het ‘wat’). De medewerkers zorgen ervoor dat deze uitgevoerd worden (het 'hoe').

In voorkomende gevallen kan het nodig zijn wél op politiek-bestuurlijk relevante details te sturen. Soms kunnen juist kleine dingen uit de actualiteit politiek-bestuurlijk relevant zijn.

Belangrijke beslissingen bepreken wij in de driehoek: met de bestuurlijk opdrachtgever, de ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer.

Werk Zakelijk en zorg voor 'geïnformeerd vertrouwen'

Onze norm is: 'geïnformeerd vertrouwen'. Enerzijds wordt vertrouwen gegeven, anderzijds mag daarvoor informatie terugverlangd worden. Hoe staat het ervoor? Zorg voor een goede balans hierin. Op basis van de uitgewisselde informatie hebben wij waar nodig onderlinge gesprekken op alle niveaus.

Werk Zakelijk en sta open voor professioneel kritische advisering

Deze houding geldt voor iedereen in onze organisatie. Een dienstbare houding is niet hetzelfde als een gedienstige houding. Het college, de individuele GS-leden staan nadrukkelijk open voor professioneel kritische advisering door de ambtelijke organisatie en stralen deze houding uit naar de organisatie.

Over de GS-stukken:

Stukken die in GS worden gebracht zijn door de ambtelijke organisatie vanuit haar professie voorbereid. Het algemene uitgangspunt is dat ingestoken wordt op een eensluidend advies aan GS.

De adviezen/voorstellen die in het definitieve GS-stuk zijn opgenomen zijn van de betreffende bestuurlijke portefeuillehouder. Eventuele kanttekeningen en/of afwijkende of alternatieve adviezen of zienswijzen van de ambtelijke organisatie zijn opgenomen in het GS-stuk.

De paraaf van de teammanager of concernprogrammamanager op het GS-stuk staat voor de toets op een correct proces en de toets dat de betreffende portefeuillehouder(s) akkoord is/zijn met de inhoud van het stuk i.c. eigenaar is/zijn van de voorstellen.

De provinciesecretaris draagt zorg voor de opstelling van de concept agenda van GS op basis van een finale toets op de rechtmatigheid, risico's en (daarmee) de beslisrijpheid van de stukken.

Als het college van GS een besluit heeft genomen over een stuk wordt dit het collectief 'eigendom' van GS.

Werk verantwoordelijk!

Werk Verantwoordelijk vanuit kernwaarden

Onze organisatie kent vijf kernwaarden. Competenties en talenten die wij altijd passend vinden bij de mensen die in onze organisatie werken. Het zijn doorslaggevende waarden voor het bereiken van onze organisatiedoelstellingen. Hoe zien wij dit terug in houding en gedrag? In quotes:

Dienstbaar aan Drenthe

"Beloftes waarmaken, betrouwbaar en helder zijn. Dat zijn sleutelwoorden. Ik ga proactief en flexibel op zoek naar oplossingen voor de vraag van mijn klant. Met kennis van de rol die de provincie vervult, staatsrechtelijk en op basis van politieke invulling. Zo ben ik in staat om helderheid te geven over kaders en verwachtingen. Wat doen wij wel, wat doen wij niet. Dienstbaar is niet hetzelfde als gedienstig. Sterker nog: kritische advisering is voorwaarde om goed ambtenaar te zijn en wordt op prijs gesteld."

Samenwerken: buiten én binnen

"Ik werk in en met mijn omgeving, ook buiten Drenthe. Door niet altijd de gebaande paden te bewandelen en dezelfde partners te benaderen, vind ik nieuwe en soms verrassende samenwerkingspartners. Ik schets hen duidelijkheid over de mogelijkheden en scope van de provincie Drenthe. En ik zorg dat mijn collega's op de hoogte zijn van mijn activiteiten en stimuleer hen mijn netwerken te benutten."

Kwaliteit voorop

"Ik werk professioneel, loyaal en betrouwbaar vanuit een opdracht. Door heldere afspraken met mijn opdrachtgever zijn verantwoordelijkheden en kwaliteitsstandaarden duidelijk, voor mij en degene die de opdracht geeft. Daardoor weet ik de grenzen van mijn verantwoordelijkheid en vraag ik tussentijds commitment wanneer dat nodig is. En er is ruimte om kennis en kunde te ontwikkelen. Ontsporen mag niet, maar leren moet en fouten maken mag! Ik werk continu aan mijn eigen kennis, talent en competenties."

Gericht zijn op resultaat

"Opgavegericht, oplossingsgericht en prioriteiten stellen. Ik ben in staat ambities om te zetten in doelen en concrete resultaten. Ik heb focus, maak binnen mijn grenzen keuzes en houdt mij aan de termijn zoals wij vooraf hebben afgesproken. Over de opdrachten die ik uitvoer, neem ik de professionele verantwoordelijkheid. Binnen de ruimte die ik heb en anders schaal ik op."

Integraal denken en werken

"In hokjes denk ik niet en mijn kennis en kunde zijn op verschillende plaatsen inzetbaar. Ik sta voor deze provincie. Ik benader de opgave vanuit de gehele context en ben onderdeel van een groter geheel. Ik werk daarbij samen met anderen in de organisatie. De opgave bepaalt wie ik moet informeren of betrekken, wanneer en in welke mate. Zijn wij er samen uit, dan gaan wij aan de slag, zonder oeverloos te overleggen. Doen!"

Werk Verantwoordelijk en ga niet op elkaars stoel zitten

Bij bedrijfsmatig werk, ofwel 'routinewerk' dat min of meer voorspelbaar, uniform en te herhalen is, ligt de nadruk veelal op het domein van de ambtelijke organisatie.

Bij beleidsmatig werk, ofwel de ontwikkeling van nieuw beleid of aanpassing van bestaand beleid, ligt de nadruk veelal op het snijvlak van het domein van het politiek bestuur en het domein van de ambtelijke organisatie.

Bij ad-hoc werk, ofwel het omgaan met plotseling opkomende kwesties (zoals het snel reageren op een calamiteit, politieke spanning), ligt de nadruk veelal op het domein van het bestuur. Waarbij in een ad-hoc-constellatie ook spelers uit de ambtelijke organisatie worden betrokken.

Het bestuurlijk-ambtelijk samenspel speelt dus voornamelijk een rol bij beleidsmatig werk en bij plotseling opkomende kwesties. Daarbij gaan wij niet op elkaars stoel zitten. Wij kunnen ons echter wel inleven in elkaars positie en respecteren elkaars grenzen op het gebied van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het bestuurlijk-ambtelijk samenspel is net een estafette: wij geven op tijd en goed afgestemd het stokje door aan onze medespeler. Een verschil met de estafette is dat bij het bestuurlijk-ambtelijk samenspel het stokje terug kan komen. Het gaat immers om een goede wisselwerking, waarbij wij afwisselend aan zet zijn.

Werk Verantwoordelijk: open, eerlijk en integer

Wij leggen op een transparante wijze verantwoording af over ons doen en laten. Waar nodig spreken wij elkaar aan op elkaars verantwoordelijkheden en bevoegdheden, waarbij wij op integere wijze met elkaar en met informatie omgaan. Bij een open cultuur hoort dat fouten bespreekbaar zijn; léér ervan. Onze organisatie biedt hiervoor een veilige werkomgeving. Wij delen kennis en kunde, vragen en dilemma's met elkaar en kennen elkaars verwachtingen.

Werk Verantwoordelijk en toon zelf het goede voorbeeld

Regels en codes alleen kunnen het bestuurlijk-ambtelijk samenspel niet vormgeven en kaderen. Het gaat uiteindelijk om ons gedrag. Voor allemaal geldt: toon zelf het goede voorbeeld. Dit werkt door in de wijze waarop anderen op hun beurt reageren. Bestuurders en het ambtelijk management hebben hierin een belangrijke rol. Maar uiteindelijk hoort het bij ons allen 'tussen de oren' te zitten en vertonen wij allemaal voorbeeldgedrag.

Tot slot: Gebruik het gezonde verstand!

De wet telt. Voor het overige geldt uiteindelijk voor bestuurders en ambtenaren, met respect voor alle leidende principes en kernwaarden, dat de bedóeling achter de opdracht, de bedóeling achter de vraag altijd leidend moet zijn. Benut principes, regels en methoden als best practises. Het kan zijn dat zij je in voorkomende gevallen niet helpen of in de weg staan, val dan terug op je gezonde verstand. En op dat van anderen. Zoek elkaar op.

Samen weten wij immers meer.

Meer samen, nóg sterker!