Toetsingskader voor aanvragen om een evenementensubsidie

Geldend van 14-07-2015 t/m 09-12-2015

Intitulé

Toetsingskader voor aanvragen om een evenementensubsidie

Gemeente Enschede,

Vastgesteld door het college op 11 november 2014

Artikel 1 Toetsingskader voor aanvragen om een evenementensubsidie

Voor 2015 heeft de gemeente voor de ondersteuning van evenementen 650.000 euro beschikbaar. Voor de inzet van dit budget zijn keuzes noodzakelijk op het gebied van inhoud en publieksbereik van evenementen, mede in het licht van het evenementenprogramma in zijn geheel. Voor het maken van die keuzes is een beoordelingskader nodig. Te subsidiëren evenementen kunnen op basis van een dergelijk kader en in het licht van het totale evenementenprogramma worden beoordeeld op zowel hun inhoudelijke (artistiek/cultureel/sportief) als op hun economische merites – waaronder aantrekkingskracht op bezoekers. En daarmee ook op de bijdrage die zij kunnen leveren aan het bereiken van de citymarketing doelstellingen van Enschede. Het laatste geldt in versterkte mate voor de grotere beeldbepalende evenementen.

Belangrijk is voorts dat (nieuwe) evenementen ook de kans krijgen zich te ontwikkelen; we denken in beginsel aan een termijn van drie jaar. Wel zal elk jaar via een evaluatie worden beoordeeld of een organisator in lijn opereert met het concept/plan dat bij de subsidieaanvraag is ingediend; om die reden is het ook nodig ieder jaar een nieuwe subsidieaanvraag in te dienen. Deze meerjarige benadering geeft een organisator enerzijds de kans om een evenement inhoudelijk en publicitair uit te bouwen en anderzijds de mogelijkheid om zelf sponsoring en/of bijdragen uit fondsen te onderzoeken.

Aansluitend op dit laatste: de mate waarin een organisator erin slaagt andere inkomsten te genereren, wordt eveneens opgenomen als criterium in het beoordelingskader. Het binnenhalen van cofinanciering betekent echter niet automatisch dat vervolgens de subsidie wordt afgebouwd. Het kan juist ook een kans bieden een evenement verder te versterken en uit te bouwen.

Voorgaande leidt tot de volgende set aan criteria voor de beoordeling van aanvragen voor een evenementensubsidie. Naast de beoordeling van aanvragen, geven ze ook richting aan de subsidievoorwaarden als ook aan de evaluatie van evenementen achteraf.

  • §

    Valt het evenement in de categorie lokaal, regionaal of nationaal?

  • §

    Past het evenement nu of op termijn bij de citymarketing visie? Ondersteunt het evenement het profiel van Enschede als grootstedelijk hart van Oost-Nederland?

  • §

    Wat is de economische betekenis van het evenement voor de binnenstad: op de punten bezoekers uit de stad, regionaal en landelijk, omzet en naamsbekendheid?

  • §

    Noodzaak tot subsidie

  • §

    Is het evenement commercieel van aard of niet, c.q. is het vrij toegankelijk?

  • §

    Betreft het een buitenevenement?*

  • §

    Heeft het evenement voldoende draagvlak binnen Enschede?

  • §

    Is het evenement voldoende onderscheidend en voldoet het qua opzet en inhoud aan kwaliteitsnormen?

  • §

    Draagt het evenement bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen? Zie hieronder.

  • §

    Heeft het evenement een groeipotentie, die maakt dat het na uiterlijk 3 jaar zowel inhoudelijk als qua publieksbereik een succes is?

  • §

    Heeft het evenement de potentie om zich op termijn financieel onafhankelijk van gemeentelijke subsidie verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het aanboren van andere externe geldstromen?

  • §

    Hoe professioneel opereert de organisator in algemene zin? Is er een goed plan opgesteld (bijv. marketing- en/of promotieplan), inclusief een deugdelijke begroting?

  • §

    Past de voorgestelde datum voor het evenement binnen de EP- evenementen jaarkalender?

  • §

    Is er spanning met andere evenementen in de regio?

  • §

    Heeft de organisator een goed plan opgesteld, Heeft de organisatie de financiële verantwoording op orde en wordt volledig inzicht gegeven in de financiële huishouding?

*Binnenevenementen” komen in principe niet in aanmerking voor subsidiëring uit het evenementenbudget.

Duurzaamheid in evenementen

Duurzaamheid en klimaatbeleid zijn niet meer weg te denken uit de agenda’s van bedrijven, werkgevers, overheden en evenementorganisatoren. Het is het kwaliteitsaspect voor de toekomst. Ook in Enschede staat duurzaamheid hoog op de agenda. Op alle niveaus worden initiatieven ontwikkeld om deze hoogwaardige kwaliteit vorm te geven in maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen. Tegelijk kan en moet het beter. Enschede Promotie en de gemeente Enschede zien hierin voor zichzelf een voorbeeldfunctie.

Milieuzorg is ook in toenemende mate belangrijk bij het organiseren van evenementen. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verminderen van de uitstoot van CO2, het gebruik van vaste (groene) stroom en PLA-bekers, gescheiden afvalinzameling, afvaleilanden, elektrisch vervoer, gebruikmaking van lokale producenten voor biologisch voedsel en het ‘in dienst’ nemen of opleiden van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. In toenemende mate beoordelen we evenementen op hun verduurzamingsprestaties, waaronder:

  • 1.

    Het vooraf opstellen van een actieplan, inclusief doelstellingen;

  • 2.

    Het via checklists bevorderen van bij de aard van het evenement passende verduurzamingsmaatregelen;

  • 3.

    Het zorgdragen voor een goede uitvoering;

  • 4.

    Het stimuleren en attenderen van bezoekers van het evenement op gewenst gedrag, bijvoorbeeld t.a.v. afvalscheiding of vervoer;

  • 5.

    Het communiceren van resultaten en activiteiten (social media)

  • 6.

    Een goede evaluatie na afloop.

Zowel bij Enschede Promotie als de gemeente is desgewenst advies verkrijgbaar over hoe verduurzaming geïmplementeerd kan worden.

Procedure

De procedure voor toekenning van een evenementensubsidie start met het indienen van een subsidieaanvraag bij de gemeente. Op een aanvraagformulier geeft de aanvrager antwoord op vragen over inhoud van het evenement, publieksbereik, kwaliteit, groeipotentie, doelgroepen etc. De aanvraag gaat gepaard met een uitgewerkt concept/plan voor het evenement. De vragen zijn een vertaling van de hiervoor genoemde criteria. Organisatoren dienen jaarlijks voor 1 oktober hun subsidieverzoek in.

Vervolgens adviseert Enschede Promotie of de aanvrager op basis van de criteria in aanmerking kan komen voor toekenning van een subsidie en, zo ja, voor welk bedrag; in de beoordeling van evenementen kunnen ook de resultaten van een evenement over eerdere jaren meegenomen worden. Enschede Promotie brengt daarop voor 1 november aan het college een beargumenteerd preadvies uit over alle individuele evenementen die een subsidieaanvraag hebben gedaan, als ook over het totale evenementenprogramma.

Het college besluit vervolgens – na inwinning van ambtelijk advies – over dat deel van het evenementenprogramma en daarbij behorende subsidiegelden. Uiterlijk 31 december hebben organisatoren uitsluitsel over hun aanvragen. Aan de toekenning van evenementensubsidies worden voorwaarden verbonden. Enschede Promotie doet met het oog daarop een voorstel voor voorwaarden op basis van haar advies. Voor ieder evenement wordt de subsidie inclusief voorwaarden vastgelegd in een subsidiebeschikking, die door het college aan de organisator wordt verleend.

Los van deze procedure kunnen aansprekende kansrijke evenementen zich ook onverwacht aandienen. Dat is reden de hierboven genoemde data niet rigide toe te passen.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college op 11 november 2014

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

M.J.M. Meijs P.E.J. den Oudsten