Organisatiebesluit gemeente Enschede

Hoofdstuk 1

Gemeentebladnummer 169

Artikel 1 begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Organisatie: het totale ambtelijke apparaat van de gemeente dat ten dienste staat van het gemeentebestuur, met uitzondering van de griffie

• b.

  Organisatieonderdeel: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, waarvan aan het hoofd een directeur staat.

Artikel 2 Reikwijdte

• a.

  In het Organisatiebesluit wordt uitwerking gegeven aan de bevoegdheid van het college om regels vast te stellen inzake de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie.

• b.

  De in dit Organisatiebesluit opgenomen bepalingen zijn overeenkomstig van toepassing bij andere regelingen betreffende de ambtelijke organisatie die door het college worden vastgesteld.

Hoofdstuk 2 Organisatiemodel en werkwijze

Artikel 3 Hoofdkenmerken van de organisatie

• a.

  De organisatie werkt rechtstreeks onder aansturing van een algemeen directeur die samen met de plaatsvervangend algemeen directeur de directie vormt, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college.

• b.

  De organisatie is in het kader van Toekomstvisie 2020 ingedeeld in een aantal organisatie-onderdelen om te komen tot een flexibele organisatie die in staat is de activiteiten goed af te stemmen op de belangen van onze partners in de stad, die een goede relatie heeft met de burgers, en de diverse onderdelen van de gemeentelijke inzet goed kan af stemmen en waarbij de prioriteiten zoals die voor de stad gelden en zijn neergelegd in de Toekomstvisie 2020 leidend zijn geweest.

• c.

  De ambtelijke organisatie bestaat uit een aantal door het college op voordracht van de gemeentesecretaris vast te stellen organisatieonderdelen:

• d.

  De organisatieonderdelen staan onder leiding van een directeur, respectievelijk een commandant brandweer. Zij zijn bevoegd hun eenheden op te delen in taakvelden en hierin wijzigingen aan te brengen met instemming van de directie.

• e.

  De taakvelden als in het vorige lid genoemd worden ondergebracht in: Clusters met daaronder afdelingen en daaronder eventueel teams, dan wel afdelingen met daaronder eventueel teams. Leidinggevenden hierbij worden genoemd: clustermanager, afdelingshoofd en teamleider.

Artikel 4 Algemene bepalingen voor de sturing van de organisatie

• 1.

  De organisatie functioneert binnen al haar geledingen als één concern

• 2.

  De organisatie beoogt gewenste resultaten en een hoog maatschappelijk rendement te bereiken door innovatief en ondernemend te zijn.

• 3.

  De organisatie kenmerkt zich door: - in- en externe samenwerking - werken op basis van vertrouwen -resultaatgerichtheid -centrale aansturing -strategische oriëntatie -integraal management -transparantie dan wel door andere door het college vast te stellen sturingsuitgangspunten.

Hoofdstuk 3 de gemeentesecretaris.

Artikel 5 Benoeming en ontslag

• 1.

  De gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 2.

  Het college stelt de benoemingsprocedure vast.

• 3.

  De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid voor zijn taken als gemeentesecretaris vervangen door een door het college aangewezen vervanger (loco-secretaris).

• 4.

  Bij langdurige afwezigheid treft het college een voorziening.

Artikel 6 Hoofdtaken

De Hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:

• 1.

  Gemeentesecretaris en algemeen adviseur van het college en de burgemeester;

• 2.

  Algemeen directeur en als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor de gemeentelijke organisatie.

• 3.

  Bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 4.

  Eindverantwoordelijke voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing binnen de gemeentelijke organisatie.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris

• 1.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve ondersteuning van, en informatievoorziening en advisering aan het college en de burgemeester teneinde een goede vervulling van hun taken mogelijk te maken.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en orde van de vergadering van het college.

• 3.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen en bevordert een goed functioneren van het college.

• 4.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst en ziet er op toe dat collegebesluiten voortvarend en correct worden uitgevoerd.

• 5.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie.

• 6.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de coördinatie van ambtelijke voorstellen en voor een gecoördineerde uitvoering van besluiten.

• 7.

  Voor de uitvoering van het in het eerste lid bepaalde toetst hij ambtelijke voorstellen en adviezen aan:

  • a.

    hoofdlijnen van beleid;

  • b.

    overige vastgestelde kaders en richtlijnen;

  • c.

    besluitrijpheid;

  • d.

    de besturingsuitgangspunten als genoemd in artikel 4;

• 8.

  Voorstellen en adviezen die niet voldoen aan de eisen van het zevende lid stuurt hij, na overleg met de betrokken portefeuillehouder, met vermelding van zijn bevindingen terug naar het betrokken organisatieonderdeel.

Hoofdstuk 4 De directie

Artikel 8 Directie

• 1.

  Er is een tweehoofdige directie bestaande uit een algemeen directeur tevens zijnde de gemeentesecretaris en een plaatsvervangend algemeen directeur. De leden van de directie hebben ieder een herkenbare eigen portefeuille.

• 2.

  De leden van de directie vervangen elkaar bij afwezigheid.

• 3.

  Bij langdurige afwezigheid van een lid van de directie treft het college op voorstel van de gemeentesecretaris een voorziening.

Artikel 9 Benoeming directie

• 1.

  De plaatsvervangend algemeen directeur, wordt op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 2.

  Het college stelt de benoemingsprocedure van deze vast.

Artikel 10 Verantwoordelijkheden van de directie

• 1.

  De directie heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de gehele ambtelijke organisatie, met de algemeen directeur als eindverantwoordelijke.

• 2.

  De directie opereert collegiaal en brengt de resultaatverantwoordelijke directeuren, met inachtneming van de bevoegdheden van het college, in lijn met de gemeentebrede kaders voor de ontwikkeling van de stad en daarvan afgeleid de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De directie is verantwoordelijk voor het uitvoeren, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 4.

• 4.

  Ieder directielid is verantwoordelijk voor het aansturen van een aantal door hen aan te wijzen organisatieonderdelen. Gezamenlijk is de directie verantwoordelijk voor het aansturen van alle organisatieonderdelen.

• 5.

  Ieder directielid kan aan alle medewerkers informatie vragen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig is.

Vergaderingen directie

Artikel 11 Directieoverleg

• 1.

  De directie vergadert periodiek over alle zaken die de directie aangaan met als doel uitwisseling van informatie en afstemming van ontwikkelingen en neemt besluiten daaromtrent.

• 2.

  De directie stelt haar werkwijze naar eigen inzicht vast.

Artikel 12 Directeurenberaad

• 1.

  De directie vergadert periodiek met de directeuren van de organisatie-onderdelen met als doel kennisnemen, vaststellen, koers bepalen of oriëntatie op beleidsinhoudelijke thema’s en strategische bedrijfsvoeringsthema’s.

• 2.

  De commandant brandweer, de concerncontroller en het hoofd P&O dan wel andere door de directie aan te wijzen medewerkers zijn agendalid van het directeurenberaad en hebben daarnaast een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan het directeurenberaad.

• 3.

  De directie stelt een regeling vast voor de vervanging van de leden van het directeurenberaad en brengt deze ter kennis van het directeurenberaad en het college.

• 4.

  Het directeurenberaad stelt zijn werkwijze naar eigen inzicht vast.

• 5.

  De vergaderingen van het directeurenberaad worden genotuleerd en de besluiten worden vastgelegd. De agenda en het verslag wordt ter kennisname aangeboden bij aan het college en de Ondernemingsraad.

Artikel 13 Middelenoverleg

• 1.

  De directie vergadert periodiek met de concerncontroller, de directeur van het door het college vastgestelde organisatie-onderdeel dat verantwoordelijk is voor de gemeentelijke middelen en het hoofd P&O.

• 2.

  Het hoofd Informatiemanagement en het hoofd Juridische Zaken zijn agendalid van het Middelenoverleg dan wel andere door de directie aan te wijzen medewerkers en hebben daarnaast een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan het Middelenoverleg.

• 3.

  Het Middelenoverleg stelt een regeling vast voor de vervanging van zijn leden.

• 4.

  Het Middelenoverleg stelt zijn werkwijze naar eigen inzicht vast.

• 5.

  De vergaderingen van het Middelenoverleg worden genotuleerd en de besluiten worden vastgelegd en ter kennisname gebracht van het Directeurenberaad.

Hoofdstuk 5 Concernstaf

Artikel 14 Hoofdtaken Concernstaf

De Concernstaf heeft de volgende taken:

• a

  adviseert de burgemeester, het college van burgemeester & wethouders en de gemeentesecretaris;

• b

  strategische beleidsontwikkeling;

• c

  versterking van het strategisch vermogen;

• d

  ondersteuning bieden aan het strategisch vermogen binnen de organisatie-onderdelen en organisatie-onderdeel- overstijgende samenwerking;

• e

  ontwikkeling en beheer van beleidskaders rondom de samenwerking met externe partijen;

• f

  integrale control te weten bestuurlijk, financieel, juridisch en van projecten;

• g

  toetsing bestuursvoorstellen in opdracht van de directie en het college;

• h

  uitoefenen treasury functie;

• i

  voorbereiding van het directeurenberaad en voorbereiding aan het Middelenoverleg

Artikel 15 Directeur Concernstaf

• 1.

  Een lid van de directie is tevens directeur concernstaf.

• 2.

  De directeur van de concernstaf wijst een medewerker van de concernstaf aan die hem als zodanig vervangt bij zijn afwezigheid.

Hoofdstuk 6 Directeuren van organisatie-onderdelen en commandant brandweer

Artikel 16 Benoeming

Het college benoemt, schorst en ontslaat de directeuren van de organisatie-onderdelen en decommandant brandweer op voordracht van de gemeentesecretaris.

Artikel 17 Vervanging:

• 1.

  De directeur van een organisatie-onderdeel en de commandant brandweer worden bij afwezigheid vervangen door een door hem aangewezen plaatsvervanger.

• 2.

  Bij langdurige afwezigheid van de directeur van een organisatie-onderdeel of de commandant brandweer treft de directie een voorziening.

Artikel 18 Algemene taken:

De directeur van een organisatie-onderdeel en commandant brandweer hebben de volgende taken/ verantwoordelijkheden:

• 1.

  Leiding en beheer van zijn organisatie-onderdeel

• 2.

  sturing en beheersing van activiteiten die nodig zijn om de doelen van zijn organisatie-onderdeel te bereiken met de daarvoor ter beschikking gestelde middelen, zoals vastgelegd in de begroting van zijn organisatie-onderdeel;

• 3.

  inrichten en uitvoeren van een doelmatige, effectieve en rechtmatige organisatie van de administratie en financiën van zijn organisatie-onderdeel;

• 4.

  legt verantwoording af aan de directie;

• 5.

  heeft een strategische oriëntatie op wat speelt bij in- en externe partners en haalt dat binnen de eenheid;

• 6.

  is verantwoordelijk voor verbindingen met andere organisatie onderdelen.

Artikel 19 Stadsdeelgewijs werken

• 1.

  Het college wijst, op voordracht van de gemeentesecretaris, taken aan van organisatieonderdelen die stadsdeelsgewijs worden uitgevoerd.

• 2.

  Voor elk stadsdeel wordt een stadsdeelmanager benoemd die voor zijn stadsdeel de beleidsvoorbereiding en –uitvoering op de daartoe aangewezen beleidsterreinen coördineert en die verbinding legt tussen de gemeente, burgers en de betreffende partners (o.a.woningbouwcorporaties, bedrijven en maatschappelijke instellingen).

• 3.

  De stadsdeelmanagers en hun medewerkers maken organisatorisch deel uit van het door het college op voordracht van de gemeentesecretaris aangewezen organisatie-onderdeel. De stadsdeelmanagers zijn verantwoording verschuldigd aan de directeur van het organisatie-onderdeel waar stadsdeelsgewijs werken ondervalt.

Hoofdstuk 7 Financiën

Artikel 20 Concerncontroller

• 1.

  Het college benoemt, schorst en ontslaat de concerncontroller op voordracht van de gemeentesecretaris..

• 2.

  De concerncontroller is voorzitter van het controllersberaad.

• 3.

  De concerncontroller heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden -verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve uitvoering van de brede controlfunctie en de gemeentebrede ontwikkeling hiervan. -adviseert en rapporteert aan de gemeentesecretaris, de directie en het college. -beheerder financiën.

• 4.

  De concerncontroller is bevoegd om over controlaangelegenheden rechtstreeks mededelingen te doen en adviezen te geven aan het college. Hij doet hiervan mededeling aan de directie.

• 5.

  De concerncontroller is bevoegd om bij ambtenaren inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taak nodig zijn.

• 6.

  De concerncontroller is voorzitter van het rentecomité

Artikel 21 Controller van een organisatie-onderdeel

• • 1.

    De verschillende organisatie-onderdelen als genoemd in artikel 3 kennen ieder een controller.

  • 2.

    De controller heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• a.

  verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve uitvoering van de controlfunctie en de ontwikkeling hiervan binnen het organisatie-onderdeel.

• b.

  adviseert en rapporteert aan de directeur.

  • 3.

    De controller is bevoegd om over controlaangelegenheden rechtstreeks mededelingen en adviezen te doen aan de concerncontroller. Hij doet hiervan mededeling aan de directeur van zijn organisatie-onderdeel.

  • 4.

    De controller is bevoegd om bij ambtenaren inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taak nodig zijn.

  • 5.

    De controller neemt deel aan het controllersberaad.

Artikel 22 Treasuryfunctie

De taken en bevoegdheden met betrekking tot de vervulling en invulling van de treasuryfunctie zijn verwoord in een vigerend Treasurystatuut.

Artikel 23 Rentecomité

Er is een rentecomité ingesteld waarvan de taken en bevoegdheden staan omschreven in een Treasurystatuut.

Hoofdstuk 8 Medezeggenschap

Artikel 24 – gereserveerd-

Hoofdstuk 9 Slotbepalingen

Artikel 25

In alle gevallen waarin dit organisatiebesluit niet voorziet, beslist de directie.

Artikel 26

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2011

Het Organisatiebesluit Gemeente Enschede 2003 wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit Gemeente Enschede 2011.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 24 januari 2011

de secretaris,

de burgemeester,