Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR20036
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR20036/1
Regeling vervallen per 05-06-2015
de Archiefverordening 2007
Geldend van 17-05-2007 t/m 04-06-2015
Intitulé
de Archiefverordening 2007DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 april 2007;
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
b e s l u i t :
vast te stellen
de Archiefverordening 2007
HOOFDSTUK I ALGEMEEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995
- b.
het college: het college van burgemeester en wethouders van Gilze en Rijen
- c.
archiefbewaarplaats: de als zodanig aangewezen ruimte waar de overgebrachte archieven en collecties worden bewaard
- d.
archiefruimte: de ruimte bestemd voor het bewaren van nog niet naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archieven en collecties
- e.
gemeentearchivaris: de op grond van de Archiefwet 1995 benoemde functionaris die is belast met het beheer van de overgebrachte archieven en collecties en het toezicht op de niet overgebrachte archieven en collecties
- f.
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archieven en collecties van de
gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
- g.
beheereenheid: een door het college in het organisatie-reglement aangewezen organisatie-onderdeel
- i.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd
- i.
niet-overgebrachte de archieven en collecties die zijn opgeslagen in afwachting van moment van
archieven wettelijke vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats na twintig jaar
j.overgebrachte de archieven en collecties die aan de gemeentearchivaris in beheer zijn archieven gegeven en derhalve naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
Artikel 2 Taak college
Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties.
Artikel 3 Besluit informatiebeheer
Het college stelt voor het beheer van zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties van de gemeentelijke organen in het "Besluit informatiebeheer" voorschriften vast.
HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 4 Archiefruimte
Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefruimte.
Artikel 5 Materiële zorg
Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archieven en collecties geschieden op een zodanige wijze dat het behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is gewaarborgd.
Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivaris
-
1. De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archieven en collecties, die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Hij kan hiertoe aanwijzingen geven.
-
2. Onder deze toezichtstaak vallen de volgende werkzaamheden:
- a.
toezicht op beheer en jaarlijkse rapportage hierover;
- b.
ondertekenen van akten van overbrenging van archieven en collecties;
- c.
ondertekenen van lijsten van vernietiging archiefbescheiden.
- a.
Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en collecties opdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in de Archiefwet 1995.
Artikel 8 Informatieplicht beheerder
De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn.
Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 9 Mutaties in beheer
De beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 10 Consultrapportage
-
1. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven.
-
2. Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds mededeling aan de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht. In dat geval kan hij ook het college informeren.
Artikel 11 Verslag aan raad
-
1. Het college doet ten minste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van de niet-overgebrachte archieven en collecties.
-
2. Het college legt in dit verband het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hem is uitgebracht.
HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 12 Archiefbewaarplaats
Het college wijst een archiefbewaarplaats aan.
Artikel 13 Gemeentearchivaris
-
1. Het college benoemt de gemeentearchivaris en een plaatsvervangend gemeentearchivaris.
-
2. De gemeentearchivaris is belast met het formele beheer van de overgebrachte archieven en collecties.
Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivaris
De formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat:
- a.
toe- en afwijzen van een verzoek om raadpleging;
- b.
uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en particulieren, die archieven en collecties hebben overgedragen;
- c.
geven van afschriften van authentieke akten die volgens de wet door de beheerder bewaard moeten worden;
- d.
voorstellen tot besluiten van vervreemding van overgebrachte archieven en collecties;
- e.
toezicht op de uitvoering van beheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier.
Artikel 15 Jaarverslag
Na afloop van elk jaar brengt de gemeentearchivaris aan het college een jaarverslag uit over de door hem verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak.
Artikel 16 Verslag aan raad
-
1. Het college doet ten minste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties.
-
2. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.
HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGEN
Artikel 17 Inwerkingtreding
-
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking van het besluit tot vaststelling.
-
2. Op dat tijdstip vervalt de "Archiefverordening gemeente Gilze en Rijen 2004", vastgesteld bij raadsbesluit van 8 maart 2004.
Artikel 18 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: "Archiefverordening gemeente Gilze en Rijen 2007".
Aldus vastgesteld in de openbare
vergadering van 16 april 2007.
DE RAAD VOORNOEMD,
de griffier, de voorzitter,
mr. J.W. Timmermans drs. R.H. Roep
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl