Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR49920
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR49920/1
Regeling vervallen per 01-01-2016
Archiefverordening
Geldend van 30-09-1997 t/m 31-12-2015
Intitulé
ArchiefverordeningDe raad van de gemeente Oud-Beijerland;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 5 augustus 1997,
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995;
BESLUIT:
vast te stellen de volgende
Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- e.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- f.
informatiesysteem; systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk 2 DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt op de begane grond van het gemeentehuis van Oud-Beijerland aan de W. van Vlietstraat 6 te Oud-Beijerland.
Hoofdstuk 3 DE ZORG VAN BURGEMEESTERS EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de raadscommissie voor Algemene Zaken).
Artikel 9
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
Hoofdstuk 4 HET BEHEER VAN DE ARCHIEFPLAATS
Artikel 10
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
De gemeentesecretaris is bevoegd orn in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 13
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
- a.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 15
De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 16
De Archiefverordening van de gemeente Oud-Beijerland, vastgesteld op 5 oktober 1970, wordt ingetrokken.
Artikel 17
Deze verordening treedt in werking met ingang van 30 september 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Oud-Beijerland 1997.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 29 september 1997.
1 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Memorie van toelichting Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het beheer van de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefvet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn oolr documentlre collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2 De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3 Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Arcliiefbesluit 1995).
Artikel 4 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op gond van artikel S te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6 Een ministeriële regeling stelt op grond van artilrcl 11, tweede lid van het Archefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Oud-Beijerland 1997.
Artikel 9, artikel 15 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 10 De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de arcliiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien vim documentaire verzamelingen. Dit mikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.
Artikel 13 De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een arcliiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 14a Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl