Verordening betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a de wet: de Archiefwet 1995; het archiefbesluit: Archiefbesluit 1995;

b archiefbescheiden: bescheiden en reproducties, bedoeld in artikel 1, onder c van de wet;

c gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1,

onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

d de archiefbewaarplaats: de door het college overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

e de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

f beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

g beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

h informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

[Vervallen.]

Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.

Artikel 5

Het college draagt zorgt voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 6, eerste lid

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd overeenkomstig artikel 3 van de wet en overeenkomstig de artikelen 11-13 van het archiefbesluit.

Artikel 6, tweede lid

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het college draagt zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast, gehoord de raadscommissie Bestuur.

Artikel 9

Het college doet tenminste éénmaal per (twee) jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 tot en met 34 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in artikel 1e van het Besluit informatiebeheer gemeente Roosendaal 2002 en artikel 21.

Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10

[Vervallen.]

Artikel 11

[Vervallen.]

Artikel 12

[Vervallen.]

Artikel 13

[Vervallen.]

Artikel 14

[Vervallen.]

Artikel 15

[Vervallen.]

Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 16

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 17

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32 van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 18, eerste lid

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die, ingevolge artikel 17 namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Artikel 18, tweede lid

De archivaris en degenen die hem, ingevolge artikel 17 in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 19

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders en aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 21

De archivaris doet eenmaal per (twee) jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 22

De Archiefverordening van Roosendaal en Nispen van 28 december 1970, zoals gewijzigd op 24 februari 1971, 28 april 1976 en laatstelijk op 27 februari 1992, alsmede het Reglement voor het beheer en het gebruik van de archieven en verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Roosendaal en Nispen 24 februari 1971 worden ingetrokken.

Artikel 23

Deze verordening treedt in werking met ingang van de derde dag volgende op die van de bekendmaking van deze verordening.

Artikel 24

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening.

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Roosendaal

op 17 december 1998

De secretaris, De voorzitter,