Protocol adresonderzoek

4.1 Dossiervorming bij het onderzoek

Alle stappen en onderdelen van het onderzoek moeten worden gedocumenteerd. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele beslissing over een ambtshalve uitgevoerde adreswijziging of vertrek uit Nederland zorgvuldig en voldoende beargumenteerd is genomen. Naast een dossier op papier dat in beheer is bij team basisregistraties, dient er ook in key2burgerzaken een digitaal dossier bijgehouden te worden. Het digitale dossier is voor iedere (geautoriseerde) gebruiker te raadplegen en aan te vullen met info. Eventuele gevoerde telefoongesprekken dienen goed gedocumenteerd (bij voorkeur via de telefoonnotitie in Gemword) te worden, en opgenomen in het onderzoekdossier. Ook e-mails moeten goed gedocumenteerd worden. Het dossier bevat ook verslagen van een eventueel feitelijk onderzoek ter plaatse door de Buitengewoon Opsporingsambtenaar. Een dossier moet door de gemeente 10 jaar bewaard worden op grond van de Regeling BRP.

5.1 Aanschrijven van de betrokkene

De eerste actie in het kader van het adresonderzoek is in beginsel om de betrokkene te benaderen en te wijzen op de plicht om aangifte te doen van adres en verblijf of adreswijziging, op grond van de Wet BRP. De persoon dient te worden opgeroepen om direct aangifte te doen van adreswijziging. (De Wet BRP stelt hiervoor in artikel 2.38 (inschrijving) en artikel 2.39 (adreswijziging) een termijn van vijf dagen). Het actuele in de BRP geregistreerde adres kan daarbij worden gebruikt om de betrokken persoon aan te schrijven, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene. Ook kan een vermoedelijk nieuw adres van de betrokkene worden gebruikt, als dat beschikbaar is, mogelijk op basis van een terugmelding.

Indien de betrokkene zich naar aanleiding van de brief bij de gemeente meldt, kan het onderzoek op basis daarvan mogelijk al worden afgehandeld. Mogelijk kan de registratie in de BRP op basis van het verschijnen en de aangifte van betrokkene worden gewijzigd. Het is uiteraard ook mogelijk dat op basis van een reactie van de betrokkene blijkt dat het signaal op een misverstand berust. In dat geval hoeft er mogelijk geen wijziging in de BRP plaats te vinden. Het adresonderzoek kan in deze gevallen worden afgesloten.

Als betrokkene niet verschijnt of reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij nu wel woont, dan is dat aanleiding voor een gemeente om het adresonderzoek uit te breiden.

5.2 Uitbreiden van het onderzoek

In het algemeen zijn er twee mogelijkheden om het adresonderzoek verder uit te breiden. Beide mogelijkheden kunnen achtereenvolgens, gelijktijdig of afzonderlijk worden opgepakt. Op basis van een terugmelding door een overheidsorgaan kan bijvoorbeeld al informatie beschikbaar zijn zodat een bepaald onderdeel van het onderzoek niet zinvol is. Het is aan de beoordelingsvrijheid van de behandelaar om te bepalen wat de waarde van de al beschikbare informatie is en welke (combinatie) van mogelijkheden het meest geschikt is om een bepaalde situatie te onderzoeken. De twee mogelijkheden voor uitbreiding zijn:

• 1.

  informatie inwinnen bij andere bronnen;

• 2.

  feitelijk onderzoek ter plaatse uitvoeren.

5.2.1. Informatie inwinnnen bij andere bronnen

Als invulling van het adresonderzoek kan informatie ingewonnen worden bij andere overheidsorganen en derden die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen (waaronder de eigen of andere gemeenten), familie, nutsbedrijven, woningbouwcorporaties, woningeigenaren, werkgevers, uitkeringsinstanties, ziektekostenverzekeraars en dergelijke, om zo de feitelijke verblijfplaats van de persoon te achterhalen.

Nagestreefd wordt, om in deze fase van een onderzoek, ten minste twee verschillende bronnen te raadplegen om informatie te achterhalen. Hiervan kan zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Het is aan de beoordelingsvrijheid van de behandelaar om zelf te bepalen. Bij een afwijking in negatieve zin, dient de behandelaar dit wel te motiveren en vast te leggen.

Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden aan de aangeschreven persoon of instantie, of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. De aangeschreven persoon – niet zijnde de betrokkene zelf – heeft het recht om hierop niet te antwoorden.

Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de Wet Bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om met name bij overheidsorganen te rade te gaan. Het meedelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont kan op zich al een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene zijn: werkgevers of banken kunnen daar bijvoorbeeld al consequenties aan verbinden. Het is wat dat betreft van belang dat zo zorgvuldig mogelijk is vastgesteld dat een persoon niet meer op het oude, in de BRP-geregistreerde, adres woont alvorens derden worden benaderd.

In het algemeen is het raadzaam om het onderzoek in te richten aan de hand van de kenmerken van een betrokkene. Het blijkt uit onderzoek van het CBS dat bepaalde groepen personen met specifieke kenmerken, bijvoorbeeld vaker naar het buitenland zijn vertrokken zonder daarvan aangifte te doen, dan dat dit voor andere groepen het geval is. De specifieke kenmerken van een betrokkene kunnen wat dat betreft aanleiding zijn om in het ene geval de aandacht te richten op bepaalde instanties die eerder op de hoogte kunnen zijn van de verblijfplaats van een bepaalde persoon (bijvoorbeeld: de Belastingdienst, of in het geval van vreemdelingen: de IND, of in geval van jongeren: DUO). Op deze wijze is het in een aantal gevallen mogelijk om het adresonderzoek sneller tot resultaat te laten leiden.

Het adresonderzoek kan in deze fase worden versneld indien maximaal gebruik gemaakt wordt van communicatiemiddelen als telefoon en/of e-mail.

Indien er aanwijzingen zijn dat de betrokken persoon naar het buitenland is vertrokken, zal het onderzoek zich moeten richten op het achterhalen van een eventuele buitenlandse verblijfplaats van betrokkene. Mogelijk dat aan de hand van bepaalde bronnen ook informatie kan worden verkregen over een buitenlands adres.

5.2.2. Feitelijk onderzoek ter plaatse

Als invulling van het adresonderzoek kan de gemeente feitelijk onderzoek ter plaatse verrichten door de Buitengewoon Opsporingsambtenaar. Als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert, ligt het in elk geval voor de hand dat feitelijke controle plaatsvindt.

Feitelijk bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde, adres kan informatie opleveren die niet op een andere eenvoudiger wijze verkregen kan worden. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres.

Bij bezoek aan het actuele in de BRP geregistreerde adres kan worden nagaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Ook kan mogelijk aan betrokkene zelf informatie gevraagd worden. Navraag bij andere personen die worden aangetroffen op het geregistreerde adres of in de buurt kan ook waardevolle informatie opleveren. Door de Buitengewoon Opsporingsambtenaar moet zorg worden gedragen dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig wordt geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. Personen hebben het recht om niet te antwoorden.

5.3 Voortborduren op onderzoek van een ander overheidsorgaan

Soms heeft een ander overheidsorgaan die gegevens uit de BRP verstrekt krijgt (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie of een andere afdeling van de gemeente) zelf al (zorgvuldig) onderzoek uitgevoerd naar de verblijfplaats van de betrokken persoon, alvorens daarover een signaal wordt verzonden aan het team basisregistraties. Het team basisregistraties kan daar dan op voortborduren. Gedacht kan worden aan een overheidsorgaan dat bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de betrokkene niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd. De gemeente kan een dergelijke constatering meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek, indien de gemeente weet dat het betreffende overheidsorgaan dergelijke onderzoeken gedegen uitvoert.

5.4. Termijn aanpassen in geval van een terugmelding

Het team basisregistraties kan na de eerste vermelding in de TMV van het in onderzoek plaatsen van een bepaald gegeven de eerder opgegeven termijnen aanpassen. Indien tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek langer duurt dan dat in eerste instantie was verwacht, werkt het team basisregistraties dit bij in de TMV, om misverstanden te voorkomen.

6.1 Uitkomsten van het onderzoek

Als uitkomst van het adresonderzoek kan het volgende blijken:

• 1.

  Betrokkene woont nog steeds op het actuele geregistreerde adres.

• 2.

  Betrokkene heeft zich vanuit het buitenland of andere gemeente gevestigd op een adres in de gemeente.

• 3.

  Betrokkene is verhuisd binnen de gemeente.

• 4.

  Betrokkene is verhuisd naar een adres in een andere gemeente binnen Nederland.

• 5.

  Betrokkene is vertrokken naar een adres in het buitenland.

• 6.

  Betrokkene is vertrokken met onbekende bestemming.

Is sprake van situatie 1 als uitkomst van het onderzoek, dan blijven de gegevens in de BRP ongewijzigd. De gemeente sluit het adresonderzoek af.

Is sprake van de situaties 2 t/m 5 als uitkomst van het onderzoek, dan kan mogelijk een aangifte van de betrokken persoon verkregen worden op grond waarvan er nieuwe gegevens geregistreerd kunnen worden. De verblijfplaats van de betrokken persoon is immers bekend, zodat contact kan worden opgenomen met de betrokken persoon. Desnoods moet contact worden opgenomen aan de hand van een adres in het buitenland. De betrokken persoon wordt schriftelijk benaderd en wordt gewezen op zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Indien de betrokken persoon zich meldt en aangifte doet van adres, kan het onderzoek worden afgesloten. Indien de betrokken persoon niet reageert tijdens het onderzoek, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan moet inschrijving ambtshalve plaatsvinden. Bij situatie onder 3 wordt het adres bezocht door de Buitengewoon Opsporingsambtenaar van de gemeente Steenwijkerland. Tevens wordt de (indien van toepassing) huidige bewoner van het nieuwe adres, van de ambtshalve adreswijziging op de hoogte gebracht middels een aangetekende brief.

De situatie onder 6 is bijzonder omdat er geen gegevens over de nieuwe verblijfplaats van betrokkene bekend zijn. Blijken er na het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek geen gegevens over het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland, noch van het verblijf buiten Nederland, dan dient de gemeente de bijhouding van de persoonslijst ambtshalve op te schorten. De reden van de opschorting is dan “emigratie” naar een onbekend land.

Opschorting van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land heeft vaak verstrekkende gevolgen voor de betrokken persoon. Overheidsorganen (en derden) gaan er dan vanuit dat de persoon niet meer in Nederland woont. Daardoor kunnen zij besluiten om bepaalde uitkeringen of andere overheidsvoorzieningen te beëindigen. Anderzijds kunnen overheidsorganen (en derden) er ook last van ondervinden, met name als zij van betrokkene iets te vorderen hebben (zoals de Belastingdienst). Daarom is de zorgvuldigheid van het adresonderzoek met name in dit geval van groot belang.

6.2 Voornemen tot ambtshalve beslissing over uitkomsten

Als betrokkene niet reageert, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan maakt de gemeente het voornemen bekend om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen. Het voornemen kan ook inhouden dat de gemeente de betrokkene ambtshalve zal registreren als vertrokken naar een (on)bekend land. De gemeente dient de betrokkene op grond van de Algemene wet bestuursrecht op de hoogte te stellen van het voornemen om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen (artikel 4.8 van de Algemene wet bestuursrecht). Dit doet de gemeente aan de hand van een zogenaamde voornemenbrief. Als bekend is op welk (nieuwe) adres de betrokken persoon woont, dan wordt dat adres gebruikt voor het aanschrijven van de persoon. Indien een buitenlands adres bekend is, wordt het buitenlandse adres gebruikt voor de verzending.

Indien geen gegevens bekend zijn over de nieuwe verblijfplaats van de betrokkene, dan kan het actuele in de BRP geregistreerde adres worden gebruikt om de betrokken persoon te benaderen, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene.

6.3 Besluitvorming omtrent ambtshalve wijziging

Als naar aanleiding van het verzonden voornemen geen reactie wordt ontvangen van betrokkene, dan wordt een besluit genomen overeenkomstig het voornemen. Als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek of het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden. Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van bekendmaking van het voornemen. Dit kan op verschillende manieren. Als gegevens over de verblijfplaats van de betrokken persoon bekend zijn, dan kan bekendmaking plaatsvinden door het besluit uit te reiken of aangetekend op te sturen. Als geen gegevens bekend zijn over de verblijfplaats van de betrokken persoon, vindt bekendmaking daarnaast plaats aan de hand van publicatie van het besluit in het huis- aan huisblad “Steenwijkerland Express”.

Het adresonderzoek wordt uitgevoerd door de afdeling basisregistraties. Zowel het besluit als het voornemen wordt ondertekend door de teamleider basisregistraties. Dit is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Op deze manier wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken.

6.4 Rolverdeling tussen gemeenten

Indien een vermoedelijke verblijfplaats van een betrokken persoon is gelegen in een andere gemeente dan de gemeente waar betrokkene (op dat moment) in de BRP is geregistreerd, kan die andere gemeente bij het onderzoek betrokken worden. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP en medewerking van de andere gemeente mag worden verwacht. De andere gemeente kan in een dergelijk geval beter in de gelegenheid om, bijvoorbeeld door onderzoek ter plaatse, na te gaan of betrokkene daadwerkelijk op het vermoedelijke adres woont.

Indien gedurende het onderzoek blijkt dat betrokkene in de andere gemeente woont, dan moet deze andere gemeente betrokkene oproepen om aangifte te doen van de adreswijziging dan wel ambtshalve overgaan tot wijziging van het adres in de BRP. De andere gemeente moet naar aanleiding daarvan altijd overgaan tot het (eventueel ambtshalve) inschrijven van de betrokken persoon als blijkt dat betrokkene op een adres in die gemeente woont. Een gemeente moet daar bijvoorbeeld ook toe overgaan als de betrokken persoon woont in een vakantiewoning in die gemeente en wanneer dat eigenlijk niet in overeenstemming is met het bestemmingsplan van die gemeente. Het gaat immers om de feitelijke verblijfplaats van de betrokken persoon.

Indien de betrokkene niet op het vermoedelijke adres in de andere gemeente blijkt te wonen, dient het onderzoek te worden voortgezet door de actuele gemeente van inschrijving.