Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR407026
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR407026/1
Informatieverordening gemeente Veere 2016
Geldend van 09-06-2016 t/m heden
Intitulé
Informatieverordening gemeente Veere 2016De raad van de gemeente Veere;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 maart 2016;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
gelet op de artikelen 2, derde lid en 6 van de Regeling het Zeeuws Archief;
b e s l u i t :
vast te stellen de navolgende Informatieverordening 2016
betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover die niet is overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats
Hoofdstuk I. Definities
Artikel 1
Deze verordening verstaat onder:
- a.
Archiefbesluit Besluit van 15 december 1995, houdende regels ter uitvoering van een aantal bepalingen van de wet.
- b.
Archiefbewaarplaats Overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats.
- c.
Archiefregeling Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
- d.
Archiefruimte Ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie in afwachting van overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1, van de wet.
- e.
Archivaris De overeenkomstig artikel 32 van de wet door het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief benoemde gemeentearchivaris.
- f.
Beheer Het treffen van maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
- g.
Beheerder(s) Degenen die ingevolge artikel 4 zijn belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
- h.
Beheereenheden Door burgemeester en wethouders als zodanig aangewezen organisatieonderdelen alsmede raadsorganen.
- i.
Gemeentelijke organen Overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b-1 van de wet, voor zover deze vallen onder de gemeente.
- j.
Informatie Archiefbescheiden zoals gedefinieerd in de wet in artikel 1, onder c.
- k.
Informatiesysteem Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden, geraadpleegd en door de zorgdrager kan worden onderworpen aan toetsbare eisen.
- l.
Wet de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor informatie
Artikel 2
Het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief zorgt voor het aanwijzen van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders zorgen voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders zorgen voor de aanwijzing van de beheerder(s) van informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders zorgen dat jaarlijks op de begroting van de gemeente voldoende middelen worden geraamd voor het dekken van de kosten van het informatiebeheer alsmede voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden die aan het beheer van alle gemeentelijke informatie verbonden is.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris, zorgen conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders leggen door middel van een verslag tenminste eenmaal per twee jaar verantwoording af aan de gemeenteraad over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij alle formele verslagen en/of adviezen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
De archivaris is, overeenkomstig artikel 32, lid 2 van de wet, belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2 van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meerdere ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12
-
1. De beheerder(s) verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede uitvoering van het toezicht noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.
-
2. Bij het uitvoeren van handelingen zoals beschreven onder lid 1, worden de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie in acht genomen.
Artikel 13
De archivaris doet van zijn bevindingen mededeling aan de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voor de informatiehuishouding. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 14
De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV. Slotbepalingen
Artikel 15
Deze verordening treedt in werking zes weken na de dag van bekendmaking.
Artikel 16
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening gemeente Veere 1997.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Informatieverordening gemeente Veere 2016.
Ondertekening
Toelichting
Algemeen
Deze informatieverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee delen namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen én het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren informatie, maar ook op moderne, digitale informatie.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’ dat in de wet niet wordt gedefinieerd. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefwet.
Artikelsgewijs
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De benoeming van deze archivaris berust bij het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief krachtens artikel 6 lid 2c van de Regeling het Zeeuws Archief.
Artikel 2 en 3
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige eisen en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de archiefbewaarplaats is geregeld in artikel 6 lid 2a van de Regeling het Zeeuws Archief in overeenstemming met artikel 31 van de Wet.
Artikel 4
De bedoelde aanwijzing is geregeld in het Besluit Informatiebeheer gemeente Veere 2016.
Artikel 6
De bedoelde voorschriften zijn respectievelijk opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Veere 2016.
Artikel 7
Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling moet de zorgdrager er voor zorgen dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402).
Artikel 9
Binnen één reguliere zittingsperiode verneemt de raad viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het informatiebeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording.
Artikel 12
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van ‘archiefbescheiden’, in deze verordening aangeduid als ‘informatie’. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd.
Ondanks de verruimde betekenis van het begrip ‘informatie’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een ruimere inhoud hebben gekregen. Zo heeft dat onder andere gevolgen voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden. Naast toegang tot de fysieke ruimte strekt dit toezicht zich namelijk ook uit tot de virtuele ruimte waarin digitale gegevens worden geborgd.
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het informatiebeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl