Regeling vervallen per 19-04-2017

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Waalre houdende regels voor het archief Archiefverordening Waalre

Geldend van 14-07-2006 t/m 18-04-2017

De raad van de gemeente Waalregelezen het voorstel van het college d.d. 21 maart 2006 nr. A4gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995                                                     Besluit:1. In te trekken de “Archiefverordening Waalre 1997”, vastgesteld bij besluit van 1 juli 1997;2. Vast te stellen de “Archiefverordening Waalre” , luidende als volgt:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wetde Archiefwet 1995.

  • b.

    het besluithet Archiefbesluit 1995.

  • c.

    archiefbescheidende archiefbescheiden van de organen van de ge-me¬ente Waalre

  • d.

    de archiefbewaarplaatsde door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven aan gewezen archiefbewaarplaats.

  • e.

    de archivarisde door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven benoemde streekarchivaris.

  • f.

    beheerder(s)degene(n) die ingevolge artikel 3 is/zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

  • g.

    beheerseenheideen door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel.

  • h.

    informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

  • i.

    Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE)

Hoofdstuk 2 De zorg van het college voor de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 2

Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhou¬den van voldoende en doelmatige archief¬ruimten.

Artikel 3

Het college wijst de beheerder(s) aan.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 5

  • 1 Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.

Artikel 8

Het college brengt de rapportages welke door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet, ter kennis van de raad

Hoofdstuk 3 Toezicht van de archivaris op het beheer van de ar¬chiefbeschei¬den, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte daartoe gekwalificeerde ambtenaren.

Artikel 10

  • 1 De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 

  • 2 De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 11

De beheerder(s) doet/doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, aan een ander overheidsorgaan of aan een andere rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Hoofdstuk 4 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 13

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Archiefverordening Waalre.”

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 juni 2006.De raad van de gemeente Waalre,de griffier,                      de voorzitter,

Gemeente met archiefdienst in gemeenschappelijke regeling 1

Memorie van toelichting

Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) streekarchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995)- het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Deze verordening is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 10 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Ab 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen. Artikel 11 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Artikel 12Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 13Dit artikel behoeft geen toelichting.