Verordening Auditcommissie Middelburg 2015

1. Er is een auditcommissie.

2. De commissie heeft primair een algemene (advies) functie voor de gehele raad ter versterking van zijn informatiepositie, gericht op de kwaliteit van de informatiestromen naar de gemeenteraad. In lid 3 van dit artikel is aangegeven welke taken hieruit voortvloeien.

3. De commissie heeft tot taak:

• a.

  het periodiek voeren van overleg met de accountant over

  • -

    de uitvoering van de opdracht in algemene zin en

  • -

    de uitgebrachte controlerapporten, managementletters, de concept- en definitieve controleverklaring en het concept- en definitieve rapport van bevindingen bij de jaarrekening en dergelijke;

  • -

    het voor de aanvang van de accountantscontrole over het voorafgaande boekjaar beoordelen van het Controleprotocol en Normenkader;

  • -

    het na raadplegen van de commissie Algemeen Bestuur over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;

• b.

  het periodiek voeren van overleg met de rekenkamer over o.a. het conceptonderzoeksprogramma, onderzoeksvragen per onderzoek, procedurele zaken en over specifieke (actuele) onderzoeksvragen vanuit de raad;

• c.

  het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën o.a. op het gebied van planning en control, risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele financiële thema’s.

• d.

  voorafgaand aan het onderzoeksjaar een afstemmingsoverleg te houden met de accountant, de rekenkamer, de financieel controller en het college over voorgenomen onderzoeken.

• e.

  het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212 , 213 en 213a van de Gemeentewet;

• f.

  bij de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant overlegt de auditcommissie met het college, de auditcommissie verzorgt het wegingsproces, waarna het college in overleg met de commissie de raad een voorstel doet over de aanwijzing;

• g.

  het voorbereiden van de behandeling van planning- en controldocumenten in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit (informatiewaarde in relatie tot de rol van de raad, het proces van totstandkoming, de vorm en de tijdigheid);

• h.

  het organiseren van themabijeenkomsten (financieel-inhoudelijke verdieping op actuele thema’s of voorbereiding van dergelijke bijeenkomsten van de hele raad).

4. De commissie treedt niet in de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad en van het college.

1. De commissie bestaat uit minimaal 4 raadsleden met een maximum van een per fractie.

2. De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.

3. De commissie heeft als adviseurs de accountant, de rekenkamer, het collegelid met financiën in de portefeuille, het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering, de financieel controller van de gemeente en de griffier.

4. De griffier of zijn plaatsvervanger is secretaris van de commissie.

5. Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen.

1. De leden van de commissie worden door de raad benoemd.

2. De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3. Het lidmaatschap eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als lid van de raad.

4. Voorts eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.

5. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

1. De voorzitter is belast met:

• a.

  het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en vergadering minimaal 7 dagen zijn gelegen;

• b.

  het leiden van de vergaderingen van de commissie;

• c.

  het doen naleven van deze verordening;

• d.

  het vertegenwoordigen van deze commissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten;

• e.

  hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

2. De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.

1. De commissie vergadert zo vaak als zij nodig acht;

2. Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.

3. De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie;

4. De vergaderingen van de commissie zijn in principe openbaar; de commissie kan besluiten om onderwerpen in beslotenheid te behandelen.

5. Onder verantwoordelijkheid van de voorzitter wordt door de secretaris een beknopt verslag gemaakt van iedere vergadering van de commissie. Het verslag wordt in de daaropvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.

6. Het conceptverslag van

• a.

  een afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken wordt ter kennis gebracht van de raad, het college en de rekenkamer;

• b.

  overige vergaderingen wordt door de commissie ter kennis gebracht van de raad.

7. De commissie kan besluiten (delen van) het conceptverslag vertrouwelijk te verspreiden.

1. De adviseurs van de commissie dragen zorg voor het tijdig aanleveren van informatie aan de commissie, die nodig is voor het uitoefenen van haar taken als bedoeld in artikel 2.

2. De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met haar adviseurs.

3. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de commissie- of raadsvergadering.

1. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter;

2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening Auditcommissie Middelburg 2015”;

3. Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking;