Budgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017

Artikel 1

In deze regeling verstaan we onder:

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg.

Budget: de middelen die via de programmabegroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken;

Budgethouder: directie, afdelingshoofd en projectleider die binnen de gegeven mandatering volgens het Overzicht Mandaat, vertegenwoordiging en ondertekening, dan wel binnen het projectplan, bevoegd is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - aan en/of door de gemeente Middelburg, dan wel op een andere wijze de gemeente binnen een budget juridisch kan binden en verantwoordelijk is voor de bewaking en verantwoording aflegt aan het college over de uitvoering van de taakstelling.

Verplichting: evenals opdracht de onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve

juridische binding van de gemeente tot het doen van een uitgaaf.

Project: een multidisciplinaire eenmalige activiteit, die door het college als zodanig is aangewezen

en waarbij meerdere afdelingen van de gemeente zijn betrokken.

Leveringen: de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten.

Diensten: een door opdrachtnemer te verrichten reeks beschreven handelingen die in een andere dan werkgever/werknemer relatie moeten worden verricht.

Werken: het vervaardigen of oprichten van bouw- dan wel civieltechnische objecten, inclusief de in de opdracht begrepen materialen en het gebruik van materieel.

Artikel 3

De budgethouder

• 1.

  is verantwoordelijk voor een rechtmatig en doelmatig beheer van de aan hem of haar toegewezen budgetten en een effectieve realisering van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

• 2.

  is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen.

• 3.

  is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget.

Artikel 5

De functie van budgethouder is onverenigbaar met die van het coderen van facturen.

Artikel 6

De budgethouder kan de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vastleggen dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project zichtbaar is.

Vastlegging van de financieel-administratieve gegevens moet worden gedaan in het financieel-administratieve systeem. De budgethouder zorgt er voor dat een verplichting uit het administratieve systeem wordt verwijderd als deze teniet is gegaan.

Artikel 7

Voor het betaalbaar stellen van facturen zijn in de financiële administratie twee rollen benoemd. De rol voor het coderen van de factuur en de rol van het autoriseren van de factuur. Degene die de factuur codeert tekent er daarmee tevens voor dat de prestatie is geleverd. De budgethouder is degene die de factuur autoriseert voor betaling.

Artikel 9

1.Investeringskredieten

Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van het activum wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten. Alleen als door de budgethouder deugdelijk wordt gemotiveerd waarom afsluiten van het krediet nog niet wenselijk is, kan een investeringskrediet nog maximaal twee jaar worden aangehouden. Hiertoe vindt in het kader van de jaarrekening overleg plaats tussen de budgethouder en het cluster Financiën van de afdeling Bedrijfsvoering.

2.Structurele uitgavenbudgetten

Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel isbesteed, valt in principe vrij in het rekeningsresultaat. Alleen als door debudgethouder nadrukkelijk wordt gemotiveerd waarom overheveling naarvolgend jaar toch nodig is, wordt dit verzoek via de 2e Bestuursrapportage ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd.

Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar worden meegenomen naar het volgende jaar, op voorwaarde dat de opdracht in het oude boekjaar is verleend en ook de levering/activiteiten/werkzaamheden in het oude boekjaar zijn uitgevoerd.

Als aan die voorwaarden is voldaan, worden de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het afgelopen boekjaar.

3.Incidentele uitgavenbudgetten

Een incidenteel uitgavenbudget dat in het begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan naar een volgend jaar worden overgeheveld als de met dat budget te leveren prestatie nog niet geheel is afgerond én in de begroting van volgend jaar voor een zelfde prestatie geen middelen zijn opgenomen.

Incidentele uitgavenbudgetten vervallen als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend.

Overheveling van budgetten vindt niet eerder plaats dan dat het college van Burgemeester en wethouders en de gemeenteraad hierover bij de 2e Bestuursrapportage een besluit hebben genomen.

Artikel 10

De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals dezeis vastgelegd in de Uitvoeringsinformatie voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

Periodiek rapporteert hij over de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerdeprestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van analyses en toelichtingen. Tevensmeldt hij risico’s binnen het budget aan of wijzigt deze periodiek.

Artikel 11

De afdeling Bedrijfsvoering coördineert namens de Directie de door de budgethouders conform artikel 10 opgestelde overzichten en brengt hierover verslag uit aan de Directie. De Directie brengt vervolgens verslag uit aan het college. Dit wordt opgenomen in de periodieke rapportages.

Artikel 12

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 13

De“Regeling inzake budgethouders van de gemeente Middelburg 2008”, zoals laatstelijk vastgesteld op 1 juli 2010, wordt ingetrokken.

Artikel 14

De regeling treedt in werking op 1 juli 2017 en heeft een onbepaalde werkingsduur.

Artikel 15

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Middelburg 2017”