Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Amstelveen

Geldend van 01-01-2016 t/m heden

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Amstelveen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant:

    • -

      een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep of:

    • -

      een accountantsorganisatie als bedoeld in art 1 onderdeel a van de Wet toezicht accountantsorganisaties;

  • b.

    accountantscontrole:

    de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • -

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, alsmede de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • -

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties;

    • -

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

    • -

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    • -

      onrechtmatigheden in de jaarrekening;

      waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet, in acht worden genomen;

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:

    het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet;

  • d.

    deelverantwoording:

    een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

  • e.

    een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad:

    de rekeningencommissie, dan wel op enig moment een andere raadscommissie.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal zes boekjaren.

  • 2.

    Het college bereidt in overleg met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Dit bevat de periode waarvoor de accountant wordt benoemd, met inachtneming van het eerste lid van dit artikel. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties;

      en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

    • c.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

    • d.

      de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

  • 4.

    In afwijking van lid 3, letters c en d kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en verstrekt deze aan de accountant voor de aanvang van de controle.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Met inachtneming van de hiervoor geldende termijnen overlegt het college de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor behandeling in uiterlijk de laatste raadsvergadering voor de in artikel 200 van de Gemeentewet genoemde datum en de aan deze raadsvergadering voorafgaande voorbereidende commissievergaderingen.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Voorzover wenselijk ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole pleegt de accountant (afstemmings-)overleg met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad, (een vertegenwoordiging uit) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, en de (concern-)controller.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 4.

    Het college informeert vooraf de raad over verstrekte opdrachten aan andere accountants dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de burgemeester en aan (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Indien de schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.

  • 3.

    Naar aanleiding van de (tussentijdse) controle naar de bedrijfsvoering en administratieve organisatie brengt de accountant verslag uit aan het college (de managementletter). Het college brengt dit verslag ter kennis van (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

  • 4.

    Overeenkomstig artikel 213 lid 2 gemeentewet brengt de accountant een accountantsverklaring en verslag van bevindingen uit. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 5.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding, intrekken oude verordening en overgangsrecht

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2016 en later. De Controleverordening gemeente Amstelveen, vastgesteld op 6 november 2003 en laatstelijk gewijzigd op 31 mei 2006 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2015.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening Amstelveen 2016”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2015.
De griffier, De voorzitter,
mevrouw drs. P. Georgopoulou mevrouw drs. M.M. van ’t Veld

MEMORIE VAN TOELICHTING

De VNG heeft uitsluitend voor de Financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet een geactualiseerde modelverordening opgesteld. Voor de controleverordening ex. artikel 213 Gemeentewet is dit niet het geval.

De voorliggende verordening is een geactualiseerde versie van de bestaande verordening, rekening houdend met de bestaande praktijk.

Artikel 7 Rapportering

Artikel 7, tweede lid bevat een nieuw toegevoegde bepaling inzake (schending van) integriteit.

Artikel 7, derde lid benoemt nu expliciet de rapportering van de accountant via de managementletter. In de vorige versie werd deze niet expliciet vermeld.