Instructie voor de griffier

Geldend van 31-01-2003 t/m heden

Intitulé

Instructie voor de griffier

De raad van de gemeente Dronten,

gelezen het voorstel van het presidium van 16 december 2002, no. 1300062EJ;

gelet op artikel 15, lid 3, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de raadscommissie Algemene Zaken van 13 januari 2003;

B E S L U I T:

I. vast te stellen de Instructie voor de griffier.

Artikel 1. Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en zijn commissies.

Artikel 2. Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raad- en commissievergaderingen.

Artikel 3. Bijstand voorzitter raad en voorzitters raadscommissies

De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad respectievelijk de raadscommissies.

Artikel 4. Vergaderingen van de raad en raadscommissies

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en zoveel mogelijk bij die van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de raad- en commissieleden.

Artikel 5. Ondersteuning presidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6. Ondersteuningsonderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7. Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld in de Verordening ambtelijke bijstand raad en raadsleden.

Artikel 8. Organisatie griffie

  • 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3. De griffiers van de commissies handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9. Verhindering en vervanging

Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad.

Artikel 10. Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Ondertekening

Dronten, 30 januari 2003.

De raad van Dronten,

voorzitter

mr. A.M.G. Gresel

griffier

E.J. Morren

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De agenda’s van de raad en de raadscommissies worden vastgesteld door de raad respectievelijk de raadscommissies en worden voorbereid door het presidium. De griffier is belast met de ambtelijke voorbereiding.

Artikel 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en levert ondersteuning. Hetzelfde geldt voor het bijstaan van en bieden van ondersteuning aan de voorzitters van de raadscommissies. In de praktijk zal het, indien gewerkt wordt met meerdere commissies, voor de griffier moeilijk kunnen zijn bij alle commissies aanwezig te zijn en daarvan het secretariaat te voeren. Er kan dan gewerkt worden met meerdere door de ambtelijke organisatie te leveren secretarissen, die op dat gebied dan wel onder verantwoordelijkheid van de griffier werken.

Artikel 5

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook inhoudelijke zaken aan de orde komen.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze door de griffier, ondersteund door de ambtelijke organisatie, verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt in een verordening geregeld welke nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Waaronder de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening ambtelijke bijstand raad en raadsleden.

Artikel 8

Dit artikel geeft aan dat wanneer een griffie is ingesteld de organisatie daarvan onder de verantwoordelijkheid van de griffier valt.

Artikel 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.