Regeling vervallen per 15-04-2021

Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent het verlenen van mandaat (Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013-II)

Geldend van 29-04-2020 t/m 14-04-2021

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent het verlenen van mandaat (Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013-II)

Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013-II

Het college van burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen en de burgemeester van Sittard-Geleen, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;

Gezien

  • -

    het Besturings- en Management Concept waarin de besturings- en managementfilosofie is beschreven,

  • -

    het Organisatiebesluit waarin de structuur van de organisatie, alsmede taken van organisatieonderdelen uitgewerkt en vastgelegd zijn,

  • -

    de Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen waarin budgetten aan taken en functies worden toegekend,

    En

  • -

    het Besluit planning- en controlcyclus gemeente Sittard-Geleen waarin sturing, beheersing, verantwoording en controle is vastgelegd;

Overwegende dat het doelmatig is dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gebruik maken van mandaat bij de uitoefening van hun bevoegdheden;

BESLUITEN:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    bestuursorgaan: (het college van) burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester;

  • b.

    besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling;

  • c.

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • d.

    ondermandaat: het verlenen van het mandaat door de gemandateerde aan een ander;

  • e.

    volmacht: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam privaatrechtelijke handelingen te verrichten;

  • f.

    machtiging: de bevoegdheid die een bestuursorgaan verleent om in zijn naam handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2. Mandaat

De gemeentesecretaris/algemeen directeur, resp. adjunct-gemeentesecretaris/directeur, en clusterhoofden hebben binnen door het bestuursorgaan eventueel te geven richtlijnen, mandaat ten aanzien van het nemen van besluiten en afdoen van stukken betreffende alle aangelegenheden die behoren tot hun taken, conform het Organisatiebesluit, en zijn uit dien hoofde bevoegd verplichtingen met -financiële- consequenties aan te gaan en uitgaven goed te keuren conform de Budgetregeling, tenzij bij wet anders is bepaald.

Artikel 3. Ondermandaat

  • 1. Gemandateerden kunnen het aan hen verleende mandaat ondermandateren.

  • 2. Voor ondermandaat door een clusterhoofd is goedkeuring door de gemeentesecretaris/algemeen directeur vereist.

  • 3. In een ondermandaat wordt de omvang ervan aangegeven.

  • 4. Het hoofd concernstaf draagt zorg voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op internet van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.

Artikel 4. Uitzonderingen op ondermandaatmogelijkheid

In afwijking van het bepaalde in artikel 3 is voor de navolgende taken van de gemeentesecretaris/algemeen directeur geen verder ondermandaat mogelijk:

  • -

    de toepassing van artikel 15:1:10 van de arbeidsvoorwaardenregeling, voorzover het overplaatsing buiten het oorspronkelijke cluster van de ambtenaar betreft;

  • -

    voorgenomen besluiten tot toepassing van artikel 8:13 (ontslag als disciplinaire maatregel) en hoofdstuk 16 (disciplinaire straffen) van de arbeidsvoorwaardenregeling;

  • -

    besluiten met betrekking tot vaststellen formatiewijzigingen en functieprofielen, incl. functieniveaus;

  • -

    de bevoegdheid op grond van artikel 63 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, inhoudende om voor bepaalde gevallen tegemoet te komen aan onbillijkheden van overwegende aard, welke zich bij de toepassing van de belastingverordeningen mochten voordoen;

  • -

    de bevoegdheid op grond van artikel 66 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, inhoudende het verlenen van gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van de bij beschikking opgelegde boete

  • -

    de bevoegdheid als bedoeld in artikel 255, vijfde lid, van de Gemeentewet tot het geheel of gedeeltelijk oninbaar verklaren van belastingen.

Artikel 5. Ondertekeningsmandaat

In afwijking van de artikelen 2, 3 en 4 wordt, nadat door de raad en college besloten is geld te lenen, de ondertekeningsbevoegdheid van die leningovereenkomsten opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 6. Ondertekening

De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:

“Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen”, respectievelijk “De Burgemeester van Sittard-Geleen”,

“namens dezen,” respectievelijk “namens deze”,

gevolgd door de functienaam van de(onder)gemandateerde,

de handtekening van deze (onder)gemandateerde,

en onder vermelding van naam van deze (onder)gemandateerde.

Artikel 7. Besluiten met verderstrekkende financiële consequenties

Voor zover voorgenomen besluiten met financiële consequenties niet passen binnen de daartoe door het bestuursorgaan vastgestelde budgetten met daaraan gekoppelde prestaties en/of resultaten, is instemming van dat bestuursorgaan vereist.

Artikel 8. Uitgezonderde besluiten

In afwijking van de artikelen 2, 3, 4 en 5 blijven de navolgende besluiten voorbehouden aan het bestuursorgaan:

  • 1.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van algemeen verbindende voorschriften, alsmede het stellen van nadere regels ter uitvoering van algemeen verbindende voorschriften;

  • 2.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van kaders, beleidsregels en besluiten van algemene strekking. In afwijking van de in de vorige volzin genoemde uitzonderingen is voor besluiten van algemene strekking op grond van artikel 15 van de Wegenverkeerswet 1994, juncto artikel 12 van het Besluit Administratieve bepalingen inzake het Wegverkeer, (verkeersbesluiten) wel mandaat mogelijk;

  • 3.

    beslissingen op bezwaarschriften gericht tegen besluiten die het bestuursorgaan zelf heeft genomen, zonder gebruik van mandaat;

  • 4.

    beslissingen op bezwaarschriften waarbij in afwijking van het advies van de commissie voor de bezwaarschriften besloten wordt;

  • 5.

    besluiten ter uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregeling voor zover het betreft:

    • -

      het benoemen, schorsen of ontslaan van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct-gemeentesecretaris/directeur en clusterhoofden;

    • -

      besluiten die anderszins de rechtspositie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur betreffen;

    • -

      besluiten op grond van artikel 8:13 CAR-UWO (disciplinair ontslag).

  • 6.

    besluiten ten aanzien waarvan is bepaald dat deze met versterkte meerderheid moeten worden genomen;

  • 7.

    besluiten op grond van artikelen 151b, 154a, 172, 172a, 172b, 174, tweede lid, 174a, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet (zgn. ‘openbare orde bevoegdheden’);

  • 8.

    besluiten op grond van de Zondagswet en de Wet openbare manifestaties, voorzover daarbij sprake is van een inperking van grondrechten;

  • 9.

    besluiten tot inbewaringstelling op grond van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen.

Artikel 9. Mandaat, volmacht en machtiging

  • 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.

  • 2. In tegenstelling tot het in het voorafgaande lid bepaalde, is het gestelde in artikel 3, tweede lid, niet van toepassing op volmacht en machtiging.

Artikel 10. Afwezigheid/ontstentenis

In geval van afwezigheid of ontstentenis van (onder)gemandateerde functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn opgedragen, worden deze door de aangewezen plaatsvervanger vervuld.

Artikel 11. Verantwoording

De gemeentesecretaris/algemeen directeur, respectievelijk clusterhoofden, leggen in algemene zin verantwoording af in Managementrapportages en desgewenst specifiek in een nadere rapportage, over de uitvoering van de aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden.

Toezicht op de uitvoering van dit besluit vindt plaats overeenkomstig het Interne controlekader.

Artikel 12. Intrekking

Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013 ingetrokken. .

Artikel 13. Bekendmaking en inwerkingtreding

  • 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 oktober 2013.

  • 2. Bekendmaking vindt plaats door publicatie in het elektronisch gemeenteblad.

Artikel 14. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013-II".

Ondertekening

Sittard-Geleen, 17 september 2013

Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen,

burgemeester
drs. G.J.M.Cox
secretaris
mr. J.H.J.Höppener
DE BURGEMEESTER VAN SITTARD-GELEEN
drs. G.J.M. Cox

Toelichting:

Algemeen:

Formeel-juridisch is mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Besluiten worden gedefinieerd als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (of een daarmee juridisch gelijk te stellen andere handeling). Belangrijke voorbeelden van besluiten zijn: vergunningen, ontheffingen, (subsidie-)beschikkingen, uitkeringen en verkeersmaatregelen (maar natuurlijk ook weigeringen daarvan).

Bestuursorganen binnen de gemeente zijn bijvoorbeeld: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester (sec).

Met andere woorden mandaat is een instrument waarbij bijvoorbeeld het college bepaalde vergunningen niet meer zelf verleent, maar op een lager, ambtelijk, niveau in de organisatie neerlegt zodat zij zelf haar tijd efficiënter kan besteden.

Veelal komt mandaat voor bij vaak voorkomende c.q. routinematige zaken.

Met enige nadruk wordt vermeld dat het dus bij mandaat met name gaat om beslissingen die extern gericht zijn en rechtsgevolg creëren. Waarbij dat creëren van rechtsgevolg is te verstaan als het veranderen van rechten en/of plichten van burgers. Uitzonderingen op dit algemene uitgangspunt zijn op zich wel mogelijk, maar voeren voor de betekenis van deze algemene toelichting te ver; hierbij wordt voor verdere informatie verwezen naar –specifieke- juridisch handboeken.

Wel is gekozen om met besluiten samenhangende extern gerichte stukken ook onder dit mandaat te vatten. Dan gaat het om correspondentie, niet zijnde een besluit, die daarmee wel samenhangt en voorafgaande dan wel na afloop van een besluit uitgaat (voorbeelden hiervan zijn: een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht etc). Deze keuze is gemaakt om de dagelijkse werkpraktijk niet te veel te belasten met de –soms ingewikkelde- vraag of een bepaald document nu wel of niet een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Het gaat bij mandaat dus niét om werkafspraken, besturingsmodellen, budgetverlening of andere sturingsinstrumenten. Dat soort zaken zijn vervat in andere, meer intern werkende, instrumenten zoals het Besturings- en Management Concept (BMC), de Budgetregeling (waarmee een koppeling met de –jaarlijks fluctuerende- productbegroting wordt gemaakt), de Planning- en Controlregeling, het Organisatiebesluit etc.

Uitgangspunt van mandaat is dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid –toch nog- zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan. In feite gaat het dus om een juridische constructie waarbij bestuursorganen aan ambtenaren de bevoegdheid opdraagt om bepaalde beslissingen voor en namens hen te nemen.

Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien het bestuursorgaan een gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet door dat bestuursorgaan besloten wordt.

Vanuit de integrale managementfilosofie wordt in het onderstaande mandaat wel een rechtstreekse verbinding gelegd met financiën/budgetten, BMC, organisatiebesluit en planning & control. Zo wordt duidelijk dat toebedeelde bevoegdheden binnen die kaders van kracht zijn. Een gemandateerde is dus, qua interne verhoudingen, formeel nooit verder bevoegd, dan wat hem bijv. via budget/begroting –intern- werd toegekend. Geld dat je niet hebt, kun je ook niet uitgeven; dat geldt voor iedereen. Voor een gemeente, een bestuursorgaan en natuurlijk ook voor de gemandateerde ambtenaar.

Het uitgangspunt van het ‘oude’ mandaatbesluit blijft overeind, nl. dat: “gemandateerd wordt, tenzij…”; dit uitgangspunt heeft namelijk veel voordelen;

  • ·

    een compact (hoofd)mandaat verdient voorkeur vanuit overzichtelijkheid en duidelijkheid

  • ·

    geeft zo min mogelijk bureaucratie;

  • ·

    hetgeen het bestuur niet wil toevertrouwen aan een lager echelon, kan buiten het mandaat worden uitgezonderd of onder beperkende voorwaarden worden verleend;

  • ·

    gestreefd wordt naar een zo veel mogelijk tijd-/ en ontwikkelingsbestendig document; dat wil zeggen zodanig vormgegeven dat nieuwe ontwikkelingen niet persé acuut leiden tot –directe- aanpassing van het hoofdmandaat

  • ·

    uitschrijven en bijhouden van specifieke/gedetailleerde bevoegdheden (per soort besluit) is veelal slechts korte tijd correct én blijvend bewerkelijk;

  • ·

    organisatie is aan een dergelijke constructie gewend;

  • ·

    past goed bij het integraal management concept.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de integraal manager (gemeentesecretaris-algemeen directeur; loco-gemeentesecretaris-directeur en/of (cluster-)hoofd) – naar de buitenwereld/extern- voor de taak/het werkterrein zoals uit het organisatiebesluit blijkt, volledig bevoegd is.

Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag –bijvoorbeeld- een burger, of een andere externe, er zekerheidshalve erop vertrouwen dat een dergelijk manager het besluit, vallend binnen de taak zoals als uit het organisatiebesluit blijkt, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij heeft het college bij haar besluitvorming over dit mandaat expliciet overwogen dat intern de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Tot slot nog een aantal algemene punten:

  • 1.

    Sinds invoering van de derde tranche Awb staat vast dat bestuursdwang (maar ook andere handhavingsinstrumenten als dwangsom etc) op zich te mandateren is (de oude wettelijke onmogelijkheid is verdwenen). Aangezien er geen principiële redenen aanwezig zijn om het bestuursorgaan deze bevoegdheid aan zich te laten houden, valt deze bevoegdheid op zich onder dit algemene mandaat.

  • 2.

    Het voeren van een rechtsgeding binnen het taakgebied van een cluster behoort, vanuit het oogpunt van integraal management, in principe niet wezenlijk anders te worden behandeld dan zaken die wel rimpelloos verlopen (het voeren van een rechtsgeding wil zeggen alle (rechts-) handelingen die daarbij horen, en al dan niet op eigen initiatief).

    Als een besluit kennelijk lastiger tot stand komt en/of leidt tot bezwaar en/of (hoger)beroep, doet dat op zich niets af aan de verantwoordelijkheid van die integraal manager. Wel kan een dergelijke exercitie een aanleiding betekenen voor het –extra- informeren van een hoger en/of bestuurlijk niveau. Er kan dan meer aan de hand zijn. Het is ook denkbaar dat sommige zaken zo politiek-bestuurlijk gevoelig (komen te) liggen dat zij daarom als uitzondering (‘naar de aard…’) opschaling verdienen.

  • 3.

    Artikel 10:3 Awb verzet zich ertegen dat een beslissing in bezwaar op een lager (of gelijk) niveau wordt genomen dan het in mandaat genomen primaire besluit, omdat de aard van de bevoegdheid tot het beslissen in bezwaar vergt dat een voldoende onbevangen en vrije heroverweging plaatsvindt. Dit betekent dat, indien bijvoorbeeld een clusterhoofd zelf het primaire besluit neemt, de gemeentesecretaris/algemeen directeur degene is die de beslissing op bezwaar kan nemen. Indien een clusterhoofd bepaalde primaire besluiten ondergemandateerd heeft aan bijvoorbeeld teammanagers, kan het clusterhoofd beslissen op het bezwaarschrift.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.

In dit artikel zijn de definities omschreven zoals deze in dit besluit (en de daarop gebaseerde ondermandaten) van toepassing zijn.

Deze begripsomschrijvingen sluiten aan c.q. zijn gebaseerd op de Awb, en daar gehanteerde uitleg.

Artikel 2.

Artikel 2 vormt het hart van dit mandaatbesluit. Bestuursorganen geven in dit artikel, de hoogste gemeentelijk ambtenaar, de gemeentesecretaris, de daaronder ressorterende adjunct gemeentesecretaris/directeur, en clusterhoofden mandaat, ieder voor dat deel van het werkterrein dat hun aangaat.

In Sittard-Geleen is middels het Besturings- en Management Concept er voor gekozen om verantwoordelijkheden, op basis van het integraal management concept, feitelijk zo veel mogelijk neer te leggen op clusterhoofdenniveau. Omwille van de mogelijkheid om toch op elk niveau de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur te kunnen waarmaken, is er voor gekozen om het bestuursorgaan allereerst de gemeentesecretaris, en vervolgens naar clusterhoofdenniveau te mandateren. Op deze wijze komt ten aanzien van besluitvorming, ook conform aanbevelingen van de commissie Caminada in het rapport “samenwerking in vertrouwen”, het eerste adviseurschap, hoogste ambtelijke gezag en overall-verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris tot uiting. Deze constructie biedt daarbij het voordeel dat geen discussie kan ontstaan of bijvoorbeeld de gemeentesecretaris bevoegd is een bepaald (voorgenomen) besluit –ambtelijk- bij te stellen of een besluit in mandaat te nemen indien, om wat voor een reden dan ook, het mandaat op een lager niveau niet wordt/kan worden waargemaakt.

Vermeld zij dat gekozen is om in de redactie van dit artikel ook de adjunct gemeentesecretaris/directeur expliciet te benoemen. Zo wordt het nadrukkelijk mogelijk dat ook de adjunct-gemeentesecretaris voor de specifiek toegewezen taken (naast de algehele taak als plaatsvervanger van de gemeentesecretaris) kan ondermandateren voor die taken. Dit is met deze gekozen redactie onderstreept en verzekerd.

Mandaat wordt gegeven voor alle besluiten voorkomende in het gehele (beleids-) terrein waarvoor het desbetreffende clusterhoofd op grond van het organisatiebesluit verantwoordelijk is.

Daarnaast is met deze bepaling het de clusterhoofd ook bijvoorbeeld bevoegd inzake (rechtspositionele) besluiten ten aanzien van personeel zijn cluster betreffende. Dit omvat bijvoorbeeld ook de bevoegdheid tot aanstellen zoals vervat in artikel 160, eerste lid, sub d, van de Gemeentewet (en voorzover niet elders beperkt).

Bij de in deze artikelen gekozen constructie geldt dat algemeen mandaat wordt verleend “tenzij bij wet anders is bepaald”.

Ter verduidelijking wordt hierover het volgende opgemerkt:

In slechts een enkel geval bepaalt de wet dat het bestuursorgaan zelf moet beslissen (en dus niet kan mandateren); dat is bijvoorbeeld het geval bij artikel 177 Gemeentewet (noodbevelen). Maar de hoofdregel is dat in principe vrijwel alle bevoegdheden gemandateerd kunnen worden.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de integraal manager (gemeentesecretaris-algemeen directeur; loco-gemeentesecretaris-directeur en/of (cluster-)hoofd) – naar de buitenwereld/extern- voor de taak/het werkterrein zoals uit het organisatiebesluit blijkt, volledig bevoegd is.

Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag –bijvoorbeeld- een burger, of een andere externe, er erop vertrouwen dat een dergelijk manager het besluit, vallend binnen de taak zoals als uit het organisatiebesluit blijkt, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij heeft het college bij haar besluitvorming over dit mandaat expliciet overwogen dat intern de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Overigens is voor de duidelijkheid er voor gekozen daar waar op voorhand al duidelijk is dat de wet zich daartegen verzet, in artikel 8 van dit mandaat die uitzonderingen te benoemen.

Met nadruk wordt vermeld dat, gelet op het bovenstaande, dat geen limitatieve opsomming kan zijn.

Artikel 3.

Het in artikel 2 verleende mandaat kan door de verkrijger -in principe- worden ondergemandateerd, indien dat voor die de uitoefening van die bevoegdheden doeltreffend en doelmatig is.

Om ook voor de buitenwereld kenbaar te zijn moet dat ondermandaat schriftelijk zijn verleend en moet dat voldoende duidelijk en bepaald zijn.

Voor een ondermandaat is goedkeuring van de gemeentesecretaris/algemeen directeur vereist.

Het hoofd concernstaf draagt zorg voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op de internet van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.

Wellicht ten overvloede wordt hier nog vermeld dat het aanbevelenswaardig is eventuele ondermandatering (gelijk de juridische constructie van en in dit hoofdmandaat) op functionarisniveau te laten plaatsvinden (in plaats van de vroeger vaak geziene constructie van op persoonsniveau).

Dit heeft het voordeel dat personele wisselingen niet per definitie hoeven te leiden tot bijstellen van het ondermandaat.

Artikel 4.

De in dit artikel genoemde bevoegdheden zijn uitgezonderd van de algemene mogelijkheid tot het geven van een ondermandaat. Dat wil dus zeggen dat de in dit artikel genoemde bevoegdheden door de gemeentesecretaris/algemeen directeur zelf dienen te worden uitgeoefend.

Artikel 5.

Uitgangspunt van de Gemeentewet is dat het college zelf ondertekent (dat wil zeggen: burgemeester en secretaris) als zij zelf een besluit genomen heeft (artikel 59a Gemeentewet).

Dit uitgangspunt is niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat op grond van artikel 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Voor het ondertekenen van leenovereenkomsten is het altijd het bestuursorgaan dat hiertoe beslist; om niet de overeenkomst persé op het bestuurlijke niveau te -moeten- laten ondertekenen is hier gebruik gemaakt van deze ondertekeningsmandaatmogelijkheid.

Artikel 6.

Dit artikel schrijft de verplichte wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten voor.

Niet alleen is uniformiteit in wijze van ondertekeningen wenselijk, maar ook moet uit de wijze van ondertekenen blijken dat het besluit in mandaat is genomen (zie artikel 10:10 Awb).

In geval een daartoe aangewezen plaatsvervanger een besluit (moet) ondertekent(en), is de (redactie van de) ondertekeningclausule op zich hetzelfde als in de tekst van artikel 6 en hierboven vermeld, met dien verstande dat (bijvoorbeeld met de pen) aan de functiebenaming wordt toegevoegd: ”plv.” én dat deze plaatsvervanger natuurlijk met eigen naam en handtekening ondertekent.

Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het college in een bepaalde zaak zelf besluit (en dus géén gebruik maakt van mandaat), een uitgaande brief behorende bij dat besluit op grond van artikel 59a, eerste lid, Gemeentewet, ondertekend behoort te worden door burgemeester en secretaris zelf.

Het concept-uitgaande stuk dient dan ook bij de aangeleverde vergaderstukken te worden aangereikt, zodat het bestuursorgaan zich kan vergewissen dat hetgeen in het concept is vervat, ook overeenkomstig haar besluit is.

Het uitgangspunt dat het college zelf ondertekent als zij zelf het besluit genomen heeft, is slechts dan niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat zoals vervat in 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Artikel 7

Dit artikel maakt –nogmaals- duidelijk dat indien er geen financiële dekking (in relatie tot beschreven prestaties/resultaten) is, degene die in beginsel bevoegd gemaakt werd door dit mandaatbesluit, van dat mandaat geen gebruik kan maken, dan nadat het bestuursorgaan daarmee expliciet ingestemd heeft. Artikel 7 is daarmee in feite een expliciete onderstreping van de in het mandaat gemaakte koppeling met de budgetregeling, een en ander wordt noodzakelijk geacht gelet op het rapport ‘Tijd voor keuzes’.

Artikel 8.

In dit artikel worden uitzonderingen op het algemene mandaat geëxpliciteerd. In de genoemde situaties is geen mandaat verleend en dient het bestuursorgaan dus zelf de genoemde bevoegdheden uit te oefenen.

Voor een deel sluiten deze genoemde bevoegdheden aan bij de inhoud van artikel 10:3, tweede lid, Awb (leden 1, 2 en 6). Verkeersbesluiten kunnen wel worden gemandateerd; en zijn daarmee een uitzondering op het uitgangspunt dat besluiten van algemene strekking niet gemandateerd kunnen worden.’

Voor een ander deel betreft het invullingen van de uitzonderingen “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet…” (leden 3, 5, 7 en 8).

De in lid 7 genoemde bevoegdheden (artikelen 151b, 154a, 172, 172a, 172b, 174, tweede lid, 174a, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet) zijn bevoegdheden inzake openbare orde; deze zijn wettelijk niet mandateerbaar op grond van artikel 177 van de Gemeentewet.

De in de leden 4, 8 en 9 genoemde bevoegdheden zijn vanuit het oude mandaat niet-gewijzigd/ gehandhaafd.

Terzijde wordt nog opgemerkt dat in het oude mandaat bij sommige bevoegdheden absolute geldbedragen werden vermeld, waaronder wél c.q. géén mandaat bestond.

Voorbeelden hiervan waren dat:

  • -

    voor het verlenen van bouwvergunningen boven een bouwsombedrag van € 2.000.000;

  • -

    het aangaan van overeenkomsten boven een bedrag van € 150.000 en

  • -

    aan- en verkopen van onroerend goed boven een bedrag van € 1.000.000 geen mandaat bestond.

Bij heroverweging van dit mandaatbesluit wordt eigenlijk geen echt draagkrachtige motivering aanwezig geacht voor het handhaven van dit soort grenzen. Immers, dit soort grenzen zijn per definitie arbitrair (de grens op zich, maar ook de bevoegdheidskeus en het daarmee al dan niet aanwezige risico- c.q. politiek-/bestuurlijk-gehalte) en doen ook geen recht aan de integraal managementconcept. Daarnaast was het in de oude situatie natuurlijk vreemd dat de positieve beslissing boven een grensbedrag wel was uitgezonderd maar de negatieve niet.

Ook wordt opgemerkt (onder verwijzing van hetgeen reeds in het deel algemene toelichting hierover werd opgemerkt) dat in dit mandaatbesluit is geschrapt de in het oude mandaatbesluit gehanteerde constructie dat: “Geen mandaat is toegestaan…. voor het voeren van rechtsgedingen en het nemen van besluiten, ter voorbereiding, voorkoming of beëindiging van strafrechtelijke, civielrechtelijke en bestuursrechtelijke procedures en het instellen van alle rechtsmiddelen in alle instanties, zowel eisend als verwerend, voor zover niet bijzonder mandaat werd verleend”.

Voor de dagelijkse werkpraktijk is een dergelijke uitzondering niet functioneel. Immers zeer veel gemeentelijke werkzaamheden kunnen worden gezien als een voorbereiding/voorkoming van een bestuursrechtelijke procedure. In feite wordt met een dergelijke uitzondering/redactie de gemeente vleugellam gemaakt indien die uitzondering letterlijk wordt opgevat.

Ook (voorbereiding van) civielrechtelijke procedures (zoals (ver-)huur en pachtkwesties) komen veelvuldig voor. Vandaar dat deze uitzondering ook niet meer in dit mandaatbesluit voorkomt.

Afgezien van het onhandige karakter van een dergelijke uitzondering is het ook principieel in het licht van integraal management niet logisch dat dit soort zaken per definitie naar een hoger niveau getild zouden moeten worden.

Ook hier is het verkieslijk om de verantwoordelijkheid in principe op clusterhoofd niveau te leggen en daar ook de inschatting te laten maken of opschaling van de kwestie (evt. naar bestuurlijk niveau) wenselijk c.q. noodzakelijk is (vergelijk hetgeen hierover in de toelichting onder artikel 2 en 3 ook werd vermeld).

Het ligt in verband met de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten aanzien van de bedrijfsvoering niet in de rede benoeming, schorsing en ontslag van meer dan de aangegeven functionarissen uit te zonderen van mandaat. In voorkomende gevallen is het evenwel gebruikelijk, dat bijvoorbeeld ten aanzien van teammanagers de gemeentesecretaris/algemeen directeur te rade gaat bij collegeleden om hun wensen en ervaringen bij beoordelingen en selecties te kunnen betrekken. Dat laat echter onverlet dat besluiten zijn gemandateerd.

Artikel 9.

In dit artikel wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (dit is het privaatrechtelijke equivalent van mandaat voor privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. Dit betekent dat via dit mandaatbesluit (en ondermandaat) clusterhoofden ook bevoegd zijn, op hun desbetreffende (beleids-)terrein, andere dan (publiekrechtelijke) besluiten te nemen, nl. privaatrechtelijke en feitelijke handelingen (dat wil zeggen handelingen die noch bestuursrechtelijk noch privaatrechtelijk zijn).

Ter toelichting wordt het volgende voorbeeld gegeven;

Het college is (publiekrechtelijk) bevoegd (op grond van artikel 160 van de Gemeentewet) om te besluiten een huis te kopen. Deze bevoegdheid is in principe gemandateerd naar het clusterhoofd Ruimtelijke projecten en beheer.

De ondertekening van de transportakte bij notaris is een (privaatrechtelijke) rechtshandeling die op grond van artikel 171 van de Gemeentewet een bevoegdheid van de burgemeester is. Via de met mandaat gelijkgestelde volmacht (‘vertegenwoordiging’) komt ook deze bevoegdheid bij clusterhoofd Ruimtelijke projecten en beheer.

Het in ontvangst nemen van de sleutels van het gekochte huis (dat is een feitelijke handeling) kan via dit mandaatbesluit (waaronder dus ook machtiging begrepen wordt), ook door het clusterhoofd Ruimtelijke projecten en beheer geschieden.

Alle fases van een dergelijke transactie (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, alsmede feitelijk) zijn aldus voor de beide bestuursorganen door dit mandaat ‘gedekt’.

Artikel 10.

De plaatsvervanger van de gemandateerde functionaris kan de bevoegdheden van de gemandateerde functionaris uitoefenen indien de gemandateerde tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen. Wel moet de vervanger via een daartoe strekkend besluit formeel als zodanig aangewezen zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen.

Het is niet mogelijk/wenselijk dat een welwillende willekeurige aanwezige ambtenaar in die zin bevoegdheden van de gemandateerde waarneemt. Immers voor een buitenstaander/burger moet traceerbaar zijn dat een functionaris bevoegd was.

Voor de wijze van ondertekenen door een plaatsvervanger wordt verwezen naar hetgeen vermeld onder de toelichting op artikel 6.

Artikel 11.

Met de inhoud van dit artikel wordt recht gedaan aan het completaire deel van de mandaatsfiguur. Namelijk dat uitoefening van het geschonken vertrouwen zichtbaar wordt gemaakt aan het bestuursorgaan.

Een gemandateerde legt daarom verantwoording af aan het bestuursorgaan over de uitvoering van het aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden in de halfjaarlijkse Managementrapportage (MARAP’s) (bijzonderheden).

Naast de formele verantwoordingsmomenten in de MARAP’s kan het bestuursorgaan –nadere- aanwijzigen geven hoe, hoe vaak en in welke vorm hij in de praktijk geïnformeerd wenst te worden over het gebruik van verleende bevoegdheden en optredende bijzonderheden daarbij (vergelijk artikel 10:6 van de Awb: algemene instructies).

Artikel 12.

In lid een wordt het oude hoofdmandaat tegelijkertijd met inwerkingtreding van dit nieuwe hoofdmandaat ingetrokken.

.

Artikel 13.

Bekendmaking geschiedt via publicatie op internet, conform Awb