Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hattem houdende regels omtrent de raadscommissies (Verordening op de raadscommissies gemeente Hattem 2017)

Artikel 7 Oproep en voorlopige agenda

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2.

  Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering digitaal aan de leden gezonden.

Artikel 8 Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

• 2.

  Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3.

  Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden op de website geplaatst. Als na het publiceren van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennisgeving gebracht door aankondiging op de gemeentepagina in de krant en op de website.

Artikel 11 Presentielijst

Bij aanvang van de vergadering noteert de commissiegriffier de aanwezige commissieleden.

Artikel 12 Opening vergadering; quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat een meerderheid van de fracties vertegenwoordigd is.

• 2.

  Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13 Verslag

• 1.

  Van de commissievergaderingen wordt een besluiten- en toezeggingenlijst gemaakt.

• 2.

  De besluiten- en toezeggingenlijst wordt de dag na de vergadering op de website geplaatst.

• 3.

  Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, de besluiten- en toezeggingenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

• 4.

  De besluiten- en toezeggingenlijst moet ten minste inhouden:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de commissiegriffier en de ter vergadering aanwezige commissieleden en leden van het college;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    het advies aan de raad;

  • d.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in de artikelen 16 en 17 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 5.

  De besluiten- en toezeggingenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de commissiegriffier.

• 6.

  De vastgestelde besluiten- en toezeggingenlijst wordt door de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 14 Advies

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

• 2.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

• 3.

  Indien de commissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 4.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15 Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

Artikel 16 Ingekomen stukken

• 1.

  Ingekomen stukken voor de raad worden inhoudelijk besproken in de raadscommissies.

• 2.

  Mocht tijdens een commissievergadering worden aangegeven, door minimaal een gekwalificeerde minderheid van twee fracties, dat een ingekomen stuk nader moet worden besproken, dan wordt deze op de eerstvolgende agenda van die commissie of op de raadsagenda geplaatst.

Artikel 17 Vragen en mededelingen

De commissieleden en het college kunnen in de vergadering bij het agendapunt “vragen aan en mededelingen van het college” kort het woord voeren over niet op de agenda geplaatste actuele onderwerpen.

Artikel 18 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment anderen uitnodigen deel te nemen aan de beraadslagingen.

Artikel 19 Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

• 2.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3.

  De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5.

  De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

• 6.

  Per commissievergadering worden maximaal 2 sprekers ingepland voor het agendapunt ‘Zeg het maar’. Eventuele overige aanmeldingen schuiven, op volgorde van aanmelding, door naar de volgende commissievergadering.

Artikel 20. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 21. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Besluiten- en toezeggingenlijst besloten vergadering

• 1.

  Concept-besluiten- en toezeggingenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier en besloten in het digitale vergadersysteem.

• 2.

  Deze besluiten- en toezeggingenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluiten- en toezeggingenlijst.

• 3.

  De vastgestelde besluiten- en toezeggingenlijsten worden door de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 25 Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen.

Artikel 26 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.