Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Shared Service Centrum ONS

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie met de naam Shared Service Centrum ONS.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd in Zwolle.

1. De colleges dragen in het dienstverleningshandvest, als genoemd in artikel 5, aan ONS de uitvoering van de taken per bedrijfsvoeringsgebied op ter verwezenlijking van de doelen als genoemd in artikel 3.

2. Uitgangspunt is dat de colleges de uitvoering van alle taken aan ONS overdragen die behoren tot het betreffende bedrijfsvoeringsgebied. Dat betreft taken voor in ieder geval, doch niet uitsluitend, de volgende bedrijfsvoeringsgebieden:

• a.

  ICT;

• b.

  Inkoop;

• c.

  Personeels- en salarisadministratie.

3. Het bestuur kan aan de colleges voorstellen dat in aanvulling van de onder het tweede lid vermelde taken, taken voor andere bedrijfsvoeringsgebieden worden vastgesteld. Voorafgaand aan de vaststelling door het bestuur besluiten de colleges daarover.

4. De taken die ONS voor de deelnemers uitvoert kunnen worden onderverdeeld in standaard werk, maatwerk en meerwerk.

5. De nadere omschrijving van standaard werk met het daarbij behorend standaard niveau van uitvoering, alsmede de omschrijving van maatwerk en meerwerk, wordt vastgelegd in het dienstverleningshandvest als bedoeld in artikel 5.

6. De deelnemers nemen het pakket aan standaard werk volledig af. De producten en diensten als bedoeld in artikel 5 worden door de deelnemers niet door de eigen organisatie geleverd of bij een derde betrokken.

7. Naast de taakuitoefening voor de deelnemers kan ONS, tot een maximum van 20% van de omzet, of althans tot het maximumpercentage dat conform Europeesrechtelijke regelgeving inzake quasi-inhouse dienstverlening is toegestaan, taken op het gebied van de bedrijfsvoering verrichten voor derden. Deze derden mogen alleen zijn andere overheden of samenwerkingsverbanden waarin een of meer deelnemers van ONS in deelnemen.

1. In een dienstverleningshandvest wordt nadere uitvoering gegeven aan deze regeling. Dit dienstverleningshandvest wordt door de colleges met ten minste 75% meerderheid van stemmen vastgesteld en gewijzigd.

2. In het dienstverleningshandvest worden in ieder geval geregeld:

• a.

  de uitvoeringskaders;

• b.

  het onderscheiden van standaardwerk, maatwerk en meerwerk ten aanzien van producten en diensten;

• c.

  de wijze waarop het overzicht van de door ONS te leveren producten en diensten wordt vormgegeven en vastgesteld in een producten- en dienstencatalogus;

• d.

  de verplichtingen tussen de deelnemers; en

• e.

  de wijze waarop de deelnemers elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

1. Voor het afnemen van producten en diensten sluiten de deelnemers met ONS een dienstverleningsovereenkomst.

2. In de dienstverleningsovereenkomst tussen ONS en een deelnemer kan per product of dienst nadere uitwerking worden gegeven aan het dienstverleningshandvest, bedoeld in artikel 5.

3. Het bestuur stelt een model dienstverleningsovereenkomst met ten minste 75% meerderheid van stemmen vast.

1. Het bestuur bestaat uit evenveel leden als er deelnemers zijn.

2. De colleges van de deelnemers wijzen elk één lid uit hun midden aan. Voor ieder lid wordt door en uit het betreffende college tevens een plaatsvervangend lid aangewezen.

3. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt op het tijdstip waarop het lid ophoudt lid te zijn van het college dat hem heeft aangewezen.

4. Indien een zetel van een lid van het bestuur vacant komt, wordt deze tijdelijk vervuld door het plaatsvervangend lid, en wijst het college van de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

5. Het derde en vierde lid zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangende leden.

6. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

7. Ieder lid van het bestuur heeft één stem.

8. Tenzij anders in deze regeling is bepaald besluit het bestuur besluit bij unanimiteit van stemmen, zo lang sprake is van drie deelnemers aan de regeling. Zodra sprake is van meer dan drie deelnemers geldt voor een aantal in deze regeling aangeduide onderwerpen dat daarover met een meerderheid van ten minste 75% van de stemmen wordt besloten.

9. In afwijking van het vorige lid kan op verzoek van een vierde toetreder tot de regeling, alleen voorafgaand aan de toetreding, door de colleges, op voorstel van het bestuur, worden besloten dat door hen aan te wijzen besluiten bij unanimiteit worden genomen.

1. Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als een lid dit nodig acht en daarom vraagt onder schriftelijke opgave van te behandelen onderwerpen. In dit laatste geval vindt de vergadering plaats binnen twee weken na het verzoek.

2. Het bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

1. Het bestuur heeft alle bevoegdheden die het bij of krachtens de wet en deze regeling toekomt.

2. Tot de taken en bevoegdheden van het bestuur behoren in ieder geval:

• a.

  het vaststellen en wijzigen van een bijdragebesluit waarin de verrekensystematiek, die in beginsel is gebaseerd op betaling voor afname, wordt vastgelegd op basis waarvan de financiële bijdragen van de deelnemers voor de uitvoering van de taken, en onderverdeeld in standaard werk, meerwerk en maatwerk worden bepaald. Het bestuur besluit daarover met een meerderheid van ten minste 75% van de stemmen;

• b.

  het opstellen van een model dienstverleningsovereenkomst voor de afname van diensten;

• c.

  het vaststellen en wijzigen van de interne en organisatorische kaders van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

• d.

  het behartigen van de belangen van de bedrijfsvoeringsorganisatie bij andere overheden, instellingen, bedrijven of personen waarmee contact voor de bedrijfsvoeringsorganisatie van belang is;

• e.

  het houden van toezicht op het functioneren van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

• f.

  het nemen van conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht of bezit;

• g.

  het nemen van besluiten tot oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, de raden en staten gehoord.

1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

2. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan. De voorzitter kan na toestemming daartoe van het bestuur het tekenen van bepaalde stukken, welke van het bestuur uitgaan, opdragen aan de manager.

3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en tevens voor de vergaderorde binnen het bestuur.

4. Het bestuur kan de voorzitter machtigen om namens het bestuur te handelen.

5. Het bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

1. Het bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken, schriftelijk aan de colleges en de raden en de staten van de deelnemers de door hen gevraagde inlichtingen. De vragen van en antwoorden aan een college worden ter kennis gebracht van de andere colleges.

2. Het bestuur geeft daarnaast aan de colleges en de raden en de staten ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde beleid nodig is.

3. Een lid van het bestuur is aan het college en aan de raad of staten die hem hebben aangewezen, verantwoording schuldig voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

4. Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft aangewezen worden ontslagen indien dit lid niet meer het vertrouwen van dat college bezit.

1. Het bestuur wordt ondersteund door een directeur, die in de vergaderingen van dit bestuursorgaan een adviserende taak heeft. De directeur fungeert als ambtelijk secretaris van het bestuur.

2. De directeur is in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

3. De aanstelling, de schorsing en het ontslag van de directeur geschiedt door het bestuur.

4. De directeur is belast met de leiding van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

5. De directeur is verantwoording schuldig aan het bestuur.

1. Het bestuur stelt een statuut vast waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur zijn vastgelegd. In dit statuut legt het bestuur tevens vast dat de directeur volmacht en, machtiging wordt verleend omtrent deze taken.

2. In het statuut omtrent de bevoegdheden van de directeur wordt de directeur de bevoegdheid verleend om ten aanzien van specifiek door het bestuur bepaalde bevoegdheden ondervolmacht te verlenen aan de verschillende, daartoe expliciet aangewezen, medewerkers van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

1. Bij de bedrijfsvoeringsorganisatie is personeel werkzaam.

2. Het bestuur stelt de rechtspositie van het personeel vast.

1. Het bestuur zendt jaarlijks voor 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kadernota aan de raden en de staten van de deelnemers. Het bestuur stelt de kadernota met ten minste 75% meerderheid van stemmen vast.

2. Het bestuur stelt jaarlijks voor 15 april een ontwerpbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze, voorzien van een toelichting, tijdig, doch uiterlijk acht weken voordat deze wordt vastgesteld door het bestuur, toe aan de raden en de staten.

3. De begroting, de jaarrekening en het jaarverslag dienen te voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

4. De raden en staten doen het bestuur van hun zienswijze over de ontwerpbegroting blijken.

5. Het bestuur stelt, gehoord de zienswijzen van de raden en staten, de begroting met ten minste 75% meerderheid van stemmen vast en zendt terstond afschriften aan de colleges van de deelnemende gemeenten.

6. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling doch voor 1 augustus, overeenkomstig artikel 58 lid 2 van de wet, aan Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

7. Op wijzigingen van de begroting, die niet leiden tot een verhoging van de bijdrage van de deelnemers, zijn het tweede en vierde lid niet van toepassing. Wijzigingen binnen de programmabegroting mogen worden doorgevoerd door de directeur. De directeur legt daarover verantwoording af aan het bestuur.

8. De artikelen 190 tot en met 219 van de Provinciewet zijn van overeenkomstige toepassing.

9. De inkomsten van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaan uit de door de deelnemers te betalen bijdrage voor de instandhouding van ONS en uitvoering van het standaard werk, uit de vergoeding voor de uitvoering van meerwerk en maatwerk en uit de inkomsten als gevolg van het verrichten van taken voor derden als bedoeld in artikel 4, zevende lid.

10. De kosten voor instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de uitvoering van de taken worden de deelnemers in rekening gebracht op basis van de verrekensystematiek, vastgelegd in het bijdragebesluit als bedoeld in artikel 9, tweede lid.

1. Het bestuur legt over elk kalenderjaar verantwoording af aan de deelnemers over de inkomsten en uitgaven onder overlegging van de daarbij behorende bescheiden.

2. Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar het getrouwe beeld van de baten en lasten en van een onderzoek naar de rechtmatigheid daarvan, alsmede hetgeen voor haar verantwoording van belang is.

3. Het bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, het concept jaarverslag en de voorlopige jaarrekening aan de raden en staten van de deelnemers. De raden en staten kunnen het bestuur van hun zienswijzen op de voorlopige jaarrekening doen blijken.

4. Het bestuur stelt de rekening van het voorafgaande jaar voor 1 juli vast met ten minste 75% meerderheid van stemmen en zendt deze binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli aan Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Van de vaststelling doet het bestuur mededeling aan de colleges en de raden en de staten van de deelnemers.

1. Het bestuur stelt met ten minste 75% meerderheid van stemmen de verrekensystematiek voor het batig of nadelig saldo in enig jaar vast.

2. Een nadelig saldo wordt verrekend tussen ONS en de deelnemers op basis van de verdeelsleutel die wordt gehanteerd voor de bijdrage in de instandhoudingskosten.

3. Het bestuur besluit omtrent het instellen en opheffen van reserves. Het weerstandsvermogen mag maximaal 5% van de jaaromzet bedragen. Alleen wanneer de gekwantificeerde risico’s hoger dan 5% van de jaaromzet zijn dient het weerstandsvermogen daarop te worden aangepast.

4. In het bijdragebesluit en het dienstverleningshandvest worden aanvullende afspraken vastgelegd omtrent onderlinge vrijwaringen en de behandelwijze van een batig of nadelig saldo ten aanzien van maatwerk en meerwerk, zodra deze geleverd wordt.

1. In de begroting wordt op basis van de verrekensystematiek als bedoeld in artikel 9, tweede lid, aangegeven welke bijdrage iedere deelnemer verschuldigd is voor instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en het uitvoeren van de taken, onderverdeeld in standaard werk, maatwerk en meerwerk.

2. De deelnemers dragen er zorg voor dat de bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

3. Indien het bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet deze onverwijld aan het college van gedeputeerde staten van de provincie waarin de deelnemende gemeente is gelegen het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 Gemeentewet respectievelijk aan de Minister van Binnenlandse Zaken van de deelnemende provincie het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 198 en 199 Provinciewet.

1. De deelnemers stellen een beraad van de directeuren bedrijfsvoering of personen met een daarmee gelijk te stellen functie van de deelnemers in, dat toeziet op het bevorderen van de continuïteit van ONS en het collectief opdrachtgeverschap gericht op inhoud, kwaliteit en de kosten van de dienstverlening, waarbij wordt gestreefd naar consensus. Het bedrijfsvoeringsberaad kan het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren.

2. De taak, samenstelling en werkwijze van het bedrijfsvoeringsberaad wordt geregeld in een afzonderlijk en eensluidend instellingsbesluit van de deelnemers. Daarin wordt in ieder geval opgenomen dat het beraad overlegt en afstemt over de volgende onderwerpen:

• a.

  de budgetten/begroting;

• b.

  de jaarrekening;

• c.

  het investeringsprogramma;

• d.

  toe- en uittreding van een deelnemer;

3. De deelnemers aan het bedrijfsvoeringsberaad wijzen uit hun midden een voorzitter van het beraad aan.

4. Het beraad komt tenminste tweemaal per jaar bijeen.

5. In de vergaderingen van het beraad is de directeur van ONS aanwezig.

6. Indien de directeuren bedrijfsvoering dit nodig oordelen, beleggen zij een beraad waaraan de gemeentesecretarissen en de provinciesecretaris deelnemen.

1. Het bestuur is belast met de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van ONS, overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995 en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsvoorschriften en stelt daartoe een archiefregeling vast.

2. ONS is verantwoordelijk voor een overdracht van archiefbescheiden die toekomen aan het bevoegd gezag op een zodanige wijze dat het bevoegd gezag in staat is om aan de wettelijke eisen voor archiefzorg te voldoen.

3. De deelnemers zijn zorgdrager, als bedoeld in artikel 1 sub d van de Archiefwet 1995, voor de archiefbescheiden die ontstaan uit de werkzaamheden die ONS namens de deelnemers verricht.

4. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wordt als archiefbewaarplaats aangewezen het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle.

1. Op initiatief van het bestuur of de deelnemers is wijziging van deze regeling mogelijk. De colleges besluiten daarover met ten minste 75% meerderheid. De colleges hebben daaraan voorafgaande toestemming van hun raden en staten nodig.

2. Het wijzigingsbesluit regelt tenminste de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

1. Toetreding tot deze regeling door colleges of besturen van andere publiekrechtelijke organisaties is mogelijk. Toetreding geschiedt door middel van wijziging van deze regeling. Artikel 21 is van overeenkomstige toepassing.

2. Toetreding is alleen mogelijk indien het bestuursorgaan dat wenst toe te treden - hierna genoemd toetreder - toetreedt voor alle bedrijfsvoeringsgebieden die op dat moment zijn ondergebracht bij ONS.

3. De toetreder zendt een verzoek tot toetreding aan het bestuur.

4. Het bestuur besluit met ten minste 75% meerderheid van stemmen, na daartoe genomen besluiten van de colleges, omtrent de toetreding. Voor toestemming van de colleges is instemming van de raden en staten vereist.

5. De toetreder betaalt de specifieke aansluitkosten in de vorm van een bijdrage aan de bedrijfsvoeringsreserve. De hoogte hiervan wordt bepaald door zijn procentuele aandeel in de totale financiële bijdrage van alle deelnemers, gerelateerd aan de stand van de bedrijfsvoeringsreserve per 1 januari van het jaar waarin toetreding plaats vindt.

1. Uittreding is mogelijk en geschiedt door aangetekend schrijven aan het bestuur.

2. In de eerste vijf jaar na inwerkingtreding van deze regeling is, behoudens bijzondere omstandigheden, geen uittreding door de drie oprichtende deelnemers mogelijk.

3. De opzegtermijn voor uittreding bedraagt drie kalenderjaren tenzij over een kortere termijn overeenstemming bestaat tussen de deelnemers.

4. Het bestuur geeft een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een uittredingsplan op te stellen. Het uittredingsplan wordt vastgesteld door besluit van ten minste 75% meerderheid van de colleges.

5. De financiële gevolgen van uittreding - inclusief eventuele verplichtingen op grond van de Werkloosheidswet en de kosten in verband met de in het vorige lid aangegeven opdracht - komen zoveel mogelijk als toegestaan op grond van vigerende jurisprudentie voor rekening van de uittredende deelnemer.

1. De gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven bij een besluit van ten minste 75% meerderheid van de colleges, na daartoe verkregen toestemming van hun raden en staten.

2. Indien tot opheffing is besloten, gehoord hebbende het beraad van de directeuren bedrijfsvoering, wordt door de deelnemers voorzien in een afwikkeling van de gevolgen van de opheffing en wordt bij besluit van ten minste 75% meerderheid van de colleges een liquidatieplan vastgesteld.

3. Het bestuur geeft een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een liquidatieplan op te stellen ter voorbereiding van het onder het vorige lid bedoelde besluit tot vaststelling.

4. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de beëindiging van de regeling. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en regelt ook de gevolgen voor de door het bestuur in het kader van de regeling gevormde archieven.

1. Indien tussen twee of meer deelnemers, of tussen een of meer deelnemers en ONS een geschil met betrekking tot deze regeling is ontstaan treden zij met elkaar in overleg om tot een oplossing te komen. Indien geen oplossing wordt bereikt, leggen de deelnemers of het bestuur het geschil voor aan een daartoe in te stellen geschillencommissie voordat over een geschil het oordeel van een rechter wordt gevraagd.

2. De geschillencommissie bestaat uit leden van die commissie die worden aangewezen door elk van de bij het geschil betrokken partijen en een door deze commissieleden gezamenlijk aangewezen onafhankelijke mediator.

3. De geschillencommissie brengt aan de betreffende deelnemer(s) en aan het bestuur advies uit over de wijze waarop het geschil kan worden opgelost.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2018 of, wanneer bekendmaking op die datum nog niet heeft plaatsgevonden, daags na de bekendmaking. In dat geval functioneert ONS per 1 januari 2018 al wel conform deze regeling.

2. Onmiddellijk nadat de bevoegde organen van de deelnemers tot het treffen van deze regeling hebben besloten, dragen Gedeputeerde Staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 53 van de wet zorg voor de bekendmaking van deze regeling.

3. De gemeenschappelijke regeling Shared Service Centrum Bedrijfsvoering d.d. 1 oktober 2013 is op de dag van inwerkingtreding van deze regeling ingetrokken.