Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR643923
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR643923/1
Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Rozendaal houdende regels omtrent de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2020)
Geldend van 18-09-2020 t/m heden
Intitulé
Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Rozendaal houdende regels omtrent de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2020)RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Rozendaal;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 augustus 2020, nr. wp20-12 ;
Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
Overwegende dat het wenselijk is een nieuwe verordening vast te stellen betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
BESLUIT
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening 2020)
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1
Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet
- b.
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats
- c.
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte
- d.
archivaris: de ingevolge artikel 32, eerste en tweede lid van de wet en artikel 6, tweede lid, van de gemeenschappelijke regeling aangewezen gemeentearchivaris
- e.
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden
- f.
wet : de Archiefwet 1995
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Artikel 4 Middelen
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Beheervoorschriften
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats aan.
Artikel 10 Strategisch informatie overleg (SIO)
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het instellen van een strategisch informatie-overleg (SIO).
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11 Toezichthouder
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 12 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 13 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 14 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 15 In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 16 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 17 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door burgemeester en wethouders aan de raad
Artikel 18 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Burgemeester en wethouders brengen jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 19 Intrekking
De Archiefverordening Rozendaal 2012, vastgesteld d.d. 20 maart 2012 wordt ingetrokken.
Artikel 20 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking.
Artikel 21 Naamgeving
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2020.
Ondertekening
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 8 september 2020
de griffier
K.M.Schaap
de voorzitter
drs. E. Weststeijn
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl