Reglement van Orde voor de Rondetafelgesprekken van de raad 2020

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit Reglement wordt verstaan onder:

• a.

  voorzitter: voorzitter van een RTG of diens vervanger;

• b.

  griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

• c.

  presidium: het presidium, als bedoeld in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad;

• d.

  fractievolger: persoon, niet zijnde een raadslid, die op verzoek van de fractie ondersteuning verleent aan de fractieleden en die door de fracties als zodanig is aangewezen;

• e.

  lid: de raadsleden en de fractievolgers die op grond van artikel 4 tweede lid deelnemen aan de RTG-en;

• f.

  besluitvormende raadsvergadering: vergadering die debat en besluitvorming door de raad tot doel heeft;

• g.

  wet: Gemeentewet;

• h.

  rondetafelgesprek (RTG): commissievergadering als bedoeld in deze verordening.

Artikel 2. Instelling en doel

• 1.

  De raad stelt conform artikel 82 van de wet de volgende RTG-en in:

• a.

  RTG Ruimte;

• b.

  RTG Samenleving & Bestuur;

• c.

  RTG Politiek-bestuurlijke voorbereidingsronde jaarstukken, bestuursrapportages, perspectiefnota en programmabegroting.

• 2.

  Het RTG Ruimte bereidt de besluitvorming door de raad voor en spreekt met het college of de burgemeester over de onderwerpen wonen, werken, recreatie en de fysieke leefomgeving.

• 3.

  Het RTG Samenleving & Bestuur bereidt de besluitvorming door de raad voor en spreekt met het college of de burgemeester over de onderwerpen maatschappelijke zaken, burger, bestuur en veiligheid.

• 4.

  Het RTG Politiek-bestuurlijke voorbereidingsronde jaarstukken, bestuursrapportage, perspectiefnota en programmabegroting bereidt de besluitvorming van de raad over deze stukken voor en spreekt met het college of de burgemeester over deze stukken.

• 5.

  Indien een onderwerp beide RTG-en genoemd onder het tweede en het derde lid aangaat, bepaalt het presidium of dit onderwerp in beide RTG-en wordt behandeld of dat het RTG dat het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt.

• 6.

  De RTG-en hebben tot doel:

• a.

  het uitwisselen van informatie en meningen in een vroeg stadium van de besluitvorming over een raadsvoorstel;

• b.

  de burger in de gelegenheid te stellen om op de geagendeerde onderwerpen in te spreken.

• 7.

  De RTG-en als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder a. en b. hebben, naast de in lid 6 genoemde doelstellingen, tot doel het inwinnen van informatie en/of het voeren van een debat over onderwerpen zonder dat er voor dit onderwerp een raadsvoorstel is.

Artikel 3. Taken Rondetafelgesprekken

• 1.

  De RTG-en als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder a. en b. hebben de volgende taken:

• a.

  te bepalen of een raadsvoorstel:

• .

  rijp is voor behandeling in de besluitvormende raadsvergadering;

• .

  terug moet komen in een volgend RTG;

• .

  terug moet naar het college om het behandelrijp te maken.

• b.

  het voeren van overleg met het college of met de burgemeester over in ieder geval door het college verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in artikel 2 tweede of derde lid genoemde onderwerpen. De leden kunnen bepalen dat naar aanleiding van dit overleg een onderwerp op de agenda van de raad komt en dan als hamer- of debatstuk behandeld moet worden.

• c.

  het voeren van debat over de geagendeerde onderwerpen.

• d.

  het uitbrengen van een advies aan de raad uit eigener beweging.

• 2.

  Het RTG als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder c. heeft als taak het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de jaarstukken, perspectiefnota, bestuursrapportages en de programmabegroting.

Artikel 4. Samenstelling

• 1.

  Tijdens het RTG als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder a en b neemt per agendapunt één lid per fractie deel, met uitzondering van de grootste fractie. De grootste fractie neemt met maximaal drie leden per agendapunt deel aan het RTG.

• 2.

  De fracties bepalen zelf wie de fractie conform het eerste lid vertegenwoordigt. Dit kan een raadslid en/of een fractievolger zijn.

• 3.

  Een partij kan één fractievolger aanwijzen per raadsperiode.

• 4.

  Voor éénmansfracties geldt dat deze fractie twee fractievolgers mag aanwijzen, als het raadslid van deze éénmansfractie het voorzitterschap van een RTG bekleedt.

• 5.

  Voor elk agendapunt kan een ander raadslid of de fractievolger deelnemen aan de vergaderingen.

• 6.

  Een fractievolger dient te voldoen aan hetgeen in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet is bepaald en dient op een kandidatenlijst voor de laatst gehouden verkiezingen te hebben gestaan.

• 7.

  Voor elke fractievolger stelt de raad een commissie bestaande uit drie leden van de raad in, die voorafgaande aan de deelname van de fractievolger aan het RTG, in openbaarheid onderzoekt of de fractievolger voldoet aan hetgeen in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet is bepaald. De commissie brengt na haar onderzoek verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit, te nemen door de raad, over de toelating van de fractievolger tot het RTG. In het verslag wordt ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

• 8.

  Aan het RTG als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder c nemen alle raadsleden deel. Bij afwezigheid van het raadslid van een eenmansfractie door ziekte of als dit raadslid het RTG voorzit mag deze vervangen worden door zijn fractievolger.

• 9.

  Indien een fractie wil afwijken van het gestelde in lid 3 en 6 dient deze fractie een gemotiveerd verzoek in bij het presidium. Het presidium geeft een advies hierover aan de raad.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een lid en voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  Het lidmaatschap van een fractievolger eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde eisen.

• 3.

  De raad kan een fractievolger ontslaan op voorstel van de fractie die de fractievolger voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4.

  De raad kan de voorzitter ontslaan.

• 5.

  Een fractievolger en voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6.

  Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan, behoudens het bepaalde in de wet en de Kieswet.

• 7.

  Het lidmaatschap van leden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De voorzitter

• 1.

  De raad kiest uit zijn midden één of meer voorzitters voor de RTG-en.

• 2.

  De voorzitter heeft tot taak:

• a.

  het gesprek te leiden;

• b.

  de orde van de vergadering te handhaven;

• c.

  een samenvatting van het besprokene te geven;

• d.

  een samenvatting van de gemaakte afspraken over de verdere behandeling van het onderwerp te geven;

• e.

  de gedane toezeggingen samen te vatten;

• f.

  het doen naleven van deze verordening;

• g.

  hetgeen deze verordening hem opdraagt.

• 3.

  De voorzitter is geen lid van het RTG.

Artikel 7. De Griffier

• 1.

  De griffier ondersteunt de leden en de voorzitter van de RTG-en.

• 2.

  De griffier is bij elk RTG aanwezig.

Artikel 8. Aanwezigheid College en Burgemeester

• 1.

  De burgemeester en wethouders zijn als regel uitgenodigd de RTG-en bij te wonen met als doel te informeren over geagendeerde onderwerpen. Zij kunnen ook deel nemen aan de beraadslagingen.

• 2.

  De burgemeester en de wethouders kunnen medewerkers vanuit de gemeentelijke organisatie het woord namens hen laten voeren over technische vragen van de raadsleden of fractievolgers.

Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 9. Vergaderfrequentie

De RTG-en als bedoeld in artikel 2 vinden plaats volgens een vooraf, door het presidium opgesteld schema of indien het presidium dit nodig acht.

Artikel 10. Oproep

• 1.

  De oproep, agenda en de bijbehorende vergaderstukken worden tenminste zeven dagen voor een RTG op schriftelijke wijze aan de leden door de griffier aangeboden.

• 2.

  De oproep, agenda en de bijbehorende vergaderstukken kunnen ook op elektronische wijze aan de leden worden aangeboden.

Artikel 11. De agenda

• 1.

  Het presidium stelt de voorlopige agenda van de RTG-en vast.

• 2.

  Een raadslid en/of het college kunnen het presidium schriftelijk verzoeken een onderwerp voor een RTG te agenderen. Het schriftelijke verzoek dient te zijn voorzien van:

• a.

  onderwerp;

• b.

  de daarop betrekking hebbende documenten;

• c.

  relevantie.

• 3.

  Het presidium beoordeelt:

• a.

  of een onderwerp, gelet op de doelstelling van de RTG-en, zich leent voor agendering in de RTG-en ;

• b.

  of het doel van de behandeling van een raadsvoorstel duidelijk is;

• c.

  of het onderwerp van een raadsvoorstel zich leent voor behandeling in een RTG of dat behandeling nodig is een besluitvormende of opiniërende raadsvergadering.

• 4.

  Na het verzenden van een oproep als bedoeld in artikel 10 kan de griffier, na overleg met het presidium, tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 5.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het RTG de volgorde van de behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen te komen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving

• 2.

  Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, zijn in afwijking van het eerste en tweede lid enkel elektronisch beschikbaar voor leden. Of de stukken blijven onder berusting van de griffier en verleent deze de leden op verzoek inzage.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

1. RTG-en worden aangekondigd in het huis aan huis-blad en door plaatsing op de gemeentelijke website.

2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 14. Technische/politiek bestuurlijke vragen

• 1.

  Technische/politiek bestuurlijke vragen voor een RTG als bedoeld onder artikel 2 onder a en b over een geagendeerd raadsvoorstel worden zoveel mogelijk voorafgaande aan het RTG, aan het college of de burgemeester gesteld. De vragen worden via een format ingediend bij de griffie.

• 2.

  Het indienen van de vragen kan tot 48 uur voor de aanvang van het RTG. Het college of de burgemeester beantwoordt de gestelde vragen via de griffie zoveel mogelijk vóór het RTG.

• 3.

  Technisch/politiek bestuurlijke vragen die minder dan 48 uur voor of tijdens een RTG zijn ingediend of gesteld, worden mondeling tijdens het RTG door het college of de burgemeester beantwoord. Indien het college of de burgemeester tijdens de RTG-en geen (volledig) antwoord kan geven, worden de vragen na het RTG en uiterlijk 48 uur vóór de besluitvormende raadsvergadering schriftelijk beantwoord.

• 4.

  Indien raadsleden of fractievolgers na het rondetafelgesprek nog technische/politiek bestuurlijke vragen hebben, kunnen zij deze via het format uiterlijk vier dagen voor de besluitvormende raadsvergadering via de griffie stellen aan het college of de burgemeester. Het college of de burgemeester beantwoordt de gestelde vragen uiterlijk 48 uur voor de raadsvergadering.

• 5.

  De griffie stelt alle raadsleden en fractievolgers op elektronische wijze op de hoogte van de beantwoording op de schriftelijke vragen of toezeggingen.

• 6.

  Technische vragen over de jaarstukken, bestuursrapportages, perspectiefnota en programmabegroting kunnen op daartoe opgestelde formats volgens een voorstel van het presidium voorafgaand aan de voorbereidingsronde via de griffie gesteld worden aan het college of de burgemeester. De vragen en antwoorden worden in een verzamelstaat verspreid door de griffie onder alle raadsleden en fractievolgers.

Artikel 15. Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid dat deelneemt aan het RTG de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 16. Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Het RTG kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als volgens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 17. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als het RTG een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 2.

  In het advies worden de standpunten van alle leden opgenomen.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingenover geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 18. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij het RTG anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 3.

  Leden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel keer een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Het RTG kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 20. Spreekrecht burgers

• 1.

  Het presidium kan burgers, maatschappelijke organisaties en ondernemers uitnodigen voor de RTG-en.

• 2.

  Burgers, maatschappelijke organisaties en ondernemers kunnen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten per geagendeerd onderwerp het woord voeren. Dit kunnen zij doen achter het spreekgestoelte of aan de vergadertafel.

• 3.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit verleend heeft. De leden kunnen aan de insprekers korte verhelderende vragen stellen. De voorzitter geeft de insprekers nog een keer het woord als alle vragen van de leden zijn beantwoord.

• 4.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

• d.

  onderwerpen die niet op de agenda staan.

• 5.

  Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk op de dag van de vergadering vóór 16.00 uur aan de griffier. Insprekers kunnen zich ook melden aan het begin van een agendapunt.

• 6.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 7.

  Per agendapunt krijgt elke spreker maximaal vijf minuten het woord, ongeacht of men inspreekt namens meerdere personen. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

Artikel 21. Voorstellen van orde

• 1.

  De voorzitter en de leden kunnen tijdens het RTG mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslissen de leden terstond.

Artikel 22. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  De voorzitter kan het RTG voorstellen aan een lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de raad, op voorstel van de voorzitter van de raad en op advies van het presidium, besluiten hem bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

• 3.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 23. Verslag

• 1.

  De griffier draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en lijst van conclusies en toezeggingen van het RTG.

• 2.

  De lijst van conclusies en toezeggingen van het RTG wordt ter vaststelling aangeboden op de agenda van de eerstvolgende besluitvormende raadsvergadering.

• 3.

  De leden van de raad, fractievolgers, de voorzitter, het college, de burgemeester en de griffier hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen indien de lijst van toezeggingen en conclusies onjuistheden weergeeft. Een voorstel tot verandering dient 24 uur vóór de aanvang van de eerstvolgende besluitvormende raadsvergadering bij de griffier te worden ingediend.

• 4.

  Het audioverslag wordt binnen één week op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 24. Algemeen

Op een besloten RTG zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van het RTG.

Artikel 25. Verslag

• 1.

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk audioverslag opgenomen dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad anders besluit conform het tweede lid. Het audioverslag is door de leden van de raad, fractievolgers, voorzitter, het college, de burgemeester, aanwezige ambtenaren en griffier, op verzoek na te luisteren bij de griffier.

• 2.

  De lijst van toezeggingen en conclusies wordt in de eerstvolgende besluitvormende raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het audioverslag en de overige stukken van het besloten RTG. De lijst van toezeggingen en conclusies wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 26. Geheimhouding

Voor de afloop van het besloten RTG beslist het RTG overeenkomstig artikel 86 eerste lid van de wet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 27. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt daarover, als het RTG die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met het RTG overleg gevoerd.

Artikel 28. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2.

  Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd toehoorders die op welke manier ook de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren, kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

• 4.

  Aanwezigen worden actief gewezen op openbaarheid van vergaderingen en regels rondom de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 29. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 30 Verbod gebruik mobiele communicatiemiddelen

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens een openbare vergadering het gebruik van alle mobiele communicatiemiddelen, die inbreuk maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.

Artikel 31 Aanvulling verordening

In de gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, beslist het RTG op voorstel van de voorzitter.

Artikel 32 Inwerkingtreding

• 1.

  De verordening ‘Reglement van Orde voor de Rondetafelgesprekken van de raad 2010’, laatst gewijzigd in de raadsvergadering van 4 oktober 2018, wordt ingetrokken bij inwerking treding van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020. 

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Reglement van Orde voor de rondetafelgesprekken 2020’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 12 december 2019

De raad vande gemeente West Maas en Waal,