Nadere regels betreffende Cofinanciering Lokaal Economisch Fonds (LEF) gemeente Alphen aan den Rijn 2018

Ondertekening

Toelichting

Inleiding

De raad van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft eind 2015 een Economisch Actieprogramma 2016 – 2019 vastgesteld om samen met bedrijven, onderwijs en kennisinstellingen te werken aan een sterke, vitale en groene economie. In dit programma zijn vier speerpunten benoemd:

• Het versterken van het ondernemers- en vestigingsklimaat

• Passende aansluiting van onderwijs en bedrijfsleven

• De ontwikkeling naar een groene en circulaire economie

• Uitbouwen van de vrijetijdseconomie

Voor het behalen van de doelstellingen heeft de gemeente een aantal acties opgesteld. De gemeente wil o.a. initiatieven uit de samenleving ondersteunen en stimuleren die bijdragen aan het behalen van de doelen uit het Economisch Actieprogramma. Om deze ondersteuning van projecten op een transparante wijze te regelen is er een cofinancieringsregeling nodig. Deze “Nadere regels” vervullen deze functie.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel zijn de begrippen gedefinieerd die van belang kunnen zijn voor de toepassing van de regeling. Hierbij is onder andere het onderscheid tussen grote en kleine projecten verduidelijkt. Dit is cruciaal omdat voor de verschillende soorten projecten andere eisen worden gesteld en een andere procedure van toepassing is. Een groot project is een project waarbij de aanvraag voor cofinanciering vanaf € 10.000 en tot maximaal € 50.000 is. Bij een klein project wordt een cofinancieringsbijdrage gevraagd tot maximaal € 10.000. De Economic Development Board Alphen a/d Rijn (EDBA) adviseert over de inhoudelijke bijdrage van de kleine projecten aan de economische doelstellingen. Daarnaast geeft de EDBA advies over de beoordeling van de aanvragen van grote projecten aan het College. Deze beoordeling gebeurt op basis van het opgestelde toetsingskader waaraan de ingediende aanvragen getoetst kunnen worden. Het toetsingskader is cruciaal bij het beoordelen van de aanvragen, deze is tevens door het College vastgesteld en is als bijlage bij de regeling gevoegd. Binnen de regeling wordt onder meer waarde toegekend aan samenwerking binnen de Triple Helix, dat wil zeggen de samenwerking tussen overheid, onderwijs en ondernemers. In de begripsbepalingen is daarom bepaald wat verstaan wordt onder onderneming, kennisinstelling en overheid. Onder kennisinstelling worden niet alleen onderwijsinstellingen verstaan, maar ook andere instellingen die zich bezig houden met onderzoek. Exploitatiekosten zijn als zijnde subsidiabele kosten uitgesloten. Deze kosten zouden ook bij een normale bedrijfsvoering worden gemaakt en zijn hiermee niet projectgebonden.

Artikel 2 Asv 2014

De Asv 2014 is van toepassing, tenzij daarvan in deze regeling uitdrukkelijk wordt afgeweken. De cofinanciering die op grond van deze regeling worden verstrekt zijn aan te merken als eenmalige subsidies. Van structurele subsidies is geen sprake.

Artikel 3 Doel

Het doel van de cofinancieringsregeling is gekoppeld aan het Economisch Actieprogramma 2016-2019; dit leidt tot een ruime formulering. De gemeente wil hiermee de regeling toepasbaar maken voor een grote groep. Hoewel het doel ruim geformuleerd is, betekent dit niet dat er lage eisen worden gesteld aan het project. De bijdrage die het project levert aan tenminste één van de doelstellingen uit het Economisch Actieprogramma dient aanzienlijk te zijn. De cofinancieringsregeling heeft als doel het stimuleren en ondersteunen van projecten die bijdragen aan het Economisch Actieprogramma.

Artikel 4 Subsidiabele activiteiten

In dit artikel zijn de subsidiabele activiteiten opgenomen en aan welke eisen deze moeten voldoen om in aanmerking te komen voor cofinanciering. Hierbij is een belangrijk onderscheid gemaakt tussen de grote en kleine projecten. Voor grote projecten gelden beduidend meer eisen. De eisen die zijn opgenomen in lid 1 zijn niet cumulatief, de eisen die zijn opgenomen in lid 2 zijn wél cumulatief. De aanvullende eisen die worden gesteld zijn opgenomen in lid 3 en zijn tevens cumulatief, dit wil zeggen dat een project aan alle in sub a. t/m d. opgenomen vereisten moet voldoen. Het EDBA beoordeelt in hoeverre het project bij draagt aan het realiseren van de doelstellingen van het Economisch Actieprogramma. Het EDBA adviseert het College bij de besluitvorming hieromtrent.

Artikel 5 Criteria voor de aanvrager

In dit artikel zijn de criteria voor aanvragers opgenomen. Hierbij zijn natuurlijke personen uitgesloten. De cofinancieringsregeling is onder andere bedoeld om bedrijven, kennisinstellingen en overheden met elkaar te laten samenwerken. In de Asv is opgenomen dat rechtspersonen met een winstoogmerk niet gesubsidieerd kunnen worden. Omdat bedrijven per definitie een winstoogmerk hebben is in lid 3 opgenomen dat er afgeweken wordt van de Asv. Bedrijven hebben vaak een belangrijke rol bij innovatieve samenwerkingsprojecten. Daarmee zijn bedrijven ook een belangrijke speler binnen de cofinancieringsregeling. Stichtingen en verenigingen vallen ook onder het begrip “onderneming”.

Artikel 6 Aanvraag kleine projecten

Dit artikel betreft de aanvraagprocedure voor kleine projecten. Het indienen en behandelen van de aanvraag voor kleine projecten is eenvoudiger dan bij een aanvraag voor grote projecten. Dit is met als doel gedaan dat de aanvraagprocedure voor kleine projecten niet onnodig ingewikkeld moet zijn. De regeling moet juist een stimulans zijn zonder dat er hoge drempels opgeworpen worden door de te volgen procedure. Ook inhoudelijk worden er minder eisen gesteld aan de aanvraag voor kleine projecten. Omdat het om lagere bedragen gaat kan niet verwacht worden dat een project met een kleine omvang dezelfde doelstellingen kan bereiken als een groot project welke beschikking heeft tot meer financiële middelen. Een aanvraag voor een klein project kan gedurende de hele looptijd van de regeling worden ingediend.

Omdat het kleinere projecten betreft is de looptijd ook gesteld op maximaal 2 jaar. Dit stimuleert de aanvrager om het project direct uit te voeren.

Artikel 7 Aanvraag grote projecten

De aanvraagprocedure voor grote projecten gebeurt via een tenderprocedure en is aan meer regels verbonden. De tenderregeling wordt op vaste data opengesteld. Het openstellen van de tenderregeling gebeurt 1 maand voor de sluitingsdatum. Na de sluiting van de openstelling kan de aanvrager op verzoek van de gemeente de aanvraag aanvullen indien de aanvraag niet volledig is. Dit geeft de gemeente de mogelijkheid om de aanvragers eenmalig de kans te geven hun cofinancieringsaanvraag aan te vullen indien er stukken ontbreken. Gezien de aard van de tenderprocedure kunnen stukken die betrekking hebben op de inhoudelijke beoordeling van het project niet opgevraagd (en aangeleverd) worden.

De beoordeling van de aanvragen gebeurt op basis van het toetsingskader. Om voor cofinanciering in aanmerking te komen moeten projecten in ieder geval ten minste 6 punten scoren op de inhoudelijke voorwaarden van het toetsingskader. De EDBA kan het College adviseren welke aanvragen het meeste bijdragen aan de doelstellingen van het Economisch Actieprogramma. Het College maakt vervolgens de finale selectie van de projecten waaraan cofinanciering beschikt wordt, mede op basis van het door de EDBA afgegeven advies. De rangorde van de projecten is bepalend voor welke projecten cofinanciering toegekend krijgen en welke niet. Gezien de aard van de tenderprocedure is in lid 11 een afwijking van de Asv opgenomen.

Artikel 8 Cofinancieringsplafond en verdeelcriteria

In dit artikel zijn de cofinancieringsplafonds en de verdeelcriteria opgenomen. Er is in totaal € 550.000 aan middelen beschikbaar per jaar. In lid 2 is bepaald dat het deelplafond voor kleine projecten € 100.000 is. Per jaar zal voor de tenderprocedures € 450.000 beschikbaar zijn, dit wordt evenredig verdeeld over de vastgestelde tenderprocedures. Indien de gelden van de een tender niet volledig benut worden zal het resterende bedrag beschikbaar worden gesteld bij de eerstvolgende tender van hetzelfde jaar. Zo wordt een zo groot als mogelijk deel van de jaarlijks beschikbare € 450.000 besteed aan ingediende projecten.

Artikel 9 Subsidiabele kosten

Structurele activiteiten, exploitatie en aanschaffen van reguliere bedrijfs- en productiemiddelen helpen niet bij het behalen van de doelstelling. De cofinanciering is bedoeld om innovatieve en duurzame projecten te helpen met opstarten, waarna de projecten op eigen kracht door kunnen. Daarom zijn in dit artikel enkele uitzonderingen op de subsidiabele kosten opgenomen. De overige kosten zijn subsidiabel mits deze projectgebonden zijn. Hiertoe behoort ook niet-verrekenbare BTW.

Inzet van uren door personeel van samenwerkingspartners is niet subsidiabel. Indien externe expertise wordt ingehuurd, zijn deze kosten wel subsidiabel.

Artikel 10 Hoogte van de cofinanciering

Maximaal 60% van de subsidiabele kosten van het aangevraagde project kunnen gefinancierd worden. De overige 40% van de projectkosten moeten door de aanvrager zelf beschikbaar gesteld worden. Dit hoeft geen eigen bijdrage te zijn, maar mag bestaan uit cofinanciering van andere subsidieverstrekkers. De aanvrager kan altijd minder dan 60% cofinanciering aanvragen, bij grote aanvragen kan dit positief meewegen in het aantal punten wat aan het project wordt toegekend. Stapelen van subsidies van de gemeente zelf is niet mogelijk.

Het stapelen van gemeentelijke subsidies is bewust uitgesloten. Hiermee wordt voorkomen dat er niet transparante subsidiering plaatsvindt. Deze regeling is een cofinancieringsregeling met als doel partijen te helpen om goede initiatieven op te starten. Daarbij is het borgen van de continuïteit van het project een randvoorwaarde.

In lid 4 van het artikel is opgenomen dat na het uitvoeren van een klein project een vervolgaanvraag gedaan kan worden voor een groot project. In dat geval is de maximum cofinanciering voor grote projecten leidend. Dit betekent dat het maximum voor beide projecten samen € 50.000 zal zijn.

Artikel 11 Verplichtingen van de cofinancieringsontvanger

Organisaties die cofinanciering verstrekt krijgen dienen op verzoek van de gemeente een voortgangsrapportage in. De gemeente levert het format voor de voortgangsrapportage aan. De voortgangsrapportage bestaat onder andere uit:

• Op basis van de ingediende projectaanvraag een voortgangsbeschrijving van het project en de tot op heden behaalde resultaten, inclusief realisatie van de begroting en planning;

• Beschrijving van de afwijkingen en verwachte afwijkingen ten opzichte van de ingediende projectaanvraag met uitleg van de reden waarom er afgeweken wordt.

Het project dient binnen één jaar na het afgeven van de cofinancieringsbeschikking van start te gaan. Hierover dient bij de voortgangsrapportage gerapporteerd te worden. Daarnaast is de cofinancieringsontvanger verplicht om de communicatie-uitingen zoals in lid 4 opgenomen in acht te nemen. Het te gebruiken logo wordt door de gemeente/EDBA beschikbaar gesteld.

Artikel 12 Weigeringsgronden

In dit artikel zijn de weigeringsgronden opgenomen, die gelden in aanvulling op de weigeringsgronden die opgenomen zijn in de Asv 2014. Hierbij is voor grote projecten in lid 2 opgenomen dat projectaanvragen die niet geselecteerd zijn op basis van de tenderprocedure geen aanspraak kunnen maken op de cofinanciering. In lid 5 is gewaarborgd dat enkel projecten die de cofinanciering nodig hebben voor de uitvoering van het project, aanspraak kunnen maken op de cofinanciering. Indien een project al is gestart is hier geen sprake van. Om die reden zal het verlenen van cofinanciering aan het betreffende project geweigerd worden. Het project is gestart als er al kosten zijn gemaakt of projectactiviteiten zijn uitgevoerd. Voorbereidende werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het opstellen van een projectplan, het voeren van overleggen, opvragen van offertes en dergelijke t.b.v. het indienen van een projectaanvraag worden niet gezien als een start van een project.

In lid 4 is opgenomen dat indien er voor het project ook subsidie wordt aangevraagd vanuit het LEADER-programma, het project niet in aanmerking komt voor cofinanciering vanuit deze regeling.

Tenslotte mag het College weigeren om cofinanciering te verlenen als de opgestelde begroting, en de daarvoor gevraagde cofinanciering, niet redelijkerwijs in verhouding staat tot de te behalen resultaten. Hiermee kan het College een cofinancieringsaanvraag weigeren indien het project weliswaar bijdraagt aan de doelen uit het Economisch Actieprogramma, maar de middelen niet voldoende effectief worden besteed om de resultaten te behalen.

Artikel 13 Betalen van voorschotten

Een voorschot op de cofinanciering bedraagt 70% van het in de cofinancieringsbeschikking genoemde bedrag. Het voorschot wordt direct bij het verlenen van de cofinancieringsbeschikking uitbetaald. Het restant van de te verstrekken cofinanciering wordt uitbetaald bij de cofinancieringsvaststelling op basis van de ingediende verantwoording van behaalde resultaten en gemaakte subsidiabele kosten.

Artikel 14 Cofinancieringsvaststelling

Verstrekte cofinancieringen worden allemaal vooraf toegewezen en achteraf vastgesteld. In afwijking van artikel 16 lid 1 Asv dient de cofinancieringsontvanger binnen twee maanden na afloop van het project een verzoek tot cofinancieringsvaststelling in. Deze wordt vervolgens door de gemeente beoordeeld. Ook voor de vaststelling stelt de gemeente een format beschikbaar. Voor grote projecten moeten ook de in de Asv genoemde bijlagen worden toegevoegd. Na de vaststelling wordt het resterende bedrag waar de cofinancieringsontvanger conform deze regeling aanspraak op kan maken, door de cofinancieringsverlener uitgekeerd. Dit kan lager dan 30% van de oorspronkelijk beschikte cofinanciering zijn, indien de subsidiabele kosten in werkelijkheid lager zijn dan oorspronkelijk in de beschikking aangenomen.

Bijlage toetsingskader LEF