Regeling gebruik dienstauto’s gemeente Vlaardingen

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: 1. Medewerker

De ambtenaar in de zin van artikel 1:1, eerste lid, onder a van de CAR alsmede uitzendkrachten,

detacheringkrachten, stagiaires en personen die anderszins werkzaam zijn bij of voor de gemeente Vlaardingen.

2. College

Het college van burgemeester en wethouders.

3. Gebruikers

Medewerkers die gebruik maken van gemeentelijke dienstauto’s.

4. Black box

De in de dienstauto gemonteerd geautomatiseerd systeem voor ondersteuning van de rittenregistratie.

5. Tag

De sleutel waarmee het geautomatiseerd rittenregistratie systeem kan worden geactiveerd bij aanvang van een rit.

6. Dienstauto

Een personenauto in gebruik bij de gemeente Vlaardingen.

7. Rittenregistratie

Gegevens met betrekking tot de met het voertuig gemaakte ritten blijkend uit de kilometeradministratie.

8. Werktijd

De periode gedurende welke door de medewerker arbeid moet worden verricht.

Artikel 2 Toepassing

1. Deze regeling is van toepassing op alle medewerkers werkzaam bij de gemeente Vlaardingen, die voor hun werk gebruik dienen te maken van een dienstauto.

2.  In deze regeling is vastgelegd hoe wordt omgegaan met het gebruik van de dienstauto’s en de elektronische rittenadministratie.

Artikel 3 Gebruik

1. Gebruik van een dienstauto is alleen toegestaan voor zakelijke doeleinden.

2. Privé gebruik van een dienstauto is niet toegestaan.

3. Gebruik van een dienstauto is alleen toegestaan in overleg met leidinggevende.

4. De dienstauto mag alleen door de gebruiker zelf gereden worden.

5. De gebruiker dient in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs.

6. De gebruiker is verplicht bij aanvang van elke rit, door middel van de tag, gebruik te maken van het elektronische rittenregistratiesysteem.

7. Boetes wegens verkeersovertredingen begaan met de ter beschikking gestelde dienstauto komen voor rekening van de gebruiker.

8. Het is niet toegestaan in de dienstauto te roken, te eten of te drinken of gebruik te maken van een mobiele telefoon (zonder handsfree-optie).

9. Eventuele kosten die voortvloeien uit het gebruik van middelen die de rijvaardigheid beïnvloeden (o.a. alcohol en medicijnen) zijn voor rekening van werknemer.

10. De gebruiker dient de dienstauto te gebruiken zoals het een goed medewerker betaamd.

Artikel 4 Beheer en reservering

1. De dienstauto’s worden beheerd door Facilitair VIA.

2. Een medewerker dient via Topdesk een reservering te plaatsen voor het gebruik van één van de gemeenschappelijke dienstauto’s

3. Een medewerker dient eveneens een reservering in Topdesk te plaatsen in geval hij gebruik wil maken van een algemene chauffeurstag voor één van de andere dienstauto’s.

4. De reservering wordt in behandeling genomen door de Servicedesk waarna deze wordt goed- of afgekeurd.

5. Bij deze reservering dient door de gebruiker de reden en duur van het gebruik vermeld te worden. Indien er geen reden of duur wordt vermeld bij de reservering zal de reservering worden afgekeurd.

6. Het gestelde in dit artikel, lid 2 tot en met 5 geldt niet voor de voertuigen waarvoor een chauffeurssleutel en tag op naam van de medewerker is verstrekt (in verband met de aard van de functie).

7. Na gebruik van de dienstauto wordt de sleutel en bijbehorende tag ingeleverd op de voor dat voertuig afgesproken locatie (centraal of binnen betreffende afdeling).

8. Alle dienstauto’s dienen na gebruik binnen het terrein van de gemeente Vlaardingen geparkeerd te worden ofwel op de daarvoor bestemde openbare parkeerplaatsen.

9. Het genoemde in lid 6 van dit artikel geldt niet in geval medewerker belast is met een beschikbaarheidsdienst en in verband daarmee kan worden opgeroepen om werkzaamheden te verrichten buiten de afgesproken werktijden.

Artikel 5 Gegevens rittenregistratiesysteem

1. De gegevens vanuit de Blackbox worden gebruikt ten behoeve van het inzichtelijk maken van de rittenadministratie, zoals verplicht door de Belastingdienst.

2. Indien een medewerker wordt verdacht van onrechtmatig gebruik, en/of het overtreden van deze regeling, kan gerichte controle plaatsvinden nadat er toestemming is verleend door het afdelingshoofd Facilitair VIA.

3. Deze controle bestaat uit het inzichtelijk maken van de kilometer- en ritgegevens van het betreffende voertuig.

4. In geval van verdenking van onrechtmatig gebruik zal de betreffende gebruiker gehoord worden door zijn direct leidinggevende.

5. Na zorgvuldige overweging kan het constateren van oneigenlijk gebruik, leiden tot het opleggen van een disciplinaire straf als bedoeld in hoofdstuk 16 CAR/UWO, met inachtneming van de procedure.  

Artikel 6 Verzekering en schade

1. Werkgever is verantwoordelijk voor het afsluiten van de verzekeringen, waaronder een ongevallen/inzittendenverzekering.

2. Schade aan de dienstauto dient door de gebruiker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 24 uur gemeld te worden aan Facilitair VIA, door het inleveren van een ingevuld en ondertekend schadeformulier bij de Servicedesk. Reparaties worden alleen uitgevoerd in  overleg met afdeling Facilitair VIA. Bij het niet tijdig inleveren van het schadeformulier zijn de financiële gevolgen voor de gebruiker.

3. De gebruiker controleert voor het gebruik de dienstauto op schade.

4. Schade die ontstaan is doordat een gebruiker in strijd met deze regeling heeft gehandeld, en/of te wijten is aan roekeloos handelen van de gebruiker, wordt op de gebruiker verhaald.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gebruik dienstauto’s gemeente Vlaardingen”, en treedt in werking met ingang van 1 maart 2014.