Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen houdende regels omtrent inkoopproces (Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Vlaardingen 2019)

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na. Inkoop vindt plaats in een dynamische en veranderende omgeving. De Gemeente dient hier rekening mee te houden en continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. De inkoopdoelstellingen zijn afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Inkoop streeft ernaar continu toegevoegde waarde aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Vlaardingen te leveren. Er kan geen optimale inkoop plaatsvinden zonder in contact te blijven met de “buitenwereld”.

Bureau Inkoop Maassluis, Vlaardingen, Schiedam (BI-MVS) is het regionale inkoopbureau voor de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen, Schiedam en StroomopwaartsMVS. Zij streeft ernaar de samenwerking met name bij Europese aanbestedingen tussen de drie Gemeenten en Stroomopwaarts te bevorderen.

Uitgangspunten bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten door de Gemeente zijn:

• 1.

  Juridisch: hoe gaat de Gemeente om met de relevante wet en- regelgeving?

  (zie hoofdstuk 2)

• 2.

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI): hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie hoofdstuk 3)

• 3.

  Economisch: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers?

  (zie hoofdstuk 4)

• 4.

  Organisatorisch: hoe koopt de Gemeente in? (zie hoofdstuk 5)

LET OP: de bronnen en linken naar websites zijn de actuele gegevens ten tijde van het opstellen van dit document. Eén ieder is verantwoordelijk om de laatste updates te gebruiken, waarvan de verwijzingen mogelijk niet in dit document staan.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

APO Agenda post, een advies aan het College van Burgemeester en Wethouders.

AVG Algemene verordening gegevensbescherming.

Bibob Een aanbestedende dienst kan aan het Landelijk Bureau Bibob van het ministerie van Justitie en Veiligheid een Bibob advies vragen wanneer zij twijfelt aan de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Door inschakeling van het Landelijk Bureau Bibob krijgt de dienst toegang tot gesloten justitiële bronnen. Het advies is niet bindend maar kan gebruikt worden om een gegadigde of inschrijver uit te sluiten. De uitsluitingsgronden zijn niet verruimd door de invoering van de Wet Bibob. De beslissing om een gegadigde of inschrijver uit te sluiten blijft de bevoegdheid van een aanbestedende dienst (PIANOo).

BPKV Beste Prijs Kwaliteit Verhouding, bij de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV, voorheen EMVI, Economisch Meest Voordelige Inschrijving) worden naast prijs ook andere kwaliteitsaspecten mee gewogen in de beoordeling van de inschrijvingen. BPKV kan ingezet worden om inschrijvers te stimuleren meer te bieden dan wat geëist wordt. In feite concretiseren de BPKV-criteria de wensen die de aanbesteder heeft boven op de minimumeisen voor een bepaalde opdracht (PIANOo) Beste prijs kwaliteitverhouding BPKV.

BI-MVS Bureau Inkoop, Maassluis, Vlaardingen en Schiedam ook wel Bureau Inkoop MVS of BI-MVS genoemd. Dit betreft het gezamenlijke regionale inkoopbureau van de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam.

Contractant De in de overeenkomst (het contract) genoemde wederpartij van de Gemeente.

Contractmanagement Het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop, eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, met als doel het faciliteren van de volledige benutting van contracten en het genereren van managementrapportages (NEVI, 2010).

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet:

een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer dienstverleners en één of meer aanbestedende Diensten, en die

• •

  uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van Diensten,

• •

  betrekking heeft op het leveren van producten en/of het uitvoeren verrichten van Diensten als bedoeld in onderdeel a, indien de waarde van die Diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten en/ of het uitvoeren van het werk.

Drempelbedragen De waarde van een aan te besteden Werk, Dienst of Levering, waarboven meervoudig onderhands of Europees moet worden aanbesteed, dan wel een advies ingewonnen dient te worden bij het Inkoopadviesteam.

GVA Een Gedragsverklaring aanbesteden is een verklaring van de minister van Justitie en Veiligheid, dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale-sectoropdrachten, concessieovereenkomsten voor openbare Werken of prijsvragen (PIANOo).

Gemeente De Gemeente Vlaardingen gevestigd, Westnieuwland 6 te Vlaardingen.

Inkoop (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op het verstrekken van opdrachten tot het verkrijgen van Werken, Leveringen of Diensten en die één of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Inkoopadviesteam Een samenwerking binnen de Gemeente Vlaardingen van medewerkers met een inkooprol. Zij zijn het aanspreekpunt voor vragen over enkelvoudige en meervoudig onderhandse Inkopen.

Inkoopvoorwaarden De geldende (vigerende) algemene inkoopvoorwaarden Vlaardingen en Schiedam.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet:

Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer leveranciers en één of meer aanbestedende Diensten en die betrekking heeft op:

• •

  de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of

• •

  de Levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die Levering.

MVI Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, dit houdt in dat er bij een aanbesteding rekening wordt gehouden met de 17 duurzaamheidsdoelen die de Verenigde Naties benoemd hebben, de Sustainable development goals. Zie voor uitwerkingen het MVI actieplan.

Sustainable development goals

MVS Maassluis, Vlaardingen en Schiedam.

Offerte Een schriftelijk aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige uitvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

SROI Social Return on Investment, naast het “gewone” rendement een investering van de Opdrachtnemer. Deze investering levert een concrete sociale winst (return) op.

TenderNed TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen alle aanbestedingen van de overheid.

Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet:

Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer aannemers en één of meer aanbestedende Diensten en die betrekking heeft op:

• •

  de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van Werken in het kader van de in de Europese aanbestedingsrichtlijn aangewezen werkzaamheden,

• •

  de uitvoering of het onderwerp en de uitvoering van een werk, of

• •

  het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet.

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• A.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

• De Gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt, effectief en Maatschappelijk Verantwoord In (MVI). De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en in verhouding staan tot de “opbrengst of uitkomst” van het inkoopproces. Het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor bedrijven tot gemeentelijke opdrachten.

• B.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop, de planning en het Contractmanagement. Er wordt doorlopend geïnvesteerd in, inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de actuele marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens aan de Ondernemer te verstrekken die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. De Gemeente zal als opdrachtgever objectief met in achtneming van de huidige wet en regelgeving in contact treden met de markt of Contractant.

• C.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.

• Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Bij het inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding dient er rekening mee gehouden te worden dat bijvoorbeeld de waarde van service-contracten, naleveringen, vervanging en reparatie tot dezelfde opdracht behoren als het verkrijgen van de dienst, het product of de Levering.

• D.

  Een continu positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente.

• Van inkoopprocessen wordt verwacht dat zij ondersteunend zijn en bijdragen aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• E.

  Zorgen voor administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers.

• Zowel de Gemeente als de Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente probeert deze lasten zoveel mogelijk te verlichten door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De uitzondering op dit streven betreft de verplichtingen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die een (groot) aantal verplichtingen op partijen legt. De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Waar dit mogelijk en gewenst is, zal de Gemeente digitaal Inkopen en aanbesteden en daarbij steeds de mogelijkheden en onmogelijkheden van de markt in overweging nemen.

• F.

  Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel mogelijk laten aansluiten op het algemene beleid van de Gemeente.

• In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende gemeentelijke (interne) beleidsstukken:

  • •

    Actieplan economie Vlaardingen 2030 vastgesteld op 30 oktober 2012 (Actieplan economie Vlaardingen 2030)

  • •

    Social return (SROI), vastgesteld op 25 oktober 2016

  • •

    De Gedragscode integriteit voor medewerkers 12 september 2006 Gedragscode integriteit, 2015

  • •

    Manifest maatschappelijk verantwoord inkopen Manifest maatschappelijk verantwoord inkopen (Gemeente Maassluis, Vlaardingen en Schiedam, 2017)

  • •

    MVI-actieplan, MVI inkopen

  • •

    Leidraad Groslijstmethodiek voor meervoudig onderhandse aanbestedingen van civiel‐en cultuurtechnische Werken 17 mei, 2017 Leidraad groslijst

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische, maatschappelijke, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

2.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

De (Europese) wet- en regelgeving zal door de Gemeente zoveel mogelijk restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante geldende wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de geldende Europese richtlijnen aanbesteden. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) Drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen Aanbestedingswet.

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  Gids Proportionaliteit: regels in verband met de proportionaliteitseis (zie nog hieronder) en een nadere uitwerking van deze eis.

• •

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor Gemeenten.

• •

  Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2.2 Klachtenafhandeling

De Gemeente heeft vanaf 1-1-2019 een eigen klachtenmeldpunt. Klachten over of rondom een aanbesteding dan wel over inkoop in het algemeen, kunnen ingediend worden via inkoop@vlaardingen.nl. In de loop van 2019 zal de klachtenprocedure verder vorm gegeven worden.

Indien de klacht niet naar tevredenheid is opgelost, of er geen overeenstemming is bereikt dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de commissie van aanbestedingsexperts Commissie van aanbestedingsexperts.

2.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat of niet wenselijk is. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• •

  Het geldende Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) (ook bij aanbestedingen onder de Europese Drempel) Aanbestedingsregels.

• •

  De geldende Gids Proportionaliteit Gids-proportionaliteit.

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden VS 2019, de Algemene Inkoopvoorwaarden VS dienen altijd bij de stukken toegevoegd te worden (verwijzen naar de website is niet voldoende).

• •

  De geldende UAV voor Werken Uniforme Administratieve Voorwaarden.

• •

  De geldende DNR voor ingenieursdiensten en architecten DNR.

• •

  De geldende GIBIT voor IT overeenkomsten GIBIT.

• •

  De geldende ARVODI voor het ter beschikking stellen van personeel (Algemene Rijksvoorwaarden voor Diensten, ARVODI.

2.4 Algemene beginselen bij Inkoop

• A.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

  De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) Drempelwaarden, en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) Drempelwaarden, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • •

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • •

    Non-discriminatie: De Gemeente behandelt Ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze.

  • •

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling.

  • •

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig in verhouding tot de opdracht zijn. De Gemeente past in de regel het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • •

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

  • •

    Objectiviteit: De Gemeente zal alle inschrijvingen objectief beoordelen aan de hand van de opgestelde eisen en criteria voor de geldende aanbesteding.

• B.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

  De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van het geldende mandaat- en vertegenwoordigingsbesluit van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en rechtsgeldige bestuursrechtelijke en/of civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Het besluit wordt genomen, door het college van burgemeester en wethouders op basis van een APO, na advies van minimaal BI-MVS en Juridische Zaken, en voor zover het één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Een aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst. Door het ondertekenen van het MVI-manifest (Gemeente Maassluis, Vlaardingen en Schiedam, 2017) in 2016 door de Gemeente Maassluis, Vlaardingen en Schiedam is die intentie ook vastgelegd. Het vastgestelde MVI-actieplan geeft handvatten om MVI in te kopen en aan te besteden.

3.1 Integriteit

• A.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

• De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor (de schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• B.

  De Gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.

• De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers met deugdelijk werkgeverschap, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (GVA).

• C.

  De Gemeente werkt enkel met bonafide organisaties.

• De Gemeente kan ter voorkoming van het faciliteren van criminele organisaties de wet Bibob toepassen bij nationaal openbare en Europese aanbestedingen op het gebied van bouw, ICT en milieu. Uitkomsten van dat onderzoek kunnen leiden tot uitsluiting van een Ondernemer van deelname aan de aanbesteding.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt er gestreefd om zo duurzaam mogelijk met mens, milieu en omgeving om te gaan. Naar aanleiding van het ondertekenen van het MVI-manifest heeft de Gemeente voor de onderstaande doelstellingen gekozen. Expliciet vermelden we dat de Gemeente Werken, Leveringen en/of Diensten weert die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers en het niet-betalen van een leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

In de aanbestedingstrajecten komt MVI op de volgende wijze terug:

• •

  In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen, de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden MVI-criteria opgenomen. De Gemeente kan de slagingskans van het toepassen van MVI-criteria vergroten door onderstaande doelstellingen te specificeren naar een aanbesteding en deze aan de markt voor te leggen door middel van:

  • •

    Een marktverkenning

  • •

    Een marktanalyse

  • •

    Een marktconsultatie

• •

  De Gemeente kan de aangeboden duurzame oplossingen verifiëren en monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze.

MVI onderwerpen in MVS verband:

De Gemeente heeft in het MVI actieplan vastgesteld dat MVI criteria dienen te worden toegepast op alle aanbestedingen vanaf het Drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Deze Drempelbedragen zijn voor Werken vanaf €150.000, - en op alle aanbestedingen voor Leveringen en Diensten vanaf €70.000, -.

• 1.

  Social Return on Investment (SROI)

Social Return on Investment is naast het “gewone” rendement een investering van de Opdrachtnemer. Deze investering levert een concrete sociale winst (return) op. De Gemeente wil middels SROI de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt stimuleren. Door de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, denk aan langdurig werkzoekenden of gehandicapten bevorderen we de regionale werkgelegenheid en helpen werkzoekenden aan een werkplek, stageplaats of werkervaringsplaats.

De Gemeente heeft vastgesteld dat social return dient te worden toegepast op alle aanbestedingen vanaf het Drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Deze Drempelbedragen zijn voor Werken vanaf €150.000 en op alle aanbestedingen voor Leveringen en Diensten vanaf €70.000.

Waaronder bijvoorbeeld: Leerwerkplekken in de bouw en infra.

De Gemeente heeft vastgesteld dat de ze bij bouw- en infraprojecten onderzoekt of het project geschikt is om leerlingen in te zetten. Daarnaast om te stimuleren en invulling te geven aan Social Return en leerlingen op te laten leiden tot vakkundig personeel, zodat bouwbedrijven in de regio ook in de toekomst voldoende gekwalificeerd personeel in dienst hebben.

Bij gebleken geschiktheid van deze projecten wordt bij de aanbesteding in de bestekdocumenten aangegeven dat de Opdrachtnemer de verplichting heeft leerlingen in te zetten door het realiseren van een leerling-bouwplaats of een leerproject.

• 2.

  Klimaat bewust inkopen (het tegengaan van klimaatverandering)

De Gemeente streeft ernaar klimaatbewust in te kopen. Zij wil door haar inkoopbeleid klimaatverandering tegengaan, de uitstoot van broeikasgassen vermijden en groen creëren ter bevordering van het vastleggen van broeikasgassen en respecteert de natuurlijke en bestaande ecosystemen.

Waaronder bijvoorbeeld: de CO2-prestatieladder

In het door de raad vastgestelde Programma Duurzaamheid 2012-2015 (Gemeente Vlaardingen, 2012) wordt de ambitie uitgesproken om een substantiële bijdrage te leveren om in 2025 een reductie van 40% CO2-uitstoot te realiseren ten opzichte van 1990. Er wordt geconcludeerd dat de Gemeente fors moet (blijven) inzetten op het verminderen van CO2-uitstoot. Als concrete doelstelling wordt in het programma vermeld “Bij aanbestedingen schrijven wij het gebruik van een CO2-meetinstrument voor, bijvoorbeeld de CO2-prestatieladder”. Voor alle Werken in de sector boven een bedrag van € 500.000, - dient de CO2-prestatieladder als gunningscriterium opgenomen te worden in het aanbestedingsdocument.

• 3.

  Stimuleren van hernieuwbare energieopwekking

De Gemeente streeft ernaar bij de productie, en alle aanverwante zaken, waar energie gebruikt wordt, dat 100% gebruik gemaakt wordt van hernieuwbare energie, zo lokaal mogelijk opgewekt.

• 4.

  Circulair inkopen

De Gemeente streeft ernaar in te kopen met inzet van zo min mogelijk verlies van primaire grondstoffen in de gehele keten. Onze inspanning is gericht op zoveel mogelijk hergebruik, gevolgd door recycling van grondstoffen.

• 5.

  Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)

De Gemeente verwacht dat bedrijven en partners waar zij direct dan wel indirect zaken mee doet met respect, sociaal en rechtvaardig met mensen, materialen en bedrijven omgaan. Leveren tegen een eerlijke prijs, rekening houdend met de veiligheid en gezondheid van mens en omgeving.

• 6.

  Verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering

De Gemeente wil dat Verduurzaming (MVI) verder geïmplementeerd wordt in de interne bedrijfsvoering en medewerkers hier actief over geïnformeerd en op getraind worden zodat er bij medewerkers bewustwording en een proactieve houding richting verdere verduurzaming ontwikkeld wordt.

• • Fairtrade

    De Gemeente Vlaardingen is sinds 15 september 2010 Fairtrade Gemeente. Fairtrade staat voor eerlijke handel. Dat betekent dat producenten in ontwikkelingslanden een eerlijke prijs krijgen voor hun product Fairtradegemeenten.

• 7.

  “Milieucriteria” verschillende productgroepen

Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door PIANOo zogenaamde ‘milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen’ opgesteld PIANOo Productgroepen MVI-criteria. Het CROW (een kennisorganisatie op het gebied van infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer en werk en veiligheid) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Deze criteria dienen waar mogelijk toegepast te worden in de aanbestedingen (Nieuwe versie RAW-Bepalingen voor Duurzaam inkopen beschikbaar, 2016) Raw bepalingen voor duurzaam inkopen.

3.3 Innovatie

De Gemeente moedigt innovatiegericht Inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ of functioneel Inkopen in plaats van technisch. Dit houdt in dat wordt ingekocht op basis van een probleemstelling, niet op basis van een oplossing. Daarnaast bekijkt de Gemeente (daar waar mogelijk) of in plaats van traditionele contractvormen een andere innovatieve contractvorm mogelijk is.

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door (indien mogelijk) een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie (het consulteren van Ondernemers) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse en dient ertoe de mogelijkheden in de markt te verkennen.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• A.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

• De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers en Contractanten, zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop maar ook de (Europese) wet- en regelgeving naleven.

• De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels.

De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. Alvorens er een aankoop/aanbesteding uitgevoerd wordt dient hierover nagedacht te worden en dit meegenomen te worden in de keuze voor het te volgen aankooptraject en de contractvorming, altijd volgens de geldende wet en regelgeving.

4.3 Lokale economie

• A.

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

• In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

De Gemeente streeft ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en nationale aanbestedingen) minimaal één van de uit te nodigen bedrijven buiten de Gemeente afkomstig te laten zijn. Dit houdt in dat andere partijen uit de Gemeente afkomstig kunnen zijn. Uiteraard moeten alle uit te nodigen bedrijven voldoen aan de gestelde selectie-eisen en geldende wet en-regelgeving.

• B.

  De Gemeente heeft een doelstelling voor het inschakelen van lokale bedrijven.

• Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor lokale bedrijven in het oog. Conform haar beleid streeft de Gemeente ernaar om 30% van haar onderhandse aanbestedingen aan lokale bedrijven te gunnen. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• C.

  Verbonden partijen.

• Verbonden partijen worden gelijk gesteld met lokale bedrijven. Verbonden partijen dragen bij aan de lokale economie en werkgelegenheid, ook al is de formele vestigingsplaats niet altijd in Vlaardingen.

4.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenten of aanbestedende Diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Denk hierbij aan de DCMR, ROGplus, SOW en het SROI beleid maar ook aan aanbestedingen die in MVS-verband op de markt gezet worden.

Samenwerkingsverbanden zoals in MVS verband inkopen kunnen o.a. positief bijdragen aan:

• •

  Efficiëntie, denk aan het verdelen van de taken.

• •

  Kostenbesparing, denk aan het inhuren van een deskundige die voor alle betrokken Gemeenten werkt.

• •

  Kennisdeling, het uitwisselen van kennis door meerdere Gemeenten.

4.5 Groslijstensystematiek

Voor cultuur- en civieltechnische Werken met een opdrachtwaarden van minder dan € 2 miljoen en daaraan gerelateerde Diensten met een waarde tot aan de Europese Drempel, kan de Gemeente voor het uitnodigen van partijen de groslijstensystematiek gebruiken. Dit om enerzijds transparant aan te tonen welke marktpartijen zijn uitgenodigd, maar ook om kwaliteit in de uitvoering te bevorderen en te bewaken. Daar deze systematiek voorziet in een selectie op vakbekwaamheid en een prestatiemeting vormt ze zelfstandig de motivering voor de uitnodiging van Ondernemers. (Leidraad Groslijstmethodiek voor meervoudig onderhandse aanbestedingen van civiel-en cultuurtechnische werken).

4.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal (ook op de lange termijn) bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking. De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

4.7 Contractmanagement

Bij contracten die een hoge financiële waarde vertegenwoordigen, waar kans op afbreukrisico aanwezig is, en die invloed hebben op het realiseren van de maatschappelijke doelen is het van belang dat Contractmanagement wordt uitgevoerd. Contractmanagement vormt een bron van informatie bij het starten van een nieuwe aanbesteding of het aangaan van een nieuwe overeenkomst. Door gebruik te maken van deze informatie zal elk volgend contract zowel de belangen van de Ondernemer als die van de Gemeente beter beschrijven en behartigen. Voor vragen over Contractmanagement kan er contact opgenomen worden met BI-MVS.

5.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject/ inventariseren.

(NEVI)

5.2 Inkoop in de organisatie

BI-MVS is het regionale inkoopbureau voor de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen, Schiedam en StroomopwaartsMVS. Stroomopwaarts voert namens de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam de participatiewet uit.

BI-MVS is verantwoording verschuldigd aan de directies bedrijfsvoering en de drie gemeentesecretarissen van de Gemeenten die deelnemen aan de inkoopsamenwerkingen.

BI-MVS ontleent haar bestaansrecht aan de doelstellingen die reden voor de Gemeenten zijn geweest om deze entiteit op te richten, te weten:

• A.

  Het door gezamenlijke inkoop realiseren van kwaliteitsvoordelen, waardoor met name de rechtmatigheid van inkopen wordt gewaarborgd.

• B.

  Het reduceren van risico’s tijdens het aanbesteden en contracteren, door bundeling van expertise, ook op juridisch terrein.

• C.

  Het verminderen van de kwetsbaarheid op personeel niveau door meer uitwisseling en schaalvergroting, waarmee continuïteit van de dienstverlening kan worden gewaarborgd.

• D.

  Het door bundeling van krachten realiseren van een groter inkoopvolume waardoor prijs- en of kwaliteitsvoordelen ontstaan.

• E.

  Het door samenwerking vergroten van expertise op het gebied van gezamenlijke inkoop bij partijen, waardoor minder een beroep gedaan hoeft te worden op externe deskundigheid.

BI-MVS werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde inkoop en heeft een controlerende en adviserende rol bij Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen. Vragen die betrekking hebben op een onderhandse (meervoudig en enkelvoudige) aanbesteding zullen middels een startformulier of via het spreekuur van het Inkoopadviesteam verlopen. Komt het Inkoopadviesteam er niet uit of hebben ze twijfel dan zullen ze contact opnemen met BI-MVS en/of juridische zaken. Voor vragen over afwijken of interpretatie van het inkoopbeleid, MVI, Contractmanagement en innovatieve aanbestedingen/inkooptrajecten kan BI-MVS rechtstreeks worden geraadpleegd.

Het Inkoopadviesteam

Vanaf 1 april 2018 is het Inkoopadviesteam actief. Het Inkoopadviesteam bestaat uit medewerkers van de Gemeente Vlaardingen die in hun dagelijkse werk direct of indirect met Inkoop te maken hebben. Zij zijn het eerste aanspreekpunt op hun afdeling.

Alle enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkopen vanaf € 40.000, - worden ingediend door een ingevuld startformulier bij het Inkoopadviesteam. De indiener vermeldt de inkoopwaarde, welke inkoopprocedure hij/zij wil volgen en waarom. Het Inkoopadviesteam beoordeelt de gegevens op het formulier, geeft hierop akkoord of een aanvullend dan wel gewijzigd advies.

Administratieve verplichting

De administratieve verplichting houdt in dat er van elke aankoop een compleet dossier is. Door het nalezen van het inkoopdossier moeten alle stappen in het inkoopproces en de beslissingen die eraan vooraf zijn gegaan te herleiden en te begrijpen zijn.

5.3 Raming en financiële budget

De start van elke inkoopactiviteit is het opstellen van een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de totale opdrachtwaarde en inventarisatie van het beschikbare budget. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten:

• •

  Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden.

• •

  De waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige) vergoeding aan een opdrachtnemer.

• •

  Voor een opdracht die een combinatie is van Levering, Dienst en/of Werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een Werk, Dienst of Levering betreft.

• •

  Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast.

De methode van raming mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden.

*Voor de waarde van een doorlopende of langlopende opdracht dient zowel vier jaar (48 maanden) terug als vier jaar (48 maanden) vooruit gekeken te worden. Dit omdat sommige langlopende opdrachten het ene jaar hogere kosten met zich meebrengen dan het andere jaar, bijvoorbeeld door terugkerend onderhoud of investeringen. Bovenstaande geldt voor alles wat aangekocht wordt.

5.4 Bepalen van de inkoopprocedure

Het is van belang per opdracht te onderzoeken welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Het kiezen van de procedure moet voorzien zijn van een goede motivatie. Deze dient opgenomen te worden in het inkoopdossier. Bij die afweging spelen onder meer de volgende zaken een rol:

• •

  Omvang van de opdracht

• •

  Transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers

• •

  Aantal potentiële inschrijvers/concurrentie

• •

  Gewenst eindresultaat

• •

  Complexiteit van de opdracht

• •

  Type opdracht en opdrachtgever/betrokken sector

• •

  Doorlooptijd van de procedure

• •

  Marktsituatie

• •

  Beleidsdoelen

• •

  Type product, Routine/Hefboom/Strategisch of een Knelpuntproduct Kraljic matrix

De onderstaande bedragen zijn de maximale bedragen tot wanneer deze procedure gevolgd mag worden. De drempels voor enkelvoudige en meervoudige aanbestedingen zijn in MVS-verband vastgesteld. Deze zullen jaarlijks door de CPI’s geëvalueerd worden. Eventuele wijzigingen zullen door middel van een APO aan het college voorgelegd worden.

De actuele Europese Drempelbedragen kunnen middels de onderstaande hyperlink gevonden worden Drempelbedragen europese aanbestedingen 2018-2019.

De Gemeente moet bij een opdracht kunnen motiveren:

• •

  Op welk objectieve gronden welke type aanbestedingsprocedure gebruikt wordt.

• •

  Op welke objectieve gronden welke Ondernemers toegelaten worden tot de procedure.

• •

  Waarom opdrachten worden samengevoegd.

• •

  Waarom de opdracht niet is opgedeeld in meerdere percelen.

• •

  Waarom het gunningcriterium laagste prijs wordt toegepast in plaats van te gunnen op criterium Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) Beste prijs kwaliteitverhouding BPKV.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente nodigt minimaal één Ondernemer uit een schriftelijke Offerte digitaal uit te brengen. De Gemeente motiveert en documenteert waarom deze Ondernemer is uitgenodigd en waarom één Ondernemer is gekozen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente nodigt ten minste drie en ten hoogste vijf Ondernemers uit een schriftelijke Offerte digitaal uit te brengen. De Gemeente motiveert en documenteert waarom deze Ondernemers zijn uitgenodigd en waarom er voor dit aantal Ondernemers is gekozen.

Nationaal aanbesteden

Bij nationaal aanbesteden zal de Gemeente de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op TenderNed. Het staat iedere Ondernemer die aan de gestelde eisen voldoet vrij zich via TenderNed in te schrijven.

Europees aanbesteden

Boven de Europese Drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De Gemeente zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op TenderNed. Het staat iedere Ondernemer die aan de gestelde eisen voldoet vrij zich via TenderNed in te schrijven.

Sociale en andere specifieke Diensten (verlicht regime)

Per 18 april 2016 is het verlichte regime voor de 2B-Diensten vervallen. Deze Diensten volgen vanaf die datum het gewone aanbestedingsregime, met uitzondering van sociale en andere specifieke Diensten. Hiervoor is in de aanbestedingswet een vereenvoudigde procedure opgenomen voor opdrachten boven het Drempelbedrag van € 750.000, - (artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet). Bij sociale en specifieke Diensten onder de Drempelwaarde moet in het inkoopdossier gemotiveerd worden vastgelegd waarom voor een bepaalde procedure is gekozen. Hierbij moet rekening worden gehouden met de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en de Gids Proportionaliteit Sociale en specifieke Diensten.

5.5 Subsidie versus Inkoop

Onderscheid tussen subsidies en (overheids)opdrachten is niet alleen juridisch relevant voor het van toepassing zijnde rechtskader, maar ook inkooptechnisch belangrijk. Bijvoorbeeld bij de vormgeving van stimuleringsmaatregelen.

• 1.

  Op het moment dat een subsidie zich kwalificeert als een overheidsopdracht, is in principe de aanbestedingsrichtlijn van toepassing en dient de opdracht (Europees) aanbesteed te worden.

• 2.

  Indien een concrete rechtsverhouding geen overheidsopdracht maar louter een zuivere subsidie met zich meebrengt, zijn met name de Europese staatssteunregels en (de subsidietitel van) de Algemene wet bestuursrecht (Awb) relevant

5.6 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor (de uitvoering van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid.