Verordening op de vertrouwenscommissie en de commissie voor het voeren van het klankbordgesprek met de burgemeester Vlaardingen 2020

1. De commissie bestaat in beginsel uit de voorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde fracties. De leden van de commissie worden via een separaat besluit door de raad benoemd.

2. Het staat fractievoorzitters vrij om:

• a.

  zich beschikbaar te stellen om lid te worden van de commissie.

• b.

  met in acht neming van het eerste lid van dit artikel, het lidmaatschap van de commissie over te dragen aan een fractiegenoot.

3. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

1. De raadsgriffier is secretaris van de vertrouwenscommissie. Bij zijn afwezigheid wordt zijn plaats ingenomen door een plaatsvervangend raadsgriffier.

2. De secretaris kan ambtelijke ondersteuning aan de commissie verlenen.

3. De gemeentesecretaris kan ter ambtelijke ondersteuning voor vergaderingen van de commissie worden uitgenodigd.

4. De raadsgriffier, de plaatsvervangend raadsgriffier en de gemeentesecretaris zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie.

1. De gemeenteraad kan een wethouder aan de vertrouwenscommissie toevoegen als adviseur.

2. De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2. De (fungerende) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

3. De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

4. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting of geen zitting meer hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen A.9, tweede lid en A.10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

5. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen A.8, tweede lid, en A.13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de raadsgriffier, en indien van toepassing de plaatsvervangend raadsgriffier, de gemeentesecretaris en de adviseur.

9. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en onder zijn toezicht bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of als een meerderheid van de leden dit noodzakelijk acht.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie.

3. De commissie vergadert alleen als een meerderheid van de leden aanwezig is.

4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

3. Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

• b.

  een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

• c.

  aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie,

En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

• d.

  bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

• e.

  bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming of de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, een verklaring van overbrenging wordt opgesteld voor archiefbescheiden. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de op dat moment geldende beperkingen aan de openbaarheid conform de geldende regelgeving met betrekking tot archivering.

1. De commissie bestaat uit vier in de raad vertegenwoordigde fractievoorzitters die evenwichtig verdeeld zijn over coalitie en oppositie. De leden van de commissie worden via een separaat besluit door de raad benoemd.

2. Het staat fractievoorzitters vrij om:

• a.

  Zich beschikbaar te stellen om lid te worden van de commissie.

• b.

  Met in acht neming van het eerste lid van dit artikel, het lidmaatschap van de commissie over te dragen aan een fractiegenoot.

3. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie voor het klankbordgesprek met de burgemeester. Bij zijn afwezigheid wordt zijn plaats ingenomen door een plaatsvervangend raadsgriffier.

2. De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissies.

3. De raadsgriffier en de plaatsvervangend raadsgriffier zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie.

1. De vergaderingen van de commissies zijn besloten. Alle stukken van de commissies zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2. De commissie legt bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting of geen zitting meer hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen B.5, vierde lid, en B.7 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

4. De commissie treft, met inachtneming van de artikel B.10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de raadsgriffier en de plaatsvervangend raadsgriffier.

8. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en onder zijn toezicht bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

1. De commissie voor het klankbordgesprek met de burgemeester houdt minimaal eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100- dagengesprek plaats.

4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. Alle in de raad vertegenwoordigende fracties krijgen de mogelijkheid om voorafgaand aan het voeren van het gesprek met de burgemeester informatie aan te dragen aan de commissie. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

6. Drie van de klankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

7. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of als een meerderheid van de leden dit noodzakelijk acht.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie.

3. De commissie vergadert alleen als een meerderheid van de leden aanwezig is.

1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

2. Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

1. De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2. De verordening op de vertrouwenscommissie van 2 juni 2016 wordt op dat moment ingetrokken.