Regeling vervallen per 12-12-2023

Archiefverordening Gemeente 's-Hertogenbosch 2014

Geldend van 24-05-2014 t/m 11-12-2023

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke roganen en "verbonden partijen" en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden

De gemeenteraad van 's-Hertogenbosch,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 februari 2014,

gelet op artikelen 30, (eerste lid), 31 en 32 (tweede lid) van de Archiefwet 1995,

besluit vast te stellen de:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke roganen en "verbonden partijen" en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    de wet: Archiefwet 1995;

  • b.

    besluit: Archiefbesluit 1995;

  • c.

    archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in deStaatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december 2012, nr. 26238;

  • d.

    archiefbescheiden: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

  • e.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente, alsmede andere beheerseenheden

  • f.

    zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering vande Archiefwet 1995;

  • g.

    beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering vanwerkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • h.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats;

  • i.

    archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor

    zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • j.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde

    gemeentearchivaris;

  • k.

    beheerder: het hoofd van een beheerseenheid;

  • l.

    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente (“verbonden partijen”);

  • m.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

  • n.

    informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

  • o.

    e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, hierbij tevens begrepen een e-depot. Zij dragen zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 4

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de archiefbescheiden op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 6

  • 1. Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast

  • 2. Burgemeester en wethouders bevorderen dat bij deelname in, of oprichting van specifieke

    rechtspersonen, of samenwerking binnen andere beheerseenheden het beheer van

    archiefbescheiden overeenkomstig de bepalingen van de wet gebeurt.

Artikel 7

Burgemeester en Wethouders doen ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente en de verbonden partijen. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede de verslagen over het beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 8

De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 9

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan.

Artikel 10

  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, hieronder begrepen zowel archiefruimten als informatiesystemen.

Artikel 11

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 12

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van eeninformatiesysteem;

  • c.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

  • d.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 13

Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris.

Artikel 14

De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan Burgemeester en Wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 15

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening van ‘s-Hertogenbosch 1998 gewijzigd 2008.

Artikel 16

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Gemeente ‘s-Hertogenbosch 2014.

Ondertekening

De gemeenteraad van 's-Hertogenbosch,
De griffier, De voorzitter,
drs. A. van der Jagt, mr.dr. A.G.J.M. Rombouts

Memorie van toelichting

De archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. In 2008 is Archiefverordening 1998 naar aanleiding van de dualisering aangepast. In 2013 spelen andere fundamentele veranderingen een rol: digitalisering, ketensamenwerking en veranderingen in het toezicht.

De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals de Archiefwet en Archiefbesluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.

Artikelsgewijze toelichting:

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

De ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 6

De bedoelde voorschriften zijn uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Tevens is in lid 2 van dit artikel de gemeentelijke verantwoordelijkheid bij alle mogelijke vormen van samenwerking vastgelegd.

Artikel 7

Door de grotere nadruk op horizontaal toezicht dienen burgemeester en wethouders te rapporteren aan de Raad. Tweejaarlijkse rapportages over de staat van de informatiehuishouding en het beheer van de archiefbewaarplaats krijgen daarmee meer belang in het geheel van het beheer van informatie.

Artikel 8

De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte bestanden.

Artikel 9

Als de archivaris niet zelf toezicht houdt/inspecteert kan hij dit laten uitvoeren door een archiefinspecteur. Dit kan een interne of externe functionaris zijn.

Artikel 10

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties.

Artikel 11

Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport opgesteld.

Artikel 12

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.

Artikel 13

Dit artikel komt voort uit de verdergaande digitalisering. Voor analoge en digitale archiefbescheiden gelden verschillende eisen ten aanzien van de opslag. De rol van de archivaris is om die reden niet (meer) beperkt tot het passief kennis nemen van voornemens tot bouw, verbouw, verandering van inrichting of ingebruikneming. Hij dient zijn goedkeuring te hechten aan plannen om zodoende een duurzame (digitale) opslag te garanderen.

Artikel 14

Dit artikel sluit aan bij de verantwoordelijkheid van Burgemeester en Wethouders te rapporteren aan de raad over de staat van de informatiehuishouding. Dat is eerst mogelijk, wanneer de archivaris daartoe het onderliggende verslag aanlevert.