Besluit van de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van het Mandaatbesluit griffier gemeente Aalsmeer

Artikel 1 Definities

In dit besluit en het bijbehorende mandatenoverzicht wordt verstaan onder:

• •

  gemandateerde: de (loco) griffier, aan wie de Mandaatgever (college en/of burgemeester) mandaat heeft verleend;

• •

  kernorganisatie gemeente Aalsmeer: binnen de kernorganisatie op het gemeentehuis Aalsmeer zijn ambtenaren werkzaam voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer;

• •

  mandaat: zoals bedoeld in paragraaf 10.1.1. van de wet, de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. In dit mandaatbesluit wordt steeds gesproken over het begrip “mandaat”, ook wanneer feitelijk volmacht of machtiging is bedoeld;

• •

  mandaatgever: het bestuursorgaan dat mandaat verleent (college en/of burgemeester);

• •

  mandatenoverzicht: het bij dit besluit behorende overzicht, waarin alle verleende mandaten en ondermandaten zijn opgenomen;

• •

  ondermandaat: een door een gemandateerde verleend mandaat van een aan hem gemandateerde bevoegdheid aan een derde;

• •

  volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke handelingen te verrichten;

• •

  wet: Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Bepalingen bij uitvoering mandaten

• 1.

  Bij de uitoefening van de bevoegdheden uit het mandatenoverzicht worden de specifieke bepalingen, vermeld in het mandatenoverzicht, in acht genomen.

• 2.

  Ten aanzien van gemandateerde bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat hierin in de lopende begroting moet zijn voorzien en geldt het “vierogen principe”.

Artikel 3 Reikwijdte mandaat

Sinds de inwerkingtreding van de Centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen in 2013, is het grootste deel van de mandaten met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van wettelijke regelingen overgedragen aan het college en de burgemeester van Amstelveen. Deze mandaten zijn terug te vinden in het Mandaatbesluit ambtelijke samenwerking gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. De ambtelijke organisatie Aalsmeer is destijds teruggebracht naar een kern rond de gemeentesecretaris en de griffie. Voor de bevoegdheden die buiten de Centrumregeling vallen, waaronder de bevoegdheden die betrekking hebbende op de kernorganisatie Aalsmeer, blijven het college en de burgemeester van Aalsmeer verantwoordelijk. Dit mandaatbesluit is van toepassing op de bevoegdheden die betrekking hebben op de kernorganisatie Aalsmeer.

Bij besluit van 27 februari 2020 hebben de gemeenteraad, de werkgeverscommissie raadsgriffie en de burgemeester van Aalsmeer, reeds het “Mandaatbesluit griffie gemeente Aalsmeer 2020” vastgesteld. Dat besluit heeft enkel betrekking op de bevoegdheden die door de gemeenteraad, de werkgeverscommissie en de burgemeester aan de griffie zijn gemandateerd. Onderhavig mandaatbesluit heeft betrekking op de bevoegdheden die door het college en de burgemeester van Aalsmeer aan de griffier zijn gemandateerd.

Degene die mandaat krijgt voor het uitoefenen van een bevoegdheid, is met betrekking tot die bevoegdheid tevens bevoegd tot:

• a.

  het verrichten van alle benodigde (voorbereidings)handelingen;

• b.

  het voeren van correspondentie;

• c.

  het verdagen van de beslissing;

• d.

  het ondertekenen van de betreffende stukken;

• e.

  het verstrekken van informatie;

• f.

  het plaatsen van publicaties (van aanvragen, ontwerpen, concepten e.d.);

• g.

  overige direct met de gemandateerde bevoegdheid samenhangende handelingen;

• h.

  inschrijvingen in registers.

Artikel 4 Geen mandaat

Onverminderd de (onder) mandaatverlening blijft beslissing in een bepaalde zaak voorbehouden aan de mandaatgever indien (niet cumulatief):

• 1.

  Het nemen van een besluit, het aangaan van een privaatrechtelijke rechtshandeling of een feitelijke handeling, kunnen leiden tot overschrijding van het budget c.q. de begroting.

• 2.

  De afdoening van een zaak, het aangaan van een privaatrechtelijke rechtshandeling en een feitelijke handeling, naar redelijkerwijs mag worden aangenomen, grote politieke gevolgen met zich mee kan brengen, precedentwerking kan oproepen, dan wel kan betekenen dat de burgemeester of een wethouder persoonlijk op het besluit zal worden aangesproken.

• 3.

  Uit de te nemen besluiten, privaatrechtelijk rechtshandelingen of feitelijke handelingen, aanzienlijke financiële risico’s of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien.

• 4.

  Stukken zijn gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, de Commissaris van de Koningin, Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten.

• 5.

  Stukken geen routinematig karakter hebben. Onder stukken met een routinematig karakter wordt mede verstaan het verstrekken van niet beleidsmatige informatie.

• 6.

  De gemandateerde daartoe de wens te kennen geeft.

Artikel 5 Vervallen van het (onder)mandaat

Het (onder)mandaat vervalt indien:

a. Het bestuursorgaan die het (onder)mandaat heeft verleend deze intrekt; of

b. de functionaris die het ondermandaat heeft verleend deze intrekt; of

c. de functionaris niet meer werkzaam is in de functie waarvoor hij is (onder)gemandateerd.

Artikel 6 Terugkoppeling portefeuillehouder

• 1.

  Een in mandaat namens het college te nemen besluit wordt vooraf aan de portefeuillehouder voorgelegd en een in mandaat namens de burgemeester te nemen besluit wordt vooraf aan de burgemeester voorgelegd, indien:

  • a.

    het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerd beleid;

  • b.

    te verwachten valt dat de burgemeester, het college of een portefeuillehouder op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

  • c.

    uit het besluit aanzienlijke financiële, juridische, organisatorische, politieke/bestuurlijke en/of publicitaire consequenties kunnen voortvloeien;

  • d.

    het college, de burgemeester of een portefeuillehouder deze wens kenbaar heeft gemaakt.

• 2.

  Indien de portefeuillehouder dit nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming aan het college voorgelegd. Indien de burgemeester dit nodig acht, neemt hij zelf een besluit in de zaak.

Artikel 7 Terugkoppeling college bij toepassing van artikel 169, vierde lid, Gemeentewet

Indien een bevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid onder d, e, f en g (privaatrechtelijke rechtshandelingen, procesbesluiten, civiele verdediging en jaarmarkten) is gemandateerd, wordt de zaak vooraf aan het college voorgelegd, indien het college op grond van artikel 169, vierde en vijfde lid, van de Gemeentewet gehouden is de raad vooraf of zo snel mogelijk inlichtingen te geven.

Artikel 8 Niet voldoen aan terugkoppelingsplicht

Het niet voldoen aan de terugkoppelingsplicht uit de artikelen 6 en 7 van dit besluit leidt er niet toe dat het betreffende in mandaat genomen besluit onbevoegd genomen is.

Artikel 9 Plaatsvervanging

Als een bevoegdheid is gemandateerd aan de griffier, wordt deze bij diens afwezigheid uitgevoerd door de plaatsvervangend griffier.

Artikel 10 Wijze van ondertekenen

Een krachtens mandaat genomen besluit moet vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Dit moet uit de volgende ondertekening blijken:

Indien er sprake is van vervanging van de griffier, moet dit blijken uit de volgende ondertekening:

Artikel 11 Verantwoording

Degene aan wie (onder)mandaat is verleend, kan hierover jaarlijks verantwoording afleggen aan de mandaatgever. Hierbij worden ten minste genoemd: het aantal malen dat van de bevoegdheid gebruik gemaakt is, indien van toepassing het aantal toe- en afwijzingen en eventuele bijzonderheden.

Artikel 12 Volmacht en machtiging

Aan de functionaris aan wie, als opgenomen in het bij dit besluit behorende mandatenoverzicht, mandaat is verleend, wordt, in relatie tot dat mandaat, tevens volmacht verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op de hiervoor bedoelde volmacht dan wel de machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. De wettelijke bepalingen met betrekking tot mandaat zijn immers van gelijke toepassing op de begrippen volmacht en machtiging (artikel 10:12 Awb).

Artikel 13 Beslissen tot het aangaan van overeenkomsten

Onder het beslissen tot het aangaan van overeenkomsten als vermeld in het Mandatenoverzicht, wordt ook verstaan de bevoegdheid tot het verrichten van al de daarmee samenhangende voorbereidingshandelingen waaronder het aanvragen van offertes en het doen van aanbestedingen alsmede de bevoegdheid tot uitvoering en opzegging van de gesloten overeenkomst en voorts alle andere bevoegdheden die het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot overeenkomsten aan een partij toekent.

Artikel 14 Toepassing mandaatbesluit en mandatenoverzicht

Dit mandaatbesluit is van toepassing op alle in het bij dit mandaatbesluit behorende mandaten-overzicht genoemde mandaten en op alle in de toekomst te verlenen mandaten aan de griffier.

Artikel 15 Intrekking oude mandaatbesluiten

Eerdere mandaten die door het college en de burgemeester aan de griffier zijn verleend (behoudens het mandaatbesluit “Mandaatbesluit griffie gemeente Aalsmeer 2020”), worden hierbij ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2020.

Artikel 17 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit griffier gemeente Aalsmeer.