Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Alblasserdam.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  sector:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

• b.

  administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alblasserdam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  financiële administratie:

  het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alblasserdam, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• d.

  administratieve organisatie:

  het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  financieel beheer:

  het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Alblasserdam.

• f.

  rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• g.

  doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• h.

  doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

• 2.

  De raad steltper programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten (outcome);

  • b.

    de te leveren goederen en diensten (output);

  • c.

    de baten en lasten (input).

• 3.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4 Perspectiefnota

• 1.

  Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

• 2.

  De raad dient uiterlijk 1 juli van het begrotingsjaar voorstellen in met aanvullingen of wijzigingen op de perspectiefnota, waarmee het college bij de begrotingsvoorbereiding rekening dient te houden.

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b.

    de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.;

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 6 Interne controle

• 1.

  Het college draagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de juistheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt minimaal eens in de acht jaar getoetst.

• 3.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste zeven maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussenrapportages worden tijdig aan de raad aangeboden zodat behandeling mogelijk is op de volgende tijdstippen:

  • a.

    de viermaands rapportage vóór 30 juni van het lopende begrotingsjaar;

  • b.

    de zevenmaands rapportage vóór 31 oktober van het lopende begrotingsjaar;

• 3.

  De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten, baten en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten en beleidsuitgangspunten.

• 4.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    investeringen groter dan € 100.000;

  • b.

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000 per programma;

  • c.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000;

• 5.

  Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000.

Artikel 8 Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de sectoren naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • c.

    wat de kosten zijn

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 9 Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de begroting en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de begroting expliciet vermeld.

• 3.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de vervangingsinvesteringen met een bedrag < € 50.000.

• 4.

  De overige investeringen worden door de raad opgenomen in de begroting als stelpost investeringen, maar iedere investering dient apart door de raad te worden goedgekeurd via een afzonderlijk besluit.

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

De regels omtrent waarderen en afschrijven van vaste activa zijn in een aparte nota “rente en afschrijvingsbeleid vastgelegd. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

Het college biedt jaarlijks bij de begroting een actuele stand van de reserves en voorzieningen aan de raad aan.

De vorming en opheffing van reserves en voorzieningen vinden hun basis in de door de raad vastgestelde nota reserves en voorzieningen.

Artikel 12 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Alblasserdam wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 13 Financieringsfunctie

De financieringsfunctie is vastgelegd in het treasurystatuut. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening in de financieringsparagraaf o.a. ingegaan op de ontwikkeling van de rente en de leningenportefeuille.

Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 15 Lokale heffingen

• 1.

  Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval:

  • -

    de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

  • -

    de verdeling van de druk van de belastingen en heffingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

  • -

    de kostendekkendheid van de heffingen;

  • -

    het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

• 2.

  Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad in de begroting de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

• 3.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het college draagt zorg voor een nota weerstandsvermogen en risicomanagement. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld zoals bedoeld in de nota van het eerste lid.

• 3.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 2.

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 3.

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 4.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 18 Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a.

  de kasgeldlimiet;

• b.

  de renterisico norm;

• c.

  de financieringsbehoefte;

• d.

  de rentevisie en

• e.

  de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19 Bedrijfsvoering

• 1.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 2.

  Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.

Artikel 20 Verbonden partijen

• 1.

  Het college draagt zorg voor een nota verbonden partijen.

• 2.

  Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

• 3.

  De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

• 4.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 21 Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de relatie met de programma’s van de begroting;

  • b.

    de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • c.

    aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • d.

    de voorraadverwerving en uitgifte van gronden.

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 22 Verstrekking subsidies

Het college biedt tenminste eens in de vierjaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

Artikel 24 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de sectoren

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten;

• e.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de sectoren.

Artikel 26 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 27 Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Alblasserdam.

Artikel 28 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 29 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Alblasserdam”.