ORGANISATIEREGELING GEMEENTE APELDOORN 2013

1.

• De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie behoort tot de bevoegdheid van het college. De hoofdstructuur bestaat uit een directieraad en eenheden.

2. Eenheden kunnen onderverdeeld worden in teams. Het instellen van teams behoort tot de bevoegdheid van de directieraad. Teams kunnen in specifieke situaties onderverdeeld worden in units.

3. Naast de aangeduide organisatieonderdelen kunnen door het college tijdelijke organisatieonderdelen worden ingesteld.

4. De ambtelijke organisatie als geheel heeft een directieraad; elke eenheid heeft een eenheidsmanager; elk team heeft een teammanager en elke unit heeft een unitleider; elk project heeft een projectmanager.

1. Binnen de door het college vastgestelde kaders bepaalt de directieraad de doelen en taken van de eenheden, de inhoud van projecten en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

2. Binnen de door de directieraad gestelde kaders en richtlijnen bepaalt de eenheidsmanager de doelen en taken van de teams binnen de eenheiden de inhoud van projecten op eenheidsniveau en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

1. De secretaris stuurt de concerndirecteuren aan.

2. De directieraad stuurt de eenheidsmanagers aan.

3. De eenheidsmanager stuurt de teammanagers van de eenheid.

4. De teammanager stuurt de medewerkers in het team aan en, indien van toepassing, de unitleider.

5. De unitleider stuurt de medewerkers in de unit aan.

6. Binnen de ambtelijke organisatie geldt het uitgangspunt van integraal management.

1.

• De secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie en is leidinggevende van de concerndirecteuren. De secretaris treedt op als algemeen directeur en draagt in het bijzonder zorg voor:

  • a.

    het, als eerste adviseur, geven van advies en bijstand aan het college en aan de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan;

  • b.

    het geven van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad of leden van de raad, één en ander als bedoeld in artikel 4 van de Verordening ambtelijke bijstand;

  • c.

    de realisering van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen;

  • d.

    de bedrijfsvoering en de effectiviteit van de organisatie;

  • e.

    de doorontwikkeling en innovatie van de organisatie;

  • f.

    het signaleren en verbinden vanuit lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen;

  • g.

    het integraal aansturen van de directieraad en de gehele ambtelijke organisatie.

2.

• De secretaris staat het college en de burgemeester, als zelfstandig bestuursorgaan, bij de uitoefening van hun taak terzijde en draagt zorg voor:

  a. de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van de

vergaderingen van het college;

• b.

  vastlegging van collegebesluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst;

• c.

  de advisering aan het college;

• d.

  de uitvoering van de besluiten van het college;

• e.

  het realiseren en bewaken van de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning van het college;

• f.

  de integrale toetsing van de aan het college voorgelegde adviezen;

• g.

  het bijstaan van de burgemeester bij de bevordering van de eenheid van collegebeleid, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

3. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de directieraad voor de aansturing van de ambtelijke organisatie, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

a. kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen ten behoeve van het bestuurlijk besluitvormingsproces;

• b.

  planning en control van gemeentelijke bedrijfsprocessen en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;

• c.

  samenhang alsmede een gecoördineerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen en concernthema’s;

• d.

  kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• e.

  het afsluiten en realiseren van het prestatiecontract met het college;

• f.

  het regisseren en adviseren over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie;

• g.

  realisatie van de met de directieraad opgestelde resultaatgerichte afspraken met de eenheidsmanagers.

4. De secretaris regelt na overleg met de concerndirecteuren de onderlinge taakverdeling binnen de directieraad.

5. De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en zorgt voor een goede invulling van de medezeggenschap binnen de ambtelijke organisatie, de griffie uitgezonderd.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de directieraad met inachtneming van de taakverdeling als bedoeld in artikel 5 lid 4 de verantwoordelijkheid voor:

• a.

  advisering en bijstand aan het college;

• b.

  de realisatie van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen, de bedrijfsvoering en effectiviteit van de organisatie;

• c.

  de samenhang, aansturing en het beheer van de ambtelijke

  organisatie;

• d.

  de signalering en advisering over complexe en strategische vraagstukken op bestuurlijk en concernbreed niveau met een grote politieke en maatschappelijke impact;

• e.

  de doorontwikkeling en innovatie van de organisatie;

• f.

  het geven van richtlijnen voor de interne werking van de organisatie en de

  daarin toegepaste systemen en werkwijzen;

• g.

  het geven van richtlijnen voor de uitvoering van het middelenbeleid en het

  toedelen van middelen;

• h.

  de sturing op stadsdeelgericht werken, strategische projecten en strategisch beleid;

• i.

  de bewaking van de integriteit van de ambtelijke organisatie;

• j.

  de definiëring en rechtstreeks opdrachtgeverschap van programma’s en projecten.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directieraad draagt een eenheidsmanager zorg voor:

• a.

  de aansturing en beheer van de eenheid;

• b.

  het bereiken van de resultaten zoals vermeld in het eenheidsplan;

• c.

  de ontwikkeling van de lange termijn visie voor de eenheid en de zorg voor de vertaling hiervan naar (beleids)uitvoeringsprocessen;

• d.

  tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van het college en/of directieraad en bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid;

• e.

  de advisering van bestuur en/of directieraad op het terrein van de eenheid;

• f.

  het in concernbelang leveren van bijdragen aan relevante beleidsgebieden binnen en buiten de gemeente.

2. De eenheidsmanager is mede verantwoordelijk voor de realisatie van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen en de doorontwikkeling en innovatie van de organisatie.

3. De eenheidsmanager is op het terrein van de eenheid het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder en/of de directieraad.

4. De eenheidsmanager is verantwoordelijk voor medezeggenschap binnen zijn eenheid en draagt zorg voor regulier overleg binnen de eenheid en de daarin onderscheiden teams.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de eenheidsmanager draagt de teammanager zorg voor:

• a.

  de bedrijfsvoering van het team dat onderdeel is van een eenheid;

• b.

  het bereiken van de resultaten van het team zoals vermeld in het eenheidsplan;

• c.

  de dagelijkse leiding, aansturing en coaching van de medewerkers in het team in directe samenhang met beleids- en/of werkprocessen;

• d.

  de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van productie en waar nodig coördinatie van beleidsontwikkeling in het belang van het concern en implementatie van beleid.

2. De teammanager kan voor bepaalde onderwerpen, met instemming van de betrokken eenheidsmanager, aanspreekpunt zijn voor de portefeuillehouder en/of de directieraad.

1. Onder verantwoordelijkheid van de teammanager draagt de unitleider, met inachtneming van de gemeentelijke kaders, in het bijzonder zorg voor:

• a.

  het geven van leiding aan de medewerkers van de unit;

• b.

  advisering over vraagstukken binnen de unit;

• c.

  afstemming van managementbesluiten en vertaling hiervan naar organisatorische taakstellingen en projecten.

1. De concerncontroller draagt in het bijzonder zorg voor:

• a.

  het geven van leiding aan de eenheid concerncontrol;

• b.

  de bedrijfsvoering en effectiviteit van de organisatie ten aanzien van de

  financiële huishouding;

• c.

  signalering en advisering over strategische (financiële) vraagstukken op concernbreed niveau;

• d.

  bewaking en bevordering van de integrale samenhang met betrekking tot de toepassing van instrumenten en beleid op bestuurlijk en concernniveau;

• e.

  advisering en ondersteuning bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages.

2. In het Uitwerkingsbesluit Financiële Verordening zijn nadere regels opgenomen voor de concerncontroller.

1. Voor zover het de eigen bevoegdheden betreft kunnen het college, directieraad, eenheidsmanagers en teammanagers tijdelijke projectstructuren inrichten.

2. De bestuurlijk opdrachtgever van een programma of een project is het college of een door het college aangewezen collegelid. De ambtelijk opdrachtgever is de directieraad of een door de directieraad aangewezen lid van de directieraad. Het college of de directieraad kan een stuurgroep instellen die optreedt als bestuurlijk respectievelijk ambtelijk opdrachtgever.

3. De projectleiders van de binnen het programma vallende projecten rapporteren aan de programmamanager. De programmamanager rapporteert aan de bestuurlijk opdrachtgever door tussenkomst van de ambtelijk opdrachtgever.

4. De projectleider rapporteert aan de bestuurlijk opdrachtgever door tussenkomst van de ambtelijk opdrachtgever.

5. Voor ieder programma en project wordt een opdracht en een plan van aanpak opgesteld. Deze documenten worden geaccordeerd en vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever na instemming van de bestuurlijk opdrachtgever.

6. Als er sprake is van een project waar de directieraad niet rechtstreeks opdrachtgever en het project niet organisatieonderdeel overstijgend van aard is valt het project binnen de reguliere verantwoordelijkheden van de overige in deze regeling genoemde functionarissen.

7. De directieraad is bevoegd nadere regels te stellen omtrent projectmatig werken.

1. De directieraad is bevoegd tot het instellen of opheffen van eenheids-overstijgende overlegstructuren.

2. Bij het instellingsbesluit van een orgaan als bedoeld in het vorige lid behoort een duidelijke opdrachtformulering van de directieraad.