Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik gemeente Beemster

Paragraaf 1.1. Definities en begrippenkader

Om te beginnen is het van belang dat de gehele organisatie dezelfde definitie hanteert om misverstanden tijdens de uitvoering van de processen te voorkomen.

Misbruik

Onder misbruik wordt hier verstaan het niet of tot te lage bedragen betalen van verplichte bijdragen aan de gemeente en het verkrijgen of genieten van een (te hoge) uitkering door het niet, niet tijdig, niet juist of niet volledig verstrekken van gegevens.

Oneigenlijk gebruik

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het volgens de regels van de wet, maar in strijd met de bedoelingen van de wettelijke bepalingen, geheel of ten dele ontgaan van een verplichte betaling aan de gemeente of het genieten van een (te hoge) uitkering.

Misbruik kan op basis van de bestaande regelgeving worden bestreden op grond van “onrechtmatigheid” en “fraude”. Oneigenlijk gebruik kan veelal slechts worden voorkomen door het aanpassen van regelgeving.

M&O-gevoeligheid

M&O-gevoeligheid kan opgevat worden als afhankelijkheid van derdengegevens. Van M&O-gevoeligheid is sprake "zodra de aanspraak op een uitkering, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van een uitkering of heffing afhankelijk is van gegevens die door de belanghebbende zelf verstrekt moeten worden". Derdengegevens kunnen gedefinieerd worden als gegevens afkomstig van natuurlijke of rechtspersonen buiten de gemeentelijke organisatie. Deze personen zijn verantwoordelijk voor de levering van gegevens voor de uitvoering van een regeling. De regeling kan betrekking hebben op de aanspraak op een uitkering of subsidie, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van de uitkering, subsidie of heffing die afhankelijk is gesteld van de te leveren gegevens.

In dit verband dient benadrukt te worden dat als een regeling op grond van deze definitie als M&O-gevoelig wordt aangeduid, dit niet wil zeggen dat er dus een ontoereikend M&O-beleid wordt gevoerd betreffende deze regeling. M&O-gevoelig omvat volgens deze definitie alle regelingen waar zich

in eerste aanleg, op grond van het feit dat er een afhankelijkheid van derdengegevens bestaat, M&O zou kunnen voordoen. Het kan hierbij zowel om regelingen gaan waar wel een toereikend M&O-beleid gevoerd wordt als om regelingen waar dit niet het geval is.

M&O beleid extern en intern

Bovenstaande definities, het M&O-beleid en daarmee de accountantscontrole betreffen misbruik en oneigenlijk gebruik door externen, anderen dan de gemeente Beemster of haar bestuur en medewerkers zelf. Gegevens die ambtenaren of bestuurders verstrekken om vergoedingen te krijgen voor gemaakte kosten zouden dus niet tot de derdengegevens gerekend moeten worden. Deze gegevens vallen echter wel onder de M&O-gevoeligheid omdat men zelf belanghebbende is bij het verkrijgen van de vergoeding en moeten dus binnen de begripsbepaling vallen. Ook binnen de organisatie is daarom eveneens M&O-beleid noodzakelijk, gericht op het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik door de organisatie, medewerkers of het bestuur van de gemeente Beemster. In het kader van het M&O beleid zal naast het mogelijke externe misbruik of oneigenlijk gebruik ook het interne misbruik en oneigenlijk gebruik getoetst moeten worden. Hier vloeit het M&O beleid over in een breder aandachtsgebied, het integriteitbeleid.

Paragraaf 1.2 Organisatie van het M&O beleid

Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. In de praktijk is dit in de dagelijkse gang van zaken opgedragen aan het ambtelijk management.

Zij zijn daarmee verantwoordelijk voor het ontwerpen en de uitvoering van de maatregelen en implementatie van de M&O-regelingen binnen de taakvelden van hun dienst. De accountant geeft in de managementletter of interim-rapportage zonodig verbeterpunten aan, terwijl bij de controle van de jaarrekening een rechtmatigheidcontrole wordt uitgevoerd. De resultaten hiervan worden in het managementteam besproken, waarbij eventueel voorstellen worden gedaan tot bijstelling van het beleid.

Aangezien het M&O beleid onderdeel uit maakt van de rechtmatigheidcontrole van de jaarrekening ligt het voor de hand om op dat moment een actueel beeld te krijgen van het gevoerde en te voeren M&O-beleid. Door middel van de nota misbruik en oneigenlijk gebruik wordt daarnaast een handreiking gegeven waarin toetsings- en aandachtspunten voor het M&O-beleid zijn opgenomen. -

Paragraaf 1.3 Uitgangspunten van het M&O beleid

Ten aanzien van het M&O beleid gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1.

  Misbruik en oneigenlijk gebruik dient te worden tegen gegaan, teneinde te voorkomen dat bijvoorbeeld bijstand of subsidie wordt toegekend als gevolg van door derden (al dan niet bewust) onjuist verstrekte gegevens;

• 2.

  Bij de controle van de van derden ontvangen gegevens mag in de praktijk niet zonder meer van de juistheid van de door derden verstrekte gegevens worden uitgegaan;

• 3.

  Voorkomen is beter dan bestrijden. Elke overtreding heeft een negatieve uitwerking op het maatschappelijke en financiële draagvlak van wet- en regelgeving. Wanneer een overtreding is gepleegd, lukt het niet altijd om deze te signaleren en de rechtmatige situatie volledig te herstellen: voorkomen is dus beter;

• 4.

  Als zich toch overtredingen voordoen, moet zowel de signalering als constatering effectief zijn. Constatering is effectief, indien zoveel mogelijk overtredingen zo snel mogelijk gesignaleerd worden, en deze signalering zo snel mogelijk onderzocht wordt om de omvang van de overtreding vast te stellen;

• 5.

  Het overtreden mag niet lonen. Na constatering van de overtreding moet de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld worden, financieel voordeel weggenomen worden en indien nodig worden bestraft: overtreders dienen te ondervinden dat een overtreding niet loont.

Paragraaf 2. Maatregelen vastgesteld door de gemeente Beemster

Binnen de gemeente Beemster zullen de volgende maatregelen worden uitgevoerd om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan.

• 1.

  Per kwartaal wordt het beleid rond Misbruik- en Oneigenlijk gebruik besproken in het managementteam. Ook de bevindingen van de interne controlewerkzaamheden worden besproken. Naar aanleiding van de bespreking worden waar nodig maatregelen genomen.

• 2.

  Binnen de sector of afdeling wordt het Misbruik- en Oneigenlijk gebruik periodiek besproken in het sector- of afdelingsoverleg. Ook de bevindingen van de interne controlewerkzaamheden worden besproken. Naar aanleiding van de bespreking worden waar nodig maatregelen genomen.

• 3.

  Vanaf 2007 zullen de volgende controles worden uitgevoerd als onderdeel van de verbijzonderde interne controle:

  • -

    controle op de mutaties in het crediteurenstambestand. Voor minimaal 10% van de mutaties nagaan of dit overeenkomst met de aangegeven brondocumenten.

  • -

    controle van de afboeking van de vorderingen. Nagaan of aan alle afboekingen een geautoriseerd besluit ten grondslag ligt.

  • -

    controle van de belastingaanslagen van personen die kunnen muteren in de belastingbestanden en wonen in de gemeente Beemster.

  • -

    onverwachte kasopname van de kas bij burgerzaken

  • -

    controle van de salarismutaties van de salarisadministratie en het management. Nagaan of deze door juiste persoon zijn geautoriseerd.

• 4.

  Bij de controle van de van derden ontvangen gegevens mag in de praktijk niet zonder meer van de juistheid van de door derden verstrekte gegevens worden uitgegaan;

  • -

    voor de bewijsstukken van de bijstand is een verificatieprotocol opgesteld;

  • -

    bij de WVG dienen gemeentelijke en inkomensgegevens te worden overleg

• 5.

  Gevallen van overtreding of mogelijke fraude dienen te worden gemeld aan de gemeentesecretaris. Deze dient de melding adequaat te onderzoeken en zo nodig adequate maatregelen te nemen om de overtreding terug te draaien en passende maatregelen te nemen jegens de overtreder.