Organisatieverordening gemeente Beemster

Geldend van 17-12-1999 t/m heden

Intitulé

Organisatieverordening gemeente Beemster(versie geldig sedert 17 december 1999)

De raad van de gemeente Beemster;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 oktober 1999, nr. 95;

gelet op de bepalingen in de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen 104 en 160;

b e s l u i t:

vast te stellen de volgende Organisatieverordening gemeente Beemster

Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Sector: de organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken als bedoeld in artikel 2;

  • b.

    Sectorhoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is voor de algemene en dagelijkse leiding van een sector;

  • c.

    Managementteam: het overlegorgaan, genoemd in artikel 14.

Hoofdstuk II De taaktoewijzing

Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:

  • a.

    de sector grondgebied, die onder meer taken verricht op het gebied van ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, openbare werken, milieubeheer, monumentenzorg, verkeerszaken en privaatrechtelijke zaken;

  • b.

    de sector middelen, die onder meer taken verricht op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken, burgerzaken, archief, huishoudelijke dienst, personeelszaken, financiën, gemeentelijke belastingen, automatisering en verzekeringen;

  • c.

    de sector samenleving, die onder meer taken verricht op het gebied van sociale zaken, onderwijs, woonruimteverdeling, welzijn, openbare orde en veiligheid, volksgezondheid, cultuur en recreatie;

  • d.

    de afdeling gemeentewerken, die onder meer taken verricht op het gebied van inzameling van huishoudelijke afvalstoffen, onderhoud gemeente-eigendommen en groenvoorziening.

Artikel 3 Inrichting van de sectoren

  • 1. Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de gemeentesecretaris en het sectorhoofd, de structuur van elke sector.

  • 2. Bij in gebreke blijven van een sectorhoofd doet de gemeentesecretaris het voorstel, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 4 Taakafbakening tussen sectoren

  • 1. Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van het managementteam en met inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de sectoren vast.

  • 2. Op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord de betrokken sectorhoofden, kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een sector aan een andere sector toewijzen.

Hoofdstuk III De gemeentesecretaris

Artikel 5 Beëdiging

  • 1. Alvorens zijn ambt te aanvaarden legt de gemeentesecretaris in de vergadering van de gemeenteraad, in handen van de voorzitter, een gelijke eed af als in artikel 65 voor de burgemeester is voorgeschreven.

  • 2. Het bepaalde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger(s).

Artikel 6 Woonplaats

  • 1. De gemeentesecretaris heeft zijn werkelijke woonplaats in de gemeente.

  • 2. Burgemeester en wethouders kunnen ontheffing verlenen van het in het eerste lid bepaalde. Zij winnen hierover het gevoelen in van de raadscommissie bestuurszaken.

Artikel 7 Verhouding tot de gemeenteraad

  • 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden.

  • 2. Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde richtlijnen.

  • 3. Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van raadsvergaderingen.

  • 4. De gemeentesecretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen. Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing.

  • 5. Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan.

  • 6. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde voor vergaderingen van de gemeenteraad.

  • 7. De gemeentesecretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding van en de orde tijdens raadsvergaderingen.

Artikel 8 Verhouding tot burgemeester en wethouders

  • 1. De gemeentesecretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

  • 2. Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

  • 3. Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

  • 4. Hij draagt er zorg voor, dat besluiten van burgemeester en wethouders met voortvarendheid worden uitgevoerd.

  • 5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

  • 6. Hij draagt er op verzoek of op eigen initiatief zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt daarbij eventuele richtlijnen van het college in acht.

Artikel 9 Verhouding tot de ambtelijke organisatie.

  • 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Hij is voor burgemeester en wethouders de eerst aanspreekbare voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Hij is aanspreekbaar op de kwaliteit en de kwantiteit van de ambtelijke productie en de bijbehorende prijs-prestatieverhouding. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie en de beleidsplanning. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering berust in eerste instantie bij de sectorhoofden.

  • 2. Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

  • 3. Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

  • 4. Hij draagt zorg voor een goede informatievoorziening. Hij treft in overleg met de sectorhoofden de nodige maatregelen.

  • 5. De sectorhoofden geven hem op zijn verzoek of op eigen initiatief alle inlichtingen die ter bevordering van de coördinatie van belang zijn.

  • 6. Hij stelt in overleg met de sectorhoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

  • 7. In overleg van de sectorhoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

  • 8. Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gerichte ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

  • 9. Hij voert over de voortgang van de werkzaamheden periodiek overleg met de sectorhoofden.

  • 10. Hij kan vergaderingen van de sectoren bijwonen.

  • 11. Hij houdt tenminste eenmaal per jaar met elk sectorhoofd een functioneringsgesprek.

Artikel 10 Verticale en horizontale coördinatie.

De gemeentesecretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de sectorhoofden anderzijds alsmede tussen de sectoren onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Hoofdstuk IV Het sectorhoofd

Artikel 11 Verhouding tot de sector

  • 1. Het hoofd van de sector heeft de leiding over de onder hem ressorterende sector.

  • 2. Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de sector, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

  • 3. Het hoofd heeft binnen de sector de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

  • 4. Het sectorhoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens sector, naar behoren worden en kunnen worden uitgevoerd.

  • 5. Het sectorhoofd heeft de zorg voor een goed functionerend sectoroverleg.

  • 6. eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de sector gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en ander aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Hij houdt ten minste eenmaal per jaar met elke medewerker een functioneringsgesprek.Het sectorhoofd heeft de zorg voor het personeel van de sector en is de

  • 7. Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de sector.

  • 8. Het sectorhoofd is secretaris van de raadscommissie, waarvan het takenpakket grotendeels of geheel het takenpakket van zijn sector beslaat.

  • 9. Het sectorhoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de sector en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat ook zijn medewerkers de ontwikkelingen blijven volgen.

Artikel 12 Advisering

  • 1. Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het sectorhoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak is de visie van het sectorhoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.

  • 2. Het sectorhoofd draagt zorg voor volledige en integrale advisering van het gemeentebestuur.

  • 3. Indien een zaak tevens het taakgebied van een andere sector raakt of indien er coördinatiebehoefte bestaat, overlegt hij met het hoofd van die andere sector. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is legt het hoofd van de primair verantwoordelijke sector de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het managementteam.

  • 4. Het sectorhoofd beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.

Artikel 13 Vervanging

Het sectorhoofd wordt bij afwezigheid vervangen door het hoofd van een andere sector dan wel door de gemeentesecretaris, zulks in overleg door het managementteam te bepalen.

Hoofdstuk V Managementteam

Artikel 14 Samenstelling managementteam

  • 1. Het managementteam is samengesteld uit:

    • -

      de gemeentesecretaris, tevens voorzitter;

    • -

      de sectorhoofden.

  • 2. Het managementteam kan besluiten niet-leden uit te nodigen de vergadering bij te wonen.

  • 3. Een lid van het managementteam kan alleen in uitzonderlijke gevallen worden vervangen door een door hem aan te wijzen functionaris.

  • 4. Het secretariaat van het managementteam wordt gevoerd door het hoofd van de sector middelen.

Artikel 15 Doelstelling

  • 1. Het managementteam heeft tot doel om binnen het door burgemeester en wethouders gevoerde beleid de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken op elkaar af te stemmen en te bewaken.

  • 2. De activiteiten van het managementteam zijn gericht op het bevorderen van:

    • -

      een effectieve samenwerking tussen de verschillende sectoren met als uitgangspunt dat de organisatie als één bestuursdienst dient te worden gezien ten behoeve van de raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester en de raadscommissies (hierna te noemen:bestuursorganen);

    • -

      een tijdige, kwalitatief goede en waar nodig integrale beleidsvoorbereiding, advisering en -uitvoering ten behoeve van de bestuursorganen;

    • -

      een doeltreffende coördinatie tussen en het bewerkstelligen van de noodzakelijke samenhang in de werkzaamheden van enerzijds de bestuursorganen en anderzijds het ambtelijk apparaat;

    • -

      een gerichte informatieoverdracht tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat;

    • -

      een optimale dienstverlening aan de individuele en georganiseerde burger.

Artikel 16 Taakstelling

Het managementteam dient de in artikel 15 omschreven doelstellingen te bereiken door binnen het beleid van burgemeester en wethouders de volgende zaken ter hand te nemen:

  • -

    het managementteam bevordert een geïntegreerde wijze van werken, stemt activiteiten van de verschillende sectoren op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten. Ten aanzien van werkzaamheden die in aanmerking komen voor interdisciplinaire (projectgewijze) aanpak over sectoren heen worden nadrukkelijke afspraken gemaakt;

  • -

    het managementteam draagt er zorg voor dat de processen van projecten worden bewaakt in tijd, capaciteitsbesteding, kosten, kwaliteit en presentatie en rapporteert aan de bestuursorganen over de voortgang van de projecten;

  • -

    het managementteam coördineert een effectief proces van beleidsadvisering, voorbereiding en -uitvoering en bewaakt de voortgang daarvan. Daartoe behoort ook het doen opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe;

  • -

    het managementteam ontwikkelt mede een samenhangend middelenbeleid (te weten personeel, informatie, organisatie en financiën) en ziet toe op de uitvoering daarvan;

  • -

    het managementteam adviseert burgemeester en wethouders over aangelegenheden van algemene aard het gehele ambtelijk apparaat betreffende, voor zover de bevoegdheden daartoe niet tot een van de sectoren kunnen worden gerekend;

  • -

    het managementteam bevordert het toepassen van verdere mogelijkheden van delegatie en mandaat binnen de organisatie.

Artikel 17

Bevoegdheden

Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, een en ander binnen het beleid van burgemeester en wethouders.

Artikel 18 Werkwijze

  • 1. Het managementteam komt in principe wekelijks bijeen en verder zo vaak als de voorzitter dit nodig acht of als tenminste twee leden daarom verzoeken.

  • 2. Het managementteam vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 3. Indien in het managementteam geen overeenstemming wordt bereikt over de coördinatie en de voortgang van de beleidsvoorbereiding of -uitvoering van een zaak, kan de voorzitter ten aanzien daarvan nadere bindende aanwijzingen geven.

  • 4. De leden van het managementteam verstrekken elkaar gevraagd en ongevraagd met betrekking tot het functioneren van de bestuursdienst alle gegevens welke van belang kunnen zijn voor de realisering van doelstelling en taakstelling.

  • 5. Van de vergaderingen van het managementteam worden besluitenlijsten c.q. afsprakenlijsten gemaakt die worden toegezonden aan:

    • -

      de voorzitter en de leden van het managementteam;

    • -

      burgemeester en wethouders.

    Tevens komen de besluitenlijsten na vaststelling via de interne website beschikbaar voor het personeel van de gemeentesecretarie, de afdeling gemeentewerken, de commandant van de Vrijwillige Brandweer Beemster en de Technische Dienst Beemster en Zeevang.

Artikel 19 Vertegenwoordiging

  • 1. Tenzij anders wordt afgesproken vertegenwoordigt de voorzitter het managementteam naar de bestuursorganen.

  • 2. Voor zover stukken uitgaan van het managementteam worden deze ondertekend door de voorzitter.

Hoofdstuk VI Overlegvormen

Artikel 20 Overleg managementteam - college van burgemeester en wethouders

  • 1. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen die beleidsrelevantie op lange termijn hebben, aan de orde. Tenminste viermaal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders.

  • 2. Indien in deze besprekingen beslissingen worden genomen, worden deze in het verslag vastgelegd.

Artikel 21 Sectoroverleg

  • 1. Ter bewaking van de eenheid in advisering door de sector en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt sectoroverleg gevoerd.

  • 2. Het sectoroverleg heeft tot taak:

    • -

      planning en coördinatie van de werkzaamheden van de sector;

    • -

      het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

    • -

      overige zaken.

  • 3. Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de sector of de aard van de werkzaamheden kunnen voor het sectorhoofd aanleiding zijn met onderdelen van de sector overleg te voeren.

  • 4. Het sectorhoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. Op verzoek kunnen medewerkers van de sector agendapunten inbrengen.

  • 5. Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de sector en de leden van het managementteam krijgen een kopie van het verslag.

Artikel 22 Overleg sectorhoofd met portefeuillehouder

  • 1. Het sectorhoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

    • -

      wat in het managementteam, sectoroverleg en in het bestuur besproken of besloten is;

    • -

      het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

    • -

      voortgang, planning en prioritering van diverse zaken van de sector/portefeuille; - nieuwe zaken voor de sector/portefeuille;

  • 2. Het overleg vindt in principe eenmaal per twee weken plaats.

Hoofdstuk VII Bestuursopdrachten

Artikel 23

Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud.

Hoofdstuk VII Mandatering en delegatie

Artikel 24

  • 1. Burgemeester en wethouders alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde zaken de gemeentesecretaris, een sectorhoofd of een andere door hen/hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen of hem beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.

  • 2. Het sectorhoofd adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.

Hoofdstuk IX Slotbepalingen

Artikel 25 Citeerwijze

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Organisatieverordening gemeente Beemster 1999'.

Artikel 26

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslissen burgemeester en wethouders, gehoord de gemeentesecretaris.

Artikel 27 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 17 december 1999 op welke datum de Organisatieverordening gemeente Beemster, vastgesteld bij raadsbesluit van 15 september 1994, vervalt.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van
de gemeente Beemster van 16 december 1999.