Regeling vervallen per 01-01-2017

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003

Geldend van 22-10-2003 t/m 31-12-2016 met terugwerkende kracht vanaf 15-10-2003

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003;

Gelezen het voorstel van de agendacommissie;

gehoord de Commissie Algemene Zaken/Financiën;

De raad van de gemeente Beesel;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003;

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid, dan wel commissielid -niet zijnde raadslid, heeft recht op en wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke en technische informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

    Een commissielid-niet zijnde raadslid heeft dit recht voor zover de gevraagde informatie, de inzage of het afschrift van documenten betrekking heeft op het werkgebied van de commissie, waarin het lid zitting heeft.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of (al dan niet op verzoek van de griffier) door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 4. Een raadslid, dan wel commissielid -niet zijnde raadslid, heeft recht op en wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. Een commissielid -niet zijnde raadslid heeft dit recht voor zover de gevraagde informatie, de inzage of het afschrift van documenten betrekking heeft op het werkgebied van de commissie, waarin het lid zitting heeft. Onder bijstand dient te worden verstaan het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van (redactionele dan wel inhoudelijke) ondersteuning bij de vormgeving van voorstellen, amendementen, moties en dergelijke.

  • 5. De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. In geval van meer complexe dan wel politiek gevoelige verzoeken om bijstand, wordt het verzoek om bijstand door griffier en secretaris uitgezet.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 1, eerste en vierde lid, tenzij:

    • a.

      het raadslid dan wel het commissielid -niet zijnde raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad, resp. de commissie, waarin het lid zitting heeft;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de burgemeester, de griffier en aan het raadslid dan wel commissielid -niet zijnde raadslid, dat het verzoek heeft ingediend.

  • 4. De griffier dan wel een medewerker van de griffie verleent ambtelijke bijstand, tenzij:

    • a.

      het raadslid dan wel het commissielid -niet zijnde raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt, dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad, resp. de commissie, waarin het lid zitting heeft;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 5. Indien de bijstand om deze redenen wordt geweigerd, deelt de griffier dit met redenen omkleed mede aan de burgemeester en het raadslid dan wel commissielid -niet zijnde raadslid, dat het verzoek om bijstand heeft ingediend.

  • 6. Bij verzoeken om feitelijke informatie, inzage in of afschrift van documenten en verzoeken om bijstand mag de ambtenaar, die informatie verstrekt of bijstand verleent, niet tot geheimhouding verplicht worden.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris of door de griffier wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid dan wel het commissielid -niet zijnde raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk met redenen omkleed over het verzoek. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan de agendacommissie.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid dan wel een commissielid -niet zijnde raadslid niet tevreden is over de ambtelijke bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

  • 3. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan de agendacommissie.

Paragraaf 2 Slotbepalingen

Artikel 5

Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 oktober 2003.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van Beesel in zijn openbare vergadering van 13 oktober 2003

J.L.M. v.d. Wielen drs. L.M. Oord,

griffier voorzitter

Artikelgewijze toelichting

 

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen, die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Door aan ieder raadslid een recht op informatie en op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden, dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het recht op informatie en bijstand geldt blijkens deze verordening eveneens voor commissieleden-niet zijnde raadsleden. Het dient daarbij wel te gaan om informatie en bijstand, die betrekking heeft op het taakveld van de commissie, waarin de betreffende persoon zitting heeft. Een verzoek om informatie dan wel bijstand, afkomstig van een commissielid - niet zijnde raadslid, zal eerder niet gehonoreerd worden dan een verzoek van een raadslid.

 

Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard en van geringe omvang dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid dan wel een commissielid -niet zijnde raadslid, rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. 

 

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.

 

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties dan wel andersoortige bijstand worden bij de griffie ingediend. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe, dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar, die de bijstand verleent, moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

 

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe, dat er voortgang blijft in het proces.

 

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

 

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Ook het recht op bijstand van de griffier wordt beperkt door twee uitzonderingssituaties. Hiermee wordt voorkomen, dat raadsleden de griffier om advies verzoeken in kwesties, die los staan van de gemeentelijke taakvelden. Bovendien dient de griffier, evenals de overige ambtenaren en de secretaris, te waken voor bescherming van het belang van de gemeente. Ook de griffier kan derhalve op basis van artikel 2, leden 4 en 5 besluiten de gevraagde bijstand te weigeren. In artikel 3 is aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede, dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). De burgemeester kan ook besluiten een zaak voor te leggen aan agendacommissie. Reden hiervoor is enerzijds de spagaat, waarin de burgemeester nog steeds verkeert en welke een beslissing kan bemoeilijken, en anderzijds het bieden van een mogelijkheid voor de voltallige raad om als hoogste gemeentelijke orgaan een beslissing te nemen. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg de burgemeester verzoeken verantwoording over zijn besluit af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Geheimhouding wordt in de gemeentelijke praktijk niet wenselijk geacht. De betreffende ambtenaar kan daardoor namelijk in een moeilijke positie ten opzichte van zijn portefeuillehouder komen te verkeren. De mogelijkheid om aan de behandelend ambtenaar geheimhouding op te leggen is daarom uitgesloten. Uiteraard kan de griffier, gezien de vertrouwensrelatie tussen griffier en raadsleden en gelet op de specifieke aard van de functie van griffier, wel om geheimhouding worden verzocht.

 

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid dan wel commissielid -niet zijnde raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. De burgemeester kan ook besluiten de zaak voor te leggen aan de agendacommissie. Hiervoor geldt dezelfde reden als hiervoor bij artikel 3 is aangegeven.

 

Artikel 5

Behoeft geen verdere toelichting