Verordening op de raadscommissies van de gemeente Bergen op Zoom.

Artikel 8. Oproep en agenda

1. De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de commissieleden gezonden.

3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 9, derde lid, van toepassing.

4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

3. Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

1. Commissievergaderingen worden op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 11. Presentielijst

1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder commissielid, dat (voor één of meer agendapunten) aanwezig is, de presentielijst.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal commissieleden aanwezig is en de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

1. Van de commissievergadering wordt een audioverslag gemaakt dat binnen 7 dagen na de vergadering is te raadplegen via de website van de gemeente.

2. Er wordt een besluitenlijst van de vergadering gemaakt. De besluitenlijst wordt in ieder geval digitaal aan de commissieleden gezonden gelijktijdig met de oproep voor de volgende vergadering.

3. De commissieleden, de voorzitter en de wethouders hebben het recht een voorstel tot verandering te doen, indien de concept-besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient ten minste 24 uur voor de aanvang van de vergadering bij de griffier te worden ingediend.

4. In de besluitenlijst worden vermeld:

a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en

de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b. een aantekening van welke commissieleden afwezig

waren;

c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn

geweest;

d. het advies aan de raad;

e. toezeggingen die door het college, wethouders of de

burgemeester zijn gedaan.

5. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna deze door de voorzitter en commissiegriffier wordt ondertekend.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de commissieleden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2. De commissievoorzitter inventariseert per fractie of het voorstel als een A-stuk (akkoord) of B-stuk (bespreking) naar de raad kan worden doorgeleid. In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Spreektermijnen

1.Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Op voorstel van het presidium stelt de raad de spreektijd voor de fracties en het college vast, waarbij een spreektijd van maximaal 5 minuten per agendapunt per fractie in de eerste termijn uitgangspunt is. Op voorstel van het presidium en/of de voorzitter kan de raad de spreektijd uitbreiden of verminderen.

3. De voorzitter inventariseert voorafgaand aan de bespreking van het agendapunt welke fracties in de eerste termijn het woord wensen te voeren en waarover. Fracties die geen gebruik hebben gemaakt van de spreektijd in de eerste termijn, mogen wel in de tweede termijn reageren.

4. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

5. Per agendapunt wijst iedere fractie in beginsel één woordvoerder aan. Indien een fractie over een agendapunt met meer dan één woordvoerder wenst te spreken, maken zij dit bij de vaststelling van de agenda bekend.

6. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

7. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

8. Na afloop van de eerste termijn van een spreker zijn verduidelijkende vragen en interrupties en debat daarover toegestaan.

Artikel 16. Spreekregels

1. Een commissielid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

2. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.

3. Een commissielid, de burgemeester en een wethouder voren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem gekregen te hebben.

4. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

Artikel 17. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Besluitenlijst besloten vergadering

1. Conceptbesluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

2. Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst.

3. De vastgestelde besluitenlijsten worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 23. Toehoorders en pers

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

1. Het is toegestaan om eigen geluid- of beeldregistraties te maken van de commissievergaderingen. Degenen die van een openbare commissievergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

2. Het is alleen toegestaan om vanaf de publieke tribune geluid- of beeldregistraties te maken, tenzij de commissievoorzitter expliciet toestemming heeft gegeven om vanaf een andere plaats in de raadszaal geluid- of beeldregistraties te maken.

3. Registraties mogen geen overlast veroorzaken en camera’s mogen het publiek of deelnemers aan de commissievergadering niet in de weg staan.