Besluit van het College van B&W van Bergen op Zoom houdende de Budgethoudersregeling gemeente Bergen op Zoom 2018

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder

Budget: Bedrag aan te besteden uitgaven met betrekking tot werken, leveringen en diensten en/of te

genereren inkomsten voor een begrotingsjaar, inclusief de urenramingen, uitgesplitst naar de

producten en/of projecten zoals vastgesteld in de begroting voor dat jaar. Dit is

inclusief vastgestelde investeringskredieten, reserves en voorzieningen.

Budgethouder: Lid van het Concernteam, in dienst van de gemeente Bergen op Zoom dan wel gedetacheerd bij de gemeente Bergen op Zoom vanuit een andere overheidsinstelling, die bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen en / of verantwoordelijk is voor het genereren van inkomsten.

Artikel 2 De budgethouder

2.1 Het budgethouderschap wordt toegekend aan functies. De gemeentesecretaris / algemeen directeur

benoemt de leden van het Concernteam als budgethouders.

2.2 De budgethouder is bevoegd voor de budgetten zoals deze in de begroting zijn vastgesteld. Het

college van burgemeester en wethouders verlenen de budgethouder alle bevoegdheden tot het verrichten van

privaatrechtelijke en feitelijke handelingen waaronder het aangaan en ondertekenen van alle

overeenkomsten in de ruimste zin van het woord die voor het realiseren van zijn producten noodzakelijk

zijn, tot een maximum bedrag van € 500.000 per overeenkomst.

2.3. Het college van burgemeester en wethouders verlenen de gemeentesecretaris/algemeen directeur alle bevoegdheden tot het verrichten van privaatrechtelijke en feitelijke handelingen waaronder het aangaan en ondertekenen van alle overeenkomsten in de ruimste zin van het woord die voor het realiseren van zijn producten noodzakelijk zijn, ook indien deze gelijk of groter dan € 500.000,- zijn, waarbij het maximum wordt bepaald door de budgetten zoals deze in de begroting zijn vastgesteld.

2.4 De leden van het Concernteam kunnen besluiten om voor de verschillende werkvelden / projecten één

of meer medewerkers aan te wijzen die - onder de blijvende verantwoordelijkheid van de leden van het concernteam- het budgethouderschap uitvoeren. Bij afwezigheid van de medewerker treden de leden van het concernteam in zijn plaats. De leden van het Concernteam kunnen voor de uitvoering van het budgethouderschap enkel medewerkers aanwijzen die in dienst zijn van de gemeente Bergen op Zoom dan wel gedetacheerd zijn bij de gemeente Bergen op Zoom vanuit een andere overheidsorganisatie.

2.5 Indien een lid van het Concernteam binnen zijn bevoegdheid ondermandaat verleent aan een medewerker, of een plaatsvervanger aanwijst, zendt hij een afschrift van dit aanwijzingsbesluit naar het team Financiën dat hiervan een overzicht bijhoudt.

2.6 Bij de besteding van het budget neemt de budgethouder de volgende spelregels in acht:

a. verplichtingen boven € 500,- schriftelijk vastleggen in de administratie;

b. de regels die zijn vastgelegd in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid;

c. de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen geldt voor zover een toereikend budget aanwezig is;

d. er mogen alleen contractuele verplichtingen aan worden gegaan die een begrotingsjaar overschrijden, als het werken en/of leveranties betreft, waarvan de uitvoering of levering dat begrotingsjaar overschrijdt en de uitvoerings- of leveringsduur nadrukkelijk intern is overeengekomen;

Artikel 3 Tussentijdse (management)rapportages en -informatie

3.1 Elke budgethouder stelt minimaal twee maal per jaar een (financiële) rapportage op van budgetafwijkingen, geleverde goederen en diensten en -indien daar aanleiding voor is- de maatschappelijke effecten. Die rapportage vormt de basis voor het samenstellen van de documenten in de beleidscyclus, die door het College van Burgemeester en Wethouders op de in de vigerende Financiële verordening 212 genoemde tijdstippen ter vaststelling worden aangeboden aan de Gemeenteraad. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan de in bedoelde verordening genoemde onderwerpen.

3.2 Bij een dreigende budgetoverschrijding wordt gehandeld conform de verordening 212 waarin het financiële beheer en de uitgangspunten voor het financiële beleid zijn vastgelegd.

3.3 De budgethouder verschaft het College van Burgemeester en Wethouders de benodigde gegevens om

het College in staat te stellen om te voldoen aan de informatieplicht als bedoeld in de vigerende Financiële verordening 212.

3.4 Ongeacht de periodieke rapportages is de budgethouder gehouden om in gevallen die daartoe aanleiding geven de gemeentesecretaris / algemeen directeur onmiddellijk te informeren. Bij de signalering van budgetafwijkingen lopende het jaar doet de budgethouder in overleg met de financieel adviseur voorstellen voor compensatie op die afwijking.

3.5 Ongeacht het gestelde in dit besluit kan het College van Burgemeester en Wethouders voor een begrotingsjaar besluiten tot een afwijkende rapportage- of informatiefrequentie.

Artikel 4 Overige bepalingen

4.1 In gevallen waarin deze regeling niet voorziet of daar waar afwijkingen zijn gewenst op deze regeling

beslissen Burgemeester en Wethouders.

4.2 Deze regeling treedt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2018 in werking.

4.3 De Budgethoudersregeling 2018 zoals vastgesteld op 20 februari 2018 wordt hiermee ingetrokken.