Verordening op de raadscommissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt

1. De leden worden benoemd door en uit het midden van de raad.

2. De commissie bestaat uit maximaal een lid uit elke fractie.

3. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

5. Het lidmaatschap eindigt door het einde van het raadslidmaatschap, door ontslag door de raad, door ontslag op eigen verzoek en in de gevallen als bedoeld in artikel 13.

1. De griffier is secretaris van de commissie.

2. De gemeentesecretaris kan bij de vervulling van de in artikel 2, onder a. genoemde taak, als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

3. De griffier geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie en is onder meer belast met de voorbereiding en organisatie van vergaderingen en gesprekken en het opstellen van de stukken van de commissie.

4. De griffier noch zijn vervanger zijn lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

1. De commissie kan een wethouder aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2, onder a. genoemde taak.

2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2. De commissie legt bij de herbenoemingprocedure en bij gesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet er op toe dat hieraan wordt voldaan.

3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, derde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

4. De commissie treft met inachtneming van de artikelen 8 en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen.

6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en zijn vervanger en, indien van toepassing, de adviseur.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste de helft van de leden dit noodzakelijk achten.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De griffier doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2. De griffier onderhoudt de contacten met de commissaris.

3. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten stukken en worden gezonden aan het privéadres van de griffier en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

4. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de griffier of door de griffier ondertekend en vanaf het privéadres van de griffier verzonden.

1. De commissie houdt minimaal eens in de 24 maanden een gesprek met de burgemeester.

2. Indien de leden dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een informeel voortgangsgesprek met de burgemeester.

3. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.

4. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige gesprek bij de griffier in te zien.

5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.

6. In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

3. Indien over van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

• -

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

• -

  een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• -

  aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie en heeft in ieder geval als bijlage het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  • 2.

    Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

  • 3.

    Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris.

1. De voorzitter en de griffier dragen er bij de herbenoemingprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter en de griffier dragen er bij de herbenoemingprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3. De voorzitter en de griffier dragen er bij de herbenoemingprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

4. De griffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.