Uitvoeringsbeleid en spelregels vastgoedbeheer gemeente Best

Bijlage 1 – Portefeuilleoverzicht vastgoed gemeente Best

Overzicht volledig eigendom (panden en ondergrond in eigendom)

Overzicht eigendom ondergronden (pand in eigendom bij derden)

Bijlage 2 – Definities bij portefeuilleoverzicht

Definities hoofdbeleidsveldindeling op basis van inkomsten/gebruik

Beleidsvelden zijn aan de hand van de vakgroepen beleid binnen de organisatie ingedeeld:

Sub-beleidsveld op basis van inkomsten/gebruik

Voor de diverse hoofdbeleidsvelden worden de volgende subverdelingen gemaakt:

Definities gebruiksfuncties

De verschillende gebruiksfuncties zijn afgeleid van de bouwkundige gebruiksfuncties conform de categorisering van het Bouwbesluit 2012, artikel 1.1 lid 2.

Bijlage 3 – Relevante beleidskaders

Relevante bestaande beleidskaders

Kadernota Visie op maatschappelijke voorzieningen en Uitvoeringsagenda 2011-2014 Visie op Maatschappelijke voorzieningen (2010)

De Kadernota bevat een integraal overzicht van de maatschappelijke voorzieningen. Daarnaast wordt aandacht besteed aan relevante trends en (beleidsmatige) ontwikkelingen. Aan de hand van de inventarisatie wordt uitwerking gegeven aan de visie, missie en uitgangspunten (rol van de gemeente) als kader voor de verdere uitwerking.

In de Uitvoeringsagenda wordt per project (buurthuizen, onderwijs, sociaal cultureel, sport en welzijn en zorg) uitwerking gegeven aan het accommodatiebeleid.

Beleidsnotitie Professionalisering vastgoedbeheer gemeente Best (vastgesteld raad 7 mei 2012)

Op 7 mei 2012 heeft de raad de beleidsnotitie vastgesteld. In deze beleidsnotitie worden de uitgangspunten voor beheer en eigendom van gemeentelijk vastgoed benoemd.

Notitie uitgangspunten buurthuizen Best (raadsbesluit 16 december 2013)

In de notitie worden de globale uitgangspunten voor verenigingsvastgoedobjecten en gemeenschapshuizen benoemd in relatie tot het faciliteren van ontmoetingsruimte voor bewoners. Naast het vaststellen van de notitie heeft de raad het college de opdracht gegeven deze notitie nader uit te werken in een op te stellen beleidsnota over de toekomst van buurthuizen (zie hierna bestuursopdracht 3-sterrendossier "Maatschappelijke Accommodaties/Buurthuizenbeleid")

Integraal Huisvestingsplan onderwijs 2014-2024 (raadsbesluit 7 oktober 2013)

Het Integraal Huisvestingsplan geeft richting aan de toekomstige huisvesting van het onderwijs in de gemeente Best. De uitgangspunten voor onderwijshuisvesting worden geformuleerd, rekening houdend met het leerlingenverloop, de verwachte leegstand in schoolvastgoedobjecten en de trends en ontwikkelingen op het gebied van onderwijshuisvesting.

Nota grondbeleid 2015 (raadsbesluit 30 november 2015)

In de nota is het hoofdstuk Beheer onroerende zaken opgenomen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het (tijdelijk) beheer van gemeentelijk vastgoed.

Beleidsakkoord 2014-2018

In het beleidsakkoord 2014-2018 is het onderwerp Accommodaties als aandachtspunt opgenomen.

Wonen met Visie (Woonvisie 2017, raadsbesluit 6 maart 2017)

De nota is een doorkijk naar het wonen in Best over een jaar of vijf of zes en de stip op de horizon. Deze visie is tegelijk een belangrijke bouwsteen voor de omgevingsvisie. De ontwikkelingen op de woningmarkt vragen om richtinggevend beleid dat aangescherpt kan worden op het moment dat dit nodig is.

De nota is o.a. opgesteld met de input van inwoners, woningcorporaties, projectontwikkelaars, architecten en verschillende interne medewerkers.

In de nota is beleid opgenomen over wat de gemeente met stakeholders wil bereiken en wat we daarvoor gaan doen op de volgende speerpunten:

• •

  betaalbaarheid

• •

  beschikbaarheid

• •

  leefbaarheid

• •

  wonen en zorg

• •

  bijzondere doelgroepen

• •

  duurzaamheid

De uitgangspunten en speerpunten uit de nota kunnen o.a. worden gebruikt bij de invulling/herontwikkeling van leegstaand gemeentelijk vastgoed.

Bestuursopdracht 3-sterrendossier "Maatschappelijke Accommodaties/Buurthuizenbeleid"

Bij het vaststellen van de notitie uitgangspunten buurthuizen Best heeft de raad het college de opdracht gegeven deze notitie nader uit te werken in een op te stellen beleidsnota over de toekomst van buurthuizen.

Het onderwerp "Maatschappelijke Accommodaties/Buurthuizenbeleid" werd benoemd als 3-sterrendossier. Na een aantal raadssessies is geconcludeerd dat de toegevoegde waarde van een integraal beleid maatschappelijke accommodaties twijfelachtig is. Beslissingen over maatschappelijke accommodaties worden niet genomen vanuit het vertrekpunt accommodaties (stenen, middel), maar vanuit de functionele beleidsstromen (inhoud, doel). Vervolgens heeft de raad bij besluit van 7 november 2016 het college opgedragen om het onderwerp "Maatschappelijke Accommodaties/Buurthuizenbeleid" te behandelen als regulier dossier. Als aandachtspunten worden genoemd:

• •

  inventariseren of er meer samenhang aangebracht kan worden in accommodatieaspecten binnen beleid en het invullen van eventuele hiaten;

• •

  verder uitwerken van de "Notitie uitgangspunten buurthuizen Best", zoals vastgelegd in het raadsbesluit "Uitgangspunten Buurthuizen" van 16 december 2013.

Kaderbrief 2017

In de Kaderbrief 2017 is opgenomen dat er extra inzet op accommodatiebeleid en gemeentelijk vastgoed vereist is.

Bijlage 4 Spelregels gemeentelijk vastgoedbeheer

In deze bijlage worden de spelregels, afspraken en werkwijzen voor het gemeentelijk vastgoedbeheer weergegeven. Deze spelregels kunnen worden toegepast op de gehele vastgoedportefeuille van de gemeente Best. Dit wil zeggen dat de afspraken gelden voor alle panden die de gemeente Best momenteel in eigendom heeft. Daarnaast wordt beschreven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de uitvoering van de beleidskaders en hoe de organisatie (rollen en verantwoordelijkheden) van het vastgoedbeheer is geregeld.

Vastgoedbeheer wordt opgedeeld in drie vormen van beheer: Eigendom, Exploitatie en Onderhoud.

Onderdeel Eigendom (4.1)

Alle activiteiten met betrekking tot portefeuille, financieel en relatiebeheer die het zo goed mogelijk beheren van vastgoedobjecten tot doel hebben. Onderdelen zijn:

• •

  Portefeuillebeheer (4.1.1)

  Alle strategische activiteiten die gericht zijn op (lange termijn) sturing en optimalisatie van vraag en aanbod, inclusief de bewaking van relevante wet- en regelgeving.

• •

  Financieel beheer (4.1.2)

  Alle activiteiten die gerelateerd zijn aan de kosten en opbrengsten als gevolg van het in eigendom hebben van vastgoed.

• •

  Relatiebeheer (4.1.3)

  Dit omvat alle activiteiten die gericht zijn op het voldoen aan de klantvraag, het optimaal benutten van de objecten in de portefeuille, verwerven van nieuwe huurders, het verlengen van de economische levensduur van objecten, het afsluiten van overeenkomsten, de administratie hiervan en het onderhouden van de contacten met de huurders.

• •

  Informatiebeheer (4.1.4)

  Dit omvat alle activiteiten die gericht zijn op de administratie, de informatievoorziening en het gebruik van alle daarbij ingezette informatiesystemen (vastgoedinformatiesysteem GT-AXXERION)

Onderdeel Exploitatie (4.2)

Alle activiteiten die worden uitgevoerd ten behoeve van de exploitatie van de vastgoedobjecten, zoals zaalverhuur, beveiliging, schoonmaak en gebruikersonderhoud op basis van (financiële) afspraken met de eigenaar.

Onderdeel Onderhoud (4.3)

Alle activiteiten ten behoeve van de technische instandhouding, waardebehoud en verlenging van de technische levensduur van vastgoedobjecten (inclusief de sportvelden). Hieronder valt ook het inspecteren op basis van relevante wet- en regelgeving en het adviseren van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer over de te nemen maatregelen en lacunes.

Onderdeel Organisatie (4.4)

Hoe is de organisatie van het vastgoedbeheer binnen de gemeente Best geregeld? Wat zijn de verschillende rollen en waar ligt welke verantwoordelijkheid?

4.1.1 Spelregels Eigendom: onderdeel Portefeuillebeheer

Onder portefeuillebeheer worden alle strategische activiteiten verstaan die gericht zijn op (lange termijn) sturing en optimalisatie van vraag en aanbod van vastgoed.

Spelregel 1: Portefeuillemanagement

Binnen de gemeente Best is minimaal één persoon aanspreekbaar op het portefeuillebeheer. Deze verantwoordelijkheid is belegd bij de vakgroep Grondzaken en Gemeentelijk Vastgoed.

Deze persoon/vakgroep:

• •

  is verantwoordelijk voor het gemeentelijk vastgoedbeleid;

• •

  verstrekt centraal inzicht in de gemeentelijke vastgoedportefeuille;

• •

  is verantwoordelijk voor optimalisatie en volledigheid registratie van de vastgoedportefeuille;

• •

  maakt vastgoedanalyses en levert managementinformatie

• •

  levert een bijdrage aan de planning- en control cyclus

• •

  geeft leiding aan het afwegingsproces om te komen tot een besluit tot afstoten, aankoop, periodiek heroverwegen of verhuur van (leegstaand) gemeentelijk vastgoed (conform spelregel 2);

• •

  is coördinator van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer;

• •

  bevordert de samenwerking tussen de verschillende disciplines binnen de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer en andere deskundigen.

Spelregel 2: Beoordeling bezit door middel van scorecard methodiek

De gemeentelijke kernportefeuille bestaat uit vastgoedobjecten die vallen onder de categorieën “Beleidsondersteunend vastgoed” en “Eigen Vastgoed”. Dit betekent dat de vastgoedobjecten die behoren tot de andere categorieën (“Commercieel Vastgoed” en “Overig Vastgoed”) in principe kunnen worden afgestoten. Daarnaast wordt bij concrete besluiten over afstoten, aankoop, periodiek heroverwegen en verhuur van (leegstaand) gemeentelijk vastgoed gebruik gemaakt van de scorecardmethodiek. Op basis van zes indicatoren worden de prestaties van de objecten in kaart gebracht.

De zes prestatie-indicatoren zijn:

• 1.

  Publiek doel;

• 2.

  Maatschappelijk rendement/maatschappelijke meerwaarde;

• 3.

  Klant- of gebruikerstevredenheid;

• 4.

  Ontwikkelingskansen;

• 5.

  Financieel rendement/vastgoedexploitatie;

• 6.

  Technische kwaliteit/duurzaamheid.

Hieronder in de tabel wordt aan de hand van een vraagstelling per indicator een toelichting gegeven en wordt aangegeven welke vakgroep of afdeling verantwoordelijk is voor het beantwoorden van deze vragen.

Om een concreet besluit te kunnen nemen dienen de volgende stappen te worden doorlopen:

• 1.

  Invullen scorecard

  De betreffende vakgroep of afdeling beantwoordt de vragen van de scorecard.

• 2.

  Analyse prestatievelden

  Aan de hand van de door de beleidsafdeling en multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer toegekende scores (++,+,0,-,--) op maatschappelijk (beleidsafdeling) en financieel rendement (Vastgoedbeheer) kan onderstaand schema worden opgesteld.

  Op de horizontale as staat de bijdrage van het vastgoed aan de beleidsdoelstellingen (maatschappelijk rendement) weergegeven en op de verticale as de verlies- of winstgevendheid van het vastgoed (financieel rendement).

  

  Vervolgens wordt de score op de maatschappelijk-financiële matrix aangevuld met de andere vier prestatievelden:

  • •

    Publiek doel

  • •

    Klanttevredenheid

  • •

    Ontwikkelingskansen

  • •

    Technische staat

• Hiervoor worden door de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer verschillende stakeholders benaderd. Zoals het bestuur, de ambtelijke organisatie (vakgroepen beleid en financiën), huurders en gebruikers.

• 3.

  Vervolgstrategie

  Aan de hand van de scores wordt een keuze gemaakt:

  Consolideren (2 en groen in de matrix)

  De exploitatie en het beheer wordt voortgezet op dezelfde wijze als voorgaande jaren.

  Renderen (3 en oranje in de matrix)

  Het financieel rendement wordt verhoogd, door uitgaven te verminderen en/of inkomsten te verhogen.

  Herpositioneren (1 en oranje in de matrix)

  Er wordt extra aandacht aan het vastgoed besteed door:

  • •

    herbestemming/transformatie;

  • •

    herontwikkeling (sloop en nieuwbouw);

  • •

    extra investeringen in het vastgoed (planmatig onderhoud naar voren schuiven, renovatie, restauratie, verbouwing of verduurzaming vastgoed).

• Afstoten (4 en rood in de matrix)

  Het vastgoed wordt verkocht volgens de spelregels van het verkoopproces (spelregel 6) of wordt gesloopt.

  Aankopen

  Zoals eerder is aangegeven, koopt de gemeente in beginsel geen vastgoed aan. In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om vastgoed aan te kopen.

Spelregel 3: Vier vormen van leegstand

Er zijn vier manieren om met leegstand om te gaan. In volgorde van voorkeur gaat het hierbij om:

• 1.

  Tijdelijke verhuur (waaronder huisvesting statushouders)

• 2.

  Bruikleen

• 3.

  Anti-kraak

• 4.

  Bewuste leegstand

De keuze voor het beheer van leegstaand vastgoed wordt bepaald op basis van:

• •

  De vervolgstrategie voor het pand (verkoop, herverhuur of sloop) en de belemmering die gebruik of verhuur voor deze strategie kan vormen.

• •

  Risico op vandalisme of kraak.

• •

  Risicoprofiel potentiële tijdelijke huurder/gebruiker.

• •

  Bepalingen bestemmingsplan en brandweervoorschriften (is bewoning wel toegestaan?).

De keuze voor 1) tijdelijk verhuur, 2) bruikleen, 3) anti-kraak en 4) bewuste leegstand is steeds voor maximaal 1 jaar. Hierna zal een heroverweging plaatsvinden.

Voordat er een keuze voor een van drie vormen wordt gemaakt zal er altijd overleg plaatsvinden met de betrokken beleidsafdeling(en). Voordat mensen of organisaties een pand, tot aan verkoop of verhuur, toegewezen willen krijgen, zal dit tevens besproken worden met de verantwoordelijk wethouder en de afdelingsmanager.

De tabel op de volgende pagina geeft aan wanneer welke variant toepasbaar is, zijn de voor- en nadelen en de financiële consequenties genoemd. In deze tabel is ook de variant verhuur aan statushouders opgenomen.

Opmerking

Voordat een leegstaand gemeentelijk pand in gebruik wordt genomen, wordt er (bij aanwezigheid van een douchevoorziening) een Legionella inspectie uitgevoerd. Daarnaast wordt door een gecertificeerd bedrijf (afhankelijk van de onderhoudscyclus) de elektra gekeurd.

Spelregel 4: Leegstand maximaal 2 jaar

Leegstand mag in beginsel maximaal twee jaar voortduren. In de huidige praktijk gaat het soms om langere periodes. Dit is niet langer wenselijk vanwege beeldvorming, maar ook vanwege de kosten die hiermee gepaard gaan. Als de twee jaar zijn verstreken zonder dat er concreet uitzicht bestaat op sloop, renovatie, verhuur of verkoop zal de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer moeten verantwoorden wat hiervan de redenen zijn. Op dat moment kan beargumenteerd worden besloten tot verlenging van de leegstand. Zijn deze argumenten er niet of onvoldoende dan komt het pand in aanmerking voor verkoop, dan wel sloop.

Spelregel 5: Ten behoeve van een zorgvuldige afweging bij verkoop en verhuur wordt ambtelijk gewerkt vanuit een integrale benadering (multidisciplinair overleg)

Ten behoeve van een zorgvuldige afweging bij verkoop en verhuur wordt ambtelijk gewerkt vanuit een integrale benadering, vanuit de volgende rollen:

• •

  Vastgoed (stenen, voorraad/aanbod), vanuit de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer.

• •

  Sociaal beleid/domein (ruimtevraag voor bijvoorbeeld ontwikkelingen participatiesamenleving), vanuit de beleidsafdelingen op het gebied van het sociale domein.

• •

  Ruimtelijk beleid/ontwikkeling (ruimtevraag/bestemmingsplannen), vanuit de beleidsafdelingen op het ruimtelijke gebied.

• •

  Financieel beleid, advisering over financiële gevolgen.

De samenwerking kan ervoor zorgen dat knelpunten en trends in de ruimtevraag en in het aanbod wordt gesignaleerd, waardoor vraag en aanbod beter op elkaar kunnen worden afgestemd.

De gemeente hoeft niet in elke ruimtevraag te voorzien (faciliterende rol gemeente). Waar mogelijk en wenselijk kunnen partijen worden doorverwezen naar panden die niet in eigendom zijn van de gemeente.

Spelregel 6: Proces verkoop gemeentelijk vastgoed

Wanneer uit de scorecard methode blijkt dat de beste optie verkoop is, worden de volgende stappen doorlopen:

• 1.

  De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer initieert een multidisciplinair overleg. Afhankelijk van de casus en het te verkopen object wordt een aantal disciplines vanuit het Adviesteam Principeverzoeken uitgenodigd. In dit overleg wordt vanuit de verschillende disciplines gesproken over de potentie van het object en de ruimtelijke mogelijkheden die het object biedt. Ook wordt de behoefte/vraag in beeld gebracht, waarbij rekening gehouden wordt met de uitgangspunten clustering en spreiding en met de actuele maatschappelijke belangen. Alle initiatieven met betrekking tot aankoop en/of herontwikkeling van het pand/perceel worden in kaart gebracht en met een quick-scan op hun haalbaarheid (op basis van de wenselijkheid vanuit het algemeen belang) getoetst. Er wordt bekeken of het object zijn huidige bestemming kan behouden en/of er mogelijkheden voor een bestemmingsplanwijziging zijn.

• 2.

  Het advies en plan van aanpak (met de keuze voor verkoop huidige en/of toekomstige bestemming) van het multidisciplinair overleg wordt besproken met de afdelingsmanager R&O en de portefeuillehouder en daarna voorgelegd aan het college.

• 3.

  Aan een erkend taxateur wordt de opdracht gegeven om het object te taxeren, rekening houdend met de bestemming (huidig en/of toekomstig) van het object (spelregel 8).

• 4.

  Het object wordt (tegen een marktconforme prijs) via een makelaar of via een openbare inschrijving in de markt gezet (spelregel 8).

• 5.

  Serieuze gegadigden worden gescreend in het kader van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BiBob) spelregel 9.

• 6.

  Na overeenstemming op ambtelijk niveau met koper wordt de verkoop (overeenkomst met voorwaarden) ter goedkeuring/besluitvorming voorgelegd aan het college.

• 7.

  Na goedkeuring afwikkeling verkoop (ondertekening overeenkomst door burgemeester, notariële en feitelijke overdracht/levering object, financiële afwikkeling, mutaties financiële administratie en vastgoedinformatiesysteem).

Spelregel 7: Bij verkoop streven naar een zo ruim mogelijke bestemming

Bestemmingswijzigingen kunnen de verkoop aanmerkelijk versnellen en de opbrengst verhogen. Maar per geval wordt bekeken of en zo ja welke aanvullende inhoudelijke maatschappelijke criteria er worden gehanteerd. In het overleg conform stap 1 van spelregel 6 is al gesproken over de potentie van het vastgoedobject en de ruimtelijke mogelijkheden die het object biedt. Voor diverse potentiële kopers zijn functies zoals woningbouw en/of kantoorbouw verhoudingsgewijs waardevoller dan een functie als maatschappelijke doeleinden.

Spelregel 8: Verkoop: marktbenadering en prijsbepaling

Nadat het vastgoed is getaxeerd door een erkend taxateur en de verkoopprijs (waarde in het economisch verkeer/marktwaarde) is vastgesteld wordt het vastgoed in de markt gezet. De verkoopprocedure moet voldoen aan de volgende criteria:

• •

  Transparantie

• •

  Openbaarheid

• •

  Marktconformiteit

• •

  Gelijke kansen voor alle partijen

De verkoop kan via een makelaar gebeuren of wanneer er veel belangstelling is via een openbare inschrijving.

Spelregel 9: Bibob-toetsing

Op 1 juni 2003 is de Wet Bibob in werking getreden. Met de Wet Bibob wordt het openbaar bestuur in staat gesteld zich te beschermen tegen het risico dat criminele activiteiten worden gefaciliteerd bij het verlenen van vergunningen en subsidies en het gunnen van opdrachten in het kader van aanbestedingen. In 2013 heeft het college beleidsregels vastgesteld voor de toepassing van de Wet Bibob bij de omgevingsvergunning voor bouwactiviteiten en in 2015 zijn beleidsregels voor de toepassing van Drank- en horecavergunning en de bouwactiviteiten geactualiseerd en is milieu toegevoegd.

Bibob-toetsing passen we momenteel al toe bij verhuur van panden waar een Drank- en horecavergunning moet worden verleend. De verlichte Bibob-toetsing maakt dan onderdeel uit van de vergunning.

Sinds 1 juli 2013 vallen vastgoedtransacties waarbij de overheid (lees: de gemeente) partij is onder het bereik van de Wet Bibob. Onder vastgoed wordt in dit kader verstaan (art. 1, lid 1, onder 0 Wet Bibob):

• •

  Aan en verkoop van vastgoed of het vestigen, vervreemden of wijzigen van een zakelijk recht.

• •

  Huur of verhuur.

• •

  Verlenen van een gebruiksrecht.

• •

  Deelname aan een rechtspersoon, een commanditaire vennootschap of een vennootschap onder firma die het recht op eigendom of zakelijk recht met betrekking tot die onroerende zaak heeft of die de onroerende zaak huurt of verhuurt.

Met de Wet Bibob wordt de gemeente hierdoor o.a. in staat gesteld zich te beschermen tegen het risico dat criminele activiteiten worden gefaciliteerd bij het aangaan van vastgoedtransacties. Bij de toepassing van de Wet Bibob wordt de integriteit van de contractspartij en bij de betrokken transactie betrokken (rechts) personen beoordeeld.

Momenteel zijn er nog geen beleidsregels vastgesteld voor de toepassing van de Wet Bibob op vastgoedtransacties. Op regionaal niveau (Basisteam De Kempen) wordt bestuurlijk en ambtelijk gesproken over het toepassen van de Wet Bibob op vastgoedtransacties in het algemeen en over de beleidsregels die van toepassing zijn op de Bibob-toetsing in het bijzonder. De vakgroep Veiligheid is bij dit traject betrokken. De beleidsregels worden in 2018 aan het college voorgelegd.

Spelregel 10: Verkoop aan huidige gebruiker met behoud maatschappelijke functie

In het af te stoten maatschappelijk vastgoed kunnen huurders zitten die de locatie willen kopen van de gemeente en vervolgens de (maatschappelijke) functie voortzetten. Er is ruimte voor dergelijke initiatieven na besluitvorming door het college. De volgende aandachtspunten zijn van belang:

• •

  De realiteitszin van de voorstellen worden getoetst aan de prestatiecriteria van de scorecard methodiek.

• •

  Ongewenste precedentwerking naar andere vastgoedobjecten dient te worden voorkomen.

• •

  Voorkomen dat de onderhandelingen over de overname leiden tot indirecte subsidiëring en daarmee mogelijk tot onrechtmatige staatssteun.

Er dient rekening te worden gehouden met het feit dat de fiscus de overdrachtsbelasting over de reële verkoopwaarde zal rekenen.

Spelregel 11: Staatssteun

Het cruciale staatssteuncriterium is of de maatregel (lees: verkoop van het vastgoed) een selectief voordeel verstrekt aan een onderneming. (Als het vastgoed wordt verkocht aan een particulier/privépersoon kan nimmer sprake zijn van staatssteun).

Als vastgoed voor een lagere prijs wordt verkocht of verhuurd dan de koper/huurder onder normale omstandigheden voor dit type vastgoed op de markt zou moeten betalen, kan er sprake zijn van staatssteun (de koper heeft een voordeel).

Er zijn twee door de Europese Commissie erkende methoden om staatssteun uit te sluiten, namelijk:

• •

  verkoop via een onvoorwaardelijke biedprocedure die voldoende openbaar is gemaakt;

• •

  taxatie door een onafhankelijke deskundige en verkoop tegen de getaxeerde waarde.

Er zijn wettelijke richtlijnen én praktische regels (ten minste compensatie voor boekwaarde en verkoopkosten) die de exacte wettelijke en potentiële financiële ruimte geven voor verkoop van vastgoed (geoorloofde staatssteun). Zo geldt er voor alle marktpartijen de de-minimis regeling, steun tot maximaal €200.000,00 in 3 jaar als korting op de getaxeerde waarde. In bijzondere gevallen kan op grond van deze regeling maximaal € 500.000,00 in 3 jaar aan steun worden gegeven. De gemeente(raad) dient aan te geven welke diensten worden gezien als diensten van het algemeen economisch belang (DAEB), waarna wordt beoordeeld of de koper behoort tot die categorie. De DAEB activiteiten betreffen activiteiten die door de markt normaal niet worden opgepakt. Overigens wordt momenteel van deze ruimte tot € 500.000,00 geen gebruik gemaakt.

In het verlengde hiervan heeft de gemeenteraad in het kader van de Wet Markt en Overheid (zie ook spelregel 15: marktconforme huurprijs) in 2014 besloten om in een aantal gevallen van de gedragsregels van deze wet af te wijken.

Spelregel 12: Concurrentie met eigen vastgoed objecten

Bij het afstoten moet rekening worden gehouden met concurrentie van vastgoedobjecten onderling. Bij het voorleggen van besluiten tot verkoop zal deze onderlinge concurrentie meegenomen worden in de afwegingen (zie ook het afwegingskader uit spelregel 2).

Spelregel 13: Bodem en asbest

Niet voor iedere locatie is een bodem- en asbestonderzoek beschikbaar. Indien bij verkoper (gemeente) niet bekend is of er asbest aanwezig is en/of er sprake is van bodemverontreiniging wordt in de koopovereenkomsten een bepaling opgenomen waarin koper voor eigendomsoverdracht de gelegenheid tot onderzoek wordt geboden. Maakt de koper geen gebruik van deze mogelijkheid, dan ligt het risico bij de koper.

Opmerking:

In 2018 wordt voor gemeentelijke panden met een bouwjaar van voor 1993 een asbestinventarisatie-onderzoek uitgevoerd. In die gevallen ligt het risico bij de gemeente en wordt het aanwezige asbest zoveel mogelijk verwijderd.

4.1.2 Spelregels Eigendom: onderdeel Financieel beheer

Financieel beheer betreft alle activiteiten die zijn gerelateerd zijn aan de kosten en opbrengsten als gevolg van het in eigendom hebben van vastgoed.

Spelregel 14: Financieel management

Binnen de gemeente Best is een aantal personen aanspreekbaar op het financieel management. De verantwoordelijkheid met betrekking tot het financiële beleid is belegd bij de portefeuillebeheerder (spelregel 1) en bij de relatiebeheerder (spelregel 26). Afstemming en overleg vinden plaats met de financieel adviseur van de vakgroep Financieel Beleid.

De verantwoordelijkheid van de uitvoering van het financiële beleid is belegd bij de vakgroep Financieel Beheer.

Deze persoon/vakgroep bij Financieel Advies:

• •

  is verantwoordelijk voor de facturering van geldstromen (indexering huur conform contract, check en verzending uitgaande facturen conform contract, overleg en afstemming met invorderingsambtenaar);

• •

  is verantwoordelijk voor de controle van de administratie van Verenigingen van Eigenaars;

• •

  is aanspreekpunt voor accountant;

• •

  is verantwoordelijk voor mutatieverwerking van financiële gegevens van vastgoedobjecten en contracten;

• •

  maakt onderdeel uit van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer.

Spelregel 15: Marktconforme huurprijs

Het gemeentelijk vastgoed in Best wordt aan verschillende partijen verhuurd. Dit varieert van een particulier, een maatschappelijke organisatie tot aan een commerciële partij. In 2012 heeft de raad besloten om marktconforme tarieven te rekenen aan de gebruikers van het gemeentelijk vastgoed (Beleidsnotitie Professionalisering vastgoedbeheer gemeente Best, 7 mei 2012, zie bijlage 1).

De marktconforme huurprijs wordt bepaald op basis van een analyse van de locatie en de markt of een taxatie. Gerekend wordt met een huurniveau per m2 verhuurbaar oppervlak (VVO), conform NEN 2580. De vastgestelde marktconforme prijs wordt jaarlijks verhoogd aan de hand van het prijsindexcijfer van de gezinsconsumptie (CPI).

Een marktconforme huur is uitgangspunt bij courant vastgoed. Het merendeel van het gemeentelijk vastgoed is incourant, waardoor er weinig vergelijkbare transacties zijn en het erg lastig is om door middel van de vergelijkingsmethode en/of analyse van de markt een marktconforme prijs te bepalen

Huidige situatie in Best en acties

Er zijn veel lopende huurovereenkomsten die vaak lange tijd geleden met de betreffende huurders zijn gesloten. Er is dus niet altijd sprake van een marktconforme huur. In het verleden werd de huurprijs bepaald op basis van de historische kostprijs. Dit kan betekenen dat de huurprijs (door de jaarlijkse indexering) op een bepaald moment hoger is dan een marktconforme huurprijs. In 2019 worden alle huurovereenkomsten beoordeeld. Er zal worden gekeken naar de huidige huur in relatie tot de marktconforme huur en de kostprijsdekkende huur.

Kostprijsdekkende huur

In de meeste gevallen is het gemeentelijk vastgoed voor een specifiek doel gerealiseerd (zwembad, jongerencentrum, brandweerkazerne) of is het in de markt weinig gangbaar (buurthuizen). Dit incourant gemeentelijk vastgoed staat meestal ten dienste van maatschappelijke functies of activiteiten. Omdat het lastig is om voor dit gemeentelijk vastgoed een marktconforme huur te bepalen wordt er ook gebruik gemaakt van kostprijsdekkende huur. Een kostprijsdekkende huur dekt alle kosten van het in eigendom hebben en het beheren van vastgoed. Het betreft dan kosten als rente en aflossing van investeringen, onderhoud, belastingen en heffingen, verzekeringspremies en eventueel beheerskosten.

De kostprijsdekkende huur wordt op een eenduidige wijze bepaald conform de publicatie "Wat kost dat?, Menukaart voor een kostprijsdekkende huur van gemeentelijk vastgoed" van Bouwstenen voor Sociaal (december 2015).

Voor zover het niet mogelijk is om een marktconforme huur te bepalen wordt een kostprijsdekkende huur bepaald.

Wet Markt en Overheid

Deze wet bevat gedragsregels voor de overheid die zijn bedoeld om concurrentievervalsing tegen te gaan. Dit betekent dat de gemeente geen lagere huur in rekening mag brengen dan de kosten die zij maakt voor het gemeentelijk vastgoed (zie voor toelichting spelregel 11: Staatssteun). De gemeente kan hiervan met een algemeen besluit van de raad afwijken. Op 29 juni 2014 heeft de raad besloten om in een aantal gevallen (verhuur van bijvoorbeeld sportvelden) van deze gedragsregels af te wijken.

Spelregel 16: Berekening huurprijs sportaccommodaties

Tarieven buitensport

Op de sportparken Naastenbest en De Leemkuilen zijn verschillende sportvoorzieningen gelegen, denk aan velden, kleedlokalen en kantines. Deze buitensportvoorzieningen worden verhuurd aan diverse verenigingen.

Wij hanteren de tarieven zoals eerder vastgesteld. De tarieven zijn vastgesteld op basis van (12,5% over de) normatieve investeringskosten en normatieve onderhoudskosten (exclusief BTW). Vanaf 2012 is de gebruiksvergoeding voor de gemeentelijke sportvoorzieningen (velden) verhoogd van 12,5% naar 20%. Deze gebruiksvergoeding wordt vanaf 2013 jaarlijks geïndexeerd op basis van het prijsindexcijfer van de gezinsconsumptie (CPI). De gebruiksvergoeding is belast met 6% BTW (zie ook spelregel 17: BTW regimes en fiscale gevolgen). Er is nl. sprake van het geven van de gelegenheid tot sportbeoefening.

De huur van de ondergrond van de kantines (€ 11,00 per jaar) is omgezet naar een (zakelijk) recht van opstal. Hierdoor is de situatie juridisch vastgelegd dat de gemeente eigenaar is van de ondergrond en de betreffende vereniging eigenaar is van het opstal/vastgoedobject (kantine). De jaarlijkse vergoeding (retributie) bedraagt € 50,00 (prijspeil 2017) en wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het prijsindexcijfer van de gezinsconsumptie (CPI).

Tarievenstelsel binnensport

In 2009 zijn ook de tarieven voor de binnensport vastgesteld. De tarieven zijn vastgesteld op basis van normbedragen (Uitvoeringsnotitie Tarieven Binnensport, september 2008). Deze tarieven zijn van toepassing op het gebruik van de sporthal Naastenbest en de verschillende gymzalen.

Spelregel 17: Vastgoed en de planning- en control cyclus

In de afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in het op orde brengen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Raming en verantwoording van het gemeentelijk vastgoed vindt echter plaats binnen diverse producten / taakvelden, waardoor er geen totaal inzicht is via de P&C cyclus. Met behulp van een dwarsdoorsnede van het gemeentelijk vastgoed kan dit inzicht wel worden gegeven.

Om het gemeentelijk vastgoedbeheer verder te professionaliseren wordt daarom voorgesteld om vanaf de begroting 2019 een aparte paragraaf Vastgoed op te nemen. In deze paragraaf kan o.a. aandacht worden besteed aan:

• •

  de ambities van de gemeente met betrekking tot het gemeentelijk vastgoed

• •

  de omvang en samenstelling van de vastgoedportefeuille (boekwaarden en WOZ waarden)

• •

  de verhuur en de vastgoedexploitatie

• •

  leegstand

Spelregel 18: BTW regimes en fiscale gevolgen

Afhankelijk van het BTW regime van de gebruiker zal de huurprijs wel of niet belast worden:

• •

  Onbelaste verhuur: hoofdregel is dat de huurder de BTW niet kan verrekenen en de huurprijs niet belast wordt. De inkoop BTW valt niet te verrekenen. Over de huurprijs wordt geen BTW gerekend.

• •

  Belaste verhuur: opteren voor belaste verhuur is mogelijk als de huurder meer dan 90% belaste prestatie levert. De Inkoop-BTW valt voor 100% te verrekenen. Over de huurprijs wordt vervolgens hoge tarief BTW (21%) gerekend.

• •

  Gelegenheid geven tot sportbeoefening (GGTS): Geldt op het moment dat de gemeente een bepaald dienstbetoon aan de huurder verleent. Bij eigen beheer is dit het geval en alleen als de huurder meer dan 90% gelegenheid tot sportbeoefening geeft. Over de huurprijs wordt het lage tarief BTW (6%) gerekend.

• •

  BTW Compensatie Fonds (BCF): Het BTW Compensatie Fonds is opgericht specifiek voor overheidstaken. Binnen het BCF komen dezelfde tariefsoorten voor als bij de "normale" BTW regelgeving. Vastgoed wat bestemd is voor de eigen bedrijfsvoering (zoals het gemeentehuis) valt onder het BCF-regime.

Hieronder een overzicht van de btw regimes en objecten/objectgroepen. Brede Scholen kunnen dus meerdere BTW regimes kennen.

Verder gelden de volgende spelregels:

• •

  De (nieuwe) huurder is zelf verantwoordelijk voor het bepalen van het specifieke BTW regime. Bij een nieuwe huurder moet altijd worden geïnformeerd of de huurder de BTW kan verrekenen. Bij wijziging van huurder wordt tevens het BTW regime doorgegeven aan de vakgroep Financiële administratie.

• •

  Eén keer per jaar worden de dimensies gecontroleerd op hun BTW regime.

Spelregel 19: ·Vennootschapsbelasting en fiscale gevolgen

Vanaf 1 januari 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting (Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen). Dit betekent dat de gemeente vanaf het boekjaar 2016 aangifte moet doen voor hun ondernemingsactiviteiten vanaf het boekjaar 2016.

De activiteiten die verband houden met de exploitatie en verhuur van vastgoed kan in aantal gevallen belastingplichtig zijn. Samen met externe adviseurs zijn we tot de conclusie gekomen dat de vastgoedobjecten die wij bezitten onder normaal vermogensbeheer vallen. Dit betekent dat onze vastgoedobjecten niet onder de Vennootschapsbelasting vallen. Bij nieuwe panden zal steeds moeten worden beoordeeld of er vennootschapsbelastingplicht ontstaat.

Spelregel 20: Verwerking risico’s

De impact (gevolg) en de waarschijnlijkheid (kans) dat een risico zich voordoet, is afhankelijk van het type, de leeftijd, kwaliteit van onderhoud, locatie en de bestemming van een vastgoedobject en de algemene economische ontwikkelingen. De volgende financiële risico’s zijn te onderscheiden:

• •

  Huurderving door leegstand, wanbetaling of faillissement van de huurder

• •

  Niet verzekerde schades en gebreken aan vastgoedobjecten

• •

  Te hoge boekwaarde (in vergelijking met marktwaarde/potentiële verkoopopbrengst)

• •

  Nog onbekende wijzigingen in wet- en regelgeving

• •

  Nog onbekende technische gebreken in het vastgoedobject

Kleine risico’s kunnen worden opgevangen binnen de onderhoudsvoorziening De grotere risico’s (qua omvang) zullen worden opgenomen in de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing" van de programma-begroting. De dekking van de grotere risico’s wordt gevonden in de beschikbare weerstandscapaciteit.

Spelregel 21: Activeren

Regels met betrekking tot activering, afschrijving en waardering van vaste activa zijn vastgelegd in bijlage 1 van de Financiële verordening 2017 (en in hoofdstuk V van het Besluit Begroting en Verantwoording, hierna: BBV). Op grond hiervan moeten alle vastgoedobjecten, ongeacht of het maatschappelijk of commercieel in gebruik is, worden geactiveerd.

Materiële vaste activa (zoals vastgoedobjecten) worden vanaf een aanschafwaarde van € 10.000 geactiveerd.

Voor de gemeentelijke boekhouding is het "gemodificeerd stelsel van baten en lasten" van toepassing. Hierbij worden de uitgaven en inkomsten toegerekend aan de jaren waar ze betrekking op hebben. Uitgaven voor zaken met een meerjarig gebruiksnut worden geactiveerd en zodoende in de balans opgenomen. De (afschrijvings-)lasten worden vervolgens verdeeld over de verwachte economische levensduur van het vastgoedobject. Hierdoor wordt het inzicht in de jaarlijkse kosten van het gemeentelijk vastgoed vergroot.

Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief (vastgoed) mogen volgens het BBV in mindering worden gebracht op de waardering van dat actief (art. 62 lid 2 BBV).

Opmerking:

Niet alle vastgoedobjecten zijn geactiveerd. In het verleden zijn ze bijvoorbeeld in één keer ten laste gebracht van de reserve, waardoor deze investeringen niet zichtbaar waren op de activastaat. Een lijst van deze activa is vanaf 2018 in de activastaat opgenomen (met de waarde 0).

Spelregel 22: Afschrijven

Regels met betrekking tot activering, afschrijving en waardering van vaste activa zijn vastgelegd in bijlage 1 van de Financiële verordening 2017. Hierin is vastgelegd dat:

• •

  bij incourant gemeentelijk vastgoed geen rekening wordt gehouden met een restwaarde

• •

  courant gemeentelijk vastgoed wordt afgeschreven tot 75% van de historische aanschafwaarde/vervaardigingsprijs.

• •

  0p grond niet wordt afgeschreven (de waarde van grond vermindert niet ten gevolg van normaal gebruik.

Als de waarde van courant gemeentelijk vastgoed per balansdatum lager is dan 75%, wordt volgens het BBV het courant gemeentelijk vastgoed afgewaardeerd tot de actuele marktwaarde.

Momenteel wordt het onderscheid courant/incourant bepaald door de vakgroep Financieel Beleid. Er wordt voorgesteld om deze verantwoordelijkheid neer te leggen bij de portefeuillebeheerder (spelregel 1) in samenspraak met de vakgroep Financieel Beleid.

Verder is vastgelegd dat de gemeente Best in principe lineair afschrijft vanaf het jaar volgend op de activering. Bij nieuw te realiseren vastgoed met een boekwaarde van meer dan € 1 miljoen wordt de componenten-methode toegepast. Bij de componentenmethode wordt onderscheid gemaakt naar de economische levensduur van de verschillende componenten.

Uitsplitsing vindt momenteel plaats naar:

Bij nieuw te realiseren vastgoed wordt rekening gehouden met alle kosten om het vastgoed te realiseren en in te richten. Vervangingen na het verstrijken van de economische levensduur worden opgenomen onder de vervangingsinvesteringen of opgenomen in een onderhoudsplan.

Uitbreiding van bestaande vastgoedobjecten in ons eigendom vallen onder nieuw beleid en worden aan de gemeenteraad voorgelegd (bij voorkeur via de kaderbrief).

Voorstel bij nieuw te realiseren vastgoed

Om een betere vergelijking met de waardering in het kader van de Wet WOZ te kunnen maken wordt voorgesteld om de afschrijving in de financiële administratie aan te laten sluiten bij de afschrijving zoals deze wordt gehanteerd bij de bepaling van de waarde op grond van de wet WOZ:

Voorstel bij verwerving bestaand vastgoed

We hanteren de afschrijving zoals die hierboven genoemd is, met als opmerking dat rekening wordt gehouden met de leeftijd van het af te schrijven (vastgoed)component.

Spelregel 23: Kapitaallasten vrijval

Bij de verkoop van panden verdwijnt de bezitting van de balans en vervallen alle lasten die verband hielden met het in eigendom hebben en in exploitatie houden van het vastgoed.

Spelregel 24: Afwaarderen boekwaarde

De BBV bepaalt dat indien de bestuurlijke intentie is om vastgoed met een maatschappelijke functie duurzaam te exploiteren er in geen enkele situatie een duurzame waardevermindering (afwaarderen van de boekwaarde) hoeft te worden verantwoord. Indien bestuurlijk de intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie te verkopen of als de bestemming wijzigt naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie, dan bestaat de mogelijkheid dat een duurzame waardevermindering moet worden verantwoord. Dit wordt bepaald op basis van de directe opbrengstwaarde. Dit betekent dat als bij te koop staande vastgoedobjecten de boekwaarde hoger is dan de taxatiewaarde deze wordt afgeboekt tot aan de taxatiewaarde.

Daarnaast vergelijkt de portefeuillebeheerder (spelregel 1) in samenspraak met de vakgroep Financieel Beleid jaarlijks in december de WOZ-waarde met de boekwaarde. Indien noodzakelijk wordt in overleg met de vakgroep Financieel Beleid de boekwaarde aangepast. Kantekening hierbij is dat de WOZ-waarde altijd een waardepeildatum hanteert die een jaar voor de waardevaststelling ligt.

Spelregel 25: Omgaan met onderhoudsvoorziening

Voor alle gemeentelijke panden waarbij de jaarlijkse onderhoudskosten gemiddeld € 25.000,00 of meer bedragen wordt een onderhoudsvoorziening opgesteld.

De spelregels hierbij zijn:

• •

  De hoogte van de storting in de onderhoudsvoorziening wordt bepaald op basis van de in het meerjaren-onderhoudsplanning (MJOP) opgenomen maatregelen en de daarmee samenhangende kosten. De som van de jaarlijkse stortingen in de voorziening gedurende de planperiode van 20 jaar, moet daarbij gelijk zijn aan het opgevoerde onderhoud in de planperiode;

• •

  De onderhoudsvoorziening wordt jaarlijks geactualiseerd. Indien de voorziening niet toereikend is, zal de storting worden aangepast overeenkomstig de verwachte uitgave in de planperiode.

Voor panden waarbij de jaarlijkse onderhoudskosten lager zijn dan € 25.000,00 wordt geen MJOP opgesteld. De onderhoudskosten worden gedekt uit het dagelijks onderhoud.

Spelregel 26: Bepaling bruto/netto resultaat verkoop vastgoedobject

De bruto opbrengst is de verkoopprijs zoals deze is vastgelegd in de koopovereenkomst. Ten laste van de bruto verkoopopbrengst komen de volgende eenmalige verkoopkosten:

• •

  Boekwaarde

• •

  Taxatiekosten

• •

  Kosten tijdelijke beheer, o.a. gas, water en elektra

• •

  Uren multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer ten behoeve van verkoopinspanning

• •

  Eventueel asbestonderzoek

• •

  Eventueel bodemonderzoek

• •

  Eventueel archeologische onderzoek

• •

  Onvoorziene noodzakelijke onderhoudskosten

• •

  Andere onvoorziene kosten

Na aftrek van bovenstaande posten ontstaat de netto verkoopopbrengst zolang deze kosten in het verkopende jaar zijn gemaakt. Gerealiseerde resultaten worden als incidentele baat of last in het jaar van realisatie verwerkt.

4.1.3 Spelregels Eigendom: onderdeel Relatiebeheer

Relatiebeheer omvat alle activiteiten die gericht zijn op het voldoen van de klantvraag, het optimaal benutten van de objecten in de portefeuille, het verwerven van nieuwe huurders, het verlengen van de economische levensduur van objecten, het afsluiten van overeenkomsten, de administratie hiervan en het onderhouden van de contacten met de huurders.

Spelregel 27: Relatiemanagement

Binnen de gemeente Best is minimaal één persoon aanspreekbaar op het relatiebeheer en/of de contacten met (potentiële) huurders/gebruikers van het gemeentelijk vastgoed. Deze verantwoordelijkheid is belegd bij de vakgroep Grondzaken en Gemeentelijk Vastgoed.

Deze persoon/vakgroep:

• •

  draagt er zorg voor dat het vastgoedobject wordt gebruikt waarvoor het (beleidsmatig) bedoeld en bestemd is;

• •

  is eerste aanspreekpunt en heeft direct contact met de huurder/eindgebruiker;

• •

  zorgt voor adequate (huur-/gebruikers-)overeenkomsten en nakoming daarvan;

• •

  verzamelt marktinformatie en bepaalt marktconforme huur;

• •

  is mede verantwoordelijk voor het vastleggen en bijhouden van relevante informatie binnen het vastgoedinformatiesysteem GT-AXXERION (samen met administratieve lid van de multidisciplinaire vakgroep Vastgoedbeheer);

• •

  onderhoudt contacten met de verschillende stakeholders (vakgroepen (Financieel) Beleid, portefeuillebeheerder, huurders en met de technisch beheerder);

• •

  maakt onderdeel uit van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer.

Spelregel 28: Contractbeheer

Afspraken met huurder c.q. gebruiker worden in een standaard huurovereenkomst (gebaseerd op het ROZ model) dan wel in een bruikleenovereenkomst vastgelegd. Onderdeel van de huurovereenkomst is de verdeling van onderhoud en bekostiging daarvan. Deze wordt vastgelegd in de demarcatielijst.

Uitgangspunt is uniformiteit. Uniformiteit is van belang voor de wetmatigheid en de uitvoerbaarheid. Afwijken van de standaard is mogelijk, mits gemotiveerd en goed gedocumenteerd (bijvoorbeeld in de overwegingen van de huurovereenkomst).

Bij het sluiten van een huurovereenkomst is het van belang te weten om wat voor soort (bedrijfs)ruimte het gaat. Het kan gaan om:

• •

  Bedrijfsruimte vallend onder artikel 7.290 Burgerlijk Wetboek (ook wel winkelruimte of middenstandsbedrijfsruimte genoemd).Deze ruimte is publiek toegankelijk en een plek waar een product of dienst wordt geleverd, zoals een winkel. Ook kringloopwinkels en voedselbanken vallen in principe onder dit regime. Een dergelijke ruimte heeft extra wettelijke bescherming, zoals een huurrecht van de eerste tien jaar en een opzegtermijn van minimaal een jaar.

• •

  Overige bedrijfsruimte vallend onder artikel 7.230a Burgerlijk Wetboek (ook wel kantoorruimte genoemd).

  Dit is ruimte die niet past in de vorige categorie en ook geen woonruimte is. Deze ruimte heeft geen publiek toegankelijk deel. Voorbeeld van een dergelijke ruimte is een kantoor, maar ook ruimten voor kinderopvang, sport, een buurthuis of onderwijs (voor zover niet geregeld in de onderwijswetten) vallen meestal onder dit regime. Per situatie kan worden bepaald wat wel of niet in het contract wordt opgenomen.

In Best is er meestal sprake van de verhuur van overige bedrijfsruimte vallend onder artikel 7.230a BW.

Uitzonderingen:

• •

  De verhuur van de sporthal wordt geregistreerd/vastgelegd in het boekingssysteem V-consyst/winconsyst. Incidentele boekingen worden direct per pinbetaling betaald. De overige boekingen worden door de financiële administratie gefactureerd. Door middel van een boeking in het memoriaal van Coda vindt de controle op de betaling plaats.

• •

  In de overeenkomst die wordt gesloten met de gebruikers/huurders van de sporthal en de gymzalen wordt verwezen naar de gebruiksvoorwaarden van de sportaccommodaties.

• •

  Voor de verhuur van de sportaccommodaties op de sportparken Naastenbest en De Leemkuilen wordt gebruik gemaakt van een (standaard) gebruiksovereenkomst. Een demarcatielijst (voor de toedeling van de kosten van onderhoudswerkzaamheden) maakt onderdeel uit van deze overeenkomst. Voor het in eigendom hebben van een kantine op grond van de gemeente is een (zelfstandig) recht van opstal gevestigd. Ook dit is een standaard overeenkomst.

Opmerking:

• •

  In het verleden zijn verschillende huurovereenkomsten qua opzet en inhoud opgesteld, waardoor afspraken over looptijd, prijs, indexering, opzegtermijn en onderhoud niet uniform zijn vastgelegd. Deze overeenkomsten worden niet aangepast. Wanneer er nieuwe overeenkomsten worden opgesteld wordt gebruik gemaakt van de standaard huurovereenkomst.

Spelregel 29: Opstalrecht

Een zelfstandig recht van opstal (zakelijk recht) wordt gevestigd als op gemeentelijke grond een opstal staat/komt die geen eigendom van de gemeente is.

Veel sportverenigingen hebben een vastgoedobject gerealiseerd op grond van de gemeente. In het verleden werd de ondergrond aan de verenigingen verhuurd. Omdat deze situatie niet langer wenselijk is, is inmiddels ten behoeve van deze sportverenigingen is een recht van opstal gevestigd.

Indien een recht van opstal wordt gevestigd, gelden de volgende voorwaarden:

• •

  duur: 30 jaar;

• •

  retributie: € 50,00 per jaar;

• •

  herzieningsdatum/indexering: per 5 jaar.

Bij het vestigen van een recht van opstal wordt gebruik gemaakt van een standaard overeenkomst.

Om duurzaamheid te stimuleren wordt aan gebruikers van ons vastgoed toestemming verleend om zonnepanelen op de daken van gemeentelijk vastgoed te plaatsen. Om deze toestemming juridisch goed te borgen wordt voorgesteld om een recht van opstal te vestigen. De voorwaarden voor het vestigen van dit recht van opstal zijn:

• •

  Duur recht van opstal: 15 jaar

• •

  Vergoeding (retributie) recht van opstal: € 50,00 per jaar

• •

  herzieningsdatum/indexering: per 5 jaar

• •

  kosten voor aanpassing dak gemeentelijke gebouwen ten behoeve van plaatsing zonnepanelen zijn voor rekening gebruiker

• •

  kosten voor verwijderen panelen en terugplaatsen bij noodzakelijk onderhoud zijn voor rekening gebruiker

• •

  kosten voor vestigen recht van opstal zijn voor rekening gebruiker.

Bij het vestigen van dit recht van opstal wordt ook gebruik gemaakt van een standaard overeenkomst.

Spelregel 30: Proces en financiële dekking aanpassingen en uitbreidingen

Bij verzoeken van de huurder/gebruiker tot aanpassing of uitbreiding van een vastgoedobject wordt bij het beoordelen van de aanvraag door de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer samen met de betreffende vakgroep beleid de wenselijkheid bezien vanuit het strategisch beleid (zie hoofdstuk 2). Daarnaast wordt door de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer een quick scan uitgevoerd naar de technische haalbaarheid van de aanpassing/uitbreiding en de financiële consequenties daarvan voor de waarde van het vastgoedobject. De uitkomst van de quick scan wordt door de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer met de betreffende vakgroep beleid besproken. Enerzijds om vanuit het gemeentelijk beleid en anderzijds om vanuit de lokale situatie te komen tot een inhoudelijke beoordeling en principebesluit over het voorliggende verzoek.

Het verzoek met de uitkomst van de quick scan wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het college.

Indien op basis van de voornoemde quick scan wordt ingestemd met de aanpassing/uitbreiding van het vastgoed object wordt onder de hierna genoemde voorwaarden het verzoek gefaciliteerd. Waarbij de volgorde de voorkeur van de gemeente bepaalt:

• 1.

  De aanpassing/uitbreiding wordt gerealiseerd door de verhuurder/gemeente. De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer geeft opdracht aan de vakgroep Ingenieursbureau of aan de vakgroep Beheer Openbare Ruimte voor de realisatie van de aanpassing/uitbreiding. De aanpassing/uitbreiding op verzoek van de huurder wordt eenmalig rechtstreeks aan de huurder gefactureerd.

• 2.

  De aanpassing/uitbreiding wordt gerealiseerd door de huurder. Bij eenvoudige en ondergeschikte aanpassingen aan het gehuurde krijgt de huurder van de gemeente een schriftelijke toestemming met voorwaarden om de aanpassing/uitbreiding zelf te realiseren. De daarmee samenhangende kosten worden volledig door de huurder gedragen. Als voorwaarde kan worden gesteld dat bij beëindiging van de huurovereenkomst het object in de oude toestand dient te worden hersteld of dat de aangebrachte voorziening automatisch eigendom wordt van de verhuurder/gemeente.

• 3.

  De aanpassing/uitbreiding wordt gerealiseerd door de verhuurder/gemeente. De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer geeft opdracht aan de vakgroep Ingenieursbureau of aan de vakgroep Beheer Openbare Ruimte voor de realisatie van de aanpassing/uitbreiding. De aanpassing/uitbreiding op verzoek van de huurder wordt bekostigd in de vorm van een opslag van de huurprijs (jaarlijkse vergoeding). Daarbij is de levensduur van de aanpassing/uitbreiding belangrijk in relatie tot de termijn van huuropslag en het risico van de gemeente (huuropzegging of faillissement van huurder).

Opmerkingen

• •

  Als zowel de eigenaar/gemeente als de huurder belang hebben bij de aanpassing/uitbreiding (bijvoorbeeld bij het verduurzamen van een vastgoedobject) kunnen specifieke afspraken over de kostenverdeling tussen de eigenaar en huurder gemaakt worden. Deze worden altijd contractueel vastgelegd.

• •

  Bij investeringen in de commercieel en overig vastgoed moet rekening gehouden worden met het effect op de boekwaarde. De boekwaarde mag door de investering niet hoger worden dan de marktwaarde .

4.1.4 Spelregels Eigendom: onderdeel Informatiebeheer

Informatiebeheer omvat alle activiteiten die gericht zijn op de administratie, de informatievoorziening en het gebruik van alle daarbij ingezette informatiesystemen.

Spelregel 31: Beheer vastgoedinformatie

GT-AXXERION

De multidisciplinaire vakgroep Vastgoedbeheer maakt sinds 2015 gebruik van het vastgoedinformatie- en managementsysteem GT-AXXERION. In GT-AXXERION zijn alle gegevens op financieel, contractueel en technisch gebied van het gemeentelijk vastgoed geregistreerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de relatiebeheerder samen met het administratieve lid van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer (spelregel 26).

In GT-AXXERION zijn de overeenkomsten met de gebruikers van het gemeentelijk vastgoed geregistreerd (huur-, gebruiks-, en pachtovereenkomsten). Daarnaast ook alle overeenkomsten met leveranciers (onderhoudscontracten). Per gemeentelijk vastgoedobject is in principe een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) opgenomen (zie ook spelregels 24 en 39).

Vanuit GT-AXXERION worden huurfacturen gegenereerd. Het financiële programma Coda leest de boekingsgegevens van deze huurfacturen in. Zo is geborgd dat alle verplichtingen die voortvloeien uit de huurovereenkomsten op een juiste wijze bij de huurder in rekening wordt gebracht en vervolgens vanuit Coda worden gemonitord.

Tekenplus

De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer maakt ook gebruik van Tekenplus. In Tekenplus zijn de bouwtekeningen van het gemeentelijk vastgoed gedigitaliseerd. Bij verbouwingen worden de mutaties direct op de digitale tekening verwerkt, waardoor altijd de meest actuele situatie in beeld is. Daarnaast zijn alle gemeentelijke panden ingemeten op basis van NEN2580. De plattegronden uit Tekenplus zijn voorzien van een indeling in oppervlaktes (bruto vloeroppervlakte en vrij verhuurbare vloeroppervlakte) en maken onderdeel uit van de overeenkomsten met de gebruikers van het gemeentelijk vastgoed.

Digitale dossiers

Per object is in Corsa een digitaal dossier aangemaakt. Het dossier op objectniveau is onderverdeeld in een commercieel, een financieel/administratief en een technisch hoofdstuk. Alle (relevante) documenten van een object zijn en worden conform deze indeling geregistreerd.

Fysieke dossiers

Per object is tevens een fysiek dossier aanwezig.

4.2 Spelregels Exploitatiebeheer

Onder exploitatiebeheer worden alle activiteiten bedoeld die worden uitgevoerd ten behoeve van de exploitatie van de vastgoedobjecten, zoals zaalverhuur, beveiliging, schoonmaak en gebruikersonderhoud op basis van (financiële) afspraken met de eigenaar.

Spelregel 32: Verantwoordelijkheid huurder/gebruiker

De huurder van het vastgoedobject is verantwoordelijk voor de inhoudelijke activiteiten en de gebruikersexploitatie, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.

Indien andere afspraken worden gemaakt, worden de taken en verantwoordelijkheden expliciet belegd en in afspraken (overeenkomst) vastgelegd.

Spelregel 33: Facilitair beheer binnensportaccommodaties

Fysiek beheer

Hiervan is sprake wanneer er tijdens de bezetting van de accommodatie (sporthal Naastenbest) een beheerder aanwezig is. Deze vervult de functie als gastheer/gastvrouw, houdt toezicht en draagt zorg voor de veiligheid en het juiste gebruik van de inventaris.

Sleutelbeheer

Bij alle gymzalen wordt gebruik gemaakt van sleutelbeheer. Dat wil zeggen dat bij incidentele verhuur de gebruikers van de gymzalen de sleutel kunnen ophalen bij de beheerder van de sporthal. De vaste huurders hebben zelf een sleutel. Er zijn dus meerdere sleutels in omloop. Er geen fysiek beheerder aanwezig en er vindt incidenteel controle plaats.

Spelregel 34: Verhuur accommodaties en prioritering verhuur

De voorwaarden voor het gebruik/verhuur van de sportaccommodaties in Best zijn vastgelegd in de "Gebruiksvoorwaarden gemeentelijke gymnastieklokalen, Heerbeeck-sportzalen en sporthal Naastenbest" (april 2014).

Bij de toewijzing van sportaccommodaties (artikel 15 van de Gebruiksvoorwaarden) worden onderstaande criteria gehanteerd gerangschikt op prioriteit:

• 1.

  Scholen hebben het voorkeursrecht voor het verplichte gymonderwijs

• 2.

  Sportgebruik gaat voor ander gebruik

• 3.

  Gebruikers uit de gemeente Best gaan voor anderen

• 4.

  Binnensportverenigingen gaan voor buitensportverenigingen

• 5.

  Competitiegebruik in bondsverband gaat voor ander gebruik

• 6.

  Jeugdigen (junioren/mini’s) hebben voorrang bij tijdstippen tot 20.00 uur

• 7.

  Trainingsgebruik gaat voor recreatief gebruik

• 8.

  Volledig ruimtebeslag gaat voor gedeeltelijk ruimtebeslag

• 9.

  Verhuur dient zoveel mogelijk aan te sluiten op eerder vastgelegde uren

Bij het overig gemeentelijk vastgoed geldt geen gemeentelijke prioriteitstelling. Dit is aan de desbetreffende exploitant/beheerder (bijvoorbeeld gemeenschapshuis Vlinderhei).

Spelregel 35: Tarieven verhuur sportaccommodaties

De raad heeft in 2008 de "Uitvoeringsnotitie Tarieven Binnensport" vastgesteld. In deze notitie is uitwerking gegeven aan een nieuwe tarievenstructuur voor de binnensportaccommodaties. De tarieven voor de huur van de sportaccommodaties wordt op basis van normbedragen (de som van de kapitaal- en exploitatielasten) vastgesteld. De tarieven worden jaarlijks per 1 januari geïndexeerd (indexering 1,5% conform begroting 2018).

Spelregel 36: Exploiteren horeca geen gemeentelijke taak

Het zelf exploiteren van horeca is geen gemeentelijke taak.

De gemeente heeft wel een rol bij het verhuren van een horecagelegenheid binnen een gemeentelijke accommodatie (bijvoorbeeld de kantine in de sporthal). Een potentiële huurder (in dit geval de horeca-ondernemer) moet beschikken over de benodigde vergunningen voor het exploiteren van een horeca-onderneming. In de te sluiten huurovereenkomst wordt een ontbindende voorwaarde opgenomen voor de Bibob-toetsing.

4.3 Spelregels Onderhoud / Technisch beheer

Het onderhoudsbeheer omvat alle activiteiten ten behoeve van de technische instandhouding, waardebehoud en verlenging van de technische levensduur van vastgoedobjecten.

Spelregel 37: Onderhoudsmanagement

Binnen de gemeentelijke Best is minimaal één persoon aanspreekbaar op het onderhoud en/of de contracten met een externe onderhoudsdienst. Deze verantwoordelijkheid is belegd bij de vakgroep Beheer Openbare Ruimte.

Deze persoon/vakgroep:

• •

  is verantwoordelijk voor het eigenaaronderhoud;

• •

  is het eerste aanspreekpunt voor het contact met de huurder voor wat betreft het onderhoud;

• •

  is verantwoordelijk voor het opstellen en registreren van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) voor het gemeentelijk vastgoed;

• •

  onderhoudt contacten met de beleidsafdelingen, huurders en met de beheerders van de vastgoedobjecten;

• •

  maakt onderdeel uit van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer.

Spelregel 38: Verantwoordelijkheid eigenaar-gebruiker

De eigenaar van het vastgoed (de gemeente) is verantwoordelijk voor het eigenaaronderhoud (groot onderhoud) en de huurder/gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruiksonderhoud (dagelijks onderhoud).

In de demarcatielijst, die onderdeel uitmaakt van de huurovereenkomst (gebaseerd op het ROZ-model), is vastgelegd wie waar verantwoordelijk voor is.

Wanneer wordt afgeweken van deze verdeling wordt deze afspraak als bijzondere bepaling vastgelegd in de huurovereenkomst.

Spelregel 39: Onderhoudsniveau

Bouwkundig onderhoud

Het gewenste onderhoudsniveau van de vastgoedobjecten is afhankelijk van factoren als:

• •

  De (nieuwe) functie van het vastgoedobject

• •

  Het doel van het vastgoedobject

• •

  De intensiteit van gebruik

• •

  De eventuele cultuurhistorische waarde

• •

  De verwachte termijn waarover de functie of het vastgoedobject gehandhaafd dient te worden (restlevensduur)

• •

  Toereikendheid onderhoudsvoorziening

• •

  Contractuele afspraken met de huurder

Kwaliteit vastgoedobjecten

De gemeente heeft ervoor gekozen om het vastgoed sober en doelmatig te onderhouden. Dit onderhouds-niveau komt overeen met conditieniveau 3 van NEN 2767. Incidenteel kan, op basis van een beleidskeuze, van dit conditieniveau worden afgeweken. Bijvoorbeeld bij sloop, verkoop of een bijzondere waarde van het object.

De NEN 2767 is een genormaliseerde inspectiemethode waarbij elk afzonderlijk bouwdeel wordt beoordeeld op gebreken die op dat moment worden beschouwd op omvang en intensiteit. Van elk bouwdeel wordt afzonderlijk de conditiescore bepaald. De conditiescores van alle afzonderlijke bouwdelen kunnen bij elkaar worden opgeteld voor het bepalen van een conditiescore voor het hele vastgoedobject. Deze uitkomst leidt wel tot vervlakking.

De conditiemeting op basis van NEN 2767 hanteert de volgende conditieniveaus:

Het conditieniveau van een vastgoedobject wordt in het meerjarenonderhoudsplan vertaald naar concrete maatregelen.

Opmerking/aanbeveling

Momenteel worden alle panden conform conditieniveau 3 van NEN 2767 onderhouden. Per type vastgoedobject kan, indien dit noodzakelijk wordt geacht hiervan worden afgeweken. In het kader van de duurzaamheidopgave kan het nodig zijn om een hoger conditieniveau na te streven. Dit vertaalt zich weer naar aanpassingen in het meerjarenonderhoudsplan.

Spelregel 40: Eigenaaronderhoud

Er worden twee vormen van eigenaaronderhoud onderscheiden, instandhoudingonderhoud en mutatie-onderhoud.

Instandhoudingonderhoud (opgenomen in voorziening)

Het instandhoudingonderhoud is gericht op de instandhouding van het vastgoedobject door de eigenaar voor de huidige functie en bestaat uit:

• 1.

  Planmatig onderhoud, zoals jaarlijks en regulier onderhoud, contractonderhoud, servicebeurt, onderhoudsbeurt, wettelijke keuringen, planmatig onderhoud, groot en vervangingsonderhoud, zoals opgenomen in de meerjarenonderhoudsplanning (ook uitgesteld correctief onderhoud).

• 2.

  Niet-planmatig onderhoud, onderhoudsactiviteiten naar aanleiding van klachten en correctief onderhoud

Planmatig onderhoud

Voor het planmatig onderhoud wordt gewerkt aan de hand van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP), dat:

• •

  periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) wordt opgesteld door de vakgroep Beheer Openbare Ruimte;

• •

  inzicht geeft in het huidige onderhoudsniveau;

• •

  concreet richting geeft aan de activiteiten om het onderhoud op het gewenste niveau te brengen of te houden;

• •

  een tijdshorizon heeft van tien jaar met een doorkijk naar twintig jaar of langer.

Niet-planmatig onderhoud

Voor het niet-planmatig onderhoud is een budget opgenomen in de meerjarenonderhoudsplanning.

Zie ook spelregel 21 (toereikendheid onderhoudsvoorziening) voor de spelregels voor de wijze waarop het MJOP wordt opgesteld en wordt geactualiseerd.

Opmerking:

Voor een aantal panden is het niet noodzakelijk om een onderhoudsvoorziening aan te houden. Dit komt doordat de onderhoudskosten beperkt zijn. Deze onderhoudskosten worden verwerkt in de exploitatie.

Mutatieonderhoud (niet opgenomen in voorziening)

Mutatieonderhoud zijn onderhoudsactiviteiten om een object op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen ten behoeve van nieuwe verhuring. Mutatieonderhoud komt incidenteel voor.

Opmerking/aanbeveling

Momenteel wordt een MJOP voor de gemeentelijke plannen opgesteld voor een tijdhorizon van 10 jaar. Om een gelijkmatiger verloop van de kosten te kunnen realiseren wordt vanaf 2019 een tijdshorizon van 20 jaar gehanteerd. Ook wordt duurzaamheid (spelregel 41) geïntegreerd in het MJOP. Het MJOP wordt dan een DMJOP.

Spelregel 41 Aanpak projecten

Nieuwbouwprojecten en grote verbouwingen vallen niet onder technisch beheer. Deze worden als specifieke projecten benaderd door de vakgroep Ingenieursbureau van de afdeling Uitvoering.

Alle kosten die te maken hebben met het specifieke project (zoals begeleidingsuren, advieskosten, bouwkosten, e.d.) worden meegenomen (op basis van de integrale kostprijsgedachte). Dit leidt tot transparantie.

Verdeling van de voorbereiding en uitvoering van bouwkundige werken tussen de vakgroep Beheer Openbare Ruimte en de vakgroep Ingenieursbureau is als volgt:

Spelregel 42: Duurzaamheid

In 2016 heeft de gemeenteraad zich gebogen over het 3-sterrendossier duurzaamheid om te overwegen wat nodig is om het doel 'Best in 2030 energieneutraal2en afvalloos3 te bereiken. Inmiddels is besloten om deze ambitie af te zetten tegen de ambities op regionaal, nationaal en internationaal niveau.

We houden vast aan de ambitie van een energie neutrale en afvalloze gemeente. In dat kader wordt het tempo aangepast aan het tempo van de regio. De ambitie van de regio luidt: als eerste regio energieneutraal. Om deze ambitie te realiseren, is een versnelling nodig. Zowel op het gebied van energie besparen als op het gebied van duurzame energie opwekken. Dit is een opgave voor de hele gemeenschap in Best, niet alleen voor de gemeente. Samenwerken is daarbij essentieel. Samenwerken met stakeholders in de gemeente en samenwerken met de regio. De gemeente speelt daarbij een belangrijke stimulerende, verbindende en faciliterende rol.

De gemeente wil het goede voorbeeld geven

• •

  Er worden in 2018 ruim 1.000 zonnepanelen geplaatst, verdeeld over een drietal gemeentelijke panden (gemeentehuis, sporthal en werf). Deze panelen wekken samen per jaar ongeveer 260.000 kWh op.

  Dit is vergelijkbaar met het energieverbruik van 75 gezinnen.

• •

  Er wordt momenteel gewerkt aan een plan en investeringsprogramma voor het verduurzamen van het gemeentehuis naar energielabel A.

• •

  Momenteel zijn nog niet alle gemeentelijke panden voorzien van een energielabel (alleen die panden waarvan de wet de labelling verplicht stelt). Het streven is om in 2018 alle panden te labellen.

• •

  Voor het gemeentelijk vastgoed (met uitzondering van het gemeentehuis) wordt gestreefd naar het verduurzamen naar minimaal energielabel C. De werkzaamheden voor het verduurzamen worden op de natuurlijke momenten van vervanging uitgevoerd. (wettelijk is vastgelegd dat alle kantoren per 1 januari 2023 minimaal energielabel C hebben). Dit kan gevolgen hebben voor de kosten van toekomstig onderhoud.

• •

  In het gemeentehuis is enige tijd geleden een pilot uitgevoerd met LED-verlichting. Momenteel wordt het kader van de pilot Bestse manier van werken onderzocht of er LED-verlichting kan worden geïntegreerd in de werkplekken of in het plafond van de eerste verdieping.

• •

  De gemeente Best heeft samen met 15 andere gemeenten in Zuidoost-Brabant een bedrijf de opdracht gegeven om het energieverbruik van de gemeenten te monitoren. Doelstelling is om een energiebesparing te realiseren.

• •

  Voor elk gemeentelijk pand met een bouwjaar voor 1993 wordt een asbestinventarisatieonderzoek (planning 2018) uitgevoerd. De aanwezige asbest wordt zoveel mogelijk verwijderd.

• •

  In het voorjaar 2018 wordt het gemeentelijk zwembad voorzien van een warmtedeken.

• •

  In de standaard huurovereenkomst (gebaseerd op het ROZ model) is een bepaling over duurzaamheid opgenomen. In artikel 10.1 van de overeenkomst staat dat partijen het belang van duurzaamheid onderkennen. Partijen, verhuurder en huurder kunnen hierover samen afspraken maken.

• •

  Initiatieven van gebruikers/huurders in het kader van duurzaamheid worden gestimuleerd. Voor het plaatsen van zonnepanelen op het dak van ons eigendom wordt onder voorwaarden toestemming verleend en een recht van opstal gevestigd.

• •

  Als gevolg van het Activiteitenbesluit Milieubeheer zijn we verplicht om besparingsmaatregelen die zich binnen 5 jaar terugverdienen (mits het energieverbruik > 50.000 kWh/jaar) direct uit te voeren.

Naast deze quick-wins kan een duurzaamheidsscan een beeld geven van de duurzaamheid van het gemeentelijk vastgoed en inzichtelijk maken op welke gebieden nog verbeteringen mogelijk zijn. In 2018 wordt geïnventariseerd voor welke panden een duurzaamheidsscan wordt uitgevoerd. Duurzaamheid wordt geïntegreerd in het MJOP (het MJOP wordt dan een DMJOP).

Om duurzaamheid te stimuleren wordt aan gebruikers van ons vastgoed toestemming verleend om zonnepanelen op de daken van gemeentelijk vastgoed te plaatsen. Om deze toestemming juridisch goed te borgen wordt voorgesteld om een recht van opstal te vestigen. De voorwaarden voor het vestigen van dit recht van opstal zijn:

• •

  Duur recht van opstal: 15 jaar

• •

  Vergoeding (retributie) recht van opstal: € 50,00 per jaar

• •

  herzieningsdatum/indexering: jaarlijks

• •

  kosten voor aanpassing dak gemeentelijke gebouwen ten behoeve van plaatsing zonnepanelen zijn voor rekening gebruiker

• •

  kosten voor verwijderen panelen en terugplaatsen bij noodzakelijk onderhoud zijn voor rekening gebruiker

• •

  kosten voor vestigen recht van opstal zijn voor rekening gebruiker.

Ambitie bij nieuwbouw

Vanaf 1 januari 2021 moeten alle nieuwe vastgoedobjecten bijna energieneutrale vastgoedobjecten (BENG) zijn. Dit vloeit voort uit het Energieakkoord voor duurzame groei en uit de Europese richtlijn EPBD. Uitzonderingen zijn overheidsvastgoedobjecten. In de wijziging van het Bouwbesluit 2012, Stb 2015,425 wordt gesteld dat nieuwe vastgoedobjecten waarvan de overheid eigenaar is en waarin overheidsinstanties zijn gevestigd, na 31 december 2018, bijna energieneutraal zijn.

BENG is dus binnenkort verplicht, maar een energieneutraal of liever nog een Nul-op-de-meter(NOM)-vastgoedobject is vanuit onze ambitie om een energieneutrale gemeente te worden noodzakelijk. (in plaats van een bijna (de B van BENG) energieneutrale gemeente).

Verantwoordelijkheid duurzaamheid binnen de organisatie

Binnen de gemeentelijke Best is minimaal één persoon aanspreekbaar/verantwoordelijk op het gebied van duurzaamheid. Deze verantwoordelijkheid is inmiddels belegd bij de vakgroep Beheer Openbare Ruimte.

Spelregel 43: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat bij de inkoop van producten, diensten en werken de effecten op mensen (people), de planeet/het milieu (planet) en winst/welvaart (profit) worden meegenomen. In het Manifest MVI spreken de rijksoverheid, provincies, waterschappen en gemeenten hun gezamenlijke ambities uit met betrekking tot maatschappelijk verantwoord inkopen. Het kabinet wil met dit Manifest de dynamiek in de samenleving rond dit thema ondersteunen. Het Manifest wordt ingezet om een concrete bijdrage te leveren aan de realisatie van beleidsdoelen, zoals:

• •

  tegengaan van klimaatverandering

• •

  realiseren van een circulaire economie

• •

  verminderen van milieudruk

• •

  beschermen en duurzaam benutten van natuurlijk kapitaal

• •

  verduurzamen van de bedrijfsvoering van overheden

• •

  tegengaan van mensenrechtenschendingen

• •

  social return

In december 2016 heeft het college het Manifest Maatschappelijke Verantwoord Inkopen (MVI) ondertekend. Gemeente Best is daarmee één van de koplopers in de regio. Door dit te ondertekenen geeft de gemeente prioriteit aan maatschappelijk en verantwoord inkopen. Eén van de eisen van het manifest is dat de gemeente een actieplan opstelt. In dit actieplan maken we de doelstellingen voor onze eigen organisatie concreet en vertalen we ze naar onze eigen inkooppraktijk. Inmiddels ligt er een voorstel om MVI via een audit te monitoren en een nulmeting te starten. Aan de hand van de nulmeting wordt een realistisch actieplan opgesteld waarin de ambities van de gemeente op de diverse beleidsterreinen zijn opgenomen.

Naar verwachting zal dit actieplan medio 2018 door het college worden vastgesteld.

4.4 Spelregels Organisatie

Spelregel 44: Rolverdeling en inrichting gemeentelijke vastgoedorganisatie

Multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer: eigenaar gemeentelijk vastgoed

Eind 2014 is de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer opgericht. De werkgroep geeft invulling aan de rol van eigenaar van al het gecentraliseerde gemeentelijk vastgoed (op portefeuille, commercieel, technisch, administratief en op financieel gebied.

Uitvoering vastgoedbeleid en rollenscheiding

De werkgroepleden vallen in de lijn onder verschillende afdelingen. De verantwoordelijkheid van de werkgroep is belegd bij de afdelingsmanager Regie & Ontwikkeling.

De rolverdeling tussen de vakgroepen Beleid en de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer bestaat in de kern uit de scheiding tussen beleid en eigendom. Vanuit deze expliciete rollenscheiding ontstaat op natuurlijke wijze een belangrijke basis voor een goede balans tussen het maatschappelijke en financiële rendement van het gemeentelijk vastgoed. Het financieel rendement is primair de verantwoordelijkheid van de multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer en het maatschappelijk rendement wordt bepaald door de beleidsmedewerkers.

De vakgroepen Beleid (opdrachtgever) geven aan welke behoefte aan vastgoed er is voor het realiseren van het gemeentebeleid. De vakgroepen Beleid regelt tevens de financiering (in samenspraak met Financieel Beleid) en stellen de kaders voor de gebruikersexploitatie c.q. de maatschappelijke doelen vast. De betreffende vakgroepen beleid, zoals Jeugd en Onderwijs, Ondersteuning en Participatie, Sport, Cultuur en Samenleving, Veiligheid en Ruimtelijke Inrichting zijn verantwoordelijk voor het behalen van de beleidsdoelstellingen. Zij zijn beleidsmaker, strategisch opdrachtgever en subsidieverstrekker.

De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer (opdrachtnemer/aanbieder) stelt zich op als eigenaar en weegt in samenspraak met Financieel Beleid het bedrijfseconomisch belang af. De multidisciplinaire werkgroep zal in principe geen vastgoed in eigendom en exploitatie willen nemen waarvoor geen afdoende dekking is in termen van huurinkomsten, gebruiksvergoedingen of subsidies. De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer zal de kosten voor het onderhoud, de afschrijvingen (en de financiering) via huurtarieven of gebruikersvergoedingen doorberekenen aan de huurders of aan de vakgroepen beleid.

De multidisciplinaire werkgroep Vastgoedbeheer is verantwoordelijk voor het vastgoed en voor het beantwoorden van de huisvestingsvraag van de vakgroepen beleid, maar ook die van (potentiële) gebruikers van het vastgoed.

Waarden transparantie en professionaliteit staan centraal

De waarden "transparantie" en "professionaliteit" staan centraal. Met transparantie wordt onder meer bedoeld dat er geen dubbele financieringsstromen lopen via de reguliere subsidieregelingen (activiteiten) én via vastgoed (stenen). Verder houdt transparantie in dat steeds alle benodigde informatie in beeld wordt gebracht die relevant is bij het nemen van vastgoedbeslissingen. Met professionaliteit wordt bedoeld dat we werken aan een professionele organisatie waarin we streven naar het optimaliseren van het financiële rendement (zonder daarbij het maatschappelijk rendement uit het oog te verliezen) en er bewust wordt omgegaan met risico’s.