Ambtsinstructie voor de leerplichtambtenaar Bloemendaal 2012

1. Door middel van voorlichting op onder andere het internet, in schoolgidsen, brochures en beantwoording van telefonische vragen wordt door de leerplichtambtenaar pro-actief en in een zo vroeg mogelijk stadium informatie verschaft aan leerlingen, ouders en betrokken instellingen.

2. Jaarlijks vindt afstemming plaats met het onderwijsveld. Het management van de scholen in het werkgebied wordt minimaal één keer per jaar geïnformeerd over de werkzaamheden van de leerplichtambtenaar. Er wordt door de leerplichtambtenaar gewezen op de aandachtspunten en de afspraken omtrent het melden en vervolgen van verzuim en er wordt een toelichting gegeven op de prioriteiten en op eventueel gewijzigde wetgeving, etc.

3. Er is georganiseerde (preventieve) afstemming en deelname aan overleggen door de leerplichtambtenaar met relevante ketenpartners waaronder het onderwijsveld en zorginstanties (Zorg- en Adviesteams (ZAT), partijen in het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG)). Zie voor een volledig overzicht van ketenpartners Bijlage I. Ketenpartners bespreken jongeren met een complexe problematiek. Er wordt afgestemd welke acties vereist zijn en wie welke taken op zich neemt. Ontwikkelingen rondom ondernomen acties worden teruggekoppeld.

4. Bureau CAReL ontvangt van de VMBO-scholen een overzicht van de examenkandidaten waarin is aangegeven welke jongeren het risico lopen niet aan te komen op de vervolgopleiding. De leerplichtambtenaar bemiddelt zoveel mogelijk risicojongeren naar een vervolgopleiding. In samenwerking met de scholen in de regio wordt actief door de leerplichtambtenaar gecontroleerd of alle VMBO-gediplomeerden ook daadwerkelijk aankomen op de vervolgbestemming.

1. Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de administratief medewerkers van Bureau CAReL.

2. In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) opgenomen personen in de leeftijd van 0 tot en met 22 jaar.

3. De mutaties in de basisadministratie persoonsgegevens met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden wekelijks in de leerlingenadministratie verwerkt.

4. De administratief medewerker verwerkt de binnengekomen mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en afschrijvingen van jongeren.

5. De leerplichtambtenaar ziet toe op tijdige melding van in- en afschrijvingen door de directeur van de school. Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan roept de leerplichtambtenaar de directeur op voor een gesprek en kan hij/zij een proces-verbaal van zijn bevindingen aan de Officier van Justitie zenden.

6. De leerplichtambtenaar kan aan het college een voorstel doen tot het opleggen van een last onder dwangsom jegens de directeur, indien hij/zij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.

7. De administratief medewerker van Bureau CAReL controleert aan de hand van de door de scholen per 1 oktober (teldatum) aangeleverde gegevens en daarna maandelijks of alle leer- en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Bij een vermoeden van absoluut verzuim wordt een brief met door ouders/verzorgers in te vullen formulier verstuurd. In de brief is aangegeven dat binnen 14 werkdagen gereageerd dient te worden. Als wordt teruggemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving dan wordt dit gecontroleerd en in de leerlingenadministratie verwerkt. Wanneer er geen reactie is gekomen op een tweede brief en de verdenking van absoluut verzuim blijft bestaan volgt een actie zoals omschreven in artikel 7 van deze instructie (absoluut verzuim).

8. Tegenover een bericht van afschrijving van de ene school staat voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de afschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven wordt door de leerplichtambtenaar schriftelijk contact gezocht met de ouders van de jongere.

9. Bij verhuizing buiten de regio worden de schoolhistorische gegevens door Bureau CAReL doorgezonden naar de nieuwe woongemeente.

1. De leerplichtambtenaar legt slechts een leerlingdossier aan over een jongere indien hij/zij mondelinge, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten heeft met de jongere of derden over diens:

• a.

  vervangende leerplicht;

• b.

  vrijstelling van inschrijving;

• c.

  vrijstelling van schoolbezoek;

• d.

  (vermoeden van) absoluut verzuim;

• e.

  (vermoeden van) relatief verzuim;

• f.

  (vermoeden van) voortijdig schoolverlaten;

• g.

  situatie die leidt tot bespreking in een (preventief) georganiseerd overleg (ZAT);

• h.

  gedrag dat leidt tot melding van maatregelen zoals schorsing;

• i.

  signalen die uiteindelijk kunnen leiden tot een van bovenstaande situaties.

2. In het leerlingdossier neemt de administratief medewerker van Bureau CAReL dan wel de leerplichtambtenaar de volgende gegevens op:

• a.

  burgerservicenummer, onderwijsnummer of administratienummer (uit GBA);

• b.

  voornamen en achternaam (uit GBA);

• c.

  geslacht (uit GBA);

• d.

  geboortedatum en -plaats (uit GBA);

• e.

  nationaliteit (uit GBA);

• f.

  naam, voornamen, voorletters, geslacht, adres, postcode, woonplaats (alle uit GBA), telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;

• g.

  school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;

• h.

  kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;

• i.

  kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;

• j.

  aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;

• k.

  afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere;

• l.

  verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere;

• m.

  aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere;

• n.

  afschrift van de melding aan de Sociale Verzekeringsbank;

• o.

  afschrift van proces-verbaal van de jongere;

• p.

  eventueel behaalde diploma’s.

• q.

  persoonlijke omstandigheden die voor het halen van een startkwalificatie meegewogen moeten worden.

3. De leerplichtambtenaar verstrekt slechts gegevens uit het leerlingdossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, in het bijzonder artikel 20 van het Vrijstellingsbesluit.

1. De gemeente bevestigt de ontvangst van een aanvraag voor verlof wegens gewichtige omstandigheden van meer dan 10 dagen terstond aan de ouders en vermeldt in de ontvangstbevestiging de termijn waarbinnen een besluit zal worden genomen. Indien de periode tussen de ontvangst van de aanvraag en de aanvang van het gevraagde verlof korter is dan de termijn die redelijkerwijs nodig is om tot een besluit te komen, deelt de leerplichtambtenaar dit bij de ontvangstbevestiging aan de ouders mee en wijst hij/zij de ouders op de mogelijkheid dat zij de wet overtreden indien de aanvraag niet of niet geheel wordt gehonoreerd.

2. De leerplichtambtenaar geeft de ouders een termijn van ten minste een week en ten hoogste drie wekenom een onvolledig ingediende aanvraag aan te vullen.

3. De leerplichtambtenaar hoort de directeur over de aanvraag en draagt er zorg voor dat het oordeel van de directeur over de aanvraag schriftelijk wordt vastgelegd.

4. De leerplichtambtenaar draagt er zorg voor dat de zienswijze van de ouders bij een voorgenomen beslissing die geheel of gedeeltelijk van de aanvraag afwijkt, schriftelijk wordt vastgelegd.

5. De leerplichtambtenaar kan de jongere en/of de ouders in de gelegenheid stellen zijn zienswijze kenbaar te maken.

6. De leerplichtambtenaar kan bepalen op welke plaats aan de directeur, de ouders of de jongere de gelegenheid wordt geboden om zienswijzen aan hem kenbaar te maken.

7. De leerplichtambtenaar legt de behandeling van de aanvraag zorgvuldig vast in het leerlingdossier.

8. Bij de beoordeling van een aanvraag van meer dan tien dagen, controleert de leerplichtambtenaar of er sprake is van een medische of sociale indicatie. De leerplichtambtenaar neemt een beslissing en deelt deze schriftelijk mee aan de ouders. Een afschrift van de brief aan de ouders wordt aan de betreffende directeur van de school of instelling gezonden.

9. De leerplichtambtenaar kan aan een directeur op diens verzoek advies geven over de behandeling en beoordeling van een aanvraag verlof te verlenen wegens andere gewichtige omstandigheden voor een periode van tien schooldagen of minder. Indien de leerplichtambtenaar een dergelijk advies geeft, deelt de directeur hem de beslissing op de aanvraag mee.

10. De leerplichtambtenaar kan aan de directeuren van de betrokken scholen en/of instelling(en) gevraagd of ongevraagd een advies geven over het te voeren beleid met betrekking tot aanvragen voor verlof wegens andere gewichtige omstandigheden voor tien schooldagen of minder, met het oog op het bevorderen van de rechtsgelijkheid. Voor een aanvraag verlof wegens gewichtige omstandigheden zoals begrafenis of huwelijk adviseert de leerplichtambtenaar binnen Europa maximaal vijf dagen verlof te verstrekken, buiten Europa maximaal 10 dagen, als dit aantal dagen aantoonbaar nodig is.

11. Met het oog op het ontwikkelen van een topsport- en cultuurklimaat in de gemeente Bloemendaal worden scholen gestimuleerd beleid voor toptalenten te hanteren. Dit biedt talentvolle jongeren, onder strikte voorwaarden, de gelegenheid onder schooltijd deel te nemen aan trainingen, concoursen, enz. Een voorstel voor een beleidsopzet die in de schoolgids kan worden gepubliceerd (voorwaarde voor het mogen hanteren van dit beleid) is gemaakt door de gemeente Haarlem en is onder de scholen verspreid.

1. De meldingen van (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim worden ontvangen door de administratief medewerkers van Bureau CAReL. Deze meldingen komen binnen via het verzuimloket van de Dienst Uitvoering Onderwijs (in het geval van voortgezet onderwijs (VO) en middelbaar beroepsonderwijs (MBO)) of via het eigen meldingenscherm van Bureau CAReL (primair onderwijs (PO), (voortgezet) speciaal onderwijs ((V)SO) en niet-bekostigd onderwijs). Er wordt een leerlingdossier aangemaakt, of de kennisgeving wordt toegevoegd in het reeds aanwezige leerlingdossier.

2. Via het leerlingadministratiesysteem wordt automatisch aan het verzuimloket door de leerplichtambtenaar teruggemeld welke acties er naar aanleiding van de kennisgeving worden ondernomen voor wat betreft meldingen uit VO en MBO. Voor jongeren die onderwijs volgen aan het PO, (V)SO en het niet-bekostigd onderwijs meldt de leerplichtambtenaar binnen een week aan de school welke acties er naar aanleiding van de kennisgeving worden ondernomen.

3. De leerplichtambtenaar zoekt na ontvangst van een kennisgeving binnen 5 werkdagen contact met de ouders, stelt hen in de gelegenheid om nadere uitleg over het gemelde verzuim te geven en informeert hen over de procedures en eventuele consequenties. Indien het verzuim een jongere van 12 jaar of ouder betreft, zoekt de leerplichtambtenaar ook contact met de jongere zelf.

4. Indien er daadwerkelijk sprake is van ongeoorloofd verzuim heeft de leerplichtambtenaar een gesprek met de ouders/leerling. De leerplichtambtenaar maakt een verslag van het gesprek en verstrekt, op hun verzoek, aan de ouders en/of de jongere een kopie van dit verslag. Van de gemaakte gespreksverslagen maakt de leerplichtambtenaar een notitie in het leerlingdossier.

5. De leerplichtambtenaar onderhoudt zo vaak als nodig contact met de ouders/jongere en betrokken organisaties om de verzuimsituatie zo spoedig mogelijk te beëindigen.

6. Wanneer de jongere al in het Zorg Advies Team (ZAT) van de school besproken is, draagt de leerplichtambtenaar in dit ZAT zorg voor terugkoppeling van zijn handelwijze, vorderingen in het onderzoek naar het vermeende verzuim of afspraken met de jongere, voor zover bekend bij hem.

7. De leerplichtambtenaar legt een huisbezoek af wanneer hij/zij dat nodig acht.

8. De leerplichtambtenaar kan een bemiddelende rol vervullen ten behoeve van de jongere en de ouders bij het zoeken naar een andere school of een zo goed mogelijk passende leerroute.

9. De leerplichtambtenaar draagt er zorg voor dat een kennisgeving van verzuim binnen een zo kort mogelijke periode wordt afgehandeld. De hoogste prioriteit ligt bij het beëindigen van de verzuimsituatie. Ter afronding van de afhandeling bericht de leerplichtambtenaar in ieder geval degene die de kennisgeving heeft gedaan, de ouders en, wanneer het een jongere van 12 jaar of ouder betreft, ook de jongere zelf. De leerplichtambtenaar doet mededeling van de afhandeling aan anderen die bij de verzuimsituatie zijn betrokken. Wanneer de verzuimmelding in de leerlingadministratie wordt afgesloten wordt dit door Bureau CAReL automatisch teruggekoppeld aan het verzuimloket van DUO.

10. Blijkt uit het onderzoek als bedoeld in het derde lid dat geen sprake is van vrijstelling, en blijkt dat sprake kan zijn van verwijtbaar handelen of nalaten van de jongere die de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt, dan kan de leerplichtambtenaar een melding doen bij Bureau HALT en verzoeken de jongere ter afdoening van het verzuim een leer- of werkstraf te geven. Indien de leerplichtambtenaar voornemens is een melding te doen bij Bureau HALT, dan roept hij/zij ouders en jongere op voor een gesprek, waarbij hij/zij betrokkenen uitdrukkelijk kenbaar maakt dat hij/zij voornemens is een melding te doen bij de Bureau HALT.

11. Blijkt uit het onderzoek als bedoeld in het derde lid dat geen sprake is van vrijstelling, en blijkt dat sprake kan zijn van verwijtbaar handelen of nalaten van de ouders en/of de jongere die de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt, dan kan de leerplichtambtenaar een melding doen bij de Sociale Verzekeringsbank zoals omschreven staat in artikel 17 van deze instructie. Indien de leerplichtambtenaar voornemens is om een melding bij de Sociale Verzekeringsbank te doen, dan roept hij/zij ouders en jongere op voor een gesprek, waarbij hij/zij betrokkenen uitdrukkelijk kenbaar maakt dat hij/zij voornemens is een melding te doen bij de Sociale Verzekeringsbank.

12. Blijkt uit het onderzoek als bedoeld in het derde lid dat geen sprake is van vrijstelling, en blijkt dat sprake kan zijn van verwijtbaar handelen of nalaten van de ouders en/of de jongere die de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt, dan kan de leerplichtambtenaar die tevens bevoegd is als buitengewoon opsporingsambtenaar (BOA) besluiten proces-verbaal op te maken van zijn bevindingen en dit naar de Officier van Justitie te zenden. Indien hij/zij voornemens is proces-verbaal op te maken, roept de leerplichtambtenaar de ouders en/of de jongere van 12 jaar of ouder op voor een verhoor, waarbij hij/zij de betrokkenen uitdrukkelijk kenbaar maakt dat hij/zij voornemens is een proces-verbaal op te maken. Het opmaken van een proces-verbaal en een melding doen bij de Sociale Verzekeringsbank kan gelijktijdig, maar ook volgend op elkaar plaatsvinden.

13. De leerplichtambtenaar is bevoegd het laten opmaken van proces-verbaal achterwege te laten en de ouders en/of de jongere een schriftelijke waarschuwing te geven indien sprake is van: verwijtbaar handelen of nalaten, doch geen kennelijke opzet tot het plegen van een overtreding; of een eerste overtreding bij zorgverzuim; of verzuim van lichte aard, namelijk korter dan 16 uur binnen 4 aaneengesloten weken.

14. De leerplichtambtenaar kan aan het college een voorstel doen tot het opleggen van een last onder dwangsom indien hij/zij van mening is, gezien de achtergrond en de aard van de verzuimsituatie, dat deze maatregel kan leiden tot het opheffen van het verzuim dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.

15. De leerplichtambtenaar kan aan de directeur gevraagd of ongevraagd advies geven over het te voeren beleid met betrekking tot het registreren van verzuim en het doen van kennisgevingen van verzuim, met het oog op het bevorderen van een effectief verzuimbestrijdingbeleid en de rechtsgelijkheid. De leerplichtambtenaar kan directeuren verzoeken om eerder een kennisgeving van verzuim in te dienen dan de wet voorschrijft indien dat doelmatig is met het oog op de verzuimbestrijding.