Handvest actieve informatieplicht Bloemendaal 2007

Algemeen

In de op 24 november 2004 door de raad vastgestelde Notitie actieve informatieplicht is onder meer omschreven welke informatie de raad van het college dient te ontvangen om zijn kaderstellende, controlerende rol en volksvertegenwoordigende rol goed te kunnen uitoefenen.

Besloten is toen hierover in een “Handvest” concrete afspraken te maken. Hoe moet de informatievoorziening precies in elkaar steken, rekening houdend met de eisen die daaraan gesteld worden (zie 2.6 van de Notitie)?

In aansluiting op de Notitie actieve informatieplicht en overeenkomstig het advies van het Presidium d.d. 18 januari 2007 stellen wij nu het volgende Handvest vast.

Het Handvest heeft ook betrekking op het verstrekken van informatie in bredere zin (raadsvoorstellen e.d.).

Wanneer en hoe wordt de informatie verstrekt?

• 1.

  Het college verstrekt te allen tijde de informatie die de raad nodig heeft om zijn taken (kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordigen) naar behoren te kunnen vervullen.

• 2.

  Het college verstrekt de informatie :

  • a.

    zo vroeg mogelijk

  • b.

    aan de griffie

  • c.

    waar mogelijk digitaal

  • d.

    op hoofdlijnen

  • e.

    gedetailleerd als een detail politiek relevant is

  • f.

    waar nodig met het aangeven van wat vertrouwelijk (of zelfs geheim) en wat openbaar is

  • g.

    qua hoeveelheid afgestemd op de aard van de zaak

  • h.

    met gebruikmaking van een samenvatting of onder verwijzing naar een bijlage, indien er sprake is van raadsvoorstellen die meer dan twee A4-tjes tekst bevatten

• 3.

  Ingeval er sprake is van de bijzondere informatieverplichting als bedoeld in artikel 169, lid 4, Gemeentewet wordt de raad in ieder geval geïnformeerd (en neemt het college niet eerder een definitief besluit dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen) :

  • -

    over collegebesluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover die naar het oordeel van het college ingrijpende gevolgen voor de gemeente kunnen hebben, dan wel dat er politieke consequenties zijn of de raad erom verzoekt

  • -

    over rechtsgedingen, bezwaarschriften en beroepschriften namens de gemeente indien er ingrijpende gevolgen voor de gemeente zijn of er anderszins sprake is van een politiek relevante kwestie c.q. de raad erom verzoekt

  • -

    op terughoudende wijze voor wat betreft de voorbereiding van de civiele verdediging en het instellen van jaarmarkten of gewone marktdagen, nl. slechts indien de raad erom verzoekt.

Kwaliteit, vormgeving en dosering van de stukken

• 4.

  Ten aanzien van de stukken ten behoeve van de raad gelden de volgende

  regels :

  • a.

    Het college zorgt ervoor dat raadsvoorstellen dan wel (voorgenomen) collegebesluiten waarover het gevoelen van een raad(scommissie) wordt ingewonnen, kernachtig én volledig zijn en dat ze in ieder geval de volgende vragen beantwoorden:

    • -

      wat zijn de overwegingen en wat is het doel van het beleid?

    • -

      wat zijn de beoogde effecten?

    • -

      past het beleid binnen mogelijk al gestelde kaders?.

  • b.

    de Bestuurlijke Termijnagenda draagt er aan bij dat cyclische documenten zoals een kadernota, een begroting enz., maar ook andere belangrijke beleidsbepalende documenten, tijdig voor agendering worden ingepland en beschikbaar komen. Doelen: voorkomen van overladen agenda’s en een goede voorbereiding van de behandeling.

• 5.

  Ten behoeve van de volksvertegenwoordigende rol van de raad kunnen alle raads- en schaduwleden op de gemeentelijke website informatie vinden over interne en externe bijeenkomsten, voorlichtingsavonden e.d.

Tevens gaat van elke relevante uitnodiging voor die bijeenkomsten, voorlichtingsavonden e.d. (ter completering) een kopie naar de griffie.

6.Het college verstrekt wekelijks (digitaal) op de dag na de collegevergadering aan alle raads- en schaduwleden de vastgestelde college-notulen (volledige versie inclusief hamerpuntenlijst).

Overige onderwerpen

• 7.

  Als er sprake is van strijd met het openbaar belang als bedoeld in artikel 169, lid 3 Gemeentewet, verstrekt het college die informatie in alle gevallen toch aan de raad(scommissie), maar dan in een besloten vergadering en zonodig met oplegging van geheimhouding.

• 8.

  Onderwerpen waarover de raad geen beslissingsbevoegdheid heeft, levert het college niet meer voor een commissie- of raadsvergadering aan, tenzij één van de voorgaande punten van toepassing is of het college overleg wenst met een raadscommissie.

• 9.

  In urgente gevallen kan het college minimaal 48 uur voor de raadsvergadering aanvullende stukken aan de raad toezenden.

• 10.

  In alle gevallen waarin dit handvest niet voorziet, beslist het college.

Dit Handvest treedt in werking op de dag na publicatie.

Aldus vastgesteld door burgemeester

en wethouders van Bloemendaal op 13 maart 2007

W.H. de Gelder ,burgemeester

A.Ph. van der Wees , secretaris

Gepubliceerd in het Bloemendaals Weekblad d.d. 29 maart 2007.

In werking : 30 maart 2007