Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR615896
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR615896/1
Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2018
Geldend van 15-12-2018 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2018
Intitulé
Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2018Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 31 juli 2018 en gelet op:
- •
Artikel 7 Archiefwet 1995;
- •
Artikel 6 Archiefbesluit 1995;
- •
Artikel 26b van de Archiefregeling.
Besluit vast te stellen het volgende:
Artikel 1
De gemeente Bloemendaal gaat met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2018 over tot routinematige vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. Het betreffen archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken waarvoor de gemeente Bloemendaal verantwoordelijk is.
Artikel 2
De routinematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal.
Artikel 3
Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2018.
Artikel 4
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal 2018.
Ondertekening
Overveen, 27 november 2018
W.A. Atsma
De burgemeester,
E. Roest
Toelichting
De gemeente Bloemendaal neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Door het opheffen van de hybride situatie kan de organisatie volledig digitaal werken. Volledig digitaal werken sluit daarbij aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Bloemendaal. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met in achtneming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak.
Het scannen van de papieren archiefbescheiden en de opslag van de digitale reproducties moeten op hoogwaardig niveau worden uitgevoerd. De gemeente Bloemendaal heeft hiervoor een reeks kwaliteitswaarborgen ingesteld die zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Bloemendaal en zijn belegd bij het onderdeel Archief en Kwaliteitszorg. Onderdeel van de kwaliteitswaarborgen is de procedure ‘Kwaliteitscontrole zaak- en documentenregistratie’.
Bezwaar
Het besluit tot vervanging is een besluit in de zin van Artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt.
Het besluit tot vervanging staat dan ook open voor bezwaar. Belanghebbenden kunnen:
- •
bezwaar maken als zij het niet eens zijn met een besluit van de gemeente;
- •
na bekendmaking van het besluit binnen 6 weken na de dag van deze bekendmaking bezwaar indienen;
- •
Let op: komt uw bezwaarschrift te laat binnen dan kan besloten worden het niet inhoudelijk in behandeling te nemen;
- •
een bezwaar uitsluitend schriftelijk indienen.
Ter inzage
Het besluit tot vervanging ligt, nadat het besluit is genomen, 6 weken ter inzage bij de Servicebalie van het gemeentehuis te Overveen. De openingstijden zijn:
- •
maandag t/m woensdag van 08.30 uur tot 15.00 uur;
- •
donderdag van 08.30 uur tot 19.30 uur en;
- •
vrijdag van 08.30 uur tot 12.30 uur.
Het besluit tot vervanging ligt, nadat het besluit is genomen, 6 weken ter inzage bij het Centraal Servicepunt Bennebroek. De openingstijden zijn:
- •
maandag t/m vrijdag van 08.30 uur tot 12.30 uur
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl