Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bodegraven-Reeuwijk 2011

Geldend van 12-05-2011 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2011

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bodegraven-Reeuwijk 2011

Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om informatie

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en het aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 4. De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

  • 5. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

  • 6. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende bijstand, kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak

Artikel 5. Hoeveelheid ambtelijke bijstand

De secretaris kan een register bijhouden hoeveel verzoeken om ambtelijke bijstand, als bedoeld in het derde lid van artikel 1, een raadslid per jaar doet.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële vergoeding

De fracties ontvangen jaarlijks per raadslid een financiële bijdrage van €1000,- als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage kan aan het begin van de raadsperiode opnieuw door de raad worden vastgesteld.

Artikel 7. Besteding financiële vergoeding

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen andere dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Artikel 8. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In afwijking van het bepaalde in lid 1 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Het verschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

Artikel 9. Gevolgen splitsen fractie

  • 1. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6 vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid van dit artikel.

Artikel 10. Reserve

  • 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie te besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 8.

  • 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar.Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 11. Verantwoording en controle

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.

  • 3.

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve;

    • c.

      de resterende reserve;

    • d.

      de verrekeningen tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 11a. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 12. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘’Verordening ambtelijke bijstand 2011’’.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 01-01-2011.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de
gemeente Bodegraven-Reeuwijk d.d. 16-02-2011.
de griffier,
drs. J.H. Rijs
de voorzitter,
drs. J.P.J. Lokker

Toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of een afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met een ambtenaar of met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit die reguliere ambtelijke organisatie. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in artikelen 25, 55 en 86 van de gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de verordening op de raadscommissies.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris bij verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

Artikel 2

De beoordeling of één van de in artikel 2 lid 1 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie.

De voormalige artikelen 6 en 7 van de modelverordening zijn vanwege de helderheid nu toegevoegd aan artikel 2, vierde en vijfde lid. Het betreft hier immers regels omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in artikel 2. In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht kom. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelende ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Het zesde lid benadrukt dat het college een raadslid niet kan dwingen om informatie te geven over het verzoek van een raadslid.

Artikel 3

Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgmeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

De secretaris kan er voor kiezen om een register bij te houden, maar het is geen verplichting. Het eventueel door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie. Tevens kan het een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. In deze verordening is uitgegaan van het Reeuwijkse niveau van ondersteuning.

Artikel 7

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt het niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8

Lid 1 en 3: De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Lid 2: Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Het lid is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.

Artikel 9

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dan niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken. En zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 10

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuwe ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden. De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.

Artikel 11

De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden. Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.

Artikel 11a

Indien de fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in artikel 4.2 Awb.

De raad kan zelf bepalen, op grond van artikel 4:58 lid 1 Awb, of ook afdeling 4.2.8 van de Awb van toepassing is; indien deze afdeling van toepassing is horen daar wel extra verplichtingen bij. Dat kan een dergelijke keuze minder aantrekkelijk maken. Bij de invoering van het recht op fractieondersteuning is niet stilgestaan bij de verhouding met de Awb. In veel gemeenten wordt echter inmiddels de fractieondersteuning met toepassing van titel 4.2 Awb aangewend. Nu blijkt dat dit een juiste wijze van handelen is.