Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen. (Besluit Informatiebeheer gemeente Borne 2013)

Geldend van 24-03-2015 t/m heden

Intitulé

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Borne,

gelet op artikel 7 van de Archiefverordening

Besluiten vast te stellen de navolgende

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

  • 1. Dit besluit verstaat onder:

    a.

    archiefverordening

    de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 9 april 2013;

    b.

    archivaris

    bij de gemeente Borne is geen sprake van een formele functie van archivaris in de zin van de wet maar een functie volgens het functieboek;

    c.

    documenten

    de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

    d.

    beheer van documenten

    het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

    e.

    informatievoorziening

    het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten

    f.

    documentaire verzamelingen

    historische bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht;

    g.

    (de) wet

    de Archiefwet 1995;

    h.

    beheerseenheid

    een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te

    wijzen organisatieonderdeel;

    i.

    zaak

    het gestructureerd afhandelen en samenhangend digitaal administreren van werkzaamheden met een duidelijk begin en einde.

    j.

    verbonden partij

    Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiek-rechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft (BBV artikel 1b). Heeft de gemeente enkel een financieel óf bestuurlijk belang, dan is er géén sprake van een verbonden partij.

    Nadere uitleg omtrent het begrip is te vinden in de nota Verbonden partijen, (12int00493) vastgesteld door de raad op 24 april 2012.

  • 2. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald.

Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats

Artikel 2

  • 1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats zijn de bewaarplaatsen in gebruik zoals gespecificeerd in Bijlage A: “Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten van gemeente Borne”.

  • 2. Verbonden partijen kunnen na overleg met gemeente Borne wijzigingen aanbrengen in de locatie of uitrusting van de archiefbewaarplaatsen of archiefruimten voor zover dit past binnen archiefwettelijke kaders en voor zover deze wijzigingen van toepassing zijn voor de archiefbescheiden waarvoor gemeente Borne zorgdrager is.

  • 3. In deze archiefbewaarplaatsen kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten bevinden met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de secretaris bijgehouden depotstaat.

  • 4. Verbonden partijen hebben een meldingsplicht naar elkaar wanneer een afwijkend openbaar-heidsregime gehanteerd gaat worden. De secretaris zal het afwijkende openbaarheidsregime vermelden zoals aangegeven in de artikel 2 lid 3 genoemde depotstaat.

Artikel 3

  • 1. De secretaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.

Artikel 4

  • 1. De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats in Borne documenten en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 5

  • 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 6

  • 1. Voor de raadpleging van het gemeentelijk archief geldt het bezoekersreglement dat als Bijlage B deel uitmaakt van dit besluit.

  • 2. Het college kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 7

  • 1. De secretaris brengt eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaatsen.

  • 2. Met verbonden partijen waarbij sprake is van een archiefcomponent, wordt in nadere op te stellen dienstverleningsovereenkomsten altijd een archiefparagraaf opgenomen.

Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening

Artikel 8

In verband met dit besluit wordt de gemeente Borne aangemerkt als beheerseenheid. De secretaris is het hoofd van deze beheerseenheid.

Artikel 9

  • 1. De secretaris is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een van de archiefbewaarplaatsen zoals vermeld bij artikel 2 lid 1.

  • 2. Twee keer per jaar wordt door de secretaris een multidiciplinaire bijeenkomst georganiseerd over strategiebepaling met betrekking tot informatievoorziening.

Artikel 10

  • 1. De secretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit opdragen aan één of meer medewerkers.

Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening

Produktie van documenten

Artikel 11

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 12

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 13

  • 1. Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 14

  • 1.

    • De secretaris draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van documenten

Artikel 15

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, aan welk(e) dossier(s) het document al dan niet gekoppeld is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3. Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 16

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 17

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

  • 2. De secretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

  • 3. Uit deze inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

  • 4. De secretaris draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

Artikel 18

  • 1. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten ten minste de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

  • 2. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

Hoofdstuk V Beheer van documenten

Paragraaf Bewaring van documenten

Artikel 19

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 20

  • 1. De secretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 21

  • 1. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.

Beveiligingen raadpleging van documenten

Artikel 22

De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 23

  • 1. De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid en van verbonden partijen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming.

Artikel 24

  • 1. Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 25

  • 1. De secretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 26

  • 1. De secretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Voor zover een document onderdeel vormt van een of meerdere zaken zal het document de vernietigingstermijn van het langstlevende document in een zaak overnemen. Mocht om redenen hiervan afgeweken moeten worden, zal de inhoud van het document vernietigd worden, maar zal metadata intact blijven om de volledigheid van de zaak te kunnen waarborgen.

Artikel 27

  • 1. De archivaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

Overbrenging van documenten

Artikel 28

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 29

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit is het Besluit Informatiebeheer gemeente Borne 2008 ingetrokken.

Artikel 30

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Borne 2013.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Borne op 17 december 2013.
De gemeentesecretaris, de burgemeester,
G.W. Nijhof (l.s.), mr. drs. R.G. Welten

Bijlage A. Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten van gemeente Borne

In deze bijlage staan op basis van artikel 2 de verschillende archiefbewaarplaatsen vermeld:

  • -

    Een bewaarplaats, die zich bevindt in het gemeentehuis in het pand gelegen aan het Rheineplein 1 te Borne.;

  • -

    Een archiefruimte, die zich bevindt in het pand Pietmanskolkstraat 2a te Borne;

  • -

    Een bewaarplaats, die zich bevindt in het pand van het stadskantoor van de gemeente Hengelo (ov) gelegen aan de Hazenweg 121, te Hengelo (Ov.).

  • -

    In Hengelo wordt gebouwd aan een nieuwe archiefbewaarplaats, gelegen aan de (Lange Wemen) te Hengelo (Ov.). Zodra deze in gebruik wordt genomen, na goedkeuring door de provinciale archiefinspectie, zullen de Bornse bescheiden die zich bevinden aan de Hazenweg 121 te Hengelo (Ov.) overgebracht worden.

  • -

    Een uitwijkvoorziening voor gedigitaliseerde documenten is ondergebracht in het gemeentehuis in Oldenzaal, gelegen aan Ganzenmarkt 1, te Oldenzaal.

Bijlage B. Bezoekersreglement gemeente-archief Borne

Bezoekersreglement gmeente-archief Borne

Toelichting op het Besluit Informatiebeheer gemeente Borne 2013

Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Borne 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.

Het is aangepast aan de Archiefregeling.

Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip document het begrip registraties opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties zich tot andere gegevensbestanden. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip documenten.

Artikel 1 lid 2

De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in Artikel 18 van dit besluit.

Gemeente Borne heeft Gemeente Hengelo als verbonden partij op het gebied van digitaliseren van dossiers. Om die reden zijn in Bijlage A archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen, die door de gemeente Hengelo ondermeer gebruikt worden voor het archiveren van stukken van gemeenten Borne, opgenomen.

Artikel 4

De wet draagt de secretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris.

Artikel 5

De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 6

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studieruimte.

Artikel 11

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.

Artikel 12

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 13

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

Artikel 14

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 15

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.

Alle dienstverleningsovereenkomsten met verbonden partijen dienen aandachtspunten geregeld moeten worden met betrekking tot het archief. Gemeente Borne blijft immers ten allen tijde verantwoordelijk in haar hoedanigheid van zorgdrager voor haar archiefbescheiden, ook al is het beheer uitbesteed aan verbonden partijen.

Artikel 16

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 17

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 19 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).

Artikel 22

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling. Dit geldt dus ook voor archiefruimten bij verbonden partijen, waar archiefbescheiden van gemeente Borne zijn ondergebracht. Zie voor locaties bijlage A.

Artikel 22

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 24

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 25

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 26

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 27

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. Gemeente Borne hanteert het uitgangspunt dat er vernietigd wordt op zaakniveau: Voor zover een document onderdeel vormt van een of meerdere zaken zal het document de vernietigingstermijn van het langstlevende document in een zaak overnemen. Mocht om redenen hiervan afgeweken moeten worden, zal de inhoud van het document vernietigd worden, maar zal metadata intact blijven om de volledigheid van de zaak te kunnen waarborgen.

Artikel 28

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.