Nota aankoop- en aanbestedingsbeleid

1.1. Inleiding

Omdat er de nodige wijzigingen zijn met betrekking tot de regelgeving is het noodzakelijk de nota van 2002 te actualiseren.

Zo is op 1 december 2005 het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (BASS) in werking getreden. Met deze besluiten is de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG geïmplementeerd. De nieuwe besluiten vervangen de Europese richtlijnen Werken (93/37/EEG), Leveringen (93/36/EEG), en Diensten (92/50/EEG). Verder is op 25 oktober 2005 het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) gepubliceerd in de Staatscourant. Hoewel toepassing van dit reglement voor gemeenten facultatief blijft is het raadzaam dit reglement bij het aanbesteden van toepassing te verklaren omdat de aanbesteder voldoet aan de voorschriften van het Bao. Hierdoor vervalt het UAR 2001 omdat deze geënt was op vroegere Europese richtlijnen.

De verwijzingen naar de wet-en regelgeving zijn derhalve in deze versie aangepast. Daarnaast zijn in de nota een aantal zaken geactualiseerd zoals de verantwoordelijke functionarissen binnen de huidige organisatie en waar nodig verbeteringen doorgevoerd.

Een gemeentelijke aankoop- en aanbestedingsbeleid impliceert dat een “aanbestedingsplan” wordt opgesteld waaruit in een concreet geval afgeleid kan worden of, en zo ja welke, aanbestedingsvorm gebruikt dient te worden, of dat van de enkelvoudige uitnodiging gebruik wordt gemaakt.

Ook is ingespeeld op veranderende rolverdeling tussen de gemeentelijke diensten en aannemers. De gemeente doet lang niet alles zelf meer. Vooral bij het ontwerpwerk en het schrijven van bestekken worden in toenemende mate aannemers ingeschakeld.

In deze notitie worden ook alle facetten (in grote lijnen) aangegeven voor aankoop van materialen, jaarlijks klein/groot onderhoud aan gebouwen, wegen, rioleringen, groen en de aanbestedingen van werken. Bovendien ontstaat zo duidelijkheid over de vraag wie ter zake bevoegd is en over de procedures.

Voor de goede orde: de toepassing van de in deze nota opgenomen richtlijnen is niet vrijblijvend. De gemeente heeft ten opzichte van derden de verplichting zich aan de wettelijke kaders en aan het vastgestelde en gepubliceerde beleid te houden. Het uiteindelijke doel is immers als gemeente een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan en kan voldoen aan externe wet & regelgeving, welke dienen ter voorkoming van (juridische) schadeclaims.

Overigens wordt op nationaal niveau gewerkt aan nieuwe wetgeving rond aanbesteden. In de eerste helft van dit jaar heeft de ministerraad ingestemd met het wetsvoorstel Raamwet aanbesteden en zal binnenkort in behandeling komen bij de Tweede Kamer.

Dit zal betekenen dat deze nota waarschijnlijk in 2007 opnieuw zal moeten worden aangepast.

1.2. Doel van het gemeentelijk aankoop- en aanbestedingsbeleid

Verschillende sporen leiden tot een grotere aandacht voor de rol van de gemeentelijke opdrachtgever:

• 1.

  De wettelijke regels voor Europese aanbestedingen;

• 2.

  De integriteit;

• 3.

  Ontwikkelingen van nieuwe contractvormen in de bouwsector;

• 4.

  Milieu- en duurzaamheidsaspecten.

Uiteindelijk doel is er voor te zorgen dat de gemeente als integere en doelmatige opdrachtgever te werk kan gaan. Integer in de zin van handelen volgens de wet. Doelmatig, in de zin van het optimaal aanwenden van de overheidsmiddelen, op voorwaarde dat een zo optimaal mogelijke verhouding wordt verkregen t.a.v. prijs/kwaliteit. Leveranciers en contracten worden periodiek getoetst op basis van marktontwikkelingen en op een concurrerende prijs/kwaliteitsverhouding.

In Europees verband is een richtlijn vastgesteld ter bevordering van het vrije verkeer van goederen, personen en diensten in de Europese markt. Het betreft Richtlijn 2004/18/EG.

Deze richtlijnen zijn door de Nederlandse wetgever overgenomen in de vorm van vaststelling van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Opdrachten die boven vastgestelde grensbedragen uitkomen, zijn onderhevig aan BAO. Beneden de Europese drempelwaarden zijn gemeenten in beginsel vrij hun aanbestedingsbeleid zelf in te richten of hun aanbestedingen procedureel naar eigen goeddunken uit te voeren, mits daarbij aan vereisten uit de Europese regelgeving wordt voldaan (bijvoorbeeld publicatie verplichting).

Samengevat is het doel van deze notitie:

• 1.

  Het verkrijgen van duidelijkheid, gelijkheid en zorgvuldigheid op aankopen, leveranties en aanbestedingen;

• 2.

  Het inkopen/aanbesteden van een product/werk met het gewenste kwaliteitsniveau voor een zo laag mogelijke bedrag.

• 3.

  Het vaststellen van duidelijke richtlijnen (door vaststelling van deze notitie);

• 4.

  Het voldoen aan Europese- en nationale aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten.

• 5.

  Het streven naar transparantie en openbaarheid.

1.3. Uitgangspunten

Bij de inschakeling van derden voor de levering van materialen en het onderhouden van gemeentelijke objecten worden plaatselijke- en niet plaatselijke bedrijven uitgenodigd. Het huidige aanbestedingsbeleid kent dus geen zgn. huisaannemers. Wel is het gebruikelijk dat voor het inschrijven zo veel mogelijk ook de plaatselijke aannemers worden uitgenodigd. Kleinere opdrachten (kluswerk) gaan met name naar plaatselijke aannemers, zover deze beschikbaar zijn en in staat zijn het werk uit te voeren.

Gelet zal worden op of kwalitatief goed werk verricht kan worden, of een goede concurrerende prijs/kwaliteits-verhouding kan worden geboden, of men kennis van zaken heeft en of de garantie kan worden gegeven dat voor eventueel onderhoud het bedrijf direct aanspreekbaar is. Bovendien dient het Amfors Groep betrokken te worden in het proces van offerteaanvraag. Drukwerkopdrachten en delen van onderhoud groenvoorzieningen worden in principe gegund aan bedrijven binnen de Amfors Groep te Amersfoort, onderdeel van Amfors Groep, mits zij aan de gestelde criteria voldoen en een juiste prijs/kwaliteitsverhouding kan worden geboden (politieke keuze). Daarnaast dienen bepalingen op grond van de Gemeentewet, Europese regelgeving en andere wetgeving in acht te worden genomen.

Het is voorstelbaar dat het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid in een specifieke situatie niet gevolgd kan worden. Uiteraard dient men daar wel goed onderbouwde argumenten voor te hebben, welke dan moeten worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Wellicht kan het zijn dat het gemeentelijke aanbestedingsbeleid aan de hand van deze argumenten dient te worden bijgesteld.

Bij aankoop en aanbesteding is het beleid er op gericht, dat rekening gehouden wordt met duurzaamheidsaspecten, geldende milieunormen en –eisen en de aanschaf van milieuvriendelijke c.q. minder milieubelastende producten en dat deze aspecten worden meegenomen in de overwegingen voorafgaande aan de aanschaf.

De gemeenteraad/het college van B&W stelt de begroting, alsmede kredieten vast ten behoeve van leveringen en diensten. Binnen de marges is het dagelijks bestuur, uitvoerder van besluiten van het algemeen bestuur, verantwoordelijk en bevoegd.

Voor de uitvoering hiervan zijn onder verantwoordelijkheid van de directie de afdelingshoofden, eventueel gemandateerde functionarissen, en de budgethouders belast.

1.4. Indeling rapport

Het rapport is opgesplitst in een beleid voor de aankoop van goederen en diensten en een aanbestedingsbeleid.

2. Leveranties van goederen en diensten

2.1. Algemene richtlijnen tot het aankopen van goederen en diensten

• a.

  Alvorens de aankoopprocedure wordt gestart, wordt gecontroleerd of het benodigde budget, c.q. het benodigd dekkingsmiddel aanwezig is. In overleg met de sector-controller wordt naar eventueel aanvullende dekking gezocht en wordt bezien of rapportage naar B&W of voorstel naar de raad dient plaats te vinden alvorens tot aankoop kan worden overgegaan. (Dit in geval van kredietoverschrijding, maar ook voor zaken die niet primair in de begroting(spost) zijn opgenomen).

• b.

  Afhankelijk van het soort aankoop en de hoogte van het bedrag wordt een offerte aangevraagd. Dit gebeurt altijd schriftelijk met vermelding van de specifieke wensen en eisen.

• c.

  Voorafgaand aan de opdracht de leveringsvoorwaarden bepalen. Niet standaard ingaan op algemene voorwaarden van de leverancier en zonodig eigen voorwaarden opstellen en overeenkomen.

• d.

  De opdrachtverlening:

• Nadat, op basis van de offerte, tot opdrachtverlening wordt overgegaan, wordt een schriftelijke opdrachtbrief in 3-voud opgemaakt:

• het origineel gaat naar de leverancier;

• kopie 1 gaat naar de crediteurenadministratie;

• kopie 2 blijft bij de budgethouder.

• Voor alle kleinere aankopen (welke vaak mondeling besteld worden) wordt een opdrachtbon (zie bijgevoegd voorbeeld) uitgeschreven:

• het witte origineel gaat (indien nodig) naar de leverancier;

• de gele doorslag gaat naar de crediteurenadministratie;

• de roze doorslag blijft bij de budgethouder.

• Deze werkwijze heeft de volgende voordelen:

  • •

    er bestaat geen twijfel of er bepaalde bestellingen gedaan zijn, en zo ja door wie;

  • •

    de financiële verplichting en het projectnummer zijn bekend;

  • •

    de rekening is snel gecontroleerd;

  • •

    crediteurenadministratie weet bij ontvangst van de rekening dat de goederen c.q. diensten inderdaad door een functionaris van de gemeente besteld zijn, en door wie;

  • •

    de budgethouders kunnen controle behouden over hun budget.

• e.

  Ontvangst goederen:

• Indien de goederen centraal worden ontvangen controleren of men daadwerkelijk aflevert wat op de afleverbon vermeld staat. Indien akkoord wordt deze bon afgetekend.

• De goederen gaan met de afleverbon naar de budgethouder.

• Deze controleert de afleverbon met de originele bestelling.

• De budgethouder ontvangt vervolgens de, door de boekhouding reeds ingeboekte, factuur. Hij controleert nu aan de hand van de afleverbon en de bestelbon de hoeveelheden en prijzen en stuurt vervolgens de voor akkoord getekende factuur naar de boekhouding voor betaling.

• Voordeel van deze methode:

  • •

    altijd controle dat afgeleverde goederen/diensten daadwerkelijk door ons besteld zijn;

  • •

    controle dat de goederen ook door ons ontvangen zijn;

  • •

    snelle controle afleverbon en rekening;

  • •

    crediteurenadministratie hoeft niet alle budgethouders langs te gaan met de facturen ter parafering;

  • •

    facturen kunnen daardoor niet zoekraken.

Alle budgethouders ontvangen een boekje met genummerde opdrachtbonnen.

2.2. Verschil in omgaan met goederen en diensten

• a.

  Goederen en diensten met een jaarverbruik naar raming onder € 10.000,--

• Voor de aanschaf door de totale organisatie van goederen (gereedschappen, schrijf- en bureaubehoeften, kopieerpapier, schoonmaakartikelen, koffie en thee, printers en toners e.d.) en diensten (uitvoering van drukwerk e.d.) waarbij het jaarverbruik naar raming lager is dan € 10.000,-- wordt eens per drie jaar door de betreffende budgethouder een programma van eisen opgesteld waaraan de artikelen c.q. diensten minimaal moeten voldoen.

  • 1.

    Omstreeks 1 december wordt eens per drie jaar op basis van pakket van wensen en eisen aan ten minste drie bedrijven een offerte aangevraagd.

  • 2.

    Op basis van de ontvangen offertes maakt de budgethouder een voorstel met de keuze van het bedrijf. Nadat het afdelingshoofd (eventueel de gemandateerde functionaris) heeft beslist, is de bedrijfskeuze voor de komende drie jaar vastgesteld; boven € 50.000,- beslist de directie.

  • 3.

    Waar mogelijk wordt gestreefd naar de meest voordelige contractvorm.

  • 4.

    Gedurende de drie jaar kunnen de prijzen jaarlijks wijzigen volgens de door de Minister van Economische Zaken vastgestelde prijsindex, of volgens de geldende termijnmarktprijzen.

• b.

  Goederen en diensten met een jaarverbruik naar raming hoger dan € 10.000,--

• Voor de aanschaf door de totale organisatie van goederen (gereedschappen, schrijf- en bureaubehoeften, kopieerpapier, schoonmaakartikelen, koffie en thee, printers en toners e.d.) en diensten (uitvoeren van drukwerk, inhuren van uitzendkrachten e.d.) waarbij het jaarverbruik naar raming hoger is dan € 10.000,-- wordt van tevoren door de betreffende budgethouder een programma van eisen opgesteld waaraan de artikelen c.q. diensten minimaal moeten voldoen.

• Het maken van keuzen voor bedrijven die in aanmerking komen voor de uitvoering van leveringen zal op de volgende wijze tot stand komen:

  • 1.

    Omstreeks 1 december van elk jaar, vragen de budgethouders aan tenminste drie bedrijven een prijsofferte voor het komende jaar;

  • 2.

    Op basis van de ontvangen offertes maakt de budgethouder een voorstel met de keuze van het bedrijf. Nadat het afdelingshoofd heeft beslist is de bedrijfskeuze voor het komende jaar vastgesteld;

  • 3.

    Achteraf vindt periodiek, per halfjaar, melding aan het college van B&W plaats;

  • 4.

    Waar mogelijk wordt gestreefd naar de meest voordelige contractvorm;

  • 5.

    Bij tevredenheid aan beide zijden, kan de overeenkomst tot levering verlengd worden tot maximaal drie jaar looptijd. Hierbij kunnen de prijzen jaarlijks worden gewijzigd volgens de door de Minister van Economische Zaken vastgestelde prijsindex, of volgens de geldende termijnmarktprijzen.

• c.

  Leveranties van goederen en diensten met een begrote orderprijs tot € 10.000,--

• Bij de aanschaf van goederen (kantoormachines, kantoormeubilair etc.) en diensten (adviseringsontwerp en -tekenwerk, bodem- en akoestische onderzoeken, opstellen van aanslagen en nota's, uitvoeren van metingen, werkzaamheden in het archief, onderhoud- en controlewerkzaamheden aan installaties en gebouwen etc.) waarbij de begrote kostprijs per levering onder € 10.000,-- ligt, wordt op basis van pakketvergelijking en prijslijstvergelijking een keuze gemaakt voor een leverancier.

  • 1.

    Op basis van de vergelijking van de pakketten en prijzen van de diverse leveranciers maakt de budgethouder een voorstel met de keuze van de leverancier.

  • 2.

    Nadat het afdelingshoofd (eventueel de gemandateerde functionaris) over het voorstel heeft beslist, is de keuze van de leverancier vastgesteld.

• d.

  Leveranties van goederen en diensten met een begrote orderprijs boven € 10.000,-- tot € 50.000,--

• Bij de aanschaf van goederen (kantoormachines, kantoormeubilair etc.) en diensten (adviseringsontwerp en -tekenwerk, bodem- en akoestisch onderzoek, opstellen van aanslagen en nota's, uitvoeren van metingen, werkzaamheden in het onderhoud- en controlewerkzaamheden aan installaties en gebouwen, niet zijnde civiel technische werken, etc.) waarbij de begrote kostprijs per levering boven € 10.000,-- maar onder € 50.000,-- ligt, gebeurt op basis van offerteaanvraag met schriftelijke omschrijving van de leverantie bij minimaal drie bedrijven.

  • 1.

    Op basis van de ontvangen offertes maakt de budgethouder een voorstel met de keuze van de leverancier.

  • 2.

    Nadat het afdelingshoofd (eventueel de gemandateerde functionaris) over het voorstel heeft beslist, is de leverancierskeuze bepaald.

• e.

  Leveranties van goederen en diensten met een begrote orderprijs boven € 50.000,--

• Bij de aanschaf van goederen (kantoormachines, kantoormeubilair etc.) en diensten (adviseringsontwerp en -tekenwerk, bodem- en akoestisch onderzoek, opstellen van aanslagen en nota's, uitvoeren van metingen, werkzaamheden in het onderhoud- en controlewerkzaamheden aan installaties en gebouwen, niet zijnde civiel technische werken, etc.) waarbij de begrote kostprijs per levering boven € 50.000,-- ligt, gebeurt op basis van offerteaanvraag met schriftelijke omschrijving van de leverantie bij minimaal drie bedrijven.

  • 1.

    Op basis van de ontvangen offertes maakt de budgethouder een voorstel met de keuze van de leverancier.

  • 2.

    Nadat de directie (eventueel de gemandateerde functionaris) over het voorstel heeft beslist is de leverancierskeuze bepaald.

  • 3.

    Achteraf vindt periodiek, per half jaar, melding aan het college plaats.

• f.

  Uitbesteding van dienstverlening

• Voor de uitbesteding van dienstverlening of raamwerkkontrakt boven € 10.000,-- wordt offerte gevraagd in principe bij minimaal drie bureaus of bedrijven d.m.v. een programma van eisen. Ingeval van beide zijden hierover tevredenheid bestaat, wordt de overeenkomst verlengd tot maximaal drie jaar looptijd. Hierbij kunnen de prijzen jaarlijks met maximaal de door de Minister van Economische Zaken vastgestelde index worden gewijzigd.

• Bij de uitvoering van de voorbereiding van (grote) bouwkundige uitbreidings-, verbouwings-, of nieuwbouwwerken, zal per project, op basis van een programma van eisen, worden bepaald welk(e) bureau(s) dit werk het beste kunnen gaan uitvoeren.

  • 1.

    Op basis van de ontvangen offertes maakt de budgethouder een voorstel met de keuze van de leverancier.

  • 2.

    Nadat het afdelingshoofd (eventueel de gemandateerde functionaris) over het voorstel heeft beslist is de leverancierskeuze bepaald; boven € 50.000,- beslist de directie.

  • 3.

    Achteraf vindt periodiek, per half jaar, melding aan het college van B&W plaats.

• g.

  Uitzondering

• Bovenstaande richtlijnen (a t/m f) zijn niet van toepassing op de leveringen van bedrijven, waarbij niet in concurrentie kan worden geleverd/gehandeld.

• e.

  Leveranties van goederen en diensten boven drempelbedragen Europese aanbestedingsrichtlijn

• De Europese aanbestedingsrichtlijn voor het plaatsen van overheidsopdrachten is van kracht voor werken, leveringen en diensten. (nr 2004/18/EG) De drempelwaarden zijn opgenomen in bijlage 1 van deze nota. Bij leveringen en diensten boven de drempelbedragen wordt verwezen naar hetgeen is beschreven bij aanbesteden van werken in hoofdstuk 3 van deze nota en genoemde bijlage 1.

3. Aanbestedingen

3.1. Algemene wettelijke kaders

Gemeenten zijn in het algemeen gebonden aan de (geschreven en ongeschreven) algemene beginselen van behoorlijk bestuur, (EG)Verdragsregels en algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht. Het gaat hierbij om aspecten als o.a. het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, en het vertrouwensbeginsel waarbij bedacht zij dat privaatrechtelijk overheidshandelen ook getoetst kan worden aan de beginselen van behoorlijk bestuur.

Samengevat komt het erop neer dat het gemeentelijk aanbestedingsbeleid in ieder geval objectief, transparant en non-discriminerend moet zijn.

3.2. Aanbestedingsvormen

Aanbesteding van een opdracht kan plaatsvinden door middel van:

a. Europese aanbesteding

Dit is een bijzondere vorm van openbaar aanbesteden, waarbij aanbieders uit de gehele Europese Gemeenschap kunnen inschrijven. Overheden zijn wettelijk verplicht deze vorm toe te passen als bepaalde grensbedragen worden overschreden. Hierop wordt verderop nader ingegaan.

b. De openbare procedure

Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven.

c. De niet-openbare procedure

Bij een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure wordt de aanbesteding algemeen bekend gemaakt en kan een ieder zich als gegadigde aanmelden. Echter tenminste éen (maar niet meer dat het vooraf bekend gemaakte aantal) gegadigde(n) kunnen tot inschrijving worden uitgenodigd.

d. Concurrentiegerichte dialoog

Voor bijzonder complexe overheidsopdrachten, waarbij de toepassing van de openbare of de niet-openbare procedure niet tot een aanvaardbare opdracht zou leiden, kan gebruik gemaakt worden van de concurrentiegerichte dialoog. Een aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbesteder een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbesteder beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven.

Deze aanbestedingsvorm is (nog) niet in de beleidsregel opgenomen, en is derhalve alleen beschikbaar voor aanbestedingen boven de EU-drempelbedragen.

e. De aanbesteding volgens de onderhandse procedure

Bij een onderhandse aanbesteding wordt een beperkt aantal (tenminste twee, in de regel niet meer dan zes) aanbieders tot inschrijving uitgenodigd

f. Onderhandse aanbesteding na selectie

Bij deze aanbestedingsvorm wordt een beperkt aantal aanbieders uitgenodigd deel te nemen aan een selectie, waarna tenminste één van hen (maar in de regel niet meer dan zes) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd

g. De aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

De aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden, waarna met een of meer gekozen gegadigden wordt onderhandeld en de contractuele voorwaarden worden vastgesteld

h. De aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

De aanbesteding waarbij met een of meer gekozen gegadigden wordt onderhandeld en de contractuele voorwaarden worden vastgesteld

i. De concessieovereenkomst

Een concessieovereenkomst is een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een opdracht voor werken, waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken in ieder geval bestaat uit het recht het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een prijs.

j. Raamovereenkomst

Een raamovereenkomst met een enkele of meerdere ondernemers is een overeenkomst tussen een of mer aanbesteders en meerdere ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voor waarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen.

k. De enkelvoudige uitnodiging

de opdracht tot het uitvoeren van het werk zonder dat daaraan een aanbesteding is voorafgegaan.

3.3. Europese richtlijnen aanbesteding

In Europees verband is een richtlijn vastgesteld ter bevordering van het vrije verkeer van goederen, personen en diensten in de Europese markt. Het betreft Richtlijn 2004/18/EG. In deze nota wordt die richtlijn aangeduid met “de Europese Richtlijn”. Deze richtlijnen zijn door de Nederlandse wetgever overgenomen in de vorm van vaststelling van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. In deze nota wordt dit besluit aangeduid met “BAO”. Opdrachten die boven vastgestelde grensbedragen uitkomen, zijn onderhevig aan BAO.

(zie bijlage 1). Beneden de Europese drempelwaarden zijn gemeenten in beginsel vrij hun aanbestedingsbeleid zelf in te richten of hun aanbestedingen procedureel naar eigen goeddunken uit te voeren, mits daarbij aan vereisten uit de Europese regelgeving wordt voldaan (bijvoorbeeld publicatie verplichting). De beleidskaders hiervoor worden in deze nota gegeven.

Algemeen

BAO bepaalt, eigenlijk ten overvloede, dat de aanbestedende dienst niet een bepaalde ramingsmethode mag kiezen met het doel de opdracht aan de toepassing van BAO te onttrekken. Ook mag een opdracht niet worden opgesplitst in kleinere opdrachten om zo een Europese aanbestedingsplicht te ontduiken. Gelijksoortige opdrachten bij verschillende organisatie onderdelen moeten bij elkaar genomen worden. Een aanbesteding voor het verrichten van een in de loop van een bepaalde periode te verrichten gelijksoortige dienst/werk moet als een raamcontract worden aanbesteed. Spreiden in de tijd (meerdere jaren) is dus niet toegestaan.

Wel is het toegestaan een opdracht (gelijktijdig) in afzonderlijke onderdelen te plaatsen.

Daardoor kunnen meerdere aanbieders inschrijven op de opdracht.

Drie soorten overheidsopdrachten

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten is van toepassing op zogenaamde overheidsopdrachten. Het betreft schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel die tussen één of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van het Besluit. Een bijzondere vorm van een overheidsopdracht is de raamovereenkomst.

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten geeft definities voor drie soorten van overheidsopdrachten, namelijk voor werken, leveringen en diensten.

Werken

Overheidsopdrachten voor werken hebben betrekking op hetzij de uitvoering, hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering van werken in het kader van een van de in bijlage 1 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten vermelde werkzaamheden of van een werk, dan wel het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet.

Een „werk” is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen (denk hierbij aan de opdracht tot de bouw van een gemeentehuis,wegen of haven). Wanneer de waarde van de opdracht boven de drempelwaarde komt (zie bijlage 2), moet de gemeente aanbesteden volgens één van de procedures van BAO. Bij een Europese aanbesteding van werken zal de gemeente Bunschoten gebruikmaken van het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). Het ARW 2005 is volledig afgestemd op het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (en de nieuwe Europese Richtlijn).

Leveringen

Een overheidsopdracht voor leveringen heeft betrekking op aankoop, leasen, huur of huurkoop van producten door gemeenten. Denk hierbij aan de aanschaf en het leasen van computerapparatuur of de aankoop van een brandweerauto door de gemeente. Wanneer de waarde van de opdracht aan een leverancier de drempelwaarde te boven gaat (zie bijlage 1), moet de gemeente aanbesteden volgens één van de procedures van BAO.

Diensten

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten definieert een overheidsopdracht voor diensten als andere overheidsopdrachten dan overheidsopdrachten voor werken of leveringen, die betrekking hebben op het verrichten van de in bijlage 2 van BAO bedoelde diensten.

Een overheidsopdracht die zowel op producten als op diensten betrekking heeft, wordt als een overheidsopdracht voor diensten beschouwd indien de waarde van de desbetreffende diensten hoger is dan die van de in de opdracht opgenomen producten. Een overheidsopdracht die op de in bijlage 2 van het BAO bedoelde diensten betrekking heeft, waarbij andere werkzaamheden slechts bijkomstig zijn wordt als een overheidsopdracht voor diensten beschouwd.

Overheidsopdrachten voor diensten betreffen een restcategorie. Anders gezegd: indien een overheidsopdracht niet kwalificeert als een overheidsopdracht voor werken of leveringen, dan zal deze opdracht kwalificeren als een overheidsopdracht voor diensten (bijvoorbeeld de opdracht van de gemeente tot het verrichten van leerlingenvervoer, onderzoeksopdrachten, kinderopvangdiensten, onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, etc..).

Wanneer de waarde van de opdracht aan een dienstverlener de drempelwaarde te boven gaat (zie bijlage 1 van deze nota) moet de gemeente aanbesteden volgens één van de procedures van BAO c.q. de bepalingen van BAO in acht nemen (in het geval van zogenaamde 2-Bdiensten).

BAO maakt onderscheid in twee soorten diensten:

• -

  de zogenoemde prioritaire diensten, waarop het volledige regime van BAO van toepassing is (uitgewerkt in bijlage 2A van BAO) en

• -

  de zogenoemde residuaire diensten, waarop slechts een zeer beperkt gedeelte van BAO van toepassing is (uitgewerkt in bijlage 2B van BAO)

Publicatieplicht

Ook als men onder de drempelwaarde van BAO blijft, ontkomt men niet aan de Europese regels. De Europese Commissie is van mening dat ook voor opdrachten die niet (of niet helemaal) onder de reikwijdte van de Europese richtlijn vallen, een 'passende mate van openbaarheid' moet worden betracht. Opdrachten onder de drempelwaarde van de richtlijnen vallen volgens de Europese Commissie wel onder de werkingssfeer (primair recht) van het EG- Verdrag: ze moeten worden gedaan met inachtneming van de beginselen van non-discriminatie, vrije vestiging en vrij verkeer. Concreet komt het er meestal op neer dat men de opdracht dusdanig moet publiceren dat elke potentiële inschrijver er kennis van kan nemen (passende mate van openbaarheid). Wat in dat laatste geval 'passend' is hangt af van de omvang van de opdracht en de aanbieders op de markt. Toekomstige jurisprudentie zal hieromtrent meer helderheid moeten verschaffen.

De drempelwaarden zijn vermeld in bijlage 1 van deze nota.

3.4 Gunningcriteria

Er zijn slechts twee (hoofd)-gunningcriteria waaraan een aanbieding kan worden getoetst, te weten:

• •

  de laagste prijs

• •

  de economisch meest voordelige inschrijving

-Laagste prijs

Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het goedkoopste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Indien het aanbod voldoet aan de gestelde (minimum)eisen, moet de opdracht aan de aanbieder met de laagste prijs worden gegund.

Daarom kan het criterium “laagste prijs” alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprake van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.

-de economisch meest voordelige inschrijving

Indien niet aan de hiervoor beschreven voorwaarden is voldaan, dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige inschrijving”. Er kan dan een uitgebreide (inhoudelijke) vergelijking plaatsvinden tussen de aanbiedingen en een optimale afweging van de prijs-kwaliteitverhouding plaatsvinden. Naast de prijs, kan de beoordeling zich ook richten op onder meer de leveringstermijn, gebruikskosten, rentabiliteit, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand en bijvoorbeeld milieuaspecten. Voorwaarde voor het hanteren van dit criterium is dat de criteria die gehanteerd worden en de wijze waarop zij gewogen worden om het eindoordeel te verkrijgen vooraf opgesteld en vastgelegd zijn.

3.5. Algemene richtlijnen tot het aanbesteden van werken

• a.

  Er wordt een bestek of omschrijving opgesteld, welke voldoet aan de UAV richtlijnen.

• b.

  Op grond van het bestek wordt een kostprijs berekening gemaakt.

• c.

  Op basis van deze kostprijs wordt bepaald op welke wijze het werk aanbesteed wordt.

• d.

  Bij een geraamde kostprijs lager dan € 50.000,- vindt overleg plaats met het afdelingshoofd over de selectie van aannemers. Bij een geraamde kostprijs tussen € 50.000,- en € 500.000,- vindt hierover overleg plaats met de directie. Bij een geraamde kostprijs hoger dan € 500.000,- vindt vooraf overleg plaats met de portefeuillehouder over de selectie van aannemers.

• e.

  Mocht de meest gunstige aanbieding meer dan 10% afwijken van de eigen kostenraming dan zal de ingediende prijs vergeleken worden met de kostenraming van de gemeente. Dit geldt niet indien de afwijking van 10% beneden € 5.000,-- blijft. Indien bij een grotere afwijking dan 10% naar boven toch gegund worden, dan dienen daar goed gemotiveerde argumenten aan ten grondslag te liggen.

• f.

  De opdrachtverlening gebeurt schriftelijk door het college van B&W dan wel door de daartoe gemandateerde functionaris.

• f.

  Mocht gedurende het traject door wijziging het krediet overschreden gaan worden, dan dient een aanvullende kredietaanvraag bij de raad te worden ingediend.

• g.

  Bij individuele uitnodiging van één aannemer dient gewerkt te worden met een afstandsverklaring.

• h.

  Het college zal over de uitslag worden geïnformeerd middels het proces-verbaal van aanbesteding.

• i.

  Het afdelingshoofd rapporteert per half jaar over de gedane aanbestedingen aan het college.

• j.

  ARW2005 is van toepassing voor zover sprake is van Werken zoals vermeld in 3.2 a t/m j.

• k.

  Van alle aanbestedingen dient een aanbestedingsdossier te worden gevormd, waarin alle relevante stukken en het verloop van de aanbesteding en vermelding van betrokkenen te worden bewaard.

• l.

  Bij gunning rekening houden met bezwarentermijn. (Alcatel-arrest, bijlage 3)

3.6. Indeling wijze van aanbesteden van civiel-, bouw- en groentechnische werken

a. Werk met een begrote kostprijs tot € 10.000,--: Enkelvoudige uitnodiging

Indien de begrote kostprijs onder de € 10.000,-- blijft, wordt aan één bedrijf een offerte gevraagd op basis van een programma van eisen, waarbij gewerkt zal worden met een open begroting en afstandsverklaring.

In het algemeen zal men met werken van deze omvang werken op basis van regie. De afrekening vindt dan plaats op basis van de gewerkte uren en de eventueel verbruikte materialen.

b. Werken met een begrote kostprijs van € 10.000,-- tot € 50.000,--: Onderhandse aanbesteding

Indien de begrote kostprijs tussen de € 10.000,-- en € 50.000,-- ligt, wordt tenminste aan drie bedrijven een inschrijving gevraagd.

c. Werken met een kostprijs van € 50.000,-- tot € 500.000,--: Onderhandse aanbesteding.

Bij een geraamde kostprijsberekening tussen de € 50.000,-- tot € 500.000,-- wordt aan drie tot zes bedrijven schriftelijk verzocht om tot inschrijving over te gaan. De inschrijvingen dienen te worden ingeleverd wat betreft plaats en tijdstip zoals is aangegeven in het bestek, c.q. de offerteaanvraag.

e. Werken met een kostprijs van € 500.000,-- tot drempelbedrag Europese richtlijnen (bijlage 1): Openbare aanbesteding of niet-openbare aanbesteding

- Niet-openbare aanbesteding

Het werk zal, tenminste 21 dagen voor het tijdstip van aanmelding gegadigden te worden gepubliceerd. Procedure verloopt zoals is beschreven in ARW2005.

De inschrijvingen zullen op het in het bestek genoemde tijdstip en wijze moeten worden ingediend.

- Openbare aanbesteding:

Het werk zal, tenminste 36 dagen voor het tijdstip van aanbesteding worden gepubliceerd. Procedure verloopt zoals is beschreven in ARW2005.

f. Werken met een kostprijs van drempelbedrag Europese richtlijnen (bijlage 1) of meer: Europese aanbesteding

Indien de geraamde waarde van een voorgenomen overheidsopdracht de toepasselijke drempelwaarde overschrijdt (zie bijlage 1) dient de opdracht te worden aanbesteed volgens een van de procedures van BAO.

3.7 Specifieke samenwerkingsvormen, wijze van aanbesteding.

Als de gemeente een werk (onder de drempelwaarden) tot stand wenst te brengen door een specifieke vorm van samenwerking ,bijvoorbeeld bouwteam, design and build, turnkey (zie ook bijlage 2) kan van de standaardprocedures worden afgeweken. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als de standaardprocedure er toe zou leiden dat de uitvoering van het werk een onaanvaardbare vertraging oploopt, of dat inschrijvers daarvoor naar verwachting niet de gewenste mate van risico zullen wensen te aanvaarden, en /of niet bereid zullen zijn de gewenste expertise aan de gemeente ter beschikking te stellen.

Bij een specifieke vorm van samenwerking kiest de gemeente voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, met minimaal twee aannemers.

De gemeente gebruikt ofwel het criterium “economisch meest voordelige aanbieding”, ofwel het criterium “maatschappelijk meest voordelige aanbieding” als gunningcriterium. De gemeente doet in de aankondiging danwel in de uitnodiging, mededeling van de criteria op grond waarvan de verschillende aanbiedingen zullen worden beoordeeld en van het onderlinge gewicht van deze verschillende criteria.

Bij een specifieke vorm van samenwerking, waarbij wordt gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, kan de gemeente aan de inschrijvers waaraan het werk niet gegund wordt een tegemoetkoming aanbieden in de kosten die zij maken. Indien het toekennen van een vergoeding van inschrijvingskosten gerechtvaardigd lijkt dient hiervoor een gemotiveerd voorstel aan het afdelingshoofd te worden voorgelegd.

Bij werken waarop de Europese richtlijnen van toepassing zijn kan bovengenoemde werkwijze niet worden toegepast.

Een Integrale Planontwikkeling (IPO) of Publiek Private Samenwerking (PPS)-constructie behoeven eveneens extra aandacht. Vanwege de omvang van dergelijke projecten, is de kans groter dat de EU-regelgeving van toepassing zal zijn. Of de EU-richtlijn Werken daadwerkelijk van toepassing is, is niet altijd eenvoudig vast te stellen (bij een PPS is bijvoorbeeld van belang of tegenover de inbreng van de private partijen (op termijn) een vergoeding staat). Daarnaast is soms sprake van een ingewikkelde juridische constructie.

Daarom dient bij projecten waarbij een specifieke contractvorm aan de orde is, altijd juridisch advies te worden gevraagd bij Grondzaken. Het is daarbij van belang dit advies in een zo vroeg mogelijk stadium van het project in te winnen, in ieder geval voordat overgegaan wordt tot het maken van afspraken met externe partijen.

3.7. Algemene richtlijnen tot het aanbesteden van werk bij specifieke samenwerkingsvormen

• 1.

  Voor toepassing aanbesteden van werk via specifieke samenwerkingsvorm vindt vooraf overleg plaats met de portefeuillehouder.

• 2.

  Er wordt een programma van eisen en uitgangspunten opgesteld.

• 3.

  Op grond van het programma van eisen en uitgangspunten wordt een kostenraming opgesteld.

• 4.

  Voor het aanbieden van een prijs worden minimaal 2 bedrijven uitgenodigd met een aantoonbare staat van dienst op het betreffende vakgebied en werkwijze en VCA gecertificeerd.

• 5.

  In uitzonderlijke situaties kan van het aantal worden afgeweken en één aannemer worden uitgenodigd een prijs op te geven. Dit dient het college te accorderen en er zal van de aannemer

• een

  afstandsverklaring worden verlangd.

• 6.

  Van de ingediende prijzen wordt een analyse gemaakt van de prijs-kwaliteitverhoudingen.

• Zonodig

  wordt nadere (detail-) informatie gevraagd over de aanbieding.

• 7.

  De algemene richtlijnen, genoemd in hoofdstuk 3.5. d t/m k zijn ook van toepassing.

• 8.

  Bij werken die vallen onder de Europese richtlijnen (dus boven drempelbedragen bijlage 1) zal afzonderlijk advies moeten worden ingewonnen.

(versie 20-12-2006)