Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de DCMR Milieudienst Rijnmond 2014

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. Het dagelijks bestuur evalueert voor het einde van de contractduur het functioneren van de accountant en rapporteert hierover aan het algemeen bestuur.

2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountants-controle voor.

3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

- de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening, voor zover deze in overeenstemming zijn met het Besluit accountantscontrole gemeenten;

- de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

- de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

- de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

- de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4. De accountantsdiensten worden aanbesteed voor een periode van drie jaar. Na afloop van deze periode kan de Overeenkomst met een optie tot eenzijdige verlenging twee maal één verslagjaar verlengd worden.

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende veror-deningen, nota’s, besluiten van de directeur, besluiten van het dagelijks bestuur en besluiten van het algemeen bestuur, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle aan hen bekende informatie, van belang voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

4. Het dagelijks bestuur biedt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen binnen zes maanden na het verslagjaar ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan.

5. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening voor 15 juli van het jaar na afloop van het boekjaar vast.

6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

7. Het algemeen bestuur zendt de vastgestelde jaarrekening voor 15 juli van het jaar na afloop van het boekjaar naar de toezichthouder.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountants-controle wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, de directeur en het hoofd Financiën.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden, het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de dienst.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en ver-klaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle ambtenaren van de dienst zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en voor de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van consultancywerkzaamheden, voor zover niet strijdig met de onafhankelijkheid van de accountant.

2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden, zoals de belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS en dergelijke, en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.Indien een deel van deze vereisten door een accountant moet worden uitgevoerd, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang is van de dienst.

1. Indien de accountant bij een controle majeure afwijkingen constateert waaraan naar zijn mening door het dagelijks bestuur onvoldoende aandacht wordt besteed en die derhalve kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

2. De accountant bevestigt jaarlijks aan het algemeen bestuur de, naast de controleopdracht, door hem uitgevoerde opdrachten voor de dienst.

3. In aanvulling op artikel 217, het derde en vierde lid van de Provinciewet, voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het ver-mogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur en het hoofd Financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

4. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

5. De accountant bespreekt voorafgaande aan de handeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met de directeur en het hoofd bedrijfsvoering en de controller.

6. De definitieve accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden minimaal één week voorafgaand aan de Algemeen Bestuur vergadering aan de DCMR toegezonden.

1. Deze verordening treedt in werking op 3 december 2014 en werkt terug tot en met 1 januari 2014.

2. De controleverordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2010 wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.