Controleprotocol DCMR Milieudienst Rijnmond 2018

Besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling d.d. 6 december 2017 tot vaststelling van het Controleprotocol DCMR Milieudienst Rijnmond 2018

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond,

Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 25 september 2017,

Gelet op artikel 217 van de Provinciewet;

Gelet op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

BESLUIT:

Vast te stellen:

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de DCMR Milieudienst Rijnmond

Inleiding

Bij besluit van 2 juli 2014 heeft het algemeen bestuur aan Baker Tilly Berk N.V. opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 217 van de provinciewet (PW) voor de DCMR Milieudienst Rijnmond uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de DCMR Milieudienst Rijnmond een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Object van controle zijn de jaarcijfers van de DCMR Milieudienst Rijnmond.

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de DCMR Milieudienst Rijnmond. Het algemeen bestuur kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.2 Wettelijk kader

Art. 217 lid 2 PW, schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 201 PW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de DCMR milieudienst Rijnmond inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is.

Het algemeen bestuur heeft op 3 december 2014 de verordening ex art 217 lid 1 PW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de DCMR Milieudienst Rijnmond vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaren vanaf 2014.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art 217 PW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 201 PW bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

- de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

- het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen;

- de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

- het in overeenstemming zijn van de door de DCMR opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 PW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

- de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217 Provinciewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), de Kadernota en adviezen van de Commissie BBV alsmede de Richtlijnen voor de accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

 Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. ”

3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van

de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:

De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Met beperking  Oordeelonthouding Afkeurend

Fouten in de jaar- rekening (% lasten) ≤ 1% >1%<3% - ≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten) ≤ 3% >3%<10% ≥ 10%  -

4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor de kalenderjaren is limitatief gericht op:

• de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van “het normenkader van de rechtmatigheidcontrole” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;

• de naleving van de volgende kaders:

o de begroting;

o financiële verordening ex artikel 216 Provinciewet;

o de controleverordening ex artikel 217 Provinciewet;

en de overige kaders zoals opgenomen in “Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole” (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen en deze een externe werking hebben. Ten aanzien van de DCMR verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen betreffen.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van het dagelijks bestuur en directieteam naar de ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur en het directieteam vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het dagelijks bestuur om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

De accountant dient bij de oordeelsvorming omtrent de begrotingsrechtmatigheid rekening te houden

met de volgende nadere richtlijnen:

• indien de DCMR de lasten van de laatst vastgestelde begroting overschrijdt en deze worden gecompenseerd door hogere baten leidt dat niet tot een begrotingsonrechtmatigheid;

• overschrijdingen van investeringsbudgetten waarvan de afschrijvingslasten kunnen worden gedekt in de vooraf goedgekeurde exploitatie van de DCMR leiden niet tot een begrotingsonrechtmatigheid;

5. Communicatie en periodiek overleg

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de directeur, het afdelingshoofd bedrijfsvoering en de controller. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

6. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim-controles

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het dagelijks bestuur. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de provinciewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de DCMR gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening Deze accountantsverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

7. Inwerkingtreding

De Controleprotocool DCMR Milieudienst Rijnmond 2014 wordt ingetrokken.

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling en treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

8. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Controleprotocol DCMR Milieudienst Rijnmond 2018’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 6 december 2017.

De voorzitter, De secretaris,

R.A. Janssen R.M. The

Bijlagen:

1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de DCMR milieudienst Rijnmond;

2. Communicatie en periodiek overleg.

Bijlage 1: Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bij de DCMR milieudienst Rijmond

In deze bijlage is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de DCMR Milieudienst Rijnmond relevante algemene wet- en regelgeving. Veelal zal de DCMR milieudienst Rijnmond dus ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regelgeving eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. Al deze regelingen zullen in het kader van de rechtmatigheid worden getoetst voor zover deze een externe werking hebben

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg