Instructie voor de griffier van de gemeente De Bilt

Geldend van 19-02-2010 t/m heden

Intitulé

Instructie voor de griffier van de gemeente De Bilt

De raad van de gemeente De Bilt;

gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

gelezen het voorstel van de voorzitter van de raad en de griffier van 26 januari 2010;

gelezen het advies van de commissie Burger en Bestuur d.d. 11 februari 2010;

B e s l u i t:

vast te stellen de volgende instructie:

Instructie voor de griffier van de gemeente De Bilt.

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning seniorenconvent

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet  instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Organisatie griffie

  • 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

Indien de griffier voor meer dan veertien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het seniorenconvent.

Artikel 10 Slotbepaling

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van De Bilt op 18 februari 2010,

de griffier, de voorzitter,

mr. drs. J.L. van Berkel A.J. Gerritsen

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid worden door de agendacommissie. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Indien de raad een jaaragenda of langetermijnagenda vaststelt dan biedt de griffier ook daarbij ondersteuning.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt de besluitenlijst en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De griffier is ook aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en ondersteunt de voorzitters van de raadscommissies.

Artikel 5

Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Er is een agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester. In het convent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Elk van de genoemde instituten wordt door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt vanuit de griffie verschaft. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. De werkzaamheden van de commissiegriffier zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.

Artikelen 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.