Regeling vervallen per 07-12-2022

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Fryske Marren (verordening ex artikel 213a Gemeentewet)

Geldend van 22-12-2015 t/m 06-12-2022 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015

Intitulé

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Fryske Marren (verordening ex artikel 213a Gemeentewet)

De raad van De Fryske Marren;

gelezen het voorstel van college van burgemeester en wethouders d.d. 3 november 2015/ zaaknummer: 194014025;

gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Fryske Marren (verordening ex artikel 213a Gemeentewet).

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van beleid worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of dat met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

  • 2.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

  • 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente.

  • 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen.

Artikel 3. Onderzoeken

  • 1. Het college stelt voorafgaand aan elk volgend kalenderjaar de raad in kennis van de te onderzoeken onderwerpen met daarbij een onderzoeksopzet op hoofdlijnen voor de te verrichten interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

  • 2. Het college stelt de rekenkamercommissie tijdig op de hoogte van de te onderzoeken onderwerpen met de onderzoeksopzet om eventuele doublures in onderzoeken te voorkomen.

  • 3. Bij aanvang van de interne onderzoeken wordt op hoofdlijnen aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek;

    • b.

      de beginsituatie en de aanleiding voor het onderzoek;

    • c.

      de onderzoeksvraag;

    • d.

      het soort onderzoek (doelmatigheid, doeltreffendheid of beide);

    • e.

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • f.

      de onderzoeksmethode;

    • g.

      de doorlooptijd van het onderzoek;

    • h.

      de samenstelling van het onderzoeksteam;

    • i.

      de wijze van uitvoering van het onderzoek.

Artikel 4. Voortgang

Het college rapporteert in de rapportages over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, de uitputting van de bijbehorende budgetten en de belangrijkste uitkomsten en genomen maatregelen.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

  • 3. Het college stelt de raad van de uitkomsten van het onderzoek in kennis.

Artikel 6. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

  • 2. De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de voormalige gemeente Skarsterlân, vastgesteld bij raadsbesluit op 26 september 2006, komt hiermee te vervallen.

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van De Fryske Marren”.

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van De Fryske Marren in zijn openbare vergadering van 15 december 2015
de griffier, de voorzitter,
H.A. van Dijk-Beekman F. Veenstra

Artikelsgewijze toelichting bij "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Fryske Marren"

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In dit artikel wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie en/ of een externe deskundige, en deze onderzoeken richten zich vooraleerst op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een andere ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang en/ of de interne controle. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen wordt onderzocht.

In een eerdere modelverordening is aanbevolen om ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak minimaal eens in de zoveel jaar op doelmatigheid te onderzoeken (concreet: eenmaal in de twee raadsperioden). Hier kan iedere gemeente evenwel zelf de gewenste periode voor aangeven. In de voorliggende verordening is betreffende periode open gelaten omdat het college van mening is dat zo de mogelijkheid wordt behouden om actuele onderwerpen op te pakken (ook al is een betreffend organisatieonderdeel recent reeds onderzocht), alsmede zo meer aandacht kan worden gegeven aan een gedegen opzet en uitvoering van onderzoeken, en aan de implementatie van eventueel noodzakelijke maatregelen. Bovendien wordt op deze wijze voorkomen dat een organisatieonderdeel wordt onderzocht omdat er "iets onderzocht moet worden" en daarnaast is “alles eenmaal in de twee raadsperioden onderzoeken” in de praktijk simpelweg niet haalbaar.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeken

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college, in 2016 zal dit voor het eerst vorm en inhoud worden gegeven. Vanzelfsprekend zal de raad dit echter ook willen weten en ook gelegenheid willen hebben om dit te bespreken, uiteraard kan dat.

Een onderzoeksopzet van de te onderzoeken onderwerpen geeft hierbij een beeld van de voorgenomen interne onderzoeken, zij het op hoofdlijnen. Het college stelt de raad hiervan voorafgaand aan het volgende kalenderjaar van in kennis.

Daarnaast wordt de rekenkamercommissie tijdig door de bestuursadviseur (coördinator rekenkamercommissie) op de hoogte gesteld, dit om dubbelingen in onderzoeken te voorkomen. Vanzelfsprekend wordt ook het management geïnformeerd.

In de verordening is aangegeven wat bij aanvang van de interne onderzoeken op hoofdlijnen wordt opgenomen. Betreffende onderwerpen genoemd in het derde lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a. t.m. d. Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven zodat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Ook wordt ingegaan op de beginsituatie en wat de aanleiding voor het onderzoek is. Vervolgens wordt er een onderzoeksvraag geformuleerd waarbij tevens duidelijk wordt welk soort onderzoek wordt verricht. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

e. De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over de bestuursorganen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

f. Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (dossieronderzoek, interview, benchmarking, enquête e.d.).

g. Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen, wordt aangegeven.

h. en i. De onderzoeksuitvoering wordt in beginsel bij de concerncontroller en de bestuursadviseur, en eventueel met behulp van een externe deskundige, belegt. Dit in het kader van borging van onafhankelijkheid en objectiviteit (nb: hoor en wederhoor) en als onderdeel van hun taken.

Artikel 4. Voortgang

Via de reguliere rapportages dient onder andere ook inzicht gegeven te worden in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting. Het ligt voor de hand om in die rapportages eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de interne onderzoeken worden dan ook vastgelegd in een rapportage en het college stelt de raad van de uitkomsten van onderzoeken in kennis, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Het betreffen overigens de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Zie tevens de toelichting bij artikel 4. Voortgang hiervoor.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert tevens het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen dat analyse en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college dient dan derhalve een plan van verbetering op te stellen en uit te voeren.

Artikel 7. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.