Regeling vervallen per 01-01-2007

Organisatieverordening Deventer 1999 (art.103, tweede lid, 159, 212 en 213 van de Gemeentewet)

Geldend van 01-01-1999 t/m 31-12-2006

Intitulé

Organisatieverordening Deventer 1999 (art.103, tweede lid, 159, 212 en 213 van de Gemeentewet)

HOOFDSTUK 1. HET AMBTELIJK APPARAAT.

Artikel 1

Het ambtelijk apparaat van de gemeente Deventer is organisatorisch ondergebracht in één dienst, de Gemeentedienst, met aan het hoofd de gemeentesecretaris (hierna te noemen secretaris).

HOOFDSTUK 2. DE GEMEENTESECRETARIS.

Artikel 2

  • 1. De gemeentesecretaris, hierna te noemen secretaris, zorgt voor een doelmatige ondersteuning van de raad en haar leden.

  • 2. Hij zorgt er desgevraagd of eigener beweging voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.

    De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.

  • 3. De secretaris zorgt er voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en andere dergelijke in het Reglement van orde voorziene initiatieven van leden van de raad.

  • 4. De secretaris verleent - op verzoek van een raadslid - overige, niet onder lid 2 en 3 genoemde, ambtelijke bijstand aan raadsleden of wijst daartoe een of meerdere ambtenaren aan, tenzij het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt, dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad, of tenzij de normale taakuitoefening van de betreffende functionarissen hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht. Indien zich deze situatie voordoet, legt de secretaris het verzoek voor aan burgemeester en wethouders en doet hij daar mededeling van aan aanvrager. Burgemeester en wethouders beslissen vervolgens zo spoedig mogelijk op het verzoek.

  • 5. Wanneer een raadslid niet (geheel) tevreden is over de verschafte informatie, advies of bijstand, kan hij, indien het betreft door of namens de secretaris verleende informatie, advies of bijstand, de zaak voorleggen aan burgemeester en wethouders.

    Indien het betreft informatie of advies verleend door een ander, kan het raadslid zich tot de secretaris wenden, die de zaak vervolgens met die ander bespreekt; mocht dit overleg voor het raadslid geen bevredigend resultaat hebben, dan legt de secretaris de zaak voor aan burgemeester en wethouders.

  • 6. De secretaris of de aangewezen ambtenaren geven van de door hen mondeling of schriftelijk verstrekte informatie, advies of bijstand kennis aan de betreffende portefeuillehouder, indien zij moeten of kunnen vermoeden dat zulks in het belang is van een goede bestuursvoering.

  • 7. De secretaris staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 8. De secretaris draagt er zorg voor, dat van de vergaderingen van de raad verslag wordt gemaakt en een presentielijst wordt opgesteld en getekend.

Artikel 3

  • 1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

  • 2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

  • 4. Hij bevordert een snel en adequaat verloop van de besluitvormingsprocedure, en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.

  • 5. De secretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

  • 6. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 4

  • 1. De bepalingen in de artikelen 2 en 3, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken, gelden ook ten aanzien van commissies, die door de raad, burgemeester en wethouders en de burgemeester zijn ingesteld, tenzij dit in een afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld. Het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt in deze gevallen door burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.

  • 2. De secretaris wijst, na overleg met de betreffende sectorhoofden, ambtenaren aan, die onder toezicht van hem het secretariaat vervullen van de commissies van advies als bedoeld in de artikelen 91 en 92 van de Gemeentewet.

Artikel 5

  • 1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

  • 2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

  • 3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 6

  • 1. Indien de secretaris vijf dagen of minder verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders.

  • 2. Voor een afwezigheid van meer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

  • 3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

HOOFDSTUK 3. DE STRUCTUUR VAN HET AMBTELIJK APPARAAT.

Artikel 7

  • 1. De Gemeentedienst is nader onderverdeeld in organisatorische eenheden, die worden aangeduid met de algemene benaming van "Sector", met een sectorhoofd als leidinggevende, alsmede een Stafeenheid Strategische Bedrijfsvoering. Het hoofd van de stafeenheid is tevens controller.

  • 2. De stafeenheid verricht ondersteunende taken ten behoeve van het bestuur, de gemeentesecretaris en de sectoren.

  • 3. Burgemeester en wethouders kunnen besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische eenheden.

  • 4. Het ten tijde van de vaststelling van de verordening bestaande projectbureau Grachtengordel/vijfhoek wordt geacht te zijn ingesteld op grond van lid 3 van dit artikel.

Artikel 8

  • 1. Als sectoren, bedoeld in artikel 7, eerste lid, zijn ingesteld:

    • a.

      de sector Brandweer en Hulpverlening;

    • b.

      de sector Burger en Bestuur;

    • c.

      de sector Facilitaire en Administratieve Dienstverlening;

    • d.

      de sector Ruimte, Milieu en Wonen;

    • e.

      de sector Sociale Voorzieningen;

    • f.

      de sector Stads- en dorpsbeheer;

    • g.

      de sector Welzijn, Cultuur en Onderwijs;

    • h.

      de sector Werken en Vastgoed;

  • 2. Voorts worden de Stafeenheid Strategische Bedrijfsvoering en de op grond van art. 7 lid 3 ingestelde tijdelijke organisatorische verbanden aangemerkt als organisatorische eenheden.

Artikel 9

  • 1. Het algemeen beheer van de dienst berust bij burgemeester en wethouders.

  • 2. Onder toezicht van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer van de dienst als directeur opgedragen aan de gemeentesecretaris.

  • 3. Burgemeester en wethouders kunnen ten aanzien van het beheer voor de secretaris een nadere instructie vaststellen.

  • 4. De secretaris draagt de uitvoering van het dagelijks beheer van de sectoren op aan de sectorhoofden.

  • 5. Waar in het hierna volgende over sectorhoofden gesproken wordt, wordt daaronder tevens het hoofd van de Stafeenheid Strategische Bedrijfsvoering en het hoofd van het projectbureau Grachtengordel/Vijfhoek begrepen.

Artikel 10

  • 1.

    Op basis van vastgestelde doelstellingen is de secretaris bevoegd, gehoord het betreffende sectorhoofd, een organisatorische eenheid als bedoeld in artikel 7, onder te verdelen in afdelingen.

Artikel 11

  • 1. De sectorhoofden worden op voordracht van de secretaris door burgemeester en wethouders benoemd en ontslagen.

  • 2. De afdelingshoofden worden op voordracht van het sectorhoofd door de secretaris benoemd en ontslagen.

HOOFDSTUK 4. DE WERKWIJZE VAN HET AMBTELIJK APPARAAT

Paragraaf 1: Het beheer van de gemeentedienst

Artikel 12

  • 1.

    Het aan de secretaris opgedragen dagelijks beheer van de gemeentedienst omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die dienst.

  • 2.

    Daartoe wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen binnen het vastgestelde beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering.

Artikel 13

De secretaris draagt de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • d.

    de samenhang tussen, alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatie-onderdelen;

  • e.

    een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • f.

    het voeren van overleg met de OR als bestuurder in de zin van de WOR;

  • g.

    het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat

Artikel 14

  • 1.

    De gemeentecontroller heeft een eigenstandige adviesfunktie inzake de kwaliteitsbevordering van de bedrijfsvoering.

  • 2.

    De gemeentecontroller bevordert een geïntegreerd beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering en een geïntegreerde controlaanpak van het brede middelenterrein, in het bijzonder op het terrein van personeel en organisatie, financiën, informatisering, juridisch kwaliteitsbeleid en inkoopbeleid.

  • 3.

    De gemeentecontroller formuleert voorstellen voor richtlijnen ten aanzien van het middelenbeleid en toetst op de naleving van geldende richtlijnen.

  • 4.

    De gemeentecontroller signaleert zo nodig tekortkomingen op dit terrein rechtstreeks aan het college.

Paragraaf 2: De mandatering aan het ambtelijk apparaat.

Artikel 15

1.Indien er sprake is van mandatering van bevoegdheden, worden deze mandaatbesluiten in een verzamelbesluit vastgelegd.

Paragraaf 3. Procedures/spelregels

Artikel 16

Ten aanzien van aangelegenheden waarin dat gewenst wordt geacht, geven burgemeester en wethouders een bestuursopdracht aan de secretaris. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen voor de uitvoering van de bestuursopdracht.

Artikel 17

  • 1.

    Elke aangelegenheid wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het organisatie-onderdeel tot wiens taakgebied de betreffende kwestie behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

  • 2.

    Indien een aangelegenheid betrekking heeft op een taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 7, lid 3, wijst de secretaris een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 18

  • 1.

    Indien een zaak tot het taakgebied van een ander onderdeel binnen een organisatorische eenheid behoort of een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatie-onderdeel aanvullend advies aan dat andere organisatie-onderdeel.

  • 2.

    Het organisatie-onderdeel, dat met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belast is, treedt zoveel mogelijk in overleg met het organisatie-onderdeel, dat aanvullend advies uitbrengt, teneinde te trachten tot een geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

  • 3.

    Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het organisatie-onderdeel dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

  • 4.

    Een organisatie-onderdeel kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen.

  • 5.

    Het voorstel voor het te nemen besluit wordt onderbouwd met alle documenten en adviezen, die van belang zijn voor de kwaliteit van de besluitvorming.

Artikel 19

Voorzover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt de secretaris procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Paragraaf 4. Het beheer van de sectoren

Artikel 20

1.Binnen de door de raad vastgestelde hoofdstructuur en onverlet het bepaalde in artikel 8, lid 2 en artikel 10, regelt het sectorhoofd de verdere inrichting van zijn organisatorische eenheid.

Artikel 21

  • 1.

    Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van het hem conform artikel 9 lid 4 opgedragen dagelijks beheer van zijn organisatorische eenheid. Het aan het sectorhoofd opgedragen dagelijks beheer van de sector omvat tevens de verantwoordelijkheid voor het functioneren van zijn organisatorische eenheid.

  • 2.

    Daartoe wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen als bedoeld in art 12 lid 2.

  • 3.

    Het sectorhoofd is mede verantwoordelijk voor een goed funktioneren van de gemeentelijke organisatie en voert zijn beheer uit op een wijze, die bijdraagt aan de doelstellingen daarvan.

  • 4.

    Met inachtneming van door burgemeester en wethouders te stellen regels en binnen de kaders van zijn opdracht treft het sectorhoofd die maatregelen en voorzieningen welke hij ten behoeve van een doelmatige uitvoering van zijn organisatorische eenheid opgedragen taken nodig acht.

    Indien daartoe door de secretaris of het gemeentebestuur te nemen maatregelen zijn vereist, doet hij de nodige voorstellen daartoe.

Artikel 22

1.Periodiek en in elk geval op nader door burgemeester en wethouders aangegeven tijdstippen legt het sectorhoofd aan de secretaris verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer.

Artikel 23

  • 1.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt een sectorhoofd vervangen door het hoofd van een andere sector, dit met uitzondering van het hoofd van de sector Brandweer en Hulpverlening en de hoofden van het stafeenheid en het projectbureau.

  • 2.

    De secretaris stelt nadere regels ten aanzien van de vervanging als bedoeld in lid 1.

  • 3.

    De commandant van de brandweer kan zich in zijn taken als sectorhoofd laten vervangen door de ondercommandant tevens plaatsvervangend sectorhoofd.

Paragraaf 5. Het Gemeentelijk Management Team (GMT).

Artikel 24

  • 1.

    Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voert de secretaris regelmatig overleg met de gezamenlijke sectorhoofden. Dit overleg wordt genoemd het "Gemeentelijk Managementteam", of "GMT".

  • 2.

    Het GMT adviseert de secretaris ten aanzien van de hem in Hoofdstuk 4 opgedragen taken. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de secretaris terzake, overlegt het GMT over de bewaking van de eenheid binnen de dienst en de afstemming van de uitvoering van de taken van de verschillende organisatorische eenheden.

  • 3.

    De gemeentesecretaris is voorzitter van het GMT.

  • 4.

    Het hoofd van de Stafeenheid Strategische Bedrijfsvoering, tevens de gemeentecontroller is in afwijking van het bepaalde in lid 1 en art 9, lid 5 geen lid van het GMT, maar adviseur van het GMT.

  • 5.

    De verdere samenstelling en de werkwijze van het GMT worden geregeld in een statuut voor het GMT. Het statuut voor het GMT wordt door burgemeester en wethouders vastgesteld.

Artikel 25

Met inachtneming van het bepaalde in paragraaf 2 bevordert de voorzitter van het GMT een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden.

Hij geeft, indien hij dit daartoe noodzakelijk acht, richtlijnen aan de sectorhoofden om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 26

De voorzitter van het GMT ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de sectorhoofden, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

HOOFDSTUK 5. HET FINANCIEEL MANAGEMENT EN ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Artikel 27

De raad regelt in een afzonderlijke verordening het financieel management en administratieve organisatie.

HOOFDSTUK 6. DE DEELNAME IN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN

Artikel 28

Indien van gemeentewege tot deelname in een gemeenschappelijke regeling wordt besloten, bepaalt de secretaris welke organisatorische eenheden ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten.

Artikel 29

De vertegenwoordigers van het gemeentebestuur en van de in artikel 28 aangewezen organisatorische eenheden bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van de bij gemeenschappelijke regeling in het leven geroepen rechtspersonen plaatsvindt alsof die rechtspersonen organisatorische eenheden waren in de zin van deze verordening.

Artikel 30

Zij, die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het orgaan, dat de betreffende vertegenwoordiger heeft benoemd of aangewezen, te bepalen wijze regelmatig verslag uit te brengen omtrent hun werkzaamheden in dat bestuur.

HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALING

Artikel 31

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als "Organisatieverordening Deventer 1999".

  • 2.

    Zij wordt geacht in werking te zijn getreden op 1 januari 1999.

  • 3.

    De organisatieverordening gemeente Deventer 1997, vastgesteld bij raadsbesluit dd. 15 december 1997 is op 1 januari 1999 vervallen.