Regeling Functievervulling 2011

1. Een ambtenaar doet ten minste éénmaal per jaar opgave aan het college van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke relaties onderhoudt.

2. Onverminderd het gestelde in het eerste lid van dit artikel doet een ambtenaar, indien deze financiële belangen krijgt in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente Diemen zakelijke relaties onderhoudt dan wel financiële belangen heeft in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke relaties aangaat, daarvan binnen 14 dagen na aanvang van bedoelde financiële relatie, voor zover de ambtenaar daarvan in redelijkheid kennis had kunnen hebben, opgave aan het college.

3. Een ambtenaar die directe familie- of vriendschapsrelaties of anderszins persoonlijke relaties heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over een opdracht aan die aanbieder.

4. Een ambtenaar neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

5. Het college beslist, voor zover het daartoe beslissingsruimte heeft, over het door de ambtenaar aangaan van een financieel belang met een zakelijke relatie van de gemeente.

6. Het college stelt een overzicht van functies op waarvoor het zonder voorafgaande toestemming van het college niet is toegestaan financiële belangen te onderhouden met zakelijke relaties van de gemeente.

7. Het college legt een openbaar register aan waarin de meldingen als bedoeld in het eerste lid van dit artikel worden opgenomen.

1. De ambtenaar vervult géén nevenfuncties waarvan hij in redelijkheid kan aannemen dat de uitoefening ongewenst is met het oog op de goede vervulling van zijn functie of de handhaving van zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

2. De ambtenaar maakt tenminste éénmaal per jaar melding aan het college van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de nevenfunctie wel of niet bezoldigd is.

3. De ambtenaar die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van zijn functie bespreekt voor dat hij aanvangt met de nevenfunctie dit voornemen met de leidinggevende dan wel de gemeentesecretaris.

4. Het college beslist, voor zover het daartoe beslissingsruimte heeft, over het door de ambtenaar aangaan van een nevenfunctie uit hoofde van zijn functie.

5. Het college stelt een overzicht van functies op waarvoor het zonder voorafgaande toestemming van het college niet is toegestaan een nevenbetrekking te vervullen.

6. Het college legt een openbaar register aan waarin de nevenfuncties als bedoeld in het tweede lid van dit artikel worden opgenomen.

1. De ambtenaar gaat vertrouwelijk, zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt.

2. Het college kan functies aanwijzen waarbij voor de in deze functies benoemde ambtenaren een geheimhoudingsplicht geldt.

3. De mate van de geheimhoudingsplicht wordt, voor zover vereist, telkens voor iedere aangewezen functie nauwkeurig omschreven en geldt niet indien op grond van enig wettig of wettelijk voorschrift de ambtenaar is gehouden de gevraagde informatie te verstrekken.

4. De ambtenaar houdt, met in acht name van het bepaalde in het derde lid van dit artikel, bij het vervullen van zijn functie géén informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het verstrekken van informatie achterwege blijft op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

5. De ambtenaar maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke relaties gebruik van in de uitoefening van zijn functie verkregen informatie.

1. Het aannemen van geschenken, giften en diensten is in beginsel niet toegestaan en het aanbieden daarvan door (zakelijke) relaties van de gemeente moet actief worden ontmoedigd.

2. Geschenken, giften en diensten welke toch worden ontvangen, worden gemeld aan de leidinggevende. Zij worden geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.

3. Geschenken, giften en diensten worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch gebeurd, wordt dit direct gemeld aan de leidinggevende en wordt het geschenk, de gift of de dienst alsnog overgedragen aan de gemeente.

4. Indien de ambtenaar een geschenk ontvangt, die een waarde van minder dan € 50,- vertegenwoordigt, kan deze in afwijking van het gestelde in het eerste van dit artikel worden behouden.

5. Een ontvangen geschenk met een waarde van minder dan € 50,-- moet wel worden gemeld aan de leidinggevende maar wordt niet geregistreerd.

6. Géén geschenken, giften of diensten van welke omvang dan ook worden in ontvangst genomen zolang sprake is van overleg- of onderhandelingssituaties met de gever.

7. Geschenken, giften of diensten worden nooit aangenomen in ruil voor een tegenprestatie.

1. Excursies en studiereizen en deelname aan evenementen, lunches, recepties en diners moeten functioneel zijn en in het belang van de gemeente.

2. Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor een tegenprestatie.

1. De ambtenaar declareert géén kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde procedure.

3. Een declaratie wordt ingediend met behulp van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

4. Gemaakte kosten worden uiterlijk binnen twee kalendermaanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.

5. In geval de ambtenaar twijfelt omtrent een declaratie, legt hij deze voor aan de leidinggevende. Zonodig wordt de declaratie door de gemeentesecretaris ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

1. Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan, tenzij daartoe toestemming is verkregen van of namens de leidinggevende van de ambtenaar.

2. Ambtenaren krijgen -voor zover vereist- op basis van een overeenkomst ter zake voor strikt noodzakelijk zakelijk gebruik een fax, (mobiele) telefoon, een computer of een elektronische agenda op de werkplek in bruikleen.

3. Op het gebruik van email en internet is een Privacyreglement email- en internetgebruik van toepassing.

1. De ambtenaar die het voornemen heeft in het kader van zijn functie een buitenlandse reis te maken, heeft vooraf toestemming nodig van de directie.

2. De ambtenaar die het voornemen van een buitenlandse reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

3. Uitnodigingen voor buitenlandse reizen, werkbezoeken en dergelijke door derden worden altijd besproken met de directie en worden onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

4. Van de buitenlandse reis wordt een verslag opgesteld en ter beschikking gesteld aan de afdelingsmanager van de ambtenaar.

5. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van de ambtenaar is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee is gediend. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming door de directie betrokken.

6. Het anderszins meereizen van derden -zonder dat sprake is van een aantoonbaar belang voor de gemeente- op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming door de directie betrokken.

7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het directie. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de ambtenaar.

8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

· Het beleid van de gemeente is er op gericht het geven van geschenken, giften en diensten aan ambtenaren door relaties te ontmoedigen en te voorkomen. De gemeente zal daarvoor actief relaties benaderen met het verzoek het geven van geschenken, giften en diensten na te laten, ook indien de waarde daarvan minder dan € 50,-- bedraagt. In voorkomende gevallen dient de ambtenaar hiertoe zelf het initiatief te nemen.

· Geschenken, giften en diensten welke door de aard daarvan teruggezonden kunnen worden, worden teruggezonden. Voor de overige geschenken, giften en diensten wordt een bestemming binnen de gemeente gevonden. Een uitzondering daarop vormen de geschenken, giften en diensten als bedoeld in artikel 5, derde lid van de regeling (waarde minder dan € 50,--).

· Altijd wordt namens de gemeente, in casu door de leidinggevende van de ambtenaar, de gever bedankt voor het geschenk, de gift of de dienst, ook indien daarvan geen gebruik wordt gemaakt of wordt teruggezonden.