Budgethoudersregeling Noaberkracht

Ondertekening

Budgethoudersregeling Noaberkracht

Inhoudsopgave

1 Inleiding.

2 Definities.

3 Budgethouderschap.

3.1 Budgethouder ((domein) directeur, afdelingshoofd/, programma manager, concern controller)

3.2 Budgetbeheerder (medewerker)

4 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer openbaar lichaam en gemeenten.

4.1 Aangaan van verplichtingen, betalingen en invorderingen.

4.2 Verschuiving van budgetten (budgetsubstitutie)

5 Afleggen van verantwoording.

5.1 Reguliere rapportages.

5.2 Niet reguliere rapportages.

5.3 Verantwoording investeringen.

6 Slotbepaling.

6.1 Toezicht

6.2 Informatievoorz

1. Inleiding

De budgethouders-/beheerdersregeling is gebaseerd op de wettelijke grondslag(en) vastgelegd in:

- de Gemeentewet, art. 212 lid 1

- de Financiële verordening gemeente Tubbergen,

- de Financiële verordening gemeente Dinkelland

- de Financiële verordening Noaberkracht Dinkelland Tubbergen 2013

Doelstelling

Om een verantwoorde inzet van verkregen middelen te waarborgen is het van belang een goede budgetdiscipline in acht te nemen. Met de voorliggende regeling worden de hiervoor noodzakelijke kaders aangereikt. Concreet gaan wij in op alle facetten van financieel beheer en de verantwoording die het budgethouderschap met zich meebrengt.

Reikwijdte

In deze budgethoudersregeling worden de spelregels bepaald voor:

- het openbaar lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen (hierna te noemen: Noaberkracht);

- de gemeente Dinkelland;

- de gemeente Tubbergen.

Programmabegroting openbaar lichaam

Het bestuur van Noaberkracht stelt jaarlijks voor 1 juli de programmabegroting vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.

Het bestuur draagt zorg voor de uitvoering binnen de door het bestuur van Noaberkracht vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de programmabegroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.

Programmabegroting gemeenten

De gemeenteraden van Dinkelland en Tubbergen stellen de programmabegroting jaarlijks voor 15 november vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de uitvoering binnen de door de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de programmabegroting vertaald naar een productenraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke producten worden vervaardigd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.

2. Definities

In deze regeling wordt bedoeld met:

• a.

  budget: een door het college c.q. bestuur in de productenraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een product binnen een door de gemeenteraad c.q. bestuur vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel exploitatie als investeringen.

• b.

  budgetbeheerder: de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten

• c.

  budgethouder: de (domein)directeuren, afdelingshoofden, programmamanagers en de concerncontroller voor zover zijn zijn aangewezen als verantwoordelijke voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• d.

  product: het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit (met product wordt hier ook kostenplaats bedoeld).

• e.

  programmabegroting: de programmabegroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst gelden toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die gelden.

• f.

  Vervallen.

• g.

  technische begrotingswijziging: betreft verschuiving van budgetten binnen een product of tussen producten binnen één programma. Voor het incidenteel schuiven met budgetten tussen producten binnen een programmaveld is een besluit van de algemene directie benodigd. Gaat het echter om structurele verschuivingen van budgetten tussen verschillende producten binnen een programmaveld, dan is besluit tot toestemming vereist van het college van B&W c.q. dagelijks bestuur.

3. Budgethouderschap

3.1. Budgethouder ((domein) directeur, afdelingshoofd/, programma manager, concern controller)

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de programmabegroting ligt in handen van de algemene directie. De uitvoering is opdragen aan de budgethouder. Deze kunnen voor de uitvoering hiervoor een medewerker aanwijzen (budgetbeheerder). Het budgethouderschap wordt bij vaststelling van de productenraming aan de budgethouders toegewezen. Daarmee zijn zij als budgethouder primair verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting. De algemene directie rapporteert minimaal, conform planning en control cyclus aan het bestuur respectievelijk aan het betrokken college.

3.2. Budgetbeheerder (medewerker)

De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan het product toegewezen taak en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan dit product toegewezen middelen (= budget). De budgetbeheerder rapporteert minimaal conform de planning en control cyclus aan de budgethouder. De budgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

4. Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer openbaar lichaam en gemeenten

4.1. Aangaan van verplichtingen, betalingen en invorderingen

De budgethouder/budgetbeheerder gaat namens Noaberkracht dan wel namens een gemeente verplichtingen aan tot de beschikbaar gestelde budgetten/investeringen. Daarbij wordt de hiervoor binnen Noaberkracht gehanteerde procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) gevolgd. Alleen de desbetreffende budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Dit geldt zowel voor uitgaven als voor inkomsten. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 2.500 mede accorderen door de budgethouder.

4.2. Verschuiving van budgetten (budgetsubstitutie)

Aan het schuiven met budgetten worden een aantal voorwaarden gesteld. In dit verband is het van belang de verschuivingen te onderscheiden in drie niveaus:

• a.

  verschuiving van budgetten tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur respectievelijk van de betrokken gemeenteraad);

• b.

  verschuivingen van budgetten tussen producten binnen het programma (productniveau)

• c.

  verschuiving van middelen binnen een product.

ad. a. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen naar een programma is een besluit van de gemeenteraad/ bestuur vereist middels vaststelling van een programma begrotingswijziging

ad. b. Het bestuur dan wel het betrokken college kan, op voorstel van de budgethouder, een technische begrotingswijziging vaststellen, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen producten binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De budgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te substitueren indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

ad. c. Het is de budgetbeheerder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een product met de zelfde kostencategorie (dus schuiven binnen subcategorieën). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Voor alle verschuivingen van personeelsbudgetten (zowel van incidentele als van structurele aard behoudens die van louter technische aard) geldt dat de budgethouder deze voorlegt aan de algemene directie.

5. Afleggen van verantwoording

Het afleggen van verantwoording vindt plaats:

• a.

  in reguliere rapportages;

• b.

  tussentijds in niet reguliere rapportages wanneer zich grote afwijkingen ten opzichte van het budget voordoen;

• c.

  op basis van nacalculatie ter verantwoording investeringen.

5.1. Reguliere rapportages

De budgethouders leggen periodiek schriftelijk verantwoording af voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig beheren en besteden van de budgetten. In deze reguliere rapportages moeten de over- en onderschrijdingen van budgetten groter dan € 25.000 worden gemeld en toegelicht. De verantwoordingsplicht reikt verder dan een cijfermatige weergave van de besteding van middelen. Inzicht moet worden verschaft in het “hoe en waarom van budgettaire over- en onderschrijdingen” en de realisatie van de taakopdrachten. Met behulp van kwantitatieve en kwalitatieve prestatiemeting krijgt het bestuur - respectievelijk krijgt het betrokken college en de betrokken gemeenteraad - inzage in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inspanningen van de organisatie.

5.2. Niet reguliere rapportages

Wanneer budgetoverschrijdingen, groter dan de hiervoor genoemde bedragen, zich voordoen of wanneer deze zijn te voorzien, wacht de budgethouder/budgetbeheerder niet tot de reguliere rapportages, maar wordt dit bij constatering gemeld, bijvoorbeeld naar aanleiding van een opdrachtverstrekking of naar aanleiding van het aangaan verplichting. Er is sprake van een actieve informatieplicht.

Budgettaire problemen worden primair binnen het eigen programma opgevangen. Voor de wijze waarop wordt kortheidshalve verwezen naar punt 4.2 “verschuiving van budgetten”. Biedt het programma hiervoor geen ruimte dan wordt aan het bestuur respectievelijk aan de betrokken gemeenteraad een begrotingswijziging voorgesteld met de daarbij behorende financiële dekking.

5.3. Verantwoording investeringen

Bij investeringen dient, naast de onder 5 sub a en b vermelde verantwoording, tevens binnen drie maanden na eerste oplevering dan wel laatste betaling door de budgethouder een nacalculatie te worden opgesteld. De verantwoording vindt plaats bij investeringen groter

- dan € 250.000,-- indien het betreft het openbaar lichaam Noaberkracht;

- dan € 500.000,-- indien het betreft een van beide gemeenten.

In de nacalculatie wordt een vergelijking gemaakt ten opzichte van de voorcalculatie. Deze nacalculatie wordt aangeboden aan de algemene directie.

Bij overschrijding van een door het bestuur respectievelijk een gemeenteraad beschikbaar krediet, rapporteert de algemene directie aan het bestuur respectievelijk aan het betrokken college. De algemene directie, respectievelijk het betrokken college, doet een voorstel aan het bestuur respectievelijk aan de betrokken gemeenteraad voor een aanvullende krediet inclusief de financiële dekking.

6. Slotbepaling

6.1. Toezicht

Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders en budgetbeheerders is de algemene directie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Zij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

6.2. Informatievoorziening

Iedere budgetbeheerder heeft toegang tot het financieel pakket om informatie te verkrijgen over de toegewezen budgetten. Op verzoek verstrekt de afdeling Administratie en beheer aanvullende informatie over deze budgetten. Om te zorgen, dat de financiële administratie bij is, stuurt de budgetbeheerder de digitaal gescande facturen binnen 10 werkdagen nadat hij deze heeft ontvangen, geaccordeerd dan wel niet geaccordeerd, terug naar de afdeling Administratie en beheer. Ook bij niet akkoord wordt dit met de reden daarvan bij deze afdeling gemeld.