Verordening op de raadscommissie beeldvormende raad 2013

1. De raad stelt de commissie beeldvormende raad in, hierna te noemen beeldvormende raad.

2. De beeldvormende raad adviseert en overlegt over onderwerpen in de eerste fase van het besluitvormingsproces door de gemeenteraad, namelijk de beeldvormende fase.

3. De beeldvormende raad behandelt de onderwerpen in deelsessies.

1. Deelnemers aan een beeldvormende raad kunnen zijn raadsleden en raadsopvolgers.

2. Iedere in de raad vertegenwoordigde fractie kan één raadslid of raadsopvolger laten deelnemen aan deelsessies van de beeldvormende raad.

3. Bij onderwerpen van groot gewicht, te bepalen door het presidium, kunnen fracties met twee raadsleden of een raadsopvolger deelnemen.

4. De beeldvormende raad kent geen vaste samenstelling.

1. De zittingsperiode van een deelnemer eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de gemeenteraad.

2. De gemeenteraad kan de voorzitters ontslaan.

3. Voorzitters kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de gemeenteraad. Het ontslag gaat in een maand na de schriftelijke mededeling of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

1. Het presidium nodigt collegeleden uit aan de beeldvormende raad deel te nemen.

2. Indien een collegelid aan de beeldvormende raad wil deelnemen over een onderwerp buiten de agenda om, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter van een deelsessie.

3. De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een beslissing op het verzoek.

1. In de regel vergadert de beeldvormende raad maandelijks.

2. Een fractie kan een verzoek voor een extra beeldvormende raadsbijeenkomst aan het presidium voorleggen.

1. Het presidium zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een oproep en agenda, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. Het presidium kan na het publiceren van de agenda en de stukken als bedoeld in het eerste lid zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. Deze agenda en de daarop vermelde onderwerpen worden zo spoedig mogelijk aan de deelnemers bekendgemaakt.

3. Wanneer de beeldvormende raad een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De beeldvormende raad bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

4. De agenda van een niet-besloten bijeenkomst kan aan inwoners of belanghebbenden de gelegenheid bieden om het woord te voeren over een onderwerp buiten de geagendeerde onderwerpen om.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor eenieder in het stadhuis ter inzage gelegd. Het presidium maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving als bedoeld in artikel 11.

2. Indien ten aanzien van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze gelegd in het daarvoor bestemde kastje in de fractiekamer. Na inzage leggen de raadsleden en raadsopvolgers de stukken weer terug in het hiervoor genoemde kastje.

1. De agenda van de beeldvormende raad wordt gepubliceerd in een huis-aan-huisblad en op de website van de gemeente.

2. De publicatie vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de bijeenkomst;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 14.

1. De voorzitter van een deelsessie opent de vergadering op de aanvangstijd.

2. Indien bij de behandeling van een onderwerp minder dan de helft van het aantal in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties aanwezig is, beslist de voorzitter - na overleg met de aanwezige fracties - over het vervolg van de behandeling van het geplande onderwerp.

1. Aan niet-raadsleden en niet-raadsopvolgers kan de mogelijkheid worden geboden over een of meer agendapunten, niet zijnde de rondvraag, een mening kenbaar te maken.

2. Degenen die hiervan gebruik willen maken, moeten zich voor of bij de aanvang van de vergadering bij de griffier melden onder opgave van naam en het onderwerp waarover zij het woord willen voeren.

3. Zij worden per agendapunt gedurende korte tijd, maximaal 5 minuten, in twee instanties in de gelegenheid gesteld hun mening kenbaar te maken. In bijzondere gevallen kan de voorzitter voorwaarden stellen aan het spreekrecht.

1. Van de beeldvormende raad worden een audio- of videoverslag gemaakt en een conclusielijst opgesteld.

2. De conclusielijst wordt gepubliceerd op de website van de gemeente.

3. De raadsleden, raadsopvolgers en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de conclusielijst onjuistheden zou bevatten of niet duidelijk weergeeft wat afgesproken is. Een voorstel tot verandering wordt schriftelijk bij de griffier ingediend.

4. De conclusielijst moet inhouden:

• a.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• b.

  een vermelding van de aanwezige gasten van de raad;

• c.

  een vermelding van de conclusie over het vervolg van de behandeling van een onderwerp;

• d.

  een vermelding of een behandeld onderwerp als hamerstuk dan wel discussiestuk een vervolg krijgt in de raadsvergadering;

• e.

  een vermelding van toezeggingen door het college;

• f.

  de datum van de raadsvergadering waarin de vervolgbehandeling plaatsvindt.

5. De conclusielijst wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

1. De beeldvormende raad kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een deelnemer genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.