Archiefverordening Drechterland 2006

Geldend van 12-01-2006 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening Drechterland 2006

De raad van de gemeente Drechterland

Vaststelling diverse verordeningen en beleidsnota's

Overwegende dat, het wenselijk is de zorg van het college van burgemeester en wethouders vast te leggen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Gelezen het voorstel van de stuurgroep van 19 juli 2005

Gezien het advies van de klankbordgroep van 30 november 2005

Gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995

Gelet op artikelen 7, tweede lid, 8, onder j, en 27 van de Gemeenschappelijke Regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten

besluit:

I. vervallen te verklaren:

a. de Archiefverordening van de voormalige gemeente Drechterland, zoals vastgesteld door de raad op 11 juni 1998

b. de Archiefverordening van de voormalige gemeente Venhuizen, zoals vastgesteld door de raad op 28 mei 1998

II. vast te stellen de ARCHIEFVERORDENING DRECHTERLAND 2006

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet: Archiefwet 1995;

b. het besluit: het Archiefbesluit 1995;

c. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

d. de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

e. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

f. de beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

g. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; de gemeentesectoren, de gemeentelijke diensten, bedrijven, instellingen, commissies en administraties;

h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

i. informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; j. ordeningssysteem: systeem ten behoeve van het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken; k. college: het college van burgemeester en wethouders.

Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van de Archiefdienst Westfriese Gemeenten.

Hoofdstuk III De zorg van het college voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 5

Het college draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9

Het college bevordert dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Artikel 10

Het college doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikelen 16 en 23.

Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 11

Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 12

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 13

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 14

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 15

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Hoorn bij verordening vastgesteld tarief.

Artikel 16

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 17

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen en de beheerseenheden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 18

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren als bedoeld in artikel 11, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten.

Artikel 19

  • 1. De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 20

  • 1. De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

  • 2. Ten aanzien van het toezicht op de archiefbescheiden van de instellingen genoemd in artikel 1, onder g, doet hij mededeling aan de onderscheidene besturen.

Artikel 21

De beheerder doet aan de archivaris tenminste onverwijld mededeling van het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

f. herordening van bestaande informatiebestanden.

Artikel 22

Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris voorstellen ten aanzien van de ordening van informatiebestanden in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel.

Artikel 23

De archivaris doet minstens eenmaal per twee jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 24

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Drechterland 2006.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Drechterland van 2 januari 2006.
De raad voornoemd,
de voorzitter,
de griffier,

Memorie van toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat de verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid, van de wet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 1 onder g

De reikwijdte van de Archiefwet 1995 is groter dan die van de Archiefwet 1962. Niet slechts publiekrechtelijke maar ook privaatrechtelijke organen die zijn bekleed met enig openbaar gezag zijn als overheidsorgaan onder de werking van de Archiefwet gebracht. (Archiefwet 1995 artikel 1 onder b). De begripsomschrijving van beheerseenheid geeft een opsomming van onderdelen waaruit de gemeentelijke organisatie kan bestaan. Gekozen is voor een ruime definitie opdat deze terwille van de uniformiteit in de verordening van alle in de archiefdienst samenwerkende gemeenten gebruikt kan worden.

Artikel 2

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.

Artikel 3

Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 6

Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening.

Artikel 11

De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.

Artikel 14

De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 16

In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de in het werkplan van het betreffende jaar vermelde werkzaamheden, conform artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten.

Artikel 19

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden (MLG's) niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.

Artikel 20 tweede lid

Toevoeging conform de archiefverordening zoals die momenteel in enkele gemeenten van kracht is. Tot genoemde instellingen behoort men in elk geval die te rekenen welke bij gemeenschappelijke regeling in het leven zijn geroepen.

Artikel 21 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Bij de bouw van (digitale) informatiesystemen en combinatie van dergelijke systemen met ordeningssystemen is het constateren van ondoelmatigheid, i.v.m. de hoge kosten of technische onmogelijkheid van aanpassing, achteraf niet zinvol. Het risico van achteraf niet meer te herstellen schade wordt hierdoor zo veel mogelijk beperkt. Artikel 20, eerste lid, biedt de archivaris de mogelijkheid op ontwikkelingen te reageren wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat.

Artikel 22

Gebleken is dat het archiveringsproces bezien vanuit het gemeentelijk gezichtspunt tamelijk onlogische elementen kan bevatten, in tegenstelling tot dat bezien vanuit het dienstniveau waar in de regel op zich een logisch samenhangend geheel in de archivering aanwezig is.