Beleidsregel gebruik elektronisch bestuurlijk verkeer

Artikel 1, Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.    elektronische berichten: berichten die aan de provincie verzonden zijn in de vorm van e-mail, door middel van een e-formulier (webformulier) op de provinciale website of via digitale toepassingen die de provincie daarvoor expliciet op haar website heeft aangemerkt. Overige vormen van elektronische berichten, zoals SMS en faxberichten zijn van dit besluit uitgesloten;

b.    provinciale website: de internetsite van de provincie Drenthe www.provincie.drenthe.nl;

c.    elektronische postbussen: de elektronische postbussen van de provincie Drenthe;

d.    e-formulieren: een formulier dat met een bepaald doel op de provinciale website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;

e.    DigiD: een landelijke authenticatie om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

f.     eHerkenning: een landelijke authenticatie waardoor bedrijven zich kunnen identificeren en legitimeren als zij langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

g.    de wet: de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2, Openstelling elektronische weg

De postbus post@drenthe.nl wordt gebruikt voor vragen van algemene aard en berichten over de voortgang van lopende aanvragen (persoons- of bedrijfsgebonden).

Elektronische berichten kunnen alleen verstuurd worden naar postbussen met een ander adres dan bovengenoemd, wanneer de provincie gebruik van die postbussen in de bekendmaking uitdrukkelijk opengesteld heeft.

Elektronische berichten, waaronder aanvragen, meldingen, klachten en bezwaren, kunnen naar de provincie worden gezonden uitsluitend voor het doel waarvoor het desbetreffende e-formulier of andere digitale toepassing aangeduid zijn op de provinciale website.

Artikel 3, Ondertekening e-formulieren

E-formulieren, waarbij ondertekening noodzakelijk is, worden ontsloten met DigiD en/of eHerkenning, waarbij na verzending van het desbetreffende formulier de DigiD-toegangscode of eHerkenning als elektronische handtekening wordt aangemerkt.

In het e-formulier wordt zoveel mogelijk de wijze van het verzenden van bijlagen en aanvullende informatie aangegeven.

Artikel 4, Weigering van elektronische berichten

Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mailgrootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

Artikel 5, Ontvangstbevestiging

Voor elektronische berichten die binnenkomen via een e-formulier wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt slechts aangegeven dat het bericht is ontvangen. Bij het uitblijven van een ontvangstbevestiging betekent dit dat het elektronisch bericht niet door de provincie is ontvangen.

Artikel 6, Ingangsdatum termijn

Als tijdstip waarop het elektronisch bericht door de provincie is ontvangen geldt het tijdstip waarop het bericht het systeem van gegevensverwerking van de provincie heeft bereikt. Het technisch ontvangen van het elektronisch bericht wordt gelijk gesteld met het ontvangen van een bericht per post. De algemene bepalingen uit de wet inzake termijnen en ontvankelijkheid zijn hier onverkort van toepassing.

Artikel 7, Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit of de wet niet voorziet wordt zoveel mogelijk overeenkomstig de strekking van deze beleidsregel en de wet gehandeld.

Artikel 8, Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 oktober 2013.

Artikel 9, Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Beleidsregel gebruik elektronisch bestuurlijk verkeer.

TOELICHTING

BIJ BELEIDSREGEL GEBRUIK ELEKTRONISCH BESTUURLIJK VERKEER

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In deze wet wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische (ook wel digitaal genaamd) tussen burgers, bedrijven en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Een belangrijke vereiste voor het rechtsgeldig gebruikmaken van elektronisch bestuurlijk verkeer is het kenbaar maken door het bestuursorgaan dat deze weg is geopend. In aanvulling op de wettelijke regels (Webv) kan de provincie nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. In welke gevallen, hoe en onder welke voorwaarden de provincie zich open stelt voor elektronisch bestuurlijk verkeer is geregeld in deze beleidsregel.

Met de openstelling voor elektronisch bestuurlijk verkeer, zoals gebruik van e-mail en e-formulieren wordt tevens invulling gegeven aan de afspraak tussen Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen om kenbaar te maken op welke manier en voor welke producten en diensten zij via de elektronische weg bereikbaar zouden zijn en dat dit op de website wordt gepubliceerd.

Goede communicatie met de overheid vereist goede bereikbaarheid en multichannelbeleid. De digitale weg via e-mail en e-formulieren biedt belangrijke voordelen hetgeen veelal leidt tot een snellere afhandeling. Binnen de technische mogelijkheden en de betrouwbaarheidseisen vanuit de wet zal de digitale weg open worden gesteld voor de burgers.

Artikel 1, Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we in deze beleidsregel berichten via e-mail, berichten die worden ingediend via het op de website aangeboden e-formulier en berichten die via door de provincie aangemerkte digitale toepassingen ingediend zijn, zoals Cloud- en Social Media toepassingen. De e-formulieren worden aangeboden voor het snel en volledig indienen van een aanvraag voor bijvoorbeeld een subsidie, vergunning of het indienen van een bezwaarschrift. SMS-berichten zijn uitgezonderd. Faxberichten worden volgens de wet en jurisprudentie aangemerkt als schriftelijke berichten en zijn vanuit dien hoofde toegestaan. Gelet op de voordelen van e-mail en e-formulieren en de opkomst van alternatieve digitale toepassingen komt het verzenden van berichten per fax niet veel meer voor.

Aan elektronische berichten, aanvragen en verzoeken anders dan waar het bepaalde e-formulier voor bestemd is, kunnen geen rechten worden ontleend.

Artikel 2, Openstelling elektronische weg

In dit artikel wordt invulling gegeven aan het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van de wet. De provincie geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers, bedrijven en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat berichten naar willekeurige e-mailadressen of postbussen worden gestuurd worden in dit artikel eisen gesteld aan het gebruik van de elektronische weg. De door de provincie aangeboden e-formulieren zijn alleen bedoeld voor de in het formulier aangeduide product of dienst. Door het gebruik van e-formulieren wordt bijgedragen aan een gestructureerde aanlevering van gegevens en het leidt tot een snellere afhandeling van het verzoek of de aanvraag. Door eisen te stellen aan het elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie.

Op dezelfde wijze als papieren post komen elektronische berichten zoveel mogelijk via één kanaal bij de provincie binnen.

Artikel 3, Ondertekening e-formulieren

Op grond van de wet gelden er voor bepaalde verzoeken, aanvragen de eis van een betrouwbare "handtekening". De elektronische handtekening moet voldoende betrouwbaar zijn, waardoor zij dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Op dit moment voldoen de door de overheid erkende digitale authenticatie (DigiD) voor burgers en eHerkenning voor bedrijven aan alle betrouwbaarheidsvereisten. Elektronische handtekeningen die hieraan niet voldoen zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. In bepaalde gevallen kan een gescande handtekening als voldoende betrouwbaar worden aangemerkt. Dit is echter ter beoordeling aan de rechter. Om discussie te voorkomen is in deze beleidsregel aansluiting gezocht bij de erkende betrouwbare elektronische handtekeningen.

Artikel 4, Weigering van elektronische berichten

Naast de wettelijk voorwaarden is ook een aantal technische voorwaarden gesteld aan het gebruik van het elektronisch berichtenverkeer. Wanneer een bepaalde bijlage niet geopend kan worden omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de provincie, kan het bericht niet in behandeling worden genomen. Tevens kan het zijn dat een bericht te groot is en dat hierdoor het bericht niet aankomt. In beide gevallen kan het bericht niet in behandeling worden genomen. Is het bericht wel aangekomen, maar kan een bijlage niet worden geopend, dan zal de verzender hierop worden gewezen en in de gelegenheid worden gesteld om de informatie op een andere wijze te verzenden.

Artikelen 5 en 6, Ontvangstbevestiging en ingangsdatum termijn

Er wordt een technische ontvangstbevestiging verzonden als het elektronisch bericht het systeem van de provincie heeft bereikt. In geval er informatie ontbreekt of de informatie in het bericht of de bijlage niet toegankelijk is zal de verzender hier op worden gewezen. Op het punt of een verzoek of aanvraag tijdig is ingediend, is het bepaalde in de wet van toepassing.