Verordening nadere regels elektronische indiening van bezwaarschriften gemeente Duiven

TOELICHTING Verordening nadere regels elektronische indiening van bezwaarschriften

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden. In de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen (afdeling 2.3). Door de inwerkingtreding van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend.

De gemeente Duiven heeft recentelijk de ‘elektronische deur’ voor het indienen van bezwaarschriften opengezet.

In aanvulling op de regels die op grond van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Onderhavige verordening bevat deze nadere eisen.

De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geeft ook regels voor de situatie dat de gemeente een elektronisch bericht aan een geadresseerde wil sturen (artikel 2:14 Algemene wet bestuursrecht, hierna: Awb). Dit is alleen mogelijk als de geadresseerde heeft kenbaar gemaakt dat hij langs elektronische weg bereikbaar is. De verzending moet op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier plaatsvinden. De gemeente kan daarvoor een elektronische handtekening gebruiken. De Verordening beperkt zich tot de situatie dat bestuurlijke berichten in ontvangst kunnen worden genomen, maar dat de afhandeling schriftelijk verloopt. Gewone elektronische berichten, zoals ‘informele’ e-mailberichten, kunnen wel elektronisch beantwoord worden.

Omdat de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer al regels geeft voor het verzenden van (officiële) elektronische berichten zoals besluiten naar een geadresseerde, hoeft dit niet in de Verordening geregeld te worden wanneer de gemeente hiervan gebruik wil maken. Hetzelfde geldt voor het gebruik van een elektronische handtekening door de gemeente. Dit is sinds 21 mei 2003 uitputtend geregeld in de Wet elektronische handtekeningen (Burgerlijk Wetboek, artikelen 15a t/m 15f van boek 3).

Tot slot zijn er ook andere formele wetten die iets regelen over het elektronisch in ontvangst moeten kunnen nemen van aanvragen of over het moeten kunnen verzenden van besluiten. Hierbij kan gedacht worden aan de producten die de Dienstenrichtlijn en Dienstenwet raken en producten die verband houden met de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht. Deze wetten gaan vóór deze Verordening.

Artikel 1 Elektronische weg bezwaarschriften

Dit artikel verwijst naar de eerdere besluitvorming tot het openstellen van de elektronische weg voor het indienen van bezwaarschriften.

Artikel 2 Gebruik webformulier

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. Voor het kunnen indienen van een bezwaarschrift via de elektronische weg wordt uitsluitend een webformulier aangeboden in combinatie met de DigiD-inlogcode. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Dit bevordert daarnaast een juiste archivering.

Artikel 3 Wijze verzending aanvullende informatie

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 4 Weigering elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage van een bericht niet geopend kan worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Duiven, of omdat de virusscanner alarm slaat, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. De e-mail wordt dan tegengehouden. De afzender ontvangt daarvan automatisch een bericht. De grootte is afhankelijk van de stand van de techniek.

De technische weigering staat naast de mogelijkheid om een elektronisch bericht juridisch te weigeren: de gemeente kan een elektronisch bericht (alsnog) weigeren als aan de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid wordt getwijfeld (artikel 2:15 lid 3 Awb).

Artikel 5 Ondertekening webformulieren

In de Wet elektronische handtekeningen wordt een onderscheid gemaakt in drie vormen van elektronische handtekening: de ‘gewone’, de ‘geavanceerde’ en de ‘gekwalificeerde’ elektronische handtekening. Alleen de laatste, de zwaarste vorm, wordt vermoed voldoende betrouwbaar te zijn (artikel 3:15a, lid 2 BW), dat wil zeggen: heeft automatisch het bewijsvermoeden doordat het dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Afhankelijk van het doel waarvoor de ondertekening wordt gebruikt, wordt een bepaald zekerheidsniveau gekozen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

In het ‘Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid, burger en bedrijf centraal’ van 1 december 2008 is de afspraak gemaakt dat uiterlijk per 1 juni 2009 de DigiD-inlogcode zoveel mogelijk moet worden gebruikt voor alle overheidsdienstverlening waarbij elektronische identificatie is vereist. Om die reden is gekozen voor het gebruik van de DigiD-inlogcode gebruikt voor bestuurlijke berichten.

Strikt genomen is de DigiD-code geen elektronische handtekening, maar een authentificatiemiddel, een inlogcode. Deze inloggegevens worden doorgaans niet duurzaam gekoppeld aan de elektronische aanvraag (artikel 3:15a, lid 4 BW), en worden ook niet samen gearchiveerd. In de praktijk blijkt deze methode voldoende betrouwbaar en algemeen geaccepteerd. De gemeente kan een elektronisch bericht (alsnog) weigeren als aan de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid wordt getwijfeld (artikel 2:15 lid 3 Awb).

Artikel 6 Tijdstip & ontvangst elektronische berichten

Artikel 4:3a Awb bepaalt dat de ontvangst van een elektronische aanvraag bevestigd moet worden. Zodra een bezwaarschrift wordt ontvangen via het daarvoor beschikbaar gestelde webformulier wordt automatisch een (technische) ontvangstbevestiging gestuurd naar het door de aanvrager opgegeven e-mailadres. Deze werkwijze zorgt voor duidelijkheid: wanneer de indiener van een webformulier geen ontvangstbevestiging krijgt, is dit een signaal dat er mogelijk iets is misgegaan.

Artikel 7 Procedure behandeling bezwaarschriften

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 8 Bekendmaking beslissing op bezwaarschrift

De Verordening beperkt zich tot de situatie dat bezwaarschriften in ontvangst kunnen worden genomen. De afhandeling verloopt vervolgens schriftelijk. Gewone elektronische berichten, zoals ‘informele’ e-mailberichten, kunnen wel elektronisch beantwoord worden.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 10 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.